Você já reparou que todos os dias temos um planejamento pessoal? Definimos que horas acordar, o trajeto que precisamos fazer, o horário de almoçar e assim por diante. Tudo isso com foco em cumprir nossos compromissos e aproveitar melhor o tempo. É por essa razão que, quando se trata do setor de vendas da empresa, é necessário pensar em Sales Ops.

Esse time ajuda o setor de vendas a se planejar da melhor forma para alcançar as metas. Fica nos bastidores trazendo dados importantes e oferecendo suporte para que sejam tomadas as melhores decisões, aumentando as chances de conversão.

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Por essa pequena explicação você já pôde perceber que o Sales Ops pode trazer diversos benefícios para o seu negócio, certo? Então, confira este artigo, porque ele traz detalhes sobre a importância dessas operações, como aplicar suas métricas, ferramentas e muito mais!

Esse time de profissionais não trabalha de forma direta com os clientes. Está nos bastidores, trazendo dados e informações que ajudarão a equipe de vendas em suas negociações, para aproveitar da melhor forma as oportunidades.

Não é difícil entender. Vamos pensar em um exército. Ele é composto pelos soldados que vão para a linha de frente e por aqueles que permanecem no quartel-general e outras unidades, distantes do campo de batalha.

Todos esses personagens devem realizar cada qual suas funções, mas dependem uns dos outros para atingir uma meta. Aqueles que estão no quartel-general fazem parte da inteligência, a turma da estratégia, transmitindo para o batalhão aquilo que precisa ser feito.

Esse time operacional tem à sua disposição equipamentos, podem utilizar computadores e satélites, mantém contato fácil com outras equipes. Assim, pode transmitir informações precisas para a linha de frente, evitando que caiam em emboscadas e facilitando encontrar, por exemplo, a melhor rota de fuga ou ataque.

É exatamente isso que a equipe de Sales Ops faz. Unindo a experiência de profissionais, ferramentas e dados concretos, é capaz de transmitir para o time de vendas quais são as melhores estratégias e caminhos, a fim de conquistar os leads qualificados e concretizar negociações.

Aplicar o Sales Ops é fundamental para rotina de vendas, tendo em vista que é muito mais fácil perder do que conquistar um cliente. Considerando o exemplo do exército, se o batalhão tiver as coordenadas para onde deve seguir, não há necessidade de mergulhar mata adentro, contando com a experiência apenas (e talvez a sorte!).

Com o suporte da operação de vendas, os seus vendedores não precisarão apelar somente para lábia ou carisma. Terão um planejamento a seu favor, bastando aplicar as melhores técnicas com base nos dados e informações colhidas pelo Sales Ops.

Mantendo o foco na questão das vendas, a atuação de Sales Ops torna os processos mais eficientes, simplificados e rápidos. Com isso, o setor não só tem uma produtividade melhor, como suas ações e decisões são precisas.

Veja a seguir os benefícios alcançados por vendas e vendedores com o Sales Ops.

Concentração estratégica da informação

Uma das ações que precisam ser adotadas para implementar o Sales Ops é a melhor captação das informações. Isso porque o time necessita de dados para mostrar ao setor de vendas quais são as melhores práticas com base na demanda do negócio.

Sendo assim, temos uma concentração estratégica da informação, reunindo toda ela em um só espaço. Isso facilita os registros, a geração de relatórios, análises e comparações, compartilhamentos e outras ações.

Não é necessário analisar individualmente os resultados. Todos os processos relacionados com vendas ficaram em um só espaço ou sistema. Os líderes e gestores têm um material rico que permite conhecer a dinâmica dos processos.

Otimização do tempo do vendedor

Lembra que falamos sobre caminhar na mata sem ter um rumo certo? Se o batalhão não tiver coordenadas, ele perderá um bom tempo até atingir o seu alvo. Os seus vendedores precisarão fazer esse mesmo esforço caso não tenham o suporte de dados e informações.

O Sales Ops ajuda a otimizar o tempo, porque o time saberá exatamente o que fazer. Não é necessário testar técnicas e abordagens, mudando as estratégias de forma constante para ver aquilo que trouxe ou não resultado.

As métricas e KPI’s não mentem e trazem um retorno importante para saber quais são os aspectos fracos e fortes do negócio. Assim, as correções são feitas com precisão, e o time de vendas tem uma visão detalhada daquilo que precisa ser melhorado ou explorado.

Processos melhor estruturados

Implementando a operação de vendas, os processos da empresa também se tornam melhor estruturados. Afinal, com base em dados reais, é possível traçar um roteiro e definir de que maneira as negociações devem ser conduzidas para efetuar negociações.

Também acompanhamos como esses processos estão acontecendo. Como sempre ocorrem mudanças e variações, ficar atento ao padrão de comportamento do consumidor e aos indicadores do Sales Ops ajuda a entender essa dinâmica.

Com isso, são feitas adequações de acordo com a demanda de cada momento. Não há necessidade de testar constantemente para descobrir se talvez dará certo, e só depois estruturar o processo para atender a situação.

Por que estruturar Sales Ops no seu negócio?

Mostramos os principais benefícios que Sales Ops proporciona especificamente para o setor de vendas, certo? Mas quando se trata da empresa de modo geral, quais são as vantagens da estruturação dessas operações?

Elas impactam todo o negócio –– afinal, é por meio das vendas que tem sua lucratividade e consegue sobreviver ao mercado. A seguir, falamos com mais detalhes sobre alguns impactos positivos.

Previsibilidade de fluxo de caixa

Um dos focos do Sales Ops é permitir a empresa projetar vendas. Isso acontece porque, como dito, o planejamento é feito com base em dados reais, de acordo com as estratégias e recursos que estão sendo adotados no momento.

Assim, é possível fazer uma análise dos resultados periodicamente, acompanhando cada pequena oscilação. Mas isso não é realizado às cegas, porque além de conferir o efeito é possível visualizar aquilo o que o casou.

O time de Sales Ops pode entender a dinâmica dos processos de venda, da relação com os clientes e o seu comportamento. Então, identifica aspectos que precisam ser melhorados ou retrabalhados.

É por isso que a empresa consegue prever o seu fluxo de caixa, já que monitora constantemente os resultados e identifica pequenas variações para aplicar as melhores estratégias, que vão suprir aquela demanda e manter os ganhos do negócio.

Escalabilidade dos negócios

O crescimento escalável é mais um dos grandes objetivos do Sales Ops. Aliás, ele traz uma vantagem muito grande, porque permite aumentar a quantidade de vendas sem que seja preciso fazer outros investimentos.

Nem sempre o problema das vendas está no número de profissionais. Mas algumas empresas contratam vendedores com a expectativa de conseguir aumentar a receita, e acabam gerando um efeito contrário, tendo mais gastos.

Como o Sales Ops permite ter uma visão completa da dinâmica do negócio, entender como o processo de vendas está acontecendo e aquilo que traz melhores resultados, é possível fazer adequações para alcançar os mesmos objetivos sem contratar mais pessoas.

Isso será feito somente no momento apropriado, mantendo o crescimento escalável. São feitos novos investimentos quando eles trarão retornos verdadeiros, e essa escalabilidade acontece na empresa como um todo.

Você viu que temos uma previsibilidade de caixa, portanto, os gestores podem direcionar o crescimento do negócio, aumentar a presença de mercado, ampliando a área de atuação. Têm uma visão concreta do que será necessário para atender um público maior.

Melhor aproveitamento de oportunidades

É fato que, planejando as operações de vendas, a empresa aproveita mais as oportunidades individuais, cativando cliente a cliente. Porém, explicamos que ela também pode alcançar um crescimento escalável, o que acontece, por exemplo, explorando novas possibilidades.

O Sales Ops permite identificar possíveis brechas no mercado, áreas que podem ser exploradas, regiões que não são atendidas como deveriam. Desse modo, a sua empresa pode ganhar novos territórios, aproveitando as oportunidades que surgem para expandir.

Como aplicar Sales Ops?

Tudo isso parece um universo ideal para sua empresa aumentar as vendas e direcionar da melhor forma as ações desse setor, não é verdade? Mas e quando se trata da prática? De que maneira o Sales Ops pode ser aplicado e como fazer com que ele alcance toda essa eficiência e, de fato, traga bons resultados?

São questionamentos justos, e que nós vamos responder neste tópico do artigo. Veja como planejar essas operações atendendo as demandas do seu negócio.

Monte um bom time de Sales Ops

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que o Sales Ops é composto por um time de profissionais. Então, é necessário reunir especialistas competentes e que estejam alinhados com a sua empresa.

Para negócios com um porte maior, é preciso diversos colaboradores que vão executar tarefas que se complementam. Eles vão:

  • acompanhar dados;
  • gerar relatórios e fazer a análise deles;
  • desenvolver os processos de venda ou melhorá-los;
  • monitorar o alinhamento das ações da equipe;
  • acompanhar o alinhamento do Sales Ops ao planejamento da empresa;
  • gerenciar toda essa equipe.

É muito importante que os profissionais tenham conhecimento técnico, mas não só isso. Também precisam ser pessoas criativas, sempre em busca de aprendizado. Afinal, o Sales Ops envolve adequações constantes, acompanhar tendências e implementar novas estratégias, a fim de manter a competitividade.

Essa equipe também precisa estar ciente dos valores, missões, metas e objetivos do seu negócio. Considere que o planejamento que eles fizeram vai impactar a atuação de vendas e como elas se relaciona com os clientes. Daí a importância da harmonia perfeita.

Estabeleça os processos do funil de vendas

Imagine que uma companhia de teatro decida fazer uma apresentação, mas sem seguir um script, fazendo tudo no improviso. É fato que a peça não terá a mesma qualidade e, em cada nova apresentação, ela será diferente. No setor de vendas isso não é bom.

Estabeleça de que maneira vão acontecer os processos do seu funil de vendas para criar um padrão. Isso ajuda os vendedores a trabalhar de modo mais eficiente, pois saberão o que deve ser feito e em qual momento. Traz confiança e define a abordagem ideal, com melhores chances de conquistar o cliente.

Adote práticas comuns

Acredite, as práticas básicas são fundamentais para o Sales Ops. Elas orientam o time tornando as operações mais precisas e eficientes. Portanto, continua sendo essencial:

  • estabelecer os objetivos do negócio;
  • definir personas;
  • criar o passo a passo das operações;
  • estabelecer as melhores estratégias;
  • definir os KPI’s ideais.

Trabalhe com metas consistentes

Procure manter os pés no chão: lembre que o Sales Ops não fará mágicas. Ele vai ajudar a ter uma visão concreta e real do seu negócio, mostrando quais são as melhores estratégias para aumentar o volume de vendas e atingir um crescimento escalável.

Isso vai acontecer de forma gradativa, e é importante que seja assim para que a sua empresa consiga ter estrutura para atender diferentes demandas. Então, na hora de estabelecer suas metas, preze por aquelas que sejam consistentes e estejam de acordo com a realidade do seu negócio.

Automatize os processos

É importante entender que, quando se fala em automatização, isso não significa adotar o máximo de ferramentas possível. O ideal é escolher aquelas que vão tornar os processos mais simples sem acrescentar etapas desnecessárias.

A automatização visa justamente a eliminar as etapas que dificultam o relacionamento com o cliente ou prejudicam a produtividade do time. Prefira, então, recursos e ferramentas que tragam ganho de tempo, agilidade, simplicidade e confiabilidade.

Qual é a diferença entre Sales Ops e Business Ops x Marketing Ops?

Pelas informações que deixamos até aqui, foi possível entender o que é o Sales Ops, certo? Em resumo, é constituído por uma equipe de profissionais que utilizam ferramentas para coletar dados e informações sobre os processos de vendas de uma empresa e fazer a análise deles.

O objetivo é entender aspectos falhos, identificar oportunidades e definir quais são as melhores ações e estratégias para a equipe de vendas, a fim de ter mais produtividade e realizar boas negociações.

Sendo assim, o Sales Ops é diferente do Business Ops e do Marketing Ops. Explicamos melhor a seguir a definição desses dois últimos.

Business Ops

Todo negócio, seja ele físico ou digital, depende de alguns processos para funcionar. Envolve a maneira como ele produz, mantém contato com o seu público e disponibiliza seus produtos ou serviços. São as operações básicas para se manter atuante.

No Business Ops, o foco é buscar formas de aumentar a produtividade e a eficiência para que os processos sejam cumpridos mais rápido e com menos custos. Envolve todos os setores ou departamentos, a relação entre eles e a busca por um sincronismo maior, aproveitando ao máximo o tempo e evitando erros.

Marketing Ops

Mesmo o departamento de marketing, que costuma apresentar estratégias, precisa de operações prévias, e é nisso que consiste o Marketing Ops. Para que esse setor possa funcionar, ele também necessita de recursos e infraestrutura.

No Marketing Ops são definidos:

  • passos que serão dados;
  • como os processos vão acontecer;
  • tecnologias necessárias;
  • profissionais envolvidos;
  • recursos a serem aplicados, entre outros detalhes que permitem o setor operar.

Perceba que, nos três casos, Sales Ops, Business Ops e Marketing Ops, temos uma equipe dando suporte prévio para outra, oferecendo a ela as ferramentas de que vai precisar para desempenhar o seu trabalho. Assim, contribuem para que as metas sejam alcançadas de um modo mais rápido e simples.

Quais as métricas de Sales Ops acompanhar?

Existem muitas métricas que podem ser acompanhadas pelo Sales Ops. São elas que ajudam a determinar os KPI’s para conhecer e analisar de forma aprofundada as características do setor de vendas e estabelecer as ações para alcançar resultados cada vez melhores.

O ideal é que essas métricas sejam estabelecidas de acordo com as necessidades do seu negócio, para fazer um planejamento personalizado. No entanto, existem algumas que são importantes para todas as empresas, independentemente do seu ramo de atuação.

A seguir, apresentamos exemplos de métricas importantes para acompanhar depois de estruturar o Sales Ops do seu negócio, e que ajudarão a colher dados fundamentais.

Custo de Aquisição de Clientes (CAC)

Com essa métrica, descobrimos quanto custa financeiramente para a empresa adquirir um novo cliente. É um cálculo básico que considera todos os custos envolvidos nessa captação e o ticket gerado pelas compras que ele realizou.

Potencial de vendas do CRM

O sistema CRM (Customer Relationship Management) reúne um conjunto de estratégias de relacionamento com o cliente para conhecê-lo, entender as suas necessidades e apresentar boas soluções. Por isso, está diretamente ligado ao Sales Ops, mas precisa atrair as pessoas certas: aquelas que tenham alto potencial para fechar negociações.

Tempo de resposta

O setor de marketing vai atrair o público e direcioná-lo pelo funil até que chegue ao perfil de um cliente em potencial e seja encaminhado para vendas. Nessa transição, é importante verificar o tempo de resposta da equipe de vendas, porque ela deve atender com rapidez para não perder o trabalho realizado anteriormente.

Taxa de fechamento

A taxa de fechamento de vendas é uma métrica importante, porque mostra se os leads captados são realmente qualificados. Também indica se sua equipe pode estar com problemas para fechar negócios, o que se relaciona com abordagem, discurso, tempo de resposta, entre outros.

Duração do ciclo de vendas

Um ciclo de vendas muito longo implica maiores investimentos para fechar uma negociação, o que aumenta o custo da aquisição de clientes. Essa métrica ajuda a conhecer a duração média do primeiro contato até a compra, e a identificar o que pode causar morosidade nesse processo.

Life Time Value (LTV)

O ideal é que o cliente não vá embora depois da primeira compra, mas continue adquirindo produtos e serviços e tenha uma vida útil mais longa. Isso é importante, porque você não terá uma grande rotatividade de consumidores e seu investimento na aquisição deles será menor.

Que ferramentas ajudam no Sales Ops?

As ferramentas que vão contribuir com o Sales Ops são aquelas que permitem colher dados e analisar a eficácia dos métodos atuais. Também as que possibilitam conhecer um pouco mais sobre o comportamento do seu público e trazem informações sobre os números alcançados pelo setor de vendas do seu negócio.

Uma excelente alternativa é o sistema CRM, ferramenta que ajuda a gerenciar o relacionamento com o cliente. Ela reúne em um só lugar os dados referentes a eles: por exemplo, seus contatos, os negócios já fechados, o processo de comunicação, visitas e reuniões, além dos vendedores envolvidos.

Todas as informações necessárias estão contidas ali, mas não é só isso. Também apresenta indicadores de desempenho, permite gerar relatórios, compartilhar informações, visualizar o funil de vendas, entre muitos recursos.

Esses e outros benefícios do CRM estão no fato de ser uma ferramenta completa para gerenciar tudo que esteja relacionado com cada um dos seus clientes. Assim, traz relatórios completos sobre o desempenho da equipe em um determinado período, números importantes para serem avaliados pelo time de Sales Ops.

No caso das empresas com maior presença de mercado, trabalhar com representantes de vendas e CRM torna os processos e controle muito mais fáceis. O sistema é um só. Todas as informações ficarão dispostas nele, sem depender dos vendedores coletarem e enviarem dados por conta própria.

Estruturar as operações de vendas da sua empresa tendo o suporte de ferramentas como o CRM é muito importante para que os processos sejam ainda mais confiáveis. Mas não se esqueça de que tudo isso precisa estar adequado para a realidade dela, com foco nas metas que pretende alcançar.

O Sales Ops é uma estratégia essencial para entender melhor o comportamento do seu público e oferecer recursos para a equipe de vendas trabalhar, facilitando as negociações. Consequentemente, o seu negócio terá mais sucesso, retornos positivos e presença de mercado.

Descubra como podemos ajudar você a estruturar o Sales Ops da sua empresa. Entre em contato conosco e confira as soluções a sua disposição.

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Originalmente publicado 20/nov/2020 12:27:22, atualizado Novembro 20 2020