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A Syos é uma startup brasileira especializada em monitoramento inteligente de temperatura e umidade para os setores farmacêutico e alimentício. Combinando IoT e inteligência artificial, a empresa oferece sensores conectados e uma plataforma de dados em tempo real que ajuda empresas a evitar perdas de produtos, garantir conformidade com normas sanitárias e potencializar a eficiência operacional.
Com mais de 50 mil sensores conectados em todo o Brasil, mais de 400 clientes acessando dados online em tempo real e mais de 240 mil alarmes de produto em risco detectados por inteligência artificial no último ano, a Syos atua em um modelo de negócio SaaS-hardware — em que a entrega de valor ao cliente depende tanto da plataforma digital quanto da instalação física dos equipamentos.
Desafio: dados fragmentados e processos sem visibilidade
Quando Claudio Gonçalves Junior assumiu a cadeira de Revenue Operations na Syos, em 2023, a empresa já utilizava a HubSpot há dois anos.
Porém, o CRM era usado ainda exclusivamente pelo time de vendas para registro de pipeline, sem qualquer integração entre as áreas e com pouca geração de dados úteis.
Dados de vendas sem qualidade e uso restrito ao pipeline
O time de vendas utilizava o CRM de forma isolada, enquanto outras ferramentas funcionavam em paralelo, como o Pipedrive, sem integração entre si.
Havia muito ruído entre o que o time de vendas registrava e o que chegava para a equipe de operações.
O time de operações, responsável por todo o onboarding físico dos clientes, desde o envio dos sensores até a instalação nos pontos físicos e o pós-venda técnico, utilizava o Pipedrive em um processo sem configuração adequada. Sem centralização, cada área trabalhava com dados e processos apartados.
Dados eram nulos. Não havia nenhum dado de vendas, que era o básico do CRM. Antes a gente tinha achismo. Quando a gente trouxe o processo para dentro da HubSpot, a passamos a ter certezas.
Suporte em ferramenta desconectada
Já o time de suporte trabalhava com o Freshdesk para gestão de tickets e atendia clientes via WhatsApp sem integração com o CRM. Não havia visibilidade compartilhada entre suporte, vendas e operações, e nenhuma trilha de histórico unificada do cliente.
Complexidade operacional de um modelo SaaS-hardware
O modelo de negócio da Syos apresenta uma complexidade pouco comum: além da plataforma digital, a empresa fabrica e instala fisicamente sensores nos pontos dos clientes, e esses equipamentos precisam ser gerenciados ao longo de todo o ciclo de vida: da compra na China à instalação, manutenções e eventual devolução.
Solução: HubSpot como sistema central de toda a operação
A partir de 2023, a Syos passou por reestruturação profunda do uso da HubSpot, passando de um CRM subutilizado para uma plataforma que centraliza praticamente todos os processos da empresa.
A estratégia foi construída em camadas:
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Organizar os dados de Vendas;.
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Trazer operações para dentro da plataforma com objetos personalizados;
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Integrar suporte, customer success e financeiro, criando uma esteira ponta a ponta com visibilidade total.
Objetos personalizados: modelagem do negócio dentro do CRM
Uma das decisões mais importantes foi a criação de objetos personalizados para representar a complexidade do modelo de negócio da Syos dentro da HubSpot.
O objeto "cliente" foi construído como uma entidade central, conectada a outros objetos como unidades (pontos físicos), sensores, equipamentos complementares e faturamentos integrados ao ERP Omie.
Com essa arquitetura, o time de Customer Success, Vendas e Operações passaram a consultar todas as informações do cliente diretamente na HubSpot, sem precisar acionar o financeiro ou operações por canais externos.
Hoje o CS consulta tudo dentro do próprio HubSpot. Ele não vai mais falar com o financeiro, não vai mais falar com operações por fora. Todo o legado está ali dentro.
Operações integradas ao ERP e transportadoras: da venda à instalação física
O time de operações, que antes trabalhava fora do CRM, passou a operar inteiramente dentro da HubSpot. A gestão de tickets foi estruturada para acompanhar toda a esteira: da venda ao envio do equipamento, passando pela instalação física do sensor no cliente até o onboarding na plataforma.
A integração com transportadoras como Mandaê e Correios foi feita via API, trazendo rastreamentos de envio diretamente para os tickets dentro da HubSpot.
Quando operações move um ticket para "deslocamento", o sistema já sabe quais equipamentos estão associados, aciona o Omie para emissão da nota fiscal e devolve o número da nota para o ticket — tudo de forma automatizada.
A gente automatizou isso junto com o Omie. Quando operações manda para deslocamento, a gente sabe os itens, porque está tudo associado àquele ticket. Manda para o Omie, o Omie já sabe o que tem que faturar, devolve a nota fiscal para o ticket. O time de operações já sabe que tem que imprimir e colocar na caixa.
Integração com ERP Omie
O financeiro continua emitindo notas pelo Omie, mas toda a gestão do que deve ser faturado passa pela HubSpot. Uma API traz de volta para o CRM as notas emitidas, associadas ao cliente e ao contrato correspondente, permitindo rastrear a recorrência de cada cliente e cruzar dados financeiros com o histórico comercial.
Cláudio explica como funciona em detalhe:
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A venda é feita pelo vendedor;
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Pedido enviado para instalação;
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Ticket é replicado automaticamente para o financeiro para acompanhamento de faturamento;
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Faturamento acontece no ERP Omie, com dados enviados automaticamente para a HubSpot.
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Associação do cliente às notas emitidas é feito automaticamente no CRM.
O impacto no onboarding foi expressivo: antes da centralização na HubSpot, havia casos que chegavam a mais de 60 dias para concluir a instalação e o onboarding. Hoje a média está abaixo de 34 dias — uma redução de 43%, tornando o time 1,7x mais rápido na esteira completa.
Atribuição de leads de mídia paga, automação e nutrição
O time de marketing usa a HubSpot desde os primeiros anos da empresa para gestão de campanhas. As contas do Meta, LinkedIn e Google estão conectadas à plataforma para receber os dados de origem e fazer a atribuição de forma precisa.
Campos ocultos nos formulários do site capturam as UTMs parametrizadas de cada lead, permitindo rastrear o desempenho de canal, campanha, tipo de anúncio e termo de busca até o fechamento do negócio. Além disso, a equipe conta com landing pages, cadências de nutrição e automações de fluxo de conversão ativos na plataforma.
Os resultados são visíveis: a taxa de conversão na entrada do lead cresceu 46,37%, e a taxa de resposta nas nutrições saltou de uma média de 0,5–1% por e-mail para 7–10% pelo WhatsApp, após a integração do canal ao CRM.
Suporte e atendimento via WhatsApp integrado
O time de suporte, que antes trabalhava com o Freshdesk, foi migrado para a HubSpot, utilizando a Treble.ai como conector de WhatsApp.
Isso permitiu centralizar a gestão de tickets e o atendimento via WhatsApp dentro da mesma plataforma, criando uma esteira contínua com o histórico de vendas e operações.
Comunicações automáticas de logística também foram conectadas ao canal: quando um equipamento é enviado ao cliente, o sistema dispara uma mensagem no WhatsApp com o código de rastreio, automaticamente, a partir do ticket no HubSpot.
Dados financeiros e revenue management
A HubSpot também passou a ser a fonte central de informações para reporting interno e para conversas com CFO e investidores.
Todos os dados financeiros também estão na HubSpot. É uma forma que a gente tem de mostrar o valor, o crescimento, dado de divergência comercial.
O estágio atual da operação: agente de IA e enriquecimento inteligente de dados
A Syos passou a usar o Agente de Dados da HubSpot combinado com integrações via N8N e OpenAI para enriquecer os dados de empresas no CRM.
Quando um lead avança para uma demonstração, o CNPJ é coletado e usado para buscar automaticamente o nome fantasia, uma descrição da empresa e outras informações relevantes. Tudo é populado nos campos do CRM sem trabalho manual.
Um agente de resumo de negócios também foi implementado: ao fim de uma demo, o sistema coleta o histórico da reunião, transcrições, tarefas e observações e gera um resumo contextualizado para o vendedor saber exatamente o que aconteceu e qual é o próximo passo.
Desde a implementação, o fluxo de enriquecimento processa uma média de mais de 700 contatos por mês — 80% deles provenientes de ações de inbound marketing —, gerando automaticamente insights sobre o contato e a empresa em um mesmo fluxo, já no momento da aquisição.
Conecto tudo no agente de dados e peço para ele me dar um resumo. Dou um playbook para ele, e ele me gera um resumão para o vendedor saber, pós-demo, o que aconteceu.
Outro agente, construído com acesso ao MCP da HubSpot, responde perguntas dos gestores em linguagem natural: o CS pode perguntar quantos sensores um cliente específico tem instalados, qual é o status do processo, e o sistema consulta tickets, sensores, objetos personalizados e notas para gerar um resumo completo.
O meu time de gestores faz uma pergunta para esse agente e ele responde com base nisso. Se o CS quer saber, por exemplo, quantos sensores o cliente tem instalados e como está o processo de instalação, ele vai consultar tickets, sensores, objetos personalizados, notas e tudo mais e dar um resumo daquele cliente.
Resultados: ciclo de vendas mais curto e volume crescente de novos clientes
Com o processo de qualificação ao ganho bem estruturado e as regras entre vendas e operações alinhadas dentro da HubSpot, a Syos registrou um aumento de +65% no volume de negócios ganhos mensalmente em 3 anos.
O tempo entre o fechamento da venda e o kickoff do projeto com o cliente caiu 57% — resultado direto de ter tudo no mesmo ambiente, sem handoffs por e-mail ou planilha.
E o maior ganho: de visibilidade fragmentada para 100% de rastreabilidade da venda até a ativação do sensor no cliente.
Ganho de tempo em operações: quase uma semana por mês
Um dos ganhos mais concretos veio da automação da emissão de notas fiscais para envio de equipamentos. Com a integração entre HubSpot e Omie, o processo que antes exigia que o agente de operações levantasse as informações manualmente, acionasse o financeiro e aguardasse a nota passou a acontecer de forma automática.
"Foram basicamente quinze a dezoito minutos por envio que a gente tirou do nosso agente de operações. Em um mês, a gente ganhou praticamente uma semana de trabalho", comenta Claudio.
Visibilidade ponta a ponta e eliminação de achismos
Com toda a esteira centralizada — marketing, vendas, operações, suporte e CS — a empresa passou a ter certezas onde antes havia suposições. A qualidade dos dados melhorou a ponto de permitir rastrear cada lead desde a origem da campanha até o fechamento e a instalação física.
"A adoção de vendas era a mais problemática. A gente via muito ruído entre o que eles faziam e o que ia para operações. Antes a gente tinha achismo. Quando a gente trouxe o processo para dentro da HubSpot, a gente passou a ter certezas", complementa.
Mais de 60 pessoas usando o CRM com frequência
A mudança cultural, somada à estruturação dos processos, resultou em uma adoção ampla da plataforma. Mais de 60 estão no HubSpot e usam a ferramenta com frequência.
Agora, um dos projetos mais ambiciosos da Syos é trazer a gestão de todo o ciclo de vida dos sensores físicos para dentro da HubSpot. Com mais de 50 mil sensores ativos, e uma meta de chegar a um milhão, o objetivo é ter rastreabilidade total: desde a compra na China, passando pela produção no laboratório, envio ao cliente, instalação, recondicionamento e eventual retorno.
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