Como melhorar a gestão do seu pipeline de vendas

Você já ouviu dizer que um bom plano de ação de vendas envolve práticas que vão desde a atração de leads até o pós-venda? Pois é! Diante disso, a gestão do pipeline de vendas é fundamental e impacta diretamente as conversões.

Assim, é essencial reconhecer as oportunidades de melhorias e, claro, os seus principais desafios. Na prática, a medida abrange do alinhamento das ações à persona ao ajuste dos times de marketing e de Inside Sales, passando pela adequação e pela gestão do pipeline de vendas.

Além disso, em se tratando de Inbound Marketing, o caminho do prospect deve estar bastante claro. Afinal, a sua equipe precisa conseguir entregar materiais que estejam de acordo com a jornada do cliente, concorda?!

Do contrário — se não houver tal detalhamento —, o time comercial tende a ficar "perdido", sem conhecimento acerca de quais leads estão prontos para o contato. Por esse motivo, nós, da HubSpot, preparamos este post com o intuito de elencar algumas dicas que podem (e certamente vão) otimizar o seu pipeline, aprimorando o seu plano de ação de vendas.

E aí? Quer descobrir como gerar mais (e reais) oportunidades para o seu negócio? Continue a leitura!

Esses dados são, então, agrupados de acordo com a etapa de negociação em que as pessoas estão e podem ser utilizados pelos vendedores para identificar quais ações devem ser adotadas em cada momento. Em linhas gerais, por meio do pipeline, você consegue descobrir:

• a ocasião ideal para entrar em contato com um lead;
• o assunto do material que deve ser compartilhado;
• as próximas etapas que devem ser seguidas após o envio da proposta.

Com o uso dessa ferramenta, torna-se viável ter um controle maior dos seus processos comerciais. Além disso, é possível fazer um acompanhamento mais efetivo de todas as negociações realizadas na sua empresa, bem como a projeção dos resultados.

Qual é a diferença entre o pipeline de vendas e o funil de vendas?

É bem comum que muitas pessoas considerem esses dois termos como sinônimos. No entanto, é imperativo destacar que as expressões não têm o mesmo significado, viu?!

Na verdade, os conceitos são bem diferentes. Vamos descobrir o que cada um realmente quer dizer?!

Pipeline de vendas

A gente já explicou, mas vale reforçar: o pipeline de vendas se refere à gestão — em tempo real — dos negócios em andamento. Em outras palavras, trata-se de uma representação mais dinâmica e prática das oportunidades de fechar negócios, na qual cada lead é visualizado como uma "peça em movimento", desde a identificação inicial até, de fato, o fechamento.

Esse tipo de recurso fornece uma visão mais detalhada e específica do estado atual de cada negociação. Algumas das informações abrangidas incluem: as datas esperadas de fechamento, o valor estimado, as probabilidades de sucesso, entre outras.

Funil de vendas

O funil de vendas, por sua vez, é uma representação visual do processo de vendas, que é dividido em várias etapas — desde a prospecção inicial até o fechamento da transação. Mais estático, ele tem a função de otimizar o planejamento, mas não permite a sua visualização em tempo real.

Cada etapa representa uma fase específica do ciclo de vendas. Então, os leads (potenciais clientes) avançam à medida que passam por cada um dos seus estágios. Basicamente, o funil de vendas destaca a diminuição gradual do número de leads conforme eles "atravessam" as etapas, de modo semelhante a um funil de cozinha (sim, aquele mesmo ao qual já estamos habituados!).

1. Aumento da produtividade

O pipeline estrutura e automatiza as atividades, permitindo, então, que a sua equipe se concentre nas tarefas mais estratégicas. Por exemplo: ao saber exatamente qual é o caminho percorrido na jornada pelos clientes, o seu time passa a ter mais liberdade para se dedicar a outras atribuições (como a comunicação com o público-alvo da marca).

Já ouviu dizer que "o tempo é ouro"? Pois é! Nesse caso, não é diferente, viu?!

2. Melhoria na previsibilidade das vendas

O pipeline também facilita o acompanhamento do progresso das oportunidades, fornecendo insights para previsões de receitas mais precisas. Com um caminho devidamente traçado, torna-se mais fácil concentrar toda a atenção no monitoramento e conseguir, assim, uma melhor compreensão do que está funcionando e do que precisa ser alterado.

3. Padronização e otimização de processos

Ter um padrão estratégico nas ações corporativas garante que todo o time "falará a mesma língua", conseguindo se comunicar melhor e realizando as tarefas em menos tempo. Além disso, ao conhecer a jornada do cliente de maneira mais consistente, tendo mais previsibilidade, torna-se possível delegar tarefas com maior eficiência, já que toda a equipe dominará bem os processos internos.

4. Melhoria da tomada de decisões

Dados são supervaliosos hoje em dia, concorda?! Inclusive, eles ajudam (e muito!) na melhoria da tomada de decisões.

Afinal, asseguram que as estratégias sejam definidas a partir de detalhes concretos — e não de "achismos". Ora, um pipeline devidamente estruturado fornece dados para decisões informadas acerca das táticas de vendas, da realocação de recursos e de melhorias contínuas, por exemplo.

5. Alcance de uma visão mais ampla das oportunidades

Uma visão mais ampla se torna viável quando há a possibilidade de haver um acompanhamento do progresso de cada negociação por meio do monitoramento de estágios específicos, como a prospecção, a qualificação de leads, a apresentação de propostas e o fechamento de negócios. Assim, é possível identificar padrões em algumas etapas.

6. Redução do tempo de ciclo de vendas

Ao analisar o processo de vendas em diferentes estágios, a equipe pode identificar obstáculos e gargalos que tendem a atrasar a conversão de leads em clientes. Por exemplo: se houver uma demora significativa em uma determinada etapa do pipeline, a ocorrência pode indicar a necessidade de uma otimização nesse ponto específico.

Contudo, para aproveitar todas essas vantagens, a sua estratégia deve ser perfeitamente estruturada, combinado?! Ou seja, é imperativo seguir todas as etapas necessárias para garantir a sua máxima eficiência.

Outra boa pedida envolve escolher um modelo de pipeline de vendas que dialogue com as suas necessidades e com as características da empresa em questão. No entanto, não para por aí, viu?!

É superimportante conhecer também as personas do seu negócio e investir em uma estratégia de SEO para atrair potenciais clientes e garantir a abordagem mais adequada. Além disso, não se esqueça de fazer uma pesquisa de palavras-chave para utilizar as mais convenientes para a sua ação digital.

1. Contato

Essa primeira etapa — de prospecção e contato — é fundamental. Contudo, o estágio precisa estar baseado em uma estratégia adequadamente definida e não em contatos "frios", por meio de "cold calls" ou "cold e-mails", por exemplo.

Pelo contrário: nessa fase, o vendedor deve conhecer o seu público-alvo e saber qual abordagem deve ser utilizada. Além disso, é superimportante definir a melhor estratégia para os leads gerados a partir do tráfego orgânico do seu negócio, combinado?!

2. Qualificação

Já nessa etapa, você deve qualificar os seus leads. Para isso, é imperativo investir em muita conversa e na interação, já que o intuito é identificar as suas dores e outras características relevantes para a sua empresa.

Também vale a pena pesquisar no Google para descobrir quais são as melhores estratégias que podem ser utilizadas no seu negócio. Quando se trata de potencializar os resultados, vale a pena recorrer a alternativas diversas!

3. Envio da proposta

Após a qualificação dos leads, você pode seguir para a etapa de envio da proposta. Nesse momento, é necessário criar uma proposta personalizada e fazer uma demonstração do seu produto e/ou serviço, apresentando todos os diferenciais da sua solução.

Além disso, é durante essa fase que você deve garantir que aquilo que oferece realmente resolve todas as dores dos seus leads. E mais: aproveite para esclarecer todas as dúvidas que eles possam ter em relação ao que a sua marca comercializa, ok?!

4. Follow-up

Na etapa do follow-up do pipeline de vendas, os vendedores da sua empresa devem marcar uma reunião com o lead para esclarecer qualquer dúvida que ele ainda possa ter em relação ao seu produto e/ou serviço.

O ideal é que esse contato seja feito pessoalmente, por telefone ou por meio de uma videoconferência. Entretanto, se tais alternativas não forem viáveis, você pode fazer o follow-up por e-mail.

5. Negociação

Essa etapa exige uma grande habilidade do seu time de vendas. Nesse momento, é superimportante usar argumentos interessantes para convencer o lead de que a sua solução é a mais adequada do mercado.

Para isso, é válido apresentar os diferenciais do seu produto e/ou serviço. Outra boa pedida envolve destacar os principais benefícios que o lead terá ao optar pelo seu negócio em detrimento da concorrência.

6. Fechamento

Essa última etapa do pipeline de vendas é aquela em que o cliente diz "sim" ou "não" para o seu produto e/ou serviço. Então, caso a resposta seja positiva, você deverá iniciar os processos internos para cumprir com as entregas nos prazos estabelecidos.

Contudo, caso o lead decida por não fechar o negócio com a sua empresa, não deixe de utilizar todas as informações dessas interações para encontrar alguns insights importantes para o seu negócio, combinado? Dessa forma, será possível identificar pontos de melhoria e/ou que devem ser evitados futuramente.

Pronto! Agora que você já conhece todas as etapas de um bom pipeline de vendas, é imprescindível saber como otimizá-lo para alcançar resultados cada vez melhores no seu negócio. Vamos descobrir juntos a seguir!

1. Qualifique os contatos

O ciclo de vendas é um processo contínuo. Dessa forma, a qualificação dos contatos agrega perfis de compra similares, o que ajuda no momento de gerir as campanhas e de direcioná-las para o público certo.

A melhor maneira de fazê-lo, inclusive, é com um bom software CRM (Gestão de Relacionamento com os Clientes), por meio do qual é possível separar os leads que estão em cada etapa do pipeline. Com essa prática, você perceberá quem são os contatos que têm mais probabilidade de fechar a compra e quais ainda precisam ser nutridos.

Basicamente, a qualificação de leads é primordial em um plano de ação de vendas para você não se precipitar e arruinar as chances de fechar um bom negócio ou, em outras situações, deixar passar tempo demais até entrar em contato. Saber o momento de agir vai ajudá-lo a garantir que os contatos avançarão no pipeline de vendas.

2. Foque a qualidade, não a quantidade

Uma boa quantidade de leads nem sempre significa que a sua estratégia está a todo vapor, viu?! Afinal, muitas dessas oportunidades ficarão pelo caminho. E qual é a moral da história? Simples! Ter o topo do funil cheio não quer dizer que todos que estão ali se tornarão clientes da sua marca.

Por isso, não se "envaideça" com esses números, combinado? Pensar que a sua taxa de conversão será alta apenas por ter muitos leads nessa parte do funil de vendas é uma ilusão.

O mais importante é focar a qualidade desses contatos. Nem sempre quem entra no pipeline tem a real intenção de seguir até o final. Ter um limite de entrada de leads que têm potencial para se tornarem clientes é o ideal.

Assim, a sua equipe trabalhará mais focada na conversão. Além disso, saber reconhecer essas chances faz com que o trabalho executado não seja em vão.

3. Defina os gatilhos para o avanço de funil

Já investiu em SEO, e a entrada de leads no pipeline de vendas está boa? Ótimo! Mas como seguir agora? Como fazer esses contatos avançarem para as próximas etapas?

Bem, saiba que os gatilhos que você utiliza podem potencializar ou enfraquecer as suas ações, viu?! Além disso, a segmentação por meio de "lead scoring" é uma ótima pedida para saber quando efetivamente agir.

Com ferramentas de automação de marketing, você identificará a hora certa para enviar e-mails, quais conteúdos devem ser submetidos e a maneira como a abordagem precisa ser realizada, por exemplo. Uma ajuda e tanto, não?!

4. Determine o tempo de vida de cada lead

Se você não determinar um tempo de vida para cada lead ou, em outras palavras, a “validade” desses contatos, o seu negócio poderá perder recursos investindo em algo que tende a não trazer o retorno esperado. Manter os leads fluindo no pipeline é fundamental para que surjam novas oportunidades de vendas on-line, mas isso não é uma regra, ok?!

Diante disso, como aplicar esse cuidado no seu plano de ação de vendas? Simples!

Verifique o histórico das vendas para descobrir qual é o tempo médio que os leads levam para passar do início ao fim do pipeline. Mesmo que alguns dos contatos pareçam oportunidades promissoras de conversão, às vezes, é preciso abandoná-los — sim, mesmo com aquela dor no coração!

Entretanto, vá com calma: você não precisa abandonar completamente o lead! Você poderá tentar entrar em contato novamente após certo período, pois talvez ele esteja mais preparado. O recomendável é esperar cerca de seis meses para retomar esse contato, tudo bem?!

5. Analise as perdas

Nem sempre as suas ações terão resultados que farão os seus olhos brilharem, mas está tudo bem, de verdade! Quando um contato não tem mais interesse e não avança para o próximo estágio, ele é considerado um "lead morto". Contudo, é recomendável analisar essas perdas e procurar reconhecer o que deu errado para, assim, fazer as melhorias necessárias.

Dessa forma, faça um acompanhamento dos processos e confira os fatores envolvidos, como o tempo de negociação, a quantidade de leads perdidos e em quais estágios eles estavam, entre outras informações também relevantes. Entender os motivos dessas perdas te ajudará a traçar novas estratégias que podem ser mais efetivas.

6. Alinhe o processo com a equipe

Se o seu time não estiver caminhando no mesmo ritmo, é bem provável que os resultados não estejam tão animadores. É por isso que alinhar as equipes de marketing e de vendas é tão importante.

O trabalho conjunto fará com que os leads sejam qualificados e segmentados de acordo com os seus estágios de funil. Nesse contexto, são diversos os detalhes que precisam ser analisados para que o time de vendas dê um passo adiante de forma segura.

A gestão do pipeline depende do plano de ação de vendas, pois é necessário haver uma meta de prospects, leads e conversões. Nesse sentido, a união da equipe tem um papel crucial na otimização da estratégia, viu?!

7. Tenha um bom tempo de resposta

Imagine o seguinte cenário: o seu time perde um lead altamente promissor por não haver um tempo de resposta ágil. Nada agradável, né?! Pois é! A gente sabe!

Inclusive, o estudo "The Short Life of Online Sales Leads", da Harvard Business Review, apontou que, quando o contato com o lead acontece em até uma hora após haver uma solicitação, as chances de qualificação aumentam em quase sete vezes. Portanto, a agilidade em respondê-lo pode ser determinante para fechar um negócio (ou não).

Aliás, quando se fala em estratégias digitais, é imperativo ter em mente que o senso de urgência é muito maior. Por isso, quando um potencial cliente precisar de algo, a sua equipe deve estar pronta para atendê-lo, combinado?!

1. Identifique os gargalos

Antes de eliminar um gargalo, é essencial identificá-lo corretamente. Portanto, analise o processo para entender em quais pontos ocorrem atrasos e/ou acúmulos. Em seguida, use ferramentas, como mapas de fluxo de valor, para visualizar o processo e destacar as áreas problemáticas.

2. Priorize o mais complicado

Uma maneira eficaz de eliminar os gargalos envolve priorizar a resolução dos entraves mais complicados. Quando você reconhece os pontos críticos e que têm um impacto significativo no processo geral de vendas, pode concentrar os seus esforços nos setores e nos procedimentos nos quais eles são mais necessários.

3. Invista em automação

E não para por aí: considere a automação de tarefas repetitivas e demoradas para aumentar a eficiência do processo. A medida tende a liberar recursos que poderão ser direcionados a atividades mais estratégicas. Ou seja, só há ganhos!

4. Capacite a sua equipe

Investindo na capacitação dos membros da equipe, a empresa proporciona uma base sólida para enfrentar os desafios e implementar práticas inovadoras. Inclusive, a abordagem não apenas melhora a competência individual, mas também fortalece a colaboração e a coesão do time.

1. Pipeline inflado

Um pipeline "lotado" de ofertas que não têm chance real de fechamento pode levar a uma má gestão do tempo e até a previsões imprecisas. Então, é essencial que você mantenha o foco em oportunidades reais, combinado?!

2. Falta de acompanhamento

Não acompanhar regularmente as oportunidades no pipeline pode resultar na perda de prazos e de oportunidades de fechamento de negócios. Além disso, a mesma falta de acompanhamento tende a levar à redução dos níveis de engajamento dos clientes.

3. Ausência de personalização

Abordagens genéricas e não personalizadas podem afastar os clientes em potencial. Diante disso, é altamente recomendável customizar as interações para atender às necessidades específicas de cada consumidor, viu?!

4. Lentidão na hora de atualizar o pipeline

Não atualizar o pipeline à medida que as circunstâncias mudam pode levá-lo a previsões imprecisas. Portanto, seja tão ágil quanto possível e ajuste o pipeline conforme necessário para refletir as oscilações do mercado, bem como as mudanças que impactam o seu produto e/ou as suas estratégias de vendas, ok?!

Quais indicadores de pipeline de vendas acompanhar?

O monitoramento de indicadores de pipeline de vendas é fundamental para entender o desempenho comercial, para identificar áreas de melhoria e, claro, para fazer previsões inteligentes, personalizadas e que dialoguem de verdade com o seu público-alvo. Para tanto, algumas métricas que não devem ser negligenciadas incluem:

• a taxa de conversão de etapas — que ajuda a identificar "onde" os leads são perdidos ou convertidos;
• o tempo médio de conversão — que mensura o tempo médio que leva para um lead percorrer todo o pipeline de vendas;
• a taxa de ganho — que determina a porcentagem de oportunidades no pipeline que são convertidas em vendas;
• a taxa de perda — que, ao contrário da anterior, analisa a porcentagem de oportunidades que não obtiveram o fechamento;
• o ROI — que avalia o retorno sobre o investimento, levando em conta os esforços voltados à geração de leads e às vendas;
• a taxa de abandono do funil — que indica a porcentagem de leads que abandonam o funil em diferentes etapas.

Na verdade, há vários tipos de indicadores além dos listados, mas o ideal é que você sempre busque entender as necessidades da sua empresa e as particularidades do seu público-alvo. A partir disso, será possível identificar as melhores métricas para acompanhar os resultados e, claro, para mensurá-los. 

A propósito, não se esqueça de que o seu negócio é único, combinado? Ou seja, não há uma “receita de bolo” universal para todas as empresas. Por isso é tão necessário personalizar os processos de acordo com as características do seu empreendimento e do seu nicho de atuação.

Inclusive, aproveitando o gancho, se você quiser descobrir como monitorar e melhorar a performance de vendas na sua organização, baixe o e-book da HubSpot sobre o tema!

Como o pipeline deve ser trabalhado em relação à jornada de compra?

A jornada de compra dos clientes pode ser diversificada, já que são definidas pelos próprios leads. Desse modo, trabalhar o pipeline de vendas junto à jornada — e utilizando um guia de SEO — aumenta exponencialmente as oportunidades de vendas, sabia?!

O gerenciamento da estratégia inclui:

• atualizar cada lead;
• organizar os contatos;
• considerar as necessidades em cada estágio.

Como fazer uma gestão de pipeline de vendas realmente eficiente?

Uma gestão verdadeiramente eficiente de um pipeline de vendas depende de vários fatores. Abaixo, veja algumas dicas que podem ser úteis nessa empreitada:

• certifique-se de que só leads qualificados entrarão no pipeline e, para tanto, faça um bom mapeamento do público-alvo, pensando em estratégias personalizadas para atingi-lo;
• estabeleça um bom processo de vendas e repasse essa programação para toda a sua equipe, com treinamentos constantes;
• acompanhe regularmente as oportunidades no pipeline de vendas para identificar eventuais gargalos;
• faça um bom uso dos indicadores;
• utilize ferramentas de CRM e de automação para melhorar a eficiência do pipeline de vendas.

Por que contar com o software de gerenciamento de pipeline de vendas da HubSpot?

A gestão das etapas do pipeline pode ser bem menos complexa com o uso de softwares de gerenciamento de pipeline de vendas, sabia?! E a HubSpot tem a ferramenta ideal para isso: o Pipeline Management.

Com a adoção da solução, o acompanhamento de atividades cruciais, o cumprimento de metas e o monitoramento das tendências mensais nunca foram tão fáceis. Inclusive, o software da HubSpot permite que você assuma o controle do seu pipeline de vendas, economizando um tempo valioso para se dedicar aos leads e às táticas mais importantes.

Confira alguns dos diferenciais do Pipeline Management:

• adaptação do seu pipeline às necessidades dos clientes para maximizar a eficácia;
• monitoramento de atividades, metas e tendências mensais para uma gestão mais estratégica;
• ganho de tempo ao organizar todas as fases do ciclo de vendas em um único lugar;
• possibilidade de adicionar, editar e excluir estágios facilmente, atribuindo tarefas para otimizar o progresso;
• redução de tarefas manuais ao adicionar e atualizar as informações automaticamente;
• identificação de gargalos, realização de correções e direcionamento do foco para os negócios mais lucrativos.

Na realidade, mais do que uma ferramenta, o Pipeline Management da HubSpot é uma solução que impulsiona o fechamento de negócios e a excelência na gestão de vendas!

Como vimos, entender o pipeline de vendas e traçar uma estratégia eficiente para otimizar a sua gestão é essencial para as empresas. Ao reconhecerem a importância de monitorar, ajustar e aprimorar continuamente o processo de vendas, as organizações podem ter mais oportunidades, reduzir obstáculos e alcançar resultados mais consistentes.

E aí? O post foi útil? Você já domina a relevância de um pipeline de vendas e sabe como otimizá-lo na sua empresa para aproveitar todas as suas vantagens? Então, que tal começar agora mesmo? Conheça o software de gerenciamento de pipeline da HubSpot, e otimize os seus processos internos como nunca antes!