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A Piwi é uma corretora de saúde especializada em pequenas e médias empresas (PMEs) na pesquisa, compra e gestão de planos de saúde e benefícios. Com sua plataforma para equipes de RH, a empresa transforma a forma como planos de saúde e benefícios são gerenciados, garantindo mais acessibilidade e personalização.
Em 2022, a startup recebeu um investimento de R$ 20 milhões da DNA Capital, visando crescer 10 vezes em três anos.
Esse crescimento trouxe a necessidade de uma transformação robusta em suas operações comerciais.
Desafio: escalar processos comerciais complexos que eram desconectados
A Piwi enfrentava uma série de desafios relacionados à complexidade de seus processos de gestão comercial, que atrapalhavam a escalabilidade de suas operações e maior eficiência operacional.
Confira abaixo os principais desafios enfrentados junto ao crescimento da operação.
Falta de integração entre equipes
As equipes de marketing, pré-vendas, vendas, pós-venda, onboarding e placement não operavam de forma integrada, dificultando o fluxo de informações. Isso acontecia devido a processos e dados desconectados que prejudicavam o alinhamento.
Uso de múltiplas plataformas fragmentadas
Plataformas como Salesforce, Pipefy, Zapier e até mesmo planilhas manuais eram utilizadas por diferentes times, tornando o repasse de informações lento e trabalhoso.
Dificuldade na criação de relatórios e acompanhamento de métricas
A fragmentação de dados em várias plataformas prejudicava o monitoramento de indicadores-chave de desempenho, dificultando o acompanhamento das principais métricas e geração de relatórios de dados precisos.
Processos manuais e demorados
A gestão do fluxo de geração de propostas comerciais demandava um alto volume de trabalho manual, dificultando a comunicação e a eficiência entre setores.
“A nossa expectativa era construir processos que fizessem sentido para otimizar o gerenciamento de dados. O principal objetivo e desafio do projeto era concentrar nossos indicadores da esteira de aquisição em uma mesma plataforma”.
A solução: migração de Salesforce para HubSpot
Com o objetivo de unificar processos e ter mais flexibilidade e autonomia na gestão da operação, a Piwi decidiu migrar do CRM Salesforce para a o CRM inteligente Hubspot.
Para isso, contou com a consultoria Iasbeck&Co, parceira de implementação HubSpot, para conduzir um processo estruturado de migração e implementar a HubSpot de forma personalizada.
A consultoria realizou todo o processo de transferência de dados e o redesenho dos processos na nova plataforma.
A reestruturação envolveu as diferentes implementações a seguir.
1. Pipelines para integração de equipes
Foram desenvolvidos pipelines para conectar Vendas e Placement, otimizando a geração de propostas e substituindo o fluxo manual que antes era gerido no Pipefy.
A centralização de dados em uma única plataforma, para todos os times, também permitiu a criação de relatórios e painéis de monitoramento de desempenho mais precisos, gerando novos insights e fluxo otimizado para todos.
2. Automação de processos comerciais
Também foram implementados workflows para criação e acompanhamento de tickets em tempo real, fortalecendo a integração entre os times envolvidos. Também foram desenvolvidas cadências comerciais personalizadas para cada momento do ciclo de vendas.
3. Onboarding otimizado
Estruturação de pipelines para vendas, onboarding e placement para garantir um fluxo otimizado e eficiente.Durante todo o projeto de implementação, o time da Iasbeck realizou reuniões semanais e treinamentos para adaptação das equipes da Piwi no uso correto e otimizado da Hubspot.
“A unificação dos dados em uma única plataforma foi importantíssima para trazer mais agilidade aos processos e permitiu a geração de dados e relatórios. Hoje, temos a condição de extrair dados que antes demorávamos a ter acesso, porque não tínhamos uma integração com o setor de vendas”.
Resultados após o primeiro ano de implantação
A migração e estruturação dos processos da Piwi no Hubspot CRM foi crucial para superar os desafios e expectativas do projeto. Confira abaixo os principais resultados a seguir.
Maior eficiência operacional
A unificação dos dados em uma única plataforma e a integração entre os times de pré-vendas, vendas, pós-venda, placement e onboarding gerou 40% mais eficiência operacional em apenas 6 meses. Com m menos processos manuais e integração real entre os times, a operação ficou muito mais ágil e com menos erros. Isso é essencial em processos de vendas complexos e consultivos, como o da Piwi.
Redução dos custos
O ganho operacional também se refletiu nos custos. Com a implementação do Hubspot, a Piwi consegue centralizar as operações na ferramenta, reduzindo custos com o uso de outras ferramentas utilizadas anteriormente.
Além da redução no uso de plataformas, a empresa também reduziu sua equipe de representantes de vendas de 11 para 4 profissionais, sem perder eficiência e melhorando os resultados comerciais da empresa.
Gestão comercial otimizada
O processo de implementação e o redesenho dos processos comerciais da Piwi no Hubspot CRM otimizou a gestão de todo o processo comercial, de ponta a ponta, trazendo muito mais clareza na relação e atuação dos times envolvidos.
Agora, a Piwi tem um processo comercial muito mais robusto e escalável, fortalecendo a integração de equipes e impulsionando o crescimento.
