O desafio: como ser uma ONG global com estratégia local
Um dos maiores desafios da Visão Mundial no Brasil foi consolidar escritórios autossustentáveis, estreitar o relacionamento com os doadores e se apresentar como uma opção para quem quer contribuir solidariamente, por isso o posicionamento de marca foi uma de suas principais prioridades. No Brasil, a Visão Mundial gerava uma grande quantidade de leads potenciais. A maior parte convertia imediatamente mas aquelas oportunidades que precisavam de mais tempo e maior convencimento não estavam conseguindo trabalhar com eficiência.
Além do Excel, para gerenciamento de marketing e vendas, a equipe utilizou ferramentas como Mailchimp, Get Response, SalesForce, para processos de negócios, HootSuite e Buffer, para gerenciamento de redes sociais, e possuíam seu próprio CRM para gerenciamento de contatos. No entanto, ter a informação hospedada em diferentes plataformas e sem processos padronizados em diferentes países dificultava a execução da campanha e não permitia visibilidade global dos resultados das ações de marketing ou vendas.
A solução: uma ferramenta que atende às necessidades de uma organização global e que seja potente o suficiente para impulsionar seu crescimento
Em busca de uma solução que beneficiasse todos os escritórios da região Diego Rivadeneira, Especialista em Marketing Digital para América Latina e Caribe, começou a pesquisar soluções que alavancassem o crescimento da organização e ao mesmo tempo lhe permitissem ter autonomia dos escritórios locais. Fazendo essa pesquisa, ele encontrou a metodologia Inbound e, claro, a HubSpot: uma plataforma tudo-em-um que integra ferramentas de marketing digital como blog, landing pages, mídia social, SEO, workflows automatizados, campanhas por email, anúncios, também, tudo para gerir aplicações especializadas, otimizar as tarefas da equipe comercial, bem como um módulo para a área de serviço.
A escolha da solução foi um processo bastante simples, pois eles encontraram uma plataforma que consolidava tudo o que precisavam em um só lugar, possuía processos automatizados e fácil de usar o que iria melhorar o processo de relacionamento com os leads não convertidos como um todo.
Incorporando a HubSpot na região
O processo de implementação do HubSpot na Visão Mundial foi dividido em etapas. No início, apenas alguns escritórios locais passaram a utilizar as ferramentas de marketing e à medida que alcançaram o sucesso e integraram a metodologia Inbound em seus processos diários, os demais escritórios da região também aderiram à plataforma. Atualmente, todos os escritórios estão localizados na HubSpot e trabalham com o growth stack, que inclui os módulos de marketing, vendas e serviços.
Além dos obstáculos de adotar uma nova plataforma, incorporar a HubSpot significou aprender como fazer negócios de uma maneira diferente. Como cada escritório possui um processo de maturidade digital diferente, recursos como as certificações da HubSpot Academy e o apoio da equipe de Onboarding durante o processo de implantação foram fundamentais para um bom alinhamento entre as áreas e países envolvidos. Além disso, para ter maior adoção no processo, a Visão Mundial também trabalha em conjunto com a Lookers e o Triario, agências parceiras da HubSpot.
Crescendo Melhor com o Sales Hub
Um dos hubs mais utilizados pelas equipes da Visão Mundial América Latina e Caribe é o de vendas, pois tem sido um grande aliado para otimizar o dia a dia da equipe comercial e automatizar tarefas simples, permitindo que tenham mais tempo para atender seus doadores em potencial e aumente seu impacto na comunidade.
O CRM tem sido uma ferramenta fundamental, pois potencializa a gestão dos contatos, hospedando todas as informações relevantes de forma acessível para as equipes e personalizando a experiência dos leads atendendo aos seus interesses e ao momento da compra. Isso tem permitido uma melhor segmentação da base de contatos, um acompanhamento mais detalhado do processo de vendas, armazenamento e gerenciamento das conversas com potenciais doadores que são coletadas através de chatbots e melhor desempenho da equipe.
No escritório do Brasil, antes da pandemia a equipe tinham dois canais fortes de aquisição de leads e doadores: físico e digital. Com o nova realidade, passaram a ter apenas o canal digital. Com isto, o CRM da HubSpot se tornou uma ferramenta fundamental para salvar todas as informações das campanhas em Social Mídia Google Ads e mídia programática e as conversões no conteúdo inbound de atração.
Ferramentas de Vendas Avançadas
Uma das aplicações essenciais para a coordenação dos 15 países que estão na plataforma tem sido a funcionalidade “Hierarquias” do Sales Hub Enterprise, que permite aos utilizadores se organizarem por equipes, funções e acesso às ferramentas dentro da plataforma. Embora a implementação não tenha sido uma tarefa fácil, uma vez configurada esta função permitiu que equipes de todos os países e agências que prestam apoio estratégico operassem sem problemas.
Por exemplo, como consequência do grande volume de leads, a Visão Mundial do Equador teve que contratar uma agência externa que gerencia a conversão e o fechamento dessas oportunidades de vendas. Graças a essa funcionalidade, a agência pode entrar no portal e realizar seu trabalho sem medo de se sobrepor aos processos de outros escritórios da região ou de ter acesso a informações confidenciais.
Outra das funcionalidades mais eficientes dentro do Centro de Vendas são os workflows. Para Johmara Vargas, da equipe Visão Mundial do Equador, os workflows o ajudaram a automatizar ações de vendas, como a atribuição de leads de acordo com o tipo de campanha em execução no momento ou de acordo com critérios estratégicos de interação. No escritório da Visão Mundial na Colômbia, a taxa de conversão dobrou de 2019 para 2020.
Assim como os workflows, outra ferramenta muito útil para a obtenção e abordagem de doadores qualificados são as sequências, pois permite que a equipe comercial interaja com templates de email personalizados e automatiza os processos de follow-up. Segundo Nidia Pineda, coordenadora de marketing digital do escritório da Colômbia, eles passaram de 15% a 50% de abertura aos e-mails enviados pelo escritório.
Apesar de cada escritório estar na mesma plataforma, nem todos têm a mesma trajetória digital, por isso alguns contam com integrações de terceiros, como SalesForce ou Survey Monkey. No caso da Visão Mundial do Equador, a integração com o Survey Monkey foi excelente, pois permitiu que eles complementassem seus esforços de segmentação e contassem com fluxos de trabalho para oferecer um serviço melhor.
O sucesso que a Visão Mundial alcançou se deve à sua dedicação, prática dentro da plataforma, ao uso dos recursos que a HubSpot disponibiliza, como as certificações, os eventos que realizam, a especialização de funções dentro da organização, não só para a gestão da ferramenta, mas da metodologia em geral, e da aliança estratégica que tem com a equipe HubSpot e as duas agências parceiras HubSpot.
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