O mercado de saúde preventiva e estética no Brasil passou por uma transformação acelerada nos últimos anos.
Com o crescimento de 88% na demanda por análogos de GLP-1 em 2025 e um mercado estimado em R$ 41 bilhões até 2028, empresas como a Unikka Pharma precisaram não apenas acompanhar esse ritmo, mas estruturar processos capazes de suportar a escala sem perder controle regulatório, rastreabilidade documental e qualidade no atendimento.
Foi nesse cenário de crescimento acelerado que a Unikka Pharma buscou a HubSpot. Junto à consultoria HealthPlay Group, transformou de ponta a ponta a forma como opera: do pedido de venda à validação de receita, da gestão do relacionamento com médicos ao acompanhamento do ciclo de recompra.
Desafio: um boom de demanda sem estrutura para absorvê-lo
A Unikka Pharma nasceu em um momento de explosão de mercado. O crescimento da demanda pelos análogos de GLP-1, impulsionado primeiro pelo Ozempic e depois pela tirzepatida (conhecida comercialmente como Mounjaro), trouxe um volume de pedidos que o processo então vigente simplesmente não conseguia absorver.
Quando a gente teve o boom de demanda, era um processo que ainda era muito manual. O vendedor tinha que fazer o pedido, imprimir esse pedido, colocar o comprovante de pagamento, gerir as receitas impressas.
Gargalo operacional: da validação ao despacho
Em um mercado altamente regulado, onde cada pedido envolve validação de receita, verificação de dados do médico prescritor, conferência do alvará sanitário da clínica e rastreabilidade de matéria-prima, a operação manual representava um gargalo.
Antes da HubSpot, liberar um pedido que estivesse com toda a documentação correta levava, em média, seis horas.
O processo exigia que vendedores e equipe da farmácia acessassem sistemas distintos para cada etapa: um para registrar o pedido, outro para validar dados junto aos órgãos reguladores, outro para processar o pagamento. Nenhum se comunicava com o outro de forma automática.
A documentação que o médico mandava, o comprovante de residência da clínica, alvará sanitário — tudo tinha que ser validado por uma equipe. E o vendedor tinha acesso a outro programa para colocar alguns dados antes de ir até a parte final da manipulação.
Solução: um CRM que faz a farmacêutica inteira funcionar
A HubSpot foi implementada na Unikka Pharma pelo HealthPlay Group, consultoria especializada em tecnologia para a área da saúde. O objetivo foi ambicioso: centralizar toda a operação comercial, financeira e farmacêutica em uma única plataforma, eliminando a necessidade de múltiplos sistemas e processos manuais.
Trouxemos o máximo possível de ferramentas dentro da HubSpot para realmente ter um ganho de eficiência, e, consequentemente, um ganho de escala maior nas vendas, no processo de produção e também de dispensação.
O vendedor que nunca sai do CRM
Um dos marcos mais representativos da transformação foi a eliminação completa do papel e dos sistemas paralelos da rotina dos vendedores.
Antigamente, a gente usava outro programa mais voltado à produção. Ele tinha que colocar alguns dados, inserir dados de pacientes para ir até a parte final da manipulação. Hoje, ele não precisa mais disso. Hoje é tudo feito dentro da HubSpot de forma automática.
Os nossos vendedores hoje ficam 100% com a tela da HubSpot aberta. Eles não saem da HubSpot. Eles não usam nenhum outro sistema.
Esse resultado foi possível graças à integração de toda a cadeia — do pedido ao pagamento, da geração do link financeiro à validação da receita — em um fluxo contínuo dentro do CRM.
O vendedor emite o pedido dentro do CRM. Ele já tem toda a informação, o link de pagamento para mandar para o paciente. O pagamento é compensado, o pedido é automaticamente liberado, vai para o sistema da farmácia que valida a receita, e o vendedor ainda não saiu do CRM. Tudo acontece de forma integrada em um fluxo muito contínuo.
Integração com sistemas regulatórios e validação automática de receitas
Em um mercado controlado pela Anvisa, a rastreabilidade documental é obrigatória. A HubSpot foi integrada aos sistemas de reporte da Anvisa, e toda a validação de receitas, dados do médico prescritor e documentação das clínicas passou a ser gerida dentro da plataforma.
Um exemplo prático da integração: a partir do CPF do médico prescritor capturado no CRM, é possível consultar automaticamente a Receita Federal e validar se aquele profissional está ativo, em quais estados atende, quais CRMs possui.
Trouxemos tudo para a HubSpot: a documentação que o médico manda de comprovante de residência da clínica e se o alvará sanitário dele está ok. O nosso time da farmácia hoje também atua com a plataforma, não só os vendedores, fazendo essa validação de receitas e essa consolidação financeira.
Com um único dado que capturamos na hora da prescrição, já sei qual a idade do prescritor, se ele é médico de fato, em quais estados atende. A gente traz uma qualificação muito mais profunda logo no primeiro momento.
Time financeiro enxuto e processos consolidados
Com a automação de pagamentos e a consolidação financeira centralizada no CRM, a Unikka Pharma foi capaz de reduzir drasticamente o tamanho da equipe dedicada a essas tarefas.
"Em tese, a gente teria que ter dez pessoas trabalhando em uma área, vinte em outra. A gente eliminou essa necessidade, porque já consegue resolver tudo automatizado pela própria HubSpot", diz Lucas.
"Essa parte de pagamento, por exemplo: antigamente a gente tinha uma área no financeiro que demandava umas dez pessoas para fazer todas as validações, todas as consolidações de pagamento. Hoje, a gente tem duas pessoas que trabalham super bem e sem muita demanda no dia a dia", completa.
Gestão de relacionamento com médicos e estratégia de recorrência
No pós-venda, a Unikka estruturou um modelo de acompanhamento proativo dos médicos compradores, batizado internamente de "Cliente da Semana", para usar os dados do CRM para antecipar o momento da recompra.
A gente sabe de quanto tempo o médico manipula a medicação dele. Então a gente já prevê quando ele vai comprar de novo. A gente não espera ele chegar no dia da manipulação, quando ele ficar sem estoque. A gente age proativamente para garantir que o médico já compre prevendo que o estoque vai acabar — e quando acabar, ele não interrompe o tratamento do paciente.
A gente sabe de quanto tempo o médico manipula a medicação dele. Então a gente já prevê quando ele vai comprar de novo. A gente não espera ele chegar no dia da manipulação, quando ele ficar sem estoque. A gente age proativamente para garantir que o médico já compre prevendo que o estoque vai acabar — e quando acabar, ele não interrompe o tratamento do paciente.
Isso é especialmente crítico no contexto de manipulação de injetáveis: entre a análise da receita, o processo de manipulação, a emissão do laudo e a entrega na clínica, o ciclo pode levar de 20 a 25 dias. Sem um acompanhamento proativo, o médico corre o risco de interromper o tratamento do paciente por falta de estoque.
Resultados: escala, eficiência e operação sem papel
De 6 horas para 5 minutos na liberação de pedidos
O ganho mais mensurável da implementação foi a drástica redução no tempo de liberação de pedidos.
"Um processo que a gente demorava talvez seis horas para liberar um pedido, caso estivesse tudo certo, a gente consegue liberar em cinco minutos. É uma coisa que foi um ganho de escala surreal", relata Lucas.
Operação 100% paperless
A Unikka Pharma eliminou completamente o papel do processo comercial e farmacêutico. "Não imprimimos nada hoje. Hoje é realmente tudo centralizado na HubSpot", conta o gerente comercial.
Time financeiro reduzido de ~10 para 2 pessoas
Com a automação da consolidação financeira e validação de pagamentos dentro da HubSpot, a Unikka Pharma reduziu a equipe financeira de aproximadamente dez para duas pessoas — mantendo a mesma qualidade e controle sobre o processo.
Referência no setor e expansão do modelo
O modelo operacional desenvolvido na Unikka Pharma tornou-se referência no segmento de farmácias de manipulação. A empresa passou a ser convidada para apresentar seu processo em eventos e a outras farmácias, como em Goiânia, em Belo Horizonte e em outros centros.
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