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O CondoConta é o motor financeiro do mundo condominial. A empresa transforma a maneira como síndicos, administradoras e condôminos lidam com as finanças do condomínio, oferecendo soluções financeiras completas, seguras e descomplicadas. Presente em mais de 27 mil condomínios em todo o Brasil, o CondoConta facilita o controle, o recebimento e a gestão dos recursos com autonomia e eficiência. Sua missão é integrar inovação e confiança na rotina condominial, garantindo mais tempo e tranquilidade para quem vive e cuida dos condomínios.
Do ponto de vista comercial, o CondoConta opera em toda a cadeia do ecossistema condominial: atende ERPs (sistemas de gestão), administradoras de condomínio, condomínios, síndicos e condôminos, cada um com necessidades e dados específicos.
São camadas interdependentes: um ERP pode ter dezenas de administradoras em sua carteira; cada administradora, centenas de condomínios; cada condomínio, seus síndicos e condôminos.
Essa complexidade estrutural exige uma gestão de dados robusta e altamente personalizada.
Desafio: um CRM engessado, dependência técnica e pouca visibilidade
Quando Kauê Tomazelli assumiu a gestão de Growth e Martech do CondoConta, a empresa estava encerrando seu contrato com o Salesforce. Uma das primeiras missões foi revisar todo o stack tecnológico e propor melhorias.
CRM pouco amigável e dependência de especialistas técnicos
O Salesforce era utilizado em duas frentes: o CRM propriamente dito e o Marketing Cloud. A plataforma impunha uma curva de aprendizado alta e dependência de um perfil técnico especializado para qualquer tipo de configuração ou personalização.
Com a plataforma que utilizamos anteriormente, se você não tem uma pessoa que é especialista, esquece. Não vai funcionar.
Processo de registro comercial lento e engessado para o time de campo
O processo de registro de oportunidades no Salesforce era manual, sequencial e demorado. O vendedor precisava seguir um checklist rígido: criar um lead, transformar em contato, vincular a uma empresa, gerar uma oportunidade.
Para vendedores em campo, isso significava parar por cerca de 30 minutos para registrar cada interação no CRM.
A parte de Vendas era a mais engessada. Você tinha um checklist e o vendedor, que estava na rua, precisava parar uma hora para fazer a integração da oportunidade no CRM ali no Salesforce. Isso dificultava bastante.
Falta de visibilidade de dados e rastreamento de campanhas
Na perspectiva de Growth e marketing, o maior problema era a perda de parâmetros de rastreamento, como UTMs, durante a integração entre ferramentas. O CondoConta fazia campanhas de aquisição, mas perdia a granularidade dos dados no meio do caminho.
Para automação de marketing, o setup também era engessado. Criar réguas básicas de comunicação e nutrição era trabalhoso, dificultando a operação de enablement.
A gente fazia campanhas de aquisição e não tinha visibilidade. Não conseguia entender quais campanhas estavam gerando mais leads, tinha que usar ferramentas externas e acabava perdendo um pouco do sentido.
Modelo de dados complexo e difícil de consultar
O CondoConta opera com múltiplas camadas de relacionamento: ERPs (sistemas de gestão), administradoras, condomínios, síndicos e condôminos. Mapear e consultar essas associações no Salesforce era inviável na prática. Vendedores e até gestores não conseguiam acessar informações básicas como a carteira de condomínios de uma administradora específica.
Antes da HubSpot, o CondoConta não tinha previsibilidade constante das metas de vendas e fazer o forecast era complexo.
Se eu perguntasse para qualquer vendedor qual era a carteira de condomínios da administradora X, eles não sabiam puxar. E às vezes nem o supervisor da área sabia. Isso dificultava muito o nosso processo.
Solução: migração em 40 dias e uma operação pensada para escalar com IA
A escolha pela HubSpot foi sustentada pela flexibilidade de personalização.
A migração foi conduzida inteiramente por ele, com apoio de ferramentas de IA e do conhecimento acumulado em experiências anteriores com a plataforma.
Optamos pela HubSpot porque ela tinha personalização suficiente para a gente adaptar os nossos processos. Você consegue personalizar a nível do que o analista ali na ponta precisa para a operação dele. E além disso, você consegue integrar ferramentas externas para potencializar o uso.
O Data Hub, software de dados da HubSpot, também viabilizou a migração de dados com conectores nativos com o Salesforce, trazendo mais agilidade e sem precisar de uma equipe técnica adicional.
Hoje, três times utilizam a HubSpot diariamente: vendas, implantação e onboarding de clientes e marketing.
Integração de banco de dados com o CRM
Além da migração inicial, o Data Hub é usado hoje de forma contínua: o CondoConta puxa propriedades do seu banco de dados interno (DataBricks) para o CRM, e cerca de 90% das integrações com sistemas externos são feitas via API.
As fontes de dados incluem ferramentas de eventos como Luma e Sympla, ferramentas de atendimento via WhatsApp e o ecossistema de IA interno da empresa.
Em pouco mais de um mês, a gente finalizou a migração do Salesforce para a HubSpot. Em Dezembro fizemos o go-live e em Janeiro já começamos o processo de melhoria contínua. O Data Hub me ajudou muito, porque ele tem os conectores nativos. Eu consegui fazer uma carga de dados do Salesforce para o HubSpot com um clique. Isso poupou muito tempo da migração.
Modelo de dados personalizado para um ecossistema complexo
Um dos maiores ganhos da migração foi a possibilidade de construir um modelo de dados que refletisse a realidade do ecossistema condominial. No HubSpot, foi possível vincular ERPs a administradoras, administradoras a condomínios, e registrar para cada um desses níveis os dados específicos necessários, como:
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quantidade de condomínios na carteira
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volume de boletos emitidos mensalmente
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endereços, responsáveis técnicos e comerciais
Na época da migração, a base contava com cerca de 18 mil condomínios e 80 mil condôminos, o que representava entre 300 mil e 500 mil datapoints no sistema.
Eu tenho que trabalhar com a visão de dados de todos os players desse ecossistema. Do ERP, preciso tanto dos dados da empresa quanto dos dados do responsável técnico do cliente. As administradoras precisam ser vinculadas aos ERPs, e os condomínios às administradoras. Toda essa estrutura de associação ficou possível no HubSpot.
Vendas: mais tempo com prospects e clientes, menos tempo no CRM
Uma das mudanças mais sentidas pelo time de Vendas foi a redução drástica no tempo de registro de oportunidades com o Sales Hub.
Com automações que preenchem campos automaticamente, melhoria na arquitetura da informação dentro da plataforma e apoio de agentes de IA, o vendedor precisa se preocupar apenas no relacionamento — o resto acontece sozinho no CRM.
Esse ganho operacional foi especialmente relevante para o modelo de vendas em campo. Liberar o vendedor do trabalho administrativo significou mais tempo disponível para visitas e atendimentos.
Implementamos automações que preenchem dados automaticamente, com agentes de IA que auxiliam, e também melhorias na visibilidade e na arquitetura da informação dentro do HubSpot. Hoje, o vendedor só vê aquilo que é necessário para realizar a venda.
Agentes de IA próprios integrados ao HubSpot via API
O CondoConta jé é uma empresa AI-first. A empresa desenvolveu internamente um ecossistema de agentes de IA que se conectam ao CRM via API.
Na prática, cada executivo de vendas tem seu próprio agente de IA disponível no WhatsApp, Telegram e Slack. Após uma reunião presencial, o vendedor envia um áudio com o feedback da visita, e o agente transcreve e registra as informações diretamente no HubSpot — eliminando a necessidade de entrada manual de dados.
A HubSpot conseguiu acompanhar bem a nossa mentalidade AI-first. Se a gente não tem ferramentas que acompanham, a ferramenta vira obsoleta. Cada um dos executivos de venda tem seu agente de IA. Com isso, basta mandar um áudio com o feedback da reunião, e esse agente imputa as informações na HubSpot.
Casos de uso com IA integrada ao contexto do CRM
Além dos agentes desenvolvidos internamente, o CondoConta começou a testar as funcionalidades de IA nativas da HubSpot — em especial o agente de qualificação de leads e a identificação de visitantes do site com intenção de compra.
O agente de qualificação foi conectado ao canal de WhatsApp da empresa, usando o próprio número da HubSpot. Ainda em fase de testes e refinamento de base de conhecimento, a experiência inicial já foi considerada positiva.
Eu testei o agente de qualificação de leads. Achei bem legal. Eu não coloquei quase nada de base de conhecimento nele, e ele deu uma resposta interessante. também consegui plugar com o WhatsApp, que está no HubSpot, inclusive com o próprio número da HubSpot.
A funcionalidade de intenção de compra também trouxe resultado imediato: a CondoConta saiu de praticamente zero visitas identificadas por dia para 30 a 35 identificações diárias.
Marketing: rastreamento de campanhas e automações com autonomia
Com o Marketing Hub, o CondoConta passou a ter visibilidade granular sobre o desempenho das campanhas de aquisição. O rastreamento de UTMs — que antes se perdia na integração entre ferramentas — passou a funcionar de forma confiável, permitindo entender quais campanhas geravam mais leads e otimizar investimento nos canais certos.
A criação de réguas de automação e comunicação também ficou mais ágil. O que antes era um setup engessado passou a ser configurável com autonomia pelo próprio time de Growth, sem dependência de perfis técnicos especializados.
A inteligência gerada pelo CRM também passou a informar decisões de marketing sobre eventos. Com dados de ticket médio e conversão por região dentro da plataforma, o time consegue priorizar onde alocar esforço.
Hoje a gente sabe onde fazer evento. Vale a pena fazer um evento na região X ou Y? Antigamente, a gente ia testar nos dois. Hoje sabemos onde direcionar esforços para um ticket médio maior. E tudo isso com os dados que a gente conseguiu integrar no HubSpot.
WhatsApp integrado ao HubSpot: canal central de comunicação
O WhatsApp é o principal canal de comunicação do CondoConta com sua base. A empresa utiliza a integração nativa do WhatsApp com a HubSpot, através do WhatsApp Home, para disparos de marketing e gestão da caixa de entrada compartilhada.
Os casos de uso incluem comunicações institucionais (como o lançamento de nova categoria de mercado), convites para eventos, pesquisas de CSAT e NPS, e respostas a interações recebidas após campanhas.
Onboarding de clientes estruturado no CRM
Além dos times de vendas e marketing, o time de implantação e onboarding de clientes também passou a operar dentro da HubSpot. Os fluxos de ativação e acompanhamento de novos clientes foram estruturados na plataforma, permitindo que a área de operações tenha visibilidade e rastreabilidade sobre cada etapa do processo de entrada do cliente.
Resultados: previsibilidade, conversão e escala
De 30 minutos para 2 minutos no registro comercial
A automação de preenchimento de campos e o suporte dos agentes de IA reduziram em mais de 90% o tempo que o vendedor dedicava ao registro de oportunidades no CRM. O impacto foi direto na produtividade do time de campo.
Taxa de conversão de leads quase dobrou
Com o vendedor mais presente na rua e com mais informação na palma da mão, a taxa de conversão de lead para oportunidade cresceu de 17–18% para 30–35%.
"A gente teve um ganho de eficiência na qualificação de leads. A conversão entre lead e oportunidade era de 17, 18%. Hoje já está em 30, 35%. Só do fato do vendedor conseguir analisar melhor as informações que ele tem e também por ter mais tempo disponível para estar na rua atendendo o cliente." — Kauê Tomazelli
Previsibilidade de receita em tempo real
O pipeline ganhou transparência. O time de vendas passou a fazer forecast com base nos negócios em andamento, identificando em qual etapa cada oportunidade está e qual receita ela representa.
Agora o time consegue fazer o forecast: tenho três deals que estão em etapa de assembleia, só falta assinar o contrato, e esses deals vão me trazer X em receita. Isso aproximou muito o Growth e o Martech com vendas, pois conseguimos ajustar a geração de demanda e nos dar previsibilidade.
WhatsApp com 40–45% de taxa de leitura
As mensagens enviadas via WhatsApp pela integração nativa da HubSpot mantêm uma média de 40 a 45% de taxa de abertura/leitura, um indicador expressivo considerando o volume de comunicações da base.
Identificação de visitantes: de zero para 30–35 por dia
Após ativar a funcionalidade de IA para identificação de empresas visitantes do site, a CondoConta passou a ter 30 a 35 identificações diárias — contra praticamente zero antes da implementação.
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