S&OP: 5 passos para desenvolver seu planejamento de vendas e operações

Escrito por: Luisa Regadas
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5 passos para desenvolver seu planejamento de vendas e operações

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Na sua infância, você já teve a oportunidade de brincar de telefone sem fio? Essa brincadeira nos ensina diversos aspectos da comunicação que podem impactar o resultado da mensagem. Pode parecer estranho, mas ajuda a entender a importância do planejamento de vendas e operações.

 

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Suponha que o nosso telefone sem fio começa com a frase “João trabalha todos os dias e precisa descansar”. Mas, ao passar por todos da brincadeira, ela termina com “João está viajando pelo mar”. Bem diferente, não é?

Os mesmos ruídos de comunicação que alteram a mensagem nessa brincadeira também são sentidos nas relações corporativas. Isso com proporções maiores, o que reflete na performance da empresa.

Para resolver esse entrave, saiba que existe uma metodologia interessante: o planejamento de vendas e operações (S&OP). O foco dele é fazer a integração das rotinas de todos os setores, tornando os processos mais eficientes.

Quer entender como desenvolver essa estratégia? Trazemos todas as respostas neste post! Acompanhe!

O foco do S&OP é realizar a integração entre as áreas do negócio, implementando técnicas para tornar a cadeia produtiva mais eficiente.

O S&OP promove o alinhamento de expectativas entre os departamentos da empresa. Ele é interessante porque traduz, na prática, a estrutura dos negócios como organismos vivos. Assim, cada departamento se torna um órgão com função própria, mas tem impacto direto ou indireto ao funcionamento do todo.

Nessa metodologia, a empresa assume uma postura focada em cultura ágil e lean (enxuta). Por meio de alinhamentos estratégicos trimestrais e análises de resultados, os tomadores de decisões realizam um plano conjunto, com ações integradas, como a definição do ram up de vendas para aumento gradativo da capacidade de vendas do negócio.

Na prática, temos o desenvolvimento da macrogestão (visão do negócio) para o máximo desempenho da empresa.

 

Quais são os critérios para desenvolver o planejamento de vendas e operações?

O S&OP conta com 5 etapas básicas para que possa ser implementada. Entenda sobre cada uma:

  • coleta de dados, para ter KPIs e números que orientem o planejamento de vendas e operações;
  • plano de demanda, desenvolvendo um olhar analítico para tudo o que influencia essa questão;
  • plano de operações, que permite entender a capacidade de produção, distribuição etc.;
  • reunião pré-S&OP, na qual todos os itens anteriores serão analisados;
  • reunião executiva, para revisar todo o planejamento feito até aqui.

Envolver os diversos setores do negócio é um requisito básico desse planejamento. São muitos passos até chegarem à aprovação do comitê executivo, sempre baseado em dados.

Qual a importância do planejamento de vendas e operações?

Agora que você já entendeu o que é um planejamento de venda e operações, chegou a hora de descobrir a importância que isso tem. Para ficar mais fácil, vamos imaginar dois cenários.

Para quem trabalha com vendas internas, externas, no digital ou qualquer outra, a ideia de ter um estoque infinito é maravilhosa. Afinal, isso poderia evitar que uma oportunidade fosse perdida em função da falta de um determinado item.

Em contrapartida, aqueles que são responsáveis pela cadeia de suprimentos ou de operações de produção podem não encarar dessa forma. Um estoque muito grande também se caracteriza por mercadorias paradas, que ficam ocupando espaço e geram custos para serem gerenciadas.

É preciso que exista um equilíbrio entre os objetivos dos dois grupos para que a empresa e seus processos funcionem bem. É aqui que podemos perceber a importância do S&OP (planejamento de vendas e operações).

Ele ajuda a intermediar os objetivos para que todos possam ser atendidos da melhor forma. Vendas precisa ter estoque para os clientes, mas não pode haver excessos porque isso também traria prejuízos para as operações da empresa.

Ao fazer o planejamento de operações e vendas, existe um melhor alinhamento entre as demandas de diferentes setores da organização. A ideia principal é promover a gestão sincronizada para que haja objetivos práticos e reais, de modo que as demandas do cliente sejam atendidas e, ao mesmo tempo, exista uma quantidade ideal de produto serviços ou suprimentos disponíveis.

Exemplo de aplicação

Imagine, por exemplo, a dinâmica da Black Friday. Nessa campanha, existe uma intensificação das estratégias de vendas e um aumento significativo no volume de conversões das empresas. Logo, há necessidade de ter um estoque que consiga atender a essas demandas.

O planejamento de vendas e operações (S&OP) ajuda a equilibrar o financeiro, as compras e a produção às ofertas que o SDR, o time de marketing e de vendas estão entregando para o público consumidor. É preciso que exista o alinhamento das operações de produção, de logística e outros times que estão na linha de frente com o público.

Sem o suporte do planejamento de vendas e operações, haverá uma discrepância no estoque, e aquilo que foi prometido para o cliente não será cumprido — já que as outras áreas da empresa não estavam preparadas para esse aumento de demanda.

Quando acontecem mudanças no mercado, também vemos de forma expressiva a participação de S&OP, o que é fundamental para a empresa adequar seus processos às novas demandas. Assim ela consegue atender a uma tendência ou padrão de consumo e adotar as melhores práticas de venda e produção, evitando perder espaço para a concorrência por não ter se adequado à novidade.

Agora, veja como o S&OP pode fazer parte do dia a dia de sua organização de uma forma mais orgânica!

1. Promova o levantamento de dados

O primeiro passo para qualquer construção de novos processos ou até mesmo para a atualização daqueles já existentes é realizar o levantamento de dados. É fundamental conhecer quais eram os resultados obtidos, as dores mais frequentes na sua execução e os impactos negativos ao negócio. Sem achismos e com exatidão.

É interessante realizar a conversão desse impacto para o valor monetário. Dessa maneira, vai ser possível identificar o ROI real da implementação da estratégia S&OP. Assim, sua empresa garante o controle dos processos. Uma ótima opção são as ferramentas de BI (Business Intelligence).

2. Integre as áreas-chave da empresa

O objetivo dessa metodologia de planejamento de vendas e operações é integrar as interfaces da empresa. Logo, coloque isso em prática. É muito comum esperarmos a aprovação da alta liderança para movimentarmos ações estratégicas, não é verdade?

Aqui, comece a integração por meio de boas práticas de comunicação e relacionamento. Busque conhecer as áreas de interface com o seu processo, a fim de colocar em prática o macrogerenciamento. Além disso, é interessante propor uma revisão dos processos e planejar um cronograma de treinamentos conjuntos entre os colaboradores dos departamentos.

Use esse plano de ação como um piloto para coletar informações práticas, ou seja, de resultado dessa estratégia. Depois, faça um relatório gerencial, apresentando os ganhos obtidos e proponha ao corpo executivo do seu negócio. Isso porque é preciso ver as vantagens em números para que as ideias sejam “compradas” por esses profissionais.

Após a validação, essa integração acontece seguindo todo o escopo proposto pelo S&OP. Então, monte um cronograma de reuniões com os gestores de cada uma das áreas e um calendário de comunicações para troca de informações importantes, porém, mais rotineiras.

É fundamental garantir que o formato e o meio escolhidos sejam os melhores conforme o perfil dos profissionais envolvidos.

3. Invista em ferramentas tecnológicas

É importante destacar a relevância da tecnologia para o sucesso da estratégia S&OP. Contar com um software de gestão e um CRM inteligente, que atenda às necessidades e esteja preparado para a escalabilidade, torna-se fundamental. Mas, além dele, é importante investir em outras ferramentas tecnológicas.

Um exemplo é o uso da telemetria na sua logística. Essa inovação vai deixar o processo ainda mais preciso, potencializando o poder da estratégia de integração do planejamento de vendas e operações. Basicamente, o S&OP é uma metodologia que pensa no macro com atuação local.

4. Melhore continuamente a previsão de vendas

Para que o S&OP atue a favor do alto desempenho da empresa, suas equipes de desenvolvimento de produto, marketing e vendas devem atuar de modo colaborativo, visando melhorar a previsão de vendas de forma contínua. É essencial coletar informações de performance de produtos, aplicar a matriz BCG e definir metas de desempenho.

Por meio da análise preditiva, ou seja, analisando o histórico da empresa e do mercado, essas equipes precisam compartilhar com a plataforma de negócios a previsão de vendas para que cada departamento se prepare.

Um exemplo é a equipe de compras, que deve estar pronta para garantir a quantidade de insumos necessária. Ou a de atendimento, que precisa se preparar para atender mais clientes durante um período, de preferência com conhecimento do histórico dessas pessoas.

A partir da troca de informações, cada uma dessas interfaces consegue se organizar melhor. Por consequência, a experiência do cliente tende a ser mais especial. Isso é importante porque o perfil consumidor das novas gerações valoriza a qualidade da experiência como critério de decisão de compra.

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5. Tenha atenção à gestão de pessoas

De modo que o seu planejamento de vendas e operações seja um sucesso, você deve colocar em prática ações inteligentes para a gestão de pessoas. Sabemos que esse é um processo sensível para muitos negócios, por isso, vamos aprofundar mais o assunto!

Escuta ativa

Na hora de desenvolver o processo de S&OP, você precisa praticar a escuta ativa. Na verdade, podemos dizer que profissionais de alto desempenho são praticantes assíduos dessa técnica. É por meio dela que vai ser possível coletar feedbacks das experiências de quem opera cada etapa.

É importante adotar essa postura para avaliar o cenário anterior, durante a execução do projeto de implementação e após. Logo, é um exercício contínuo e essencial para a otimização de processos de negócios. Garanta que os usuários-chave sejam ouvidos, tanto quem executa os procedimentos quanto o cliente que aguarda a ação.

Gamificação

A gamificação é uma estratégia de gestão de pessoas que proporciona muitas vantagens para o negócio e facilita bastante a vida do líder. Por meio dessa metodologia, é possível atuar em diversas frentes, como o senso de meritocracia, a autogestão, a colaboratividade e, inclusive, a qualidade do clima organizacional.

Certificações

Os treinamentos são essenciais para que a metodologia de planejamento de vendas e operações integrado dê certo. Entretanto, uma das dores mais comuns dos gestores é a baixa adesão dos colaboradores às capacitações ou a aderência sem interesse genuíno.

Visando mudar esse cenário, a dica que podemos dar a você é investir em certificações. As gerações Y e Z valorizam o desenvolvimento de carreira. Ofertando um certificado, portanto, sua empresa deixa claro que as capacitações podem gerar novas oportunidades para esses profissionais. Dessa forma, a tendência é aumentar a taxa de adesão.

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Campanhas de incentivo

Uma dica para criar o plano de vendas é desenvolver campanhas de incentivo. Elas acontecem por meio da metodologia de gamificação e do conceito de meritocracia, além de serem um recurso indispensável para estimular o engajamento dos colaboradores. Essa é uma estratégia que atua de forma direta na conquista de metas desafiadoras.

É importante que a definição de recompensas seja realizada conforme o perfil dos colaboradores. Prêmios não atrativos acabam não proporcionando o efeito que as campanhas de incentivo querem. O ideal é ofertar algo desejado por sua equipe. Uma pesquisa interna pode ajudar nesse objetivo.

Quais são os benefícios desse planejamento?

A estratégia de planejamento de vendas e operações proporciona diversas vantagens para as empresas. As mais fáceis de serem percebidas são:

  • otimização da comunicação;
  • estímulo a um ambiente colaborativo;
  • redução de custos operacionais;
  • melhora na experiência do cliente, por meio da desburocratização de processos.

Ao somar todos esses benefícios, você tem um impacto positivo na performance financeira do negócio. Eles acabam atuando seguindo a ideia do efeito dominó. Por exemplo, no desenvolvimento de produto, com a integração de vendas e o marketing, a tendência é que esse processo seja mais certeiro.

Isso é possível por meio das análises de comportamento do consumidor. A consequência é a aceitação do produto no mercado ter um desempenho satisfatório.

Além disso, por meio da integração da comunicação com as áreas de compras, estoque e ponto de venda, conquista-se a eficiência desse fluxo. Dessa forma, sua empresa evita investir e reter produtos por longos períodos no estoque, garantindo o giro.

Você já deve ter percebido que o planejamento de vendas e operações (S&OP) é fundamental para qualquer empresa. Então, ele não pode ser feito de qualquer jeito, digamos assim. É fundamental que seja bem-estruturado para garantir o bom andamento dos processos do seu negócio.

Isso significa que até mesmo o planejamento de operações e vendas precisa ser planejado. É fundamental adotar as melhores práticas para que ele consiga analisar as demandas reais da sua empresa e possa contribuir para o equilíbrio e a sincronia entre todas as áreas dela.

Seguindo essa linha de raciocínio, você precisa saber que existem alguns mitos que circulam ao redor do S&OP. Essa informação é fundamental para não acabar acreditando em fatos inverídicos, que poderiam atrapalhar o seu planejamento.

Pensando nisso, listamos a seguir os três principais mitos que você vai encontrar sobre planejamento de vendas e operações. Veja só.

1. Planilhas e aplicativos são suficientes

Os argumentos para derrubar esse mito são tão evidentes que parece uma redundância falar sobre eles. Mas é importante reforçar essas informações porque, de fato, ainda existem aqueles que acreditam que é possível utilizar apenas planilhas e aplicativos para fazer um planejamento de vendas e operações.

É verdade que esses recursos têm a sua validade em outros momentos, mas eles não garantem as funcionalidades necessárias para modelar o seu planejamento. Isso acontece porque o S&OP tende a acompanhar mudanças que acontecem de uma forma muito dinâmica.

As planilhas podem comprometer a produtividade da sua empresa e a capacidade de responder a essas mudanças com agilidade. Falta praticidade nesse tipo de ferramenta para que a sua equipe consiga trabalhar com eficiência.

Além disso, elas são algo mais estático e dificultam, por exemplo, executar modelos em cenários hipotéticos, ou então ter uma visão mais detalhada de dados que vão gerar insights importantes para as tomadas de decisão.

2. As empresas não têm tempo para se planejar

Essa é uma justificativa das empresas que ainda não alcançaram a eficiência no planejamento de vendas e operações. A lógica desse argumento é que, se o mercado muda com muita rapidez, então não dá tempo para as organizações se planejarem e se adequarem ao novo.

Esse é um grande mito porque, na verdade, a ideia central do S&OP é justamente possibilitar às empresas conseguirem fazer adequações em diferentes cenários.

O que acontece, na verdade, é que essas organizações não encontram tempo para se planejar porque estão utilizando os caminhos errados para fazer isso.

Falta uma boa estruturação do seu planejamento de vendas e operações, o que inclui, por exemplo, a escolha das ferramentas corretas que serão utilizadas para fazer as análises internas, as de mercado, as projeções de vendas, a definição de processos, e assim por diante.

3. O processo de S&OP em si não evolui

Esse é um mito muito grande no qual você não pode acreditar porque vai comprometer de maneira significativa os resultados do seu negócio. Tudo sempre pode passar por evoluções e ser otimizado para alcançar os melhores resultados. Isso não é diferente com o planejamento de vendas e operações.

Um exemplo muito básico foi aquilo que falamos a respeito dos aplicativos e das planilhas. Podemos melhorar e aumentar a eficiência do processo com a utilização das ferramentas mais adequadas para realizar essa tarefa.

As empresas precisam, sim, adotar uma solução de planejamento para impulsionar os seus processos S&OP. Afinal, isso evita a necessidade de realizar tarefas de maneira manual. Também previne a ocorrência de erros, traz novas possibilidades para fazer os planejamentos, levanta muito mais dados, agrega informações e automatiza processos.

Portanto, o S&OP evolui, e o seu negócio precisa buscar a inovação nesse setor também, uma vez que ele é fundamental para garantir o sucesso de toda a organização.

E quanto aos principais desafios do S&OP?

Você já participou da construção de algum processo de negócio? Se sim, deve ter visto que existem desafios na comunicação e no alinhamento de procedimentos com colaboradores e que reajustes podem ser comuns.

No S&OP, isso acontece em uma proporção maior, porém, também há um impacto bastante positivo quando o fluxograma começa a rodar.

Para você se preparar e levar essa metodologia ao seu negócio, seja proativo e conheça os desafios comuns dessa implementação. Nós adiantamos os principais deles a seguir!

Operacionalização das soluções em TI

Para que a metodologia de S&OP seja, de fato, posta em prática, é fundamental que a sua estratégia conte com um recurso tecnológico capaz de promover o conceito de omnichannel. Nesse sentido, um software de gestão centraliza as comunicações enquanto atua como agente responsável por integrar as diversas interfaces envolvidas.

A partir da inteligência artificial, ele cria conexões e segue as regras do negócio para que toda a automação aconteça como planejado. Tais regras são definidas considerando os variados aspectos das áreas de interface.

Por exemplo, suponha que você trabalha em uma empresa cuja área de marketing é corporativa. Após a aprovação de um produto, a equipe precisa atuar para desenvolver as peças e ações conforme o planejamento estratégico, mas este deve seguir uma alçada de aprovação.

Um sistema de gestão consegue aplicar essas regras do negócio e, ao mesmo tempo, gerar relatórios da performance dos operadores responsáveis. Isso promove mais autonomia, reduz os ruídos e traz controle para os processos. Assim, as equipes ficam focadas apenas em executar a ação.

O desafio é encontrar uma solução em TI que atenda às expectativas do negócio e esteja apta para a escalabilidade da empresa. Além de buscar um fornecedor ideal, realizar um processo de cotação permite a homologação do sistema.

Gestão do capital humano

Você já viu alguma postagem em redes sociais com a seguinte frase: “negócios são feitos por pessoas, para pessoas e com pessoas”? Não sabemos sua origem, mas verdade seja dita: ela é real. As empresas contratam pessoas a fim de executar funções, fornecer serviços ou produtos e comprar sua produção.

Muitas vezes, a variável que define o sucesso de uma operação, ou não, é a forma como os tomadores de decisões lidam com as pessoas. É necessário negociar diariamente com diversas interfaces, e cada uma traz uma barreira diferente a ser rompida. Todas têm seu grau de dificuldade e são importantes para o desenvolvimento sustentável da empresa.

No entanto, a gestão do capital humano tem um papel especial nisso tudo, pois são os talentos do negócio que operacionalizam as ferramentas e realizam os contatos com fornecedores e clientes. Nesse caso, seus colaboradores precisam estar alinhados aos processos, e investir em um ciclo de capacitação da equipe é uma ótima saída.

Todas as transformações tendem a gerar resistência nas pessoas. Afinal, nos sentimos mais seguros no ambiente que conhecemos. Para realizar a implementação do planejamento de vendas e operações integrado, é importante investir em ações de gestão de mudança, preparando o seu time para aceitar o novo. Pensando nisso, a transparência é o melhor caminho.

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Explicamos que o planejamento de venda e operações também evolui, certo? Isso significa que surgem novidades para que você possa otimizar o seu próprio processo, e algumas tendências já estão em evidência para garantir a evolução dessa estratégia.

A seguir, falamos sobre três dessas tendências que você também precisa conhecer para já começar a se programar para implementar.

1. Uso de novas tecnologias

É verdade que as planilhas ainda são muito utilizadas para fazer o planejamento de vendas e operações. Mas, como você também já viu, elas são muito limitadas e não conseguem aproveitar as tecnologias mais modernas. É por isso que o S&OP já está migrando para o uso de novos recursos tecnológicos.

A utilização de softwares de S&OP garante também o aproveitamento de tecnologias, como no caso da Inteligência Artificial. A incorporação dela ao planejamento de vendas e operações é uma forte tendência porque, com a IA, é possível realizar, por exemplo, diferentes testes em cenários dos mais variados.

Logo, não precisamos testar na prática a eficiência de um determinado método, nem tão pouco é necessário implementar uma mudança para conferir seus resultados lá na frente. A Inteligência Artificial faz a análise de tudo isso para que, em poucos minutos, você tenha um resultado que aponte para o melhor direcionamento na hora de fazer o planejamento.

Não é à toa que 85% das empresas afirmam ter como prioridade pretender investir em IA para seus negócios nos próximos anos. Essa tecnologia entrega a resposta e direciona as decisões para que os investimentos aconteçam de uma forma inteligente, evitando prejuízos e garantindo a qualidade e a eficiência.

2. Convergência de dados

Outra grande tendência do planejamento de operações e vendas é a convergência de dados. Ela permite que os planos passem por atualizações com mais frequência, suportando essas mudanças que vão acontecer.

Ou seja, conseguimos trabalhar com os dados de uma forma muito mais eficiente para que o planejamento e a execução sejam realizados de maneira ágil, a fim de acompanhar as demandas que surgem.

É possível melhorar a capacidade da empresa de reagir a essas interrupções que acontecem em sua cadeia de suprimentos. Ela tem uma resposta mais rápida, e isso evita prejuízos.

Ao mesmo tempo, permite gerenciar da melhor forma os riscos para que possam ser adotadas medidas que evitem que eles aconteçam. Ou são tomadas decisões mais inteligentes que redirecionam os processos de maneira mais vantajosa, conforme cada cenário.

3. Sistemas de suporte na cadeira de suprimentos

As análises na cadeia de suprimento são fundamentais para fazer o planejamento de vendas e operações. Uma tendência contribui para aumentar a eficiência nesse sentido, que é a utilização de sistemas de suporte.

Com eles, é possível fazer uma análise de segmento com mais rapidez e muito mais flexibilidade para adequar os planos da cadeia de suprimentos. Assim, a empresa pode, por exemplo, analisar quais são os seus produtos com fontes de suprimento semelhantes, aqueles com recursos compartilhados, os produtos ou famílias de produtos que estão em fase de ciclo de vida semelhantes e assim por diante.

Como avaliar o S&OP?

Uma vez que o processo de planejamento de vendas e operações pode evoluir, ele também precisa passar por avaliações. Ao implementar o S&OP, é necessário verificar a eficiência e também a maturidade dele.

É preciso que exista uma rampa de melhoria desse processo para que a empresa consiga sobrepor obstáculos, manter o engajamento dos times e alcançar resultados cada vez melhores.

Não existe certo ou errado na hora de fazer a avaliação do S&OP. O ideal é adotar modelos quantitativos e qualitativos para que sejam comparados diferentes fatores da própria organização e do mercado, o momento do negócio e também os seus objetivos.

O planejamento de operações e vendas precisa conseguir acompanhar esses objetivos e as expectativas do negócio, sempre permitindo mudanças que possibilitem alcançar tudo isso.

Podemos verificar a eficiência do S&OP analisando os objetivos que ele permitiu alcançar, os resultados, se esse modelo ajuda ou permite identificar variações toleráveis. Também avalie se, com a implementação dele, foi possível reduzir riscos, se ajudou a simplificar as ações, se contribuiu para a aceleração das vendas e ganhos.

Vamos fazer um comparativo do cenário da empresa antes e depois do planejamento de vendas de operações. Será feita uma análise daquilo que foi alcançado nesse período para verificar se o modelo é de fato eficiente, se ajuda a promover melhorias contínuas, se traz agilidade, reduz custos e atende aos objetivos estratégicos do negócio.

Como um CRM pode ajudar no S&OP?

Integrar equipes de marketing, vendas, atendimento e demais setores também faz parte da proposta de S&OP. Uma ferramenta de CRM inteligente é o recurso ideal para isso, pois é possível acompanhar toda a jornada do seu consumidor por meio dele.

Você pode colocar em prática um plano de vendas e marketing com ações casadas, como a estratégia de ABM (Account-Based Marketing). O responsável por fazer a gestão da conta fica ciente do planejamento da equipe de marketing e consegue desenvolver ações específicas, que vão apoiar o time de vendas.

Mas não para nisso: todos os colaboradores usam os dados de uma mesma fonte. Por isso, é possível criar fluxos de trabalho variados e automatizar diversas ações, tornando o dia a dia mais estratégico.

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