Para quem trabalha ajudando outras empresas a extrair o máximo do HubSpot, seria contraditório não fazer o mesmo com a própria operação. É exatamente essa a lógica que move a Aconcaia. Parceira Diamond HubSpot, a agência não apenas implementa a plataforma para seus clientes, mas usa o próprio portal como ambiente de teste, validação e inovação contínua.
Mas antes de chegar a esse estágio, a Aconcaia precisou reavaliar toda a sua arquitetura.
Desafio: cada área mensurava algo diferente
Antes de centralizar a operação na HubSpot, a Aconcaia operava com um conjunto fragmentado de ferramentas e processos. Marketing trabalhava no RD Station, o processo comercial era conduzido manualmente pela diretoria, e o time de atendimento ao cliente se virava com grupos de WhatsApp, anotações e planilhas.
O problema era de visibilidade e alinhamento.
O desafio era a falta de arquitetura de dados sobre a ferramenta. Marketing media alcance, vendas media reuniões, CS media entregáveis — mas ninguém olhava a mesma jornada.
Falta de atribuição, handoff e histórico
A ausência de uma fonte de dados unificada criava lacunas críticas ao longo de toda a jornada do cliente. Leads chegavam por indicação, WhatsApp ou campanhas, mas suas origens se perdiam. Não havia profundidade de atribuição nem centralização das informações.
O handoff entre o time comercial e a equipe de atendimento era informal ou inexistente. Renovações de contratos eram percebidas "no susto". Contas inteiras de clientes existiam no CRM sem nenhuma atividade registrada, sem valor de contrato definido. O financeiro operava isolado do restante da empresa.
Não tínhamos atribuições e origem de lead, nem handoff comercial para a equipe. Quando havia, era extremamente informal. A renovação era percebida 'no susto', e contas inteiras de clientes ficavam sem atividade registrada no CRM, sem valor final de contrato.
Operação comercial sem registro e escala
O processo de vendas era conduzido 100% pela diretoria, de forma manual. Sem registro sistemático, sem automações e sem nenhuma camada de inteligência artificial para apoiar decisões. A equipe de CS, por sua vez, dividia a carteira entre os analistas de forma local, com olhar para retenção, mas com a expansão da base ainda feita de maneira praticamente informal.
Solução: uma plataforma à altura da metodologia
A virada na Aconcaia não foi apenas tecnológica. A empresa adotou a Revenue Architecture (metodologia Winning by Design), estruturando toda a operação em torno do modelo Bowtie e do framework SPICED, tanto no comercial quanto em expansão e renovação.
Para que essa metodologia funcionasse na prática, era preciso uma plataforma capaz de registrar, automatizar e conectar cada etapa da jornada.
A HubSpot foi a escolha natural, e não apenas por ser o produto que a Aconcaia vende para seus clientes.
RevOps como comitê: todos os decisores dentro da mesma plataforma
Na Aconcaia, RevOps é um comitê com múltiplos decisores. COO, CEO, CTO e toda a equipe de receita — SDR, closer, Head de HubSpot, analista de growth, desenvolvedor, copywriter e UX — operam dentro do mesmo portal HubSpot.
Marketing gerencia o site, blog, formulários, e-mails e UTMs no Marketing Hub. Vendas controla prospecção, pipeline, propostas e contratos no Sales Hub. Analistas e CS cuidam de onboarding, sustentação, expansão e renovação no Service Hub.
Todos utilizam a mesma plataforma, com a mesma base de dados.
Casos de uso: Prospecção com Intenção do Comprador e Agente de Prospecção
Um dos casos de uso mais estratégicos da Aconcaia é a combinação entre a funcionalidade de Intenção do Comprador e o Agente de Prospecção do HubSpot. Juntas, essas ferramentas permitem identificar empresas no momento exato em que estão mais receptivas a uma abordagem comercial, alinhando timing, contexto e escala.
O time de pré-vendas usa a Intenção do Comprador para filtrar empresas que demonstram sinais de interesse, enquanto o Agente de Prospecção ajuda a estruturar e escalar o contato. A integração com o Apollo complementa o processo, enriquecendo e localizando contatos qualificados.
A integração entre Intenção do Comprador e Agente de Prospecção é um caso de uso amplo aqui dentro da Aconcaia, porque conseguimos alinhar o timing do potencial cliente com contexto e escalal, o que torna a nossa prospecção muito poderosa.
Handoff comercial para CS: menos reuniões, mais contexto
A passagem de bastão entre o time comercial e o de Sucesso do Cliente é outro ponto central da operação. Todo o histórico de negociação, propriedades preenchidas ao longo do pipeline e as associações entre contatos, empresas e negócios chegam automaticamente ao pipeline de atendimento.
Isso elimina a necessidade de reuniões extras para projetos mais simples.
O Breeze Assistant tem sido outro diferencial nesse processo: a ferramenta lê transcrições de reuniões, e-mails trocados e interações registradas no CRM para gerar resumos de contexto, auxiliar em análises estratégicas e identificar pontos cegos na operação.
O uso da IA tem sido um diferencial para reduzir o nosso tempo de análise do projeto e entendimento de contextos no handoff entre Comercial e Sucesso do Cliente.
Agentes para avaliação de qualidade com o framework SPICED
A Aconcaia vai além do uso padrão da plataforma: com o Agent Builder do HubSpot, a equipe está construindo agentes personalizados para ler gravações de reuniões e avaliar se o framework SPICED está sendo aplicado corretamente, tanto no processo comercial quanto nas interações de expansão e renovação com clientes.
Integração com Google Calendar e Gmail: CRM enriquecido automaticamente
A integração entre e-mail e calendário do Google com o portal HubSpot garante que todas as conversas formais e reuniões com clientes sejam registradas na íntegra dentro do CRM. Isso enriquece continuamente o histórico de cada conta e reduz o risco de perda de contexto ao longo da jornada.
Automações e notificações: visibilidade em tempo real
Automações de atribuição de responsáveis por etapa da jornada, criação automática de cards e tarefas, e notificações no Google Chat para momentos-chave do cliente completam a estrutura operacional da Aconcaia. O time é informado em tempo real sobre eventos relevantes.
Integração com ERP e sistema de gestão
A Aconcaia também desenvolveu integrações via API com seu ERP e sistema de gestão interno. A integração com o ERP permite gerar e acompanhar faturas diretamente dentro da HubSpot, dando visibilidade financeira pós-conversão em vendas. A integração com o sistema de gestão está em desenvolvimento, mas já permite criar tarefas diretamente pela plataforma.
Resultados: receita, produtividade e amadurecimento
Tempo de prospecção reduzido
O impacto mais imediato e mensurável veio da frente de prospecção. Com a combinação de Intenção do Comprador e Agente de Prospecção, a Aconcaia já reduziu cerca de 7 horas mensais dedicadas à prospecção de potenciais clientes, com projeção de chegar a 29 horas economizadas por mês nos próximos dois meses.
Esse tempo recuperado é diretamente convertido em receita: parte vai para novas prospecções, parte para análises mais aprofundadas da carteira de clientes existentes.
Handoff mais ágil, CS mais estratégico
O tempo gasto no handoff entre Comercial e CS diminuiu significativamente. Para projetos mais simples, reuniões extras de alinhamento deixaram de ser necessárias. O contexto já chega estruturado e registrado no CRM. Com isso, o time de CS ganha mais tempo para análise e atendimento de qualidade.
Visibilidade sobre quem compra, como compra e o que compra
A centralização dos dados trouxe para a liderança um entendimento mais profundo sobre o perfil de clientes e o processo de venda.
Próximos passos: mais agentes, mais inteligência, mais escala
A Aconcaia enxerga o uso de agentes de IA como a próxima fronteira da sua operação. Após os resultados obtidos com o Agente de Prospecção, o plano é expandir o uso de agentes para outros movimentos de GTM, como expansão e renovação de clientes.
Olhando para a nossa operação de receita semanalmente em conselho, acredito que os próximos passos são de fato evoluir o uso dos agentes para outros GTMs, visto o excelente resultado que tivemos até agora. A construção de agentes dentro da HubSpot é uma porta aberta para muitas possibilidades, algumas que talvez a gente ainda nem saiba.
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