A unificação das operações da Conta Simples aconteceu de forma gradual, abrangendo desde o marketing até o CRM e o Customer Success.
Com a necessidade de ajustes estratégicos e operacionais, a empresa embarcou em um processo de reestruturação focado em eficiência. Os desafios principais eram três:
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Jornada de aquisição: reestruturação de pipelines, cadências, fluxos e integração entre marketing e vendas;
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Distribuição de Leads: melhor pré-qualificação e distribuição de leads para os SDRs;
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Customer Success: aumentar a autonomia do time e escalabilidade dos processos, sem depender de consultorias e times técnicos para a manutenção de sistemas para gestão de clientes.
Para suportar essa transformação, a Conta Simples adotou a HubSpot em diversas equipes, incluindo Marketing, Aquisição, Pré-Vendas, Vendas, Onboarding, CS, CRM e Crédito Concedido.
A seguir, vamos mergulhar mais fundo nos desafios da Conta Simples e resultados obtidos nos último ano.
O primeiro desafio: integrar de marketing e vendas para diferentes jornadas de compra
Integrar as estratégias de marketing e vendas foi o primeiro projeto fundamental para fortalecer a aquisição de clientes, unificar as operações de inbound e outbound, e aumentar a participação de marketing na receita.
Para isso, a Conta Simples realizou uma reestruturação dos processos de marketing e vendas com um CRM unificado.
O desafio era fazer isso dar conta de diferentes camadas de aquisição:
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Estratégias de product-led growth, focadas em jornadas totalmente guiadas por inbound e ativação self-service;
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Abordagens high-touch, dedicadas a leads de outbound e clientes com maior valor transacional, com uma gestão de contas mais personalizada e humana.
Qualificação e conversão de leads
Combinando estratégias de marketing orgânico a canais pagos por meio de anúncios no Meta e Google Ads, a empresa buscava otimizar a qualificação e conversão de leads.
Com um volume de 8 mil leads mensais, o desafio era afinar a qualificação desses leads para o time de vendas e aumentar a eficiência nas prospecções.
Essa estrutura incluiu a configuração de pipelines, a criação de formulários de captação de leads e o estabelecimento de propriedades prioritárias junto ao time de vendas.
Confira algumas das iniciativas lideradas pela equipe de marketing:
Captação e conversão de leads
A Conta Simples implementou campanhas focadas em segmentos específicos, usando critérios como o porte da empresa e a natureza jurídica das empresas para coletar e qualificar leads.
Para isso, utiliza formulários nativos da HubSpot integrados com Instagram e LinkedIn Ads, Landing Pages e formulários pop-up em seu site, além da gestão de campanhas de anúncios diretamente no Marketing Hub.
Tudo isso facilita a criação de campanhas de email marketing e nutrição de leads e clientes.
''Conseguimos garantir um processo bem feito para pré-vendas e levar um dossiê amarrado para o time de Vendas trabalhar.''
Campanhas ABM (Account-Based Marketing)
Com base nos dados da HubSpot, a integração entre inbound marketing e vendas permitiu estruturar campanhas ABM para grupos de contas-alvos, otimizando o ROI das campanhas e a taxa de conversão de leads qualificados.
Estratégia Member Get Member
A criação de fluxos de automação para programas de indicação também simplificou a gestão de indicações, facilitando a associação entre clientes indicados e seus respectivos indicadores por meio de formulários e listas.
''Agora, nossos times de marketing e vendas estão ainda mais integrados, acompanhando os mesmos números e métricas, a partir de uma fonte única no CRM. Estruturamos relatórios de acompanhamento e temos maior clareza de atribuição, graças a essa parceria com a HubSpot.''
Processo comercial otimizado
Enquanto a abordagem de Product-Led Growth era suficiente para jornadas de compra mais simples, as vendas complexas exigiam uma estratégia mais robusta para alcançar o Ideal Customer Profile (ICP).
Através do CRM inteligente e do Sales Hub, a equipe da Conta Simples redesenhou seu processo comercial.
Fluxos e Sequências
O processo de vendas se tornou mais eficiente e padronizado para o time com cadências e sequências personalizadas que ajudam os SDRs e executivos de contas a escalar a prospecção, mas sem comprometer a personalização.
Monitoramento de pipeline
As tags de Negócio ajudam o time a categorizar negócios e monitorar o pipeline, auxiliando a equipe comercial a focar nas oportunidades mais promissoras.
Atribuição de tarefas para vendas
Com o Sales Hub, a empresa também consegue fazer a atribuição automática de tarefas para os times de vendas com base em interações dos prospectos. A equipe utiliza recursos como:
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Snippets para padronização de respostas rápidas.
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Notificações no Slack para alinhamento imediato.
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Links de reuniões da HubSpot facilitam o agendamento e agilizam contatos com leads.
Gestão de chamadas e importação de dados para o CRM
A equipe de vendas grava, analisa e revisa interações e chamadas com clientes, proporcionando insights valiosos e ajudando na segmentação de bases.
A equipe também utiliza a ferramenta de inteligência artificial MeetRox integrada a HubSpot para transcrição automática de chamadas e importação automática de dados para o CRM.
Gestão de propostas e documentos
O time de vendas faz a gestão de documentações relacionadas a crédito e orçamentos de forma organizada e acessível dentro da mesma plataforma, o que facilita o acesso a dados de clientes e verificação de informação.
Integração com o WhatsApp
O enriquecimento das interações com os clientes pelo WhatsApp, via integração com a Take Blip, também ajuda a dar mais agilidade ao atendimento e melhorar a taxa de respostas e reuniões como um todo.
Resultado: mais negócios e atribuição precisa
Graças a esta abordagem integrada, a Conta Simples alcançou um impressionante aumento de 147% na captação de leads em apenas seis meses ao longo de 2024.
Isso equivale a um crescimento médio de 15% em novos leads a cada mês.
Esse sucesso se reflete diretamente nas vendas, com cerca de 23% das negociações mensais com origem direta em ações de marketing.
Além disso, com painéis e relatórios detalhados, a empresa passou a monitorar continuamente o desempenho e a origem dos leads, obtendo insights valiosos através da atribuição precisa das fontes originais das interações.
O segundo desafio: melhorar a escalabilidade e autonomia de Customer Success
Mesmo com as operações de marketing e vendas integradas, a Conta Simples enfrentava um outro desafio significativo: elevar a eficácia e a independência de sua operação de Customer Success.
A princípio, a equipe de Customer Success utilizava a ferramenta SenseData para gestão de carteira de clientes.
No entanto, com o crescimento e a evolução das equipes e aumento da base de clientes, o time começou a ter algumas complicações:
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Falta de autonomia: muitas configurações dependiam da equipe do Sensedata, gerando demora e ineficiências.
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Integrações instáveis: as conexões com o data lake eram lentas e frequentemente instáveis devido ao alto volume de dados.
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Visão limitada: a ferramenta não oferecia uma visão 360° dos clientes, dificultando atualizações frequentes nos indicadores.
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Demora em ajustes: alterações ou correções solicitadas levavam muito tempo para serem implementadas.
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Custo elevado por cliente: o custo baseado no número de clientes tornava a ferramenta anterior pouco escalável.
Solução: personalização avançada e autonomia para Customer Success
Reconhecendo o potencial da HubSpot, que já mostrava resultados positivos em Marketing e Vendas, a equipe optou por migrar integralmente suas operações de CRM e Customer Success para a plataforma.
Com isso, adotou o Service Hub e Operations Hub para fazer a gestão de clientes e dados.
A mudança proporcionou uma integração mais econômica e funcional, eliminando muitos dos problemas enfrentados anteriormente.
''Nossa equipe não tinha autonomia para manipular API e ficávamos dependentes de um time da antiga ferramenta para fazer customizações técnicas no sistema. Hoje, consigo manipular completamente a API da HubSpot, programar scripts em Python e Node dentro da própria plataforma, além de trabalhar com vários sistemas da Conta Simples integrados.''
A mudança trouxe diferentes ganhos para a equipe:
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Um sistema único que consolidou equipes e processos.
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Melhoria na gestão dos dados e confiabilidade das informações.
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Aumento da autonomia para mudanças e testes de novas funcionalidades.
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Integração simplificada, oferecendo uma visão centralizada dos clientes.
Na HubSpot, a Conta Simples pode criar fluxos de automação com base em eventos e filtros, além de programação de scripts personalizados para customizações avançadas.
IA: a nova aliada dos times da Conta Simples
Pensando em inovação contínua, a Conta Simples está explorando a inteligência artificial em seus produtos e processos internos - incluindo o teste de ferramentas como agentes do Breeze e o Copilot.
"Já realizamos testes iniciais em algumas ferramentas de IA da HubSpot e acreditamos que há grande potencial para implementá-las em diversos times que utilizam a ferramenta."