Na sua infância, você já teve a oportunidade de brincar de telefone sem fio? Essa brincadeira nos ensina diversos aspectos da comunicação que podem impactar o resultado da mensagem.

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Suponha que o nosso telefone sem fio começa com a frase “João trabalha todos os dias e precisa descansar”. Mas ao passar por todos da brincadeira, ela termina com “João está viajando pelo mar”. Bem diferente, não é?

Os mesmos ruídos de comunicação que alteram a mensagem nessa brincadeira também são sentidos nas relações corporativas. Isso com proporções maiores, o que reflete na performance da empresa.

Para resolver esse entrave, saiba que existe uma metodologia interessante: o planejamento de vendas e operações (S&OP). O foco dela é fazer a integração das rotinas de todos os setores, tornando os processos mais eficientes.

Quer entender como desenvolver essa estratégia? Trazemos todas as respostas neste post!

O S&OP promove o alinhamento de expectativas entre os departamentos da empresa. Ele é interessante porque traduz, na prática, a estrutura dos negócios como organismos vivos. Assim, cada departamento se torna um órgão com função própria, mas tem impacto direto ou indireto ao funcionamento do todo.

Nessa metodologia, a empresa assume uma postura focada em cultura ágil e lean (enxuta). Por meio de alinhamentos estratégicos trimestrais e análises de resultados, os tomadores de decisões realizam um plano conjunto, com ações integradas. Na prática, temos o desenvolvimento da macrogestão (visão do negócio) para o máximo desempenho da empresa.

Quais são os critérios para desenvolver o planejamento de vendas e operações?

O S&OP conta com 5 etapas básicas para que possa ser implementada. Entenda sobre cada uma:

  • coleta de dados, para ter KPIs e números que orientem o planejamento de vendas e operações;
  • plano de demanda, desenvolvendo um olhar analítico para tudo o que influencia essa questão;
  • plano de operações, que permite entender a capacidade de produção, distribuição etc.;
  • reunião pré-S&OP, na qual todos os itens anteriores serão analisados;
  • reunião executiva, para revisar todo o planejamento feito até aqui.

Envolver os diversos setores do negócio é um requisito básico desse planejamento. E são muitos passos até chegarem à aprovação do comitê executivo, sempre baseado em dados.

Agora veja como o S&OP pode fazer parte do dia a dia de sua organização de uma forma mais orgânica!

1. Promova o levantamento de dados

O primeiro passo para qualquer construção de novos processos ou até mesmo para a atualização daqueles já existentes é realizar o levantamento de dados. É fundamental conhecer quais eram os resultados obtidos, as dores mais frequentes na sua execução e os impactos negativos ao negócio. Sem achismos e com exatidão.

É interessante realizar a conversão desse impacto para o valor monetário. Dessa maneira, vai ser possível identificar o ROI real da implementação da estratégia S&OP. Assim, sua empresa garante o controle dos processos. Uma ótima opção são as ferramentas de BI (Business Intelligence).

2. Integre as áreas-chave da empresa

O objetivo dessa metodologia de planejamento de vendas e operações é integrar as interfaces da empresa. Logo, coloque isso em prática. É muito comum esperarmos a aprovação da alta liderança para movimentarmos ações estratégicas, não é verdade?

Aqui, comece a integração por meio de boas práticas de comunicação e relacionamento. Busque conhecer as áreas de interface com o seu processo, a fim de colocar em prática o macrogerenciamento. Além disso, é interessante propor uma revisão dos processos e planejar um cronograma de treinamentos conjuntos entre os colaboradores dos departamentos.

Use esse plano de ação como um piloto para coletar informações práticas, ou seja, de resultado dessa estratégia. Depois, faça um relatório gerencial, apresentando os ganhos obtidos e proponha ao corpo executivo do seu negócio. Isso, porque é preciso ver as vantagens em números para que as ideias sejam “compradas” por esses profissionais.

Após a validação, essa integração acontece seguindo todo o escopo proposto pelo S&OP. Então, monte um cronograma de reuniões com os gestores de cada uma das áreas e um calendário de comunicações para troca de informações importantes, porém, mais rotineiras. É fundamental garantir que o formato e o meio escolhidos sejam os melhores conforme o perfil dos profissionais envolvidos.

3. Invista em ferramentas tecnológicas

É importante destacar a relevância da tecnologia para o sucesso da estratégia S&OP. Contar com um software de gestão e um CRM que atenda às necessidades e esteja preparado para a escalabilidade se torna fundamental. Mas, além dele, é importante investir em outras ferramentas tecnológicas.

Um exemplo é o uso da telemetria na sua logística. Essa inovação vai deixar o processo ainda mais preciso, potencializando o poder da estratégia de integração do planejamento de vendas e operações. Basicamente, o S&OP é uma metodologia que pensa no macro com atuação local.

4. Melhore continuamente a previsão de vendas

Para que o S&OP atue a favor do alto desempenho da empresa, suas equipes de desenvolvimento de produto, marketing e vendas devem atuar de modo colaborativo, visando melhorar a previsão de vendas de forma contínua. É essencial coletar informações de performance de produtos, aplicar a matriz BCG e definir metas de desempenho.

Por meio da análise preditiva, ou seja, analisando o histórico da empresa e do mercado, essas equipes precisam compartilhar com a plataforma de negócios a previsão de vendas para que cada departamento se prepare.

Um exemplo é a equipe de compras, que deve estar pronta para garantir a quantidade de insumos necessária. Ou a de atendimento, que precisa se preparar para atender mais clientes durante um período, de preferência com conhecimento do histórico dessas pessoas.

A partir da troca de informações, cada uma dessas interfaces consegue se organizar melhor. Por consequência, a experiência do cliente tende a ser mais especial. Isso é importante porque o perfil consumidor das novas gerações valoriza a qualidade da experiência como critério de decisão de compra.

5. Tenha atenção à gestão de pessoas

De modo que o seu planejamento de vendas e operações seja um sucesso, você deve colocar em prática ações inteligentes para a gestão de pessoas. Sabemos que esse é um processo sensível para muitos negócios, por isso, vamos aprofundar mais o assunto!

Escuta ativa

Na hora de desenvolver o processo de S&OP, você precisa praticar a escuta ativa. Na verdade, podemos dizer que profissionais de alto desempenho são praticantes assíduos dessa técnica. É por meio dela que vai ser possível coletar feedbacks das experiências de quem opera cada etapa.

É importante adotar essa postura para avaliar o cenário anterior, durante a execução do projeto de implementação e após. Logo, é um exercício contínuo e essencial para a otimização de processos de negócios. Garanta que os usuários-chave sejam ouvidos, tanto quem executa os procedimentos quanto o cliente que aguarda a ação.

Gamificação

A gamificação é uma estratégia de gestão de pessoas que proporciona muitas vantagens para o negócio e facilita bastante a vida do líder. Por meio dessa metodologia, é possível atuar em diversas frentes, como o senso de meritocracia, a autogestão, a colaboratividade e, inclusive, a qualidade do clima organizacional.

Certificações

Os treinamentos são essenciais para que a metodologia de planejamento de vendas e operações integrado dê certo. Entretanto, uma das dores mais comuns dos gestores é a baixa adesão dos colaboradores às capacitações ou a aderência sem interesse genuíno.

Visando mudar esse cenário, a dica que podemos dar a você é investir em certificações. As gerações Y e Z valorizam o desenvolvimento de carreira. Ofertando um certificado, portanto, sua empresa deixa claro que as capacitações podem gerar novas oportunidades para esses profissionais. Dessa forma, a tendência é aumentar a taxa de adesão.

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Campanhas de incentivo

Uma dica para criar o plano de vendas é desenvolver campanhas de incentivo. Elas acontecem por meio da metodologia de gamificação e do conceito de meritocracia, além de serem um recurso indispensável para estimular o engajamento dos colaboradores. Essa é uma estratégia que atua de forma direta na conquista de metas desafiadoras.

É importante que a definição de recompensas seja realizada conforme o perfil dos colaboradores. Prêmios não atrativos acabam não proporcionando o efeito que as campanhas de incentivo querem. O ideal é ofertar algo desejado por sua equipe. Uma pesquisa interna pode ajudar nesse objetivo.

Quais são os benefícios desse planejamento?

A estratégia de planejamento de vendas e operações proporciona diversas vantagens para as empresas. As mais fáceis de serem percebidas são:

  • a otimização da comunicação;
  • o estímulo a um ambiente colaborativo;
  • a redução de custos operacionais;
  • a melhora na experiência do cliente, por meio da desburocratização de processos.

Ao somar todos esses benefícios, você tem um impacto positivo na performance financeira do negócio. Eles acabam atuando seguindo a ideia do efeito dominó. Por exemplo, no desenvolvimento de produto, com a integração de vendas e o marketing, a tendência é que esse processo seja mais certeiro.

Isso é possível por meio das análises de comportamento do consumidor. A consequência é a aceitação do produto no mercado ter um desempenho satisfatório.

Além disso, por meio da integração da comunicação com as áreas de compras, estoque e ponto de venda, conquista-se a eficiência desse fluxo. Dessa forma, sua empresa evita investir e reter produtos por longos períodos no estoque, garantindo o giro.

E quanto aos principais desafios do S&OP?

Você já participou da construção de algum processo de negócio? Se sim, deve ter visto que existem desafios na comunicação, no alinhamento de procedimentos com colaboradores e que reajustes podem ser comuns. No S&OP, isso acontece em uma proporção maior, porém, também há um impacto bastante positivo quando o fluxograma começa a rodar.

Para você se preparar e levar essa metodologia ao seu negócio, seja proativo e conheça os desafios comuns dessa implementação. Nós adiantamos os principais deles a seguir!

Operacionalização das soluções em TI

Para que a metodologia de S&OP seja, de fato, posta em prática, é fundamental que a sua estratégia conte com um recurso tecnológico capaz de promover o conceito de omnichannel. Nesse sentido, um software de gestão centraliza as comunicações enquanto atua como agente responsável por integrar as diversas interfaces envolvidas.

A partir da inteligência artificial, ele cria conexões e segue as regras do negócio para que toda a automação aconteça como planejado. Tais regras são definidas considerando os variados aspectos das áreas de interface.

Por exemplo, suponha que você trabalha em uma empresa cuja área de marketing é corporativa. Após a aprovação de um produto, a equipe precisa atuar para desenvolver as peças e ações conforme o planejamento estratégico, mas este deve seguir uma alçada de aprovação.

Um sistema de gestão consegue aplicar essas regras do negócio e, ao mesmo tempo, gerar relatórios da performance dos operadores responsáveis. Isso promove mais autonomia, reduz os ruídos e traz controle para os processos. Assim, as equipes ficam focadas apenas em executar a ação.

O desafio é encontrar uma solução em TI que atenda às expectativas do negócio e esteja apta para a escalabilidade da empresa. Além de buscar um fornecedor ideal, realizar um processo de cotação permite a homologação do sistema.

Gestão do capital humano

Você já viu alguma postagem em redes sociais com a seguinte frase: “negócios são feitos por pessoas, para pessoas e com pessoas”? Não sabemos sua origem, mas verdade seja dita: ela é real. As empresas contratam pessoas a fim de executar funções, fornecer serviços ou produtos e comprar sua produção.

Muitas vezes, a variável que define o sucesso de uma operação, ou não, é a forma como os tomadores de decisões lidam com as pessoas. É necessário negociar diariamente com diversas interfaces, e cada uma traz uma barreira diferente a ser rompida. Todas têm seu grau de dificuldade e são importantes para o desenvolvimento sustentável da empresa.

No entanto, a gestão do capital humano tem um papel especial nisso tudo. Afinal, são os talentos do negócio que operacionalizam as ferramentas e realizam os contatos com fornecedores e clientes. Nesse caso, seus colaboradores precisam estar alinhados aos processos, portanto, investir em um ciclo de capacitação da equipe é uma ótima saída.

Todas as transformações tendem a gerar resistência nas pessoas. Afinal, nos sentimos mais seguros no ambiente que conhecemos. Para realizar a implementação do planejamento de vendas e operações integrado, é importante investir em ações de gestão de mudança, preparando o seu time para aceitar o novo. Pensando nisso, a transparência é o melhor caminho.

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Como um CRM pode ajudar no S&OP?

Integrar equipes de marketing, vendas, atendimento e demais setores também faz parte da proposta de S&OP. E uma ferramenta de CRM é o recurso ideal para isso, pois é possível acompanhar toda a jornada do seu consumidor por meio dele.

Você pode colocar em prática um plano de vendas e marketing com ações casadas, como a estratégia de ABM. O responsável por fazer a gestão da conta fica ciente do planejamento da equipe de marketing e consegue desenvolver ações específicas, que vão apoiar o time de vendas.

Mas não para nisso: todos os colaboradores usam os dados de uma mesma fonte. Por isso, é possível criar fluxos de trabalho variados e automatizar diversas ações, tornando o dia a dia mais estratégico.

Interessante, não é? Agora, você deve estar se perguntando onde encontrar o CRM ideal para o seu negócio. É aí que entra a HubSpot! Utilizando nossa solução, sua equipe pode acompanhar o pipeline de vendas em tempo real.

Além disso, a sua empresa conta com relatórios, insights e rastreamento de negócios para fazer seu planejamento de vendas e operações alcançar a alta performance. Sem falar em um dashboard muito mais simples de ser usado.

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Originalmente publicado 1/abr/2022 6:31:00, atualizado Outubro 28 2022

Temas:

Vendas e Operações