Modelo de Proposta de Evento 

Você provavelmente sabe como planejar e executar qualquer evento para que tudo saia como planejado, proporcionando uma excelente experiência aos convidados e organizadores. Mas uma ajuda para desenvolver uma proposta profissional que realmente impacte seus clientes em potencial é sempre bem-vinda, não é mesmo? É por isso que elaboramos este modelo, que traz uma estrutura e exemplos para criar uma proposta clara e completa para qualquer evento.

Dica: Atualize este modelo para cada novo evento que for planejar. É importante oferecer uma proposta personalizada a cada cliente, que atenda aos requisitos do evento.

Nossa empresa e equipe

Apresente um resumo do seu negócio de gestão de eventos, se possível em um único parágrafo. Nessas linhas, vale a pena trazer uma contextualização sobre quando, por que e como a empresa foi fundada. Além disso, destaque eventos importantes que já organizou, principalmente aqueles semelhantes ao projeto da proposta. Por fim, descreva a missão da sua empresa e os seus diferenciais.

Nossos serviços

Traga uma visão geral dos diversos tipos de serviços que você oferece aos clientes. A lista não precisa se limitar à proposta do evento específico, podendo também abranger as demais atividades da sua empresa. Após uma breve introdução, enumere os serviços utilizando um modelo como este:

• Serviço 1
• Serviço 2
• Serviço 3

Nosso time de gestão

Apresentar um time que inspire confiança é essencial para o sucesso de qualquer proposta de gestão de eventos. A ideia dessa seção é escrever algumas linhas para mostrar uma visão geral da sua equipe e o papel de cada membro na organização do evento. Em seguida, especifique os nomes e cargos, com uma breve descrição ou biografia de cada profissional.

Esses perfis devem conter um pequeno parágrafo com informações sobre o tempo de experiência em gestão de eventos, certificações e outras qualificações relevantes de cada colaborador, além de eventos similares já realizados.

• Integrante 1, Cargo — Perfil
• Integrante 2, Cargo — Perfil
• Integrante 3, Cargo — Perfil

Dica: Inclua fotos profissionais da sua equipe para personalizar a proposta e dar uma cara a cada um dos nomes.

Seu evento

Resumo

Forneça uma visão geral do evento, descrevendo as diferentes atividades que ocorrerão, o tipo de alimentos e bebidas, assim como o estilo de decoração. Se possível, explique como o evento se alinha aos objetivos estratégicos do cliente.

Detalhes

Após uma breve introdução, apresente os detalhes mais importantes do evento. 

Principais atividades e cronograma

Após descrever o evento de maneira geral, você deve mostrar as atividades envolvidas no planejamento e execução, com datas de início e conclusão. Dessa forma, o cliente pode ter um maior controle sobre o cronograma do evento.

Dica: Incluir um cronograma detalhado reforça sua credibilidade e mostra sua capacidade de executar o evento dentro do prazo.

Preços e cronograma de pagamento

Indique todas as atividades e itens necessários para o planejamento e execução do evento. Pode ser que alguns custos sejam fixos e outros cobrados por hora. Para esse tipo de trabalho, o pagamento geralmente segue um cronograma, com um percentual a ser pago como sinal, ao assinar o contrato, e parcelas até o evento. Dica: Atualize as informações sobre os valores e cronograma de pagamento de acordo com as especificidades do evento.

Contrato 

Indique o que é necessário para seguir com os próximos passos, que costumam ser a assinatura do cliente e o pagamento do sinal. Você também deve incluir os detalhes específicos do contrato da sua empresa, especificando os termos e condições para esse trabalho.

Dica: Considere adicionar suas informações de contato (endereço de e-mail e telefone) para que o cliente possa entrar em contato rapidamente para discutir a proposta, se necessário.

Assinaturas

No final do contrato, você precisa inserir campos para as assinaturas do cliente.

Dica: Inclua linhas de assinatura para todos os responsáveis por aprovar a proposta. Além disso, preencha seus nomes e cargos para personalizar o documento.

Galeria

Se tiver fotos de eventos passados, por que não colocá-las no final da sua proposta para dar ao cliente uma ideia do estilo e competências da sua empresa? Sugerimos usar fotos do tipo de decoração, alimentos, bebidas e exemplos de convites.

Dica: “Uma imagem vale mais que mil palavras.” Por mais que o texto seja impactante, nunca subestime o poder de uma foto! Você pode até incluir fotos ao longo da sua proposta para ilustrar seus diferenciais em cada seção.