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O Centro Universitário de Brasília (CEUB) tem mais de 50 anos de tradição, com uma oferta ampla de mais de 20 cursos de graduação que abrangem ciências jurídicas, sociais, exatas, saúde, educação e tecnologia.
O CEUB é conhecido por seu foco em pesquisa científica ao mesmo tempo que suporta um aprendizado ao longo da vida com programas que vão desde a graduação até cursos de atualização profissional.
O setor de marketing do CEUB é dividido em dois núcleos: branding, com foco em reconhecimento e consideração, e vendas, voltado para geração de leads e a gestão criteriosa de um pipeline de vendas.
Ao todo, o CEUB conta com 30 consultores de vendas especializados, que trabalham com uma ampla gama de produtos.
O desafio: unificação de sistemas para melhoria operacional
Um dos principais desafios enfrentados pelo CEUB era a integração eficaz entre a área comercial e o marketing, que até então operavam com uma série de ferramentas que não estavam integradas.
O uso de sistemas descentralizados criava vários gargalos em termos de eficiência e comunicação. Além disso, muitos projetos e contatos eram geridos em planilhas no Excel.
''Nós utilizávamos sistemas que resolviam parte da operação e pedaços de processos, mas precisávamos de integração.''
A necessidade de controlar todo o tráfego e a gestão de campanhas em um único lugar não só melhoraria as operações, mas também facilitaria a obtenção de insights acionáveis em tempo real.
A solução: um salto com a HubSpot
A Universidade já tinha um bom nível de maturidade de gestão comercial e precisava de uma ferramenta robusta que permitisse gerenciar múltiplos funis de aquisição e integrar operações de marketing e vendas.
Após avaliar diversas soluções, o CEUB decidiu pela implementação da HubSpot como sua plataforma integrada, utilizando os módulos Sales Hub, Content Hub e Marketing Hub.
Esta decisão permitiu uma gestão unificada e eficaz, proporcionando uma visão completa dos processos, desde a captação de leads até a conversão em alunos matriculados.
''O fator decisivo para escolhermos a HubSpot foi justamente a unificação e a possibilidade de ter toda a gestão e controle da operação de marketing e vendas. Sabemos que a complexidade da plataforma está totalmente conectada com a da nossa operação.''
Experiencia do aluno: do processo seletivo a matrícula
Com a HubSpot, a universidade conseguiu não só integrar os processos, mas também garantir um acompanhamento detalhado de toda a jornada dos alunos, desde a captação inicial até a matrícula concluída.
O CEUB também conta com o apoio da InboundCycle, agência do ecossistema de parceiros da HubSpot, para otimizar sua estratégia de automação em diversas frentes.
Awareness e aquisição com foco em cursos e processos seletivos
O time de marketing do CEUB utiliza a HubSpot para construção de landing pages e réguas de comunicação, gestão de anúncios através da integração com Google e Meta, e também réguas de email marketing.
Os reports personalizados também trazem visibilidade sobre as campanhas e canais de origem de novos inscritos e alunos convertidos. Tudo isso ajuda a otimizar a estratégia para processos seletivos e cursos-chaves da Universidade.
“A HubSpot nos ajuda muito com relatórios muito sofisticados para olharmos todos os tipos de indicadores intermediários do funil.”
Fechamento de matrículas
Na área comercial, a equipe do CEUB utiliza o Sales Hub para fazer a gestão de comunicações por WhatsApp, ligações e gestão de potenciais alunos até o fechamento da matrícula.
Retenção de alunos e pós-venda
Com foco na retenção da base de alunos, o time do CEUB estruturou ainda uma estratégia de pós-venda e retenção para garantir o engajamento dos matriculados.
Através de réguas de email e fluxos de trabalhos distintos, a equipe utiliza a HubSpot para monitorar a atividade dos alunos ao longo do tempo e a possibilidade de expansão para novos cursos.
Resultados: taxa de conversão muito acima da média
A implementação de uma plataforma unificada como a HubSpot trouxe impactos diretos nos resultados do CEUB.
A taxa de conversão de leads para alunos matriculados atingiu uma média de 17%, muito superior à média do setor, que é de apenas 4%, de acordo com a Leadster.
Este salto significativo em eficiência se deve à integração perfeita entre marketing e vendas, permitindo uma visão holística do funil de conversão.
Próximos passos: IA em escala para marketing e vendas
Com uma operação madura, o CEUB está se preparando para adotar ainda mais inovações com o uso de Inteligência Artificial.
Um dos casos de uso já em experimentação é o uso do Breeze Copilot, assistente de IA da HubSpot, para criação de relatórios personalizados através de comandos no chat. Também a ferramenta de transcrição e resumo automático de atendimentos aos alunos, disponíveis para consulta diretamente na plataforma.
“A HubSpot já trouxe algumas inovações que fazem bastante sentido, como a sumarização do atendimento comercial. Antes, era um trabalho que dependia muito dos supervisores e gestores. Agora a HubSpot nos ajuda a ganhar tempo nesse tipo de processo.”
Na busca contínua por excelência, o CEUB reconhece que o futuro do marketing e das vendas está nos detalhes, e busca aproveitar as vantagens de tecnologias emergentes para aumentar o impacto a cada interação.
