Desafios: dependência de desenvolvedores Salesforce e ferramentas fragmentadas
Em meados de 2023, a Printi passou por mudanças estruturais na equipe de marketing e vendas, com a equipe de CRM operando de forma separada destas áreas. Até então, a empresa operava com o CRM da Salesforce, mas a complexidade da ferramenta e o custo de sustentação motivaram a busca por outra solução.
Segundo Júlio Pires, Head de Marketing e CRM da Printi, com o CRM da Salesforce, "as ferramentas não estavam integradas, e os times precisavam lidar com múltiplas ferramentas ao mesmo tempo. O vendedor tinha 3 a 4 telas operando simultaneamente'', relembra.
Além disso, a Salesforce exigia desenvolvedores altamente especializados em linguagens de programação específicas.
"A Salesforce não é muito amigável para o usuário. É necessário ter perfis extremamente técnicos e desenvolvedores específicos com anos de experiência.''
Pouca visibilidade de métricas de venda
A Printi ainda enfrentava o desafio de ter pouca visibilidade e clareza nas métricas de vendas. A empresa contava com uma equipe de vendedores farmers que utilizavam planilhas. As métricas intermediárias essenciais para uma análise detalhada e precisa não estavam devidamente disponíveis.
Solução: Migração da Printi para o HubSpot com foco em agilidade e eficiência
A equipe de CRM assumiu a adoção do HubSpot em maio de 2024, e em um prazo de apenas 40 dias, todas as áreas de vendas, incluindo Key Accounts, Inbound Sales, Service e vendedores Farmers, foram integradas e operavam dentro da plataforma.
Implementação e curva de adoção em tempo recorde
Com centenas de milhares de negócios realizados e uma base de milhares de contatos, o uso da HubSpot pelo time da Printi cresceu significativamente nos últimos meses.
Nesse período, a integração da HubSpot com o sistema interno da Printi trouxe maior visibilidade para os gestores, permitindo um acompanhamento mais ágil dos negócios concluídos e a identificação precisa dos usuários mais engajados. Além disso, essa integração viabilizou a ativação do NPS de forma simplificada e eficiente diretamente com sua base integrada.
Redução de TCO (Total Cost of Ownership) com time enxuto
A redução significativa no custo total de propriedade (TCO) da ferramenta e a melhoria na produtividade da equipe foram evidentes, com operações que antes demandavam seis pessoas agora sendo conduzidas de forma eficiente por apenas 1 especialista em um curto prazo de 40 dias.
Enquanto a Salesforce impunha uma complexidade considerável e exigia uma equipe técnica cara para sustentá-la, a transição para o HubSpot trouxe uma solução mais escalável e de fácil operação, demandando menos especialistas.
"Com a HubSpot, com apenas 1 especialista, conseguimos subir 5 operações da empresa em 40 dias para rodar. Antes precisávamos de uma equipe dedicada de 6 pessoas na plataforma anterior. Agora a HubSpot é a ferramenta central tanto para as áreas de vendas como de marketing."
Maior alinhamento entre times
A HubSpot também ajudou a criar mais alinhamento entre os times. Atualmente, toda a equipe de cerca de 50 pessoas de vendas, englobando Key Accounts, Inbound Sales, marketing e farmers, utiliza a plataforma. Além disso, a empresa consegue trabalhar com APIs e implementar automações complexas quando necessário.
Hoje, são pouco mais de 300 automações de trabalho, que organizam todos os módulos da companhia.
Próximo passo: automação de cotações complexas
A Printi também enfrenta a necessidade de alta customização em seus produtos, algo intrínseco ao setor gráfico.
Afinal, cada item disponível pode apresentar dezenas de variações. Um simples flyer, por exemplo, pode ter vários tipos de acabamento, tamanho e gramatura de papel, resultando em diferentes curvas de preço que até então são comunicadas de forma manual pelos vendedores.
Com seu website de e-commerce servindo como principal canal de pedidos dos clientes, a Printi decidiu integrá-lo ao HubSpot. Agora, busca otimizar a integração para importar os dados de pedidos de cotação do site, por meio de APIs, e automatizar a criação de cotações personalizadas pelos vendedores.
Automação de Atendimento ao cliente
O time de atendimento gerencia grande parte das interações na HubSpot, desde o suporte ao cliente até o agendamento de serviços nos veículos e envio de pesquisas de satisfação.
O atendimento ao cliente também foi beneficiado pelo novo CRM, já que a Printi conseguiu automatizar solicitações mais simples. Um exemplo prático ocorre quando o cliente solicita um gabarito, ou seja, um modelo para itens que serão impressos.
Neste caso, há uma automação para gerar o modelo automaticamente e enviar ao cliente sem a necessidade de intervenção humana.
"Temos um grande volume de atendimentos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Com essa funcionalidade, conseguimos ter suporte inclusive nos finais de semana e horários noturnos, permitindo que o atendente humano tenha mais tempo para se dedicar a questões mais complexas, sem se ocupar com perguntas simples sobre procedimentos básicos."
Vale ressaltar que, sempre atenta à evolução da plataforma, a Printi também migrou recentemente a sua operação de televendas para o WhatsApp nativo do Hubspot e, utilizando o atendimento via IA com o Breeze Copilot, conseguiu automatizar em 40% as respostas nos atendimentos de suporte e comercial. Agora, o plano é realizar a migração da telefonia.
Resultados positivos na estrutura de vendas
A estruturação de processos e a fácil curva de adoção têm sido determinantes para impulsionar os resultados financeiros na Printi. Em apenas 6 meses de utilização da plataforma da HubSpot, a empresa vem quebrando recordes de vendas.
No marketing, por exemplo, com uma estratégia sólida de nutrição com foco em vendas, só a receita do canal de e-mail cresceu 150,97% em relação ao período anterior e 80,17%f em relação ao ano que passou.
A Printi está alcançando maior visibilidade e controle sobre as operações de vendas. Isso se reflete na capacidade de identificar gargalos e dimensionar equipes..
A produtividade do time de vendas melhorou significativamente. Conseguimos ter melhor visibilidade das leads que entram e melhor acompanhamento do desempenho do time. Finalmente conseguimos visualizar o volume de leads e acompanhar os negócios em tempo real, permitindo uma gestão mais estratégica e eficiente.