Produtividade: um manual super completo sobre como ser produtivo

Escrito por: Rodrigo Souto
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Você inicia o seu expediente, dá uma olhada na agenda e vê todas as demandas a serem conciliadas em um período relativamente curto. O dia está cheio. Aí, você logo nota que precisará de uma "energia extra" para dar conta de tudo e conseguir maximizar a produtividade. Já bateu um desânimo só de pensar? Pois é! A gente entende!

É hora de começar a focar as suas atribuições — e você sabe. Antes, porém, resolve checar se há novas mensagens na caixa de entrada do e-mail. Que mal há? Inclusive, pintou um cupom de desconto de uma loja que você adora, então, por que não dar uma olhada no site? É rapidinho!

 

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    Em seguida, surge uma notificação no seu celular: o seu amigo enviou pelo WhatsApp o link do Instagram da nova empresa dele. Como não prestigiar, né?!

    É só seguir e dar aquela forcinha com uns comentários legais e algumas curtidas. Aliás, já que você logou na rede social, não custa nada verificar os últimos posts e os Stories da galera que você segue, não é mesmo?

    Bem, agora, sim, o trabalho começa! Mas espera! Olha o relógio do notebook! Já se passaram 40 minutos. Bate um pequeno desespero — com um sentimento de culpa — que acompanha as suas primeiras horas de produção e, é claro, atrapalha a sua concentração. Bem, lá se vai a sua produtividade também!

    A propósito, qualquer semelhança entre a narrativa fictícia e a sua vida cotidiana não é mera coincidência, viu? Na verdade, é um sinal de que este manual de produtividade da HubSpot foi feito para você! Então, continue a leitura e — entre outros tópicos — descubra:

    • o que é produtividade;
    • qual é a importância da produtividade no trabalho;
    • quais são os pilares da produtividade;
    • como ser produtivo no trabalho;
    • como incentivar a produtividade das equipes;
    • como mensurar a produtividade;
    • quais são as melhores técnicas para aumentar a produtividade;
    • como melhorar a produtividade nas vendas;
    • o que é a matriz Eisenhower e como a ferramenta pode ajudá-lo a gerenciar o seu tempo com mais qualidade;
    • o que é o Agile Marketing e por que adotar a metodologia na empresa.

    Vamos lá? É chegada a hora de aprender dicas que realmente vão fazer a diferença na sua rotina!

     

    Contudo, antes de continuarmos, precisamos explicar também o que é produção. A ideia está diretamente ligada a um número bruto; uma medida de resultado. Quer um exemplo?! “Escrever 2.000 palavras” ou “criar cinco landing pages” é produzir. 

    O parâmetro — elemento necessário para definir a produtividade — é uma comparação. Diante disso, só podemos afirmar que a nossa produtividade de hoje foi “boa” ou “ruim”, digamos assim, se tivermos como compará-la com algo. Boas pedidas são o dia ou o mês anterior e/ou a produtividade dos colegas.

    Já a variável quantitativa dá aquela forcinha, como o próprio nome indica, para quantificar. Em geral, nesse contexto, usamos o tempo.

    Você concorda que o resultado muda quando falamos que as 2.000 palavras foram escritas em quatro horas e que a mesma extensão de texto já foi produzida em oito horas? É isso!

    A capacidade de ser produtivo tem muito (mesmo!) a ver com o fato de desempenhar as atividades com menos recursos, especialmente o tempo. Entretanto, nem sempre se trata de uma produção em massa.

    Na prática, a concepção também está relacionada com o gerenciamento inteligente do que você tem em mãos. O objetivo é tornar os seus resultados cada vez melhores.

    Use esse diagrama de fluxo de processos para entender  melhor as atividades da sua empresa

    Qual é a importância da produtividade no trabalho?

    Acredite: não é por acaso que tantas pessoas têm a produtividade no trabalho como um grande objetivo. Executar mais tarefas em menos tempo é um sinal de eficiência — embora a qualidade do processo também seja um fator altamente relevante.

    Usualmente, o profissional mais produtivo tem melhores entregas, otimiza os recursos e os custos, ajuda a bater as metas e potencializa os resultados de qualquer negócio. Dá para imaginar, então, o enorme potencial da junção de talentos produtivos na formação de uma equipe, não?! E claro: há que se levar em conta a criação de um ambiente de trabalho inspirador.

    Individual ou coletivamente, a produtividade é, sim, um fator superimportante e tende a ser uma peça-chave para o crescimento de uma empresa ou mesmo para a ascensão da carreira de alguém. Ou seja, ficar atento ao que influencia a capacidade produtiva pode ser um dos segredos do sucesso!

    Ao otimizar esses quatro elementos, é possível aumentar o seu nível de produtividade no trabalho, maximizando os resultados individuais e também os provenientes da equipe. Vamos entender mais a fundo nos tópicos elencados abaixo?

    1. Tempo

    Saber gerenciar bem o seu tempo tende a garantir que as suas tarefas sejam desempenhadas dentro do prazo estabelecido, fazendo da procrastinação um problema pouco recorrente. Portanto, não tenha dúvidas de que uma boa gestão de tempo é, sim, uma incrível grande aliada!

    2. Energia

    A energia tem muito a ver com a disposição para executar as atividades. No dia a dia, torna-se viável perceber que ela está diretamente ligada a boas noites de sono e a uma organização bem-feita dos afazeres, por exemplo — de acordo com os períodos de tempo nos quais você consegue se dedicar melhor a cada um deles, viu?!

    Aliás, você já notou como algumas pessoas rendem mais acordando bem cedo, e outras preferem virar a madrugada? Pois é! Por isso, é tão essencial buscar esse autoconhecimento e, claro, a manutenção de uma rotina equilibrada.

    3. Concentração

    Você já ouviu dizer que a concentração é o pilar que garante o foco necessário para ser verdadeiramente produtivo? Afinal, se você não estiver concentrado naquilo que precisa fazer, não adianta ter energia e dispor de tempo, concorda?!

    Ao deixar de ler uma informação relevante e/ou de seguir alguma regra fundamental, por exemplo, tornam-se altas as chances de passar uma tarde toda fazendo algo que não era realmente o solicitado. Frustrante, né?!

    4. Conhecimento

    Agora, para completar, o conhecimento é a "ferramenta" que viabiliza a prática de verdade. Ora, a busca contínua pelo aprendizado é essencial porque, ao longo da trajetória, encontramos desafios que exigem cada vez mais de nós mesmos.

    Ao mesmo tempo — em paralelo —, vamos criando uma bagagem que nos torna mais produtivos. Aí vai um exemplo para facilitar a compreensão: um estudante de Engenharia, naturalmente, atinge uma eficiência muito maior quando se trata de fazer cálculos do que uma criança que está aprendendo os princípios da Matemática, concorda?! Pois é exatamente disso que estamos falando!

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    Como calcular a produtividade?

    Aproveitando o gancho do tópico acima, quando o assunto envolve os níveis de produtividade no trabalho, como vimos rapidamente, o resultado está muito ligado à relação que se estabelece entre a produção e o que utilizamos — em termos de insumos, por exemplo — para alcançá-la. Entretanto, é imperativo adaptar a fórmula ao segmento de atuação empresarial.

    De maneira geral, porém, o cálculo de produtividade no trabalho se desenvolve deste modo:

    produtividade no trabalho = produção/número de horas de trabalho

    E quanto à produtividade coletiva?

    Quem é gestor ou, pelo menos, exerce uma função parecida, geralmente, precisa coordenar as entregas de uma equipe e, então, cuidar da produtividade do time. Além disso, no trabalho, o nosso rendimento, muitas vezes, depende da produção dos outros também, concorda?!

    Afinal, não vivemos em uma bolha — isso é fato. Sendo assim, é imperativo recorrer a estratégias que o farão se sair bem no que diz respeito ao coletivo.

    Entenda a importância da produtividade nas empresas

    A ideia de produtividade nas empresas segue a mesma lógica da produtividade individual. A diferença é que a medida envolve a soma de toda uma equipe. Ora, a relevância de ter uma boa produtividade dentro de um negócio é que esse resultado tem uma relação direta com o lucro e com a rentabilidade.

    Além disso, a produtividade costuma estar ligada à motivação e à energia do quadro de pessoal do seu empreendimento. Portanto, quando ambos os fatores estão muito abaixo do esperado, o sinal é claro: algo não vai bem.

    Manter uma alta produção dentro da sua companhia também dá mais notoriedade a um profissional. De maneira geral, quem consegue fazer boas entregas tem mais chances de se destacar e de passar uma imagem positiva, de comprometimento e de responsabilidade, gerando oportunidades de crescimento e/ou de promoções.

    1. Delegue tarefas

    A primeira dica é mais voltada para quem gerencia equipes. Normalmente, uma das maiores lições — quando estudamos a arte da liderança — é a necessidade de delegar. O problema é que, embora a atividade pareça simples na teoria, na execução, algumas pessoas têm dificuldade de concretizá-la, viu?!

    O ideal é ter em mente as vantagens da delegação. Uma delas, por exemplo, é dispor de mais tempo para se dedicar a outras questões, que nem sempre podem ser executadas por outras pessoas. A propósito, quando delegamos, também criamos uma equipe confiável e qualificada, capaz de nos ajudar a concluir as obrigações dentro do prazo determinado.

    E aí? Quer realmente fazer dar certo?

    Então, divida as tarefas de acordo com a capacidade e com as habilidades de cada membro do seu time. Descentralizar pequenas decisões, deixando as pessoas livres para algumas escolhas — sem a necessidade de nos consultar o tempo todo —, contribui ainda mais para a rapidez nas entregas.

    2. Saiba quando se mostrar disponível

    Dependendo do tipo de ambiente organizacional, a nossa mesa se torna muito acessível para que, a todo momento, alguém solicite informações e/ou peça apoio. Sim, é claro que é superimportante estarmos disponíveis para auxiliar quem precisa — isso é indiscutível. No entanto, a sua produtividade também depende dos seus níveis de concentração.

    Nesse sentido, vale a pena estabelecer alguns limites. Que tal combinar com os talentos o melhor momento para sanar eventuais dúvidas? O propósito é evitar a interrupção do seu raciocínio e das suas tarefas várias vezes ao dia.

    Inclusive, para quem vai trabalhar de casa, uma solução excelente para não ser acionado no chat o tempo todo é definir alguns horários disponíveis na sua agenda. A partir dessa iniciativa, as pessoas podem marcar videochamadas mais sucintas.

    3. Tenha uma comunicação clara 

    nossa comunicação influencia — e muito — a produtividade de todos. Afinal, se a equipe não entende a mensagem transmitida, a tarefa não sairá conforme as expectativas.

    Além disso, a falta de clareza e de objetividade pode gerar refações. Por esse motivo, é uma boa pedida apostar em uma linguagem simples e, ao delegar atividades, é fundamental ter certeza de que todo o pessoal compreendeu as informações.

    4. Simplifique o processo

    Você já se pegou refletindo se aquela longa e desgastante reunião poderia ter sido resumida a um e-mail ou, então, a uma rápida gravação de um vídeo explicativo?! Às vezes, o fato de já termos participado de muitas reuniões no passado cria uma mentalidade de que qualquer informação precisa ser passada dessa forma.

    No entanto, dependendo da situação — principalmente quando a equipe é grande —, algumas pessoas levam as discussões a temas que não têm a mesma urgência e/ou relevância para o momento. Ou seja, o foco e o tempo são perdidos.

    Portanto, questione-se: será que essa mensagem pode ser transmitida de uma forma mais rápida? O assunto a ser tratado, de fato, é importante a ponto de demandar um encontro? O futuro do escritório e do trabalho, de modo geral, é a simplificação do dia a dia, sobretudo dos processos, o que também é sinal de uma gestão de tempo inteligente!

    1. Dê suporte e treinamento

    Algumas vezes, o problema por trás de níveis baixos de produtividade está na falta de qualificação para a tarefa. Então, no intuito de evitar o cenário, é válido dar abertura para que as pessoas se sintam à vontade para relatar as suas dificuldades.

    Aliás, oferecer treinamentos, indicar cursos de capacitação, sugerir uma orientação de carreira e facilitar o desenvolvimento de algumas habilidades pode fazer a diferença. O mesmo vale quando se trata de conhecer a fundo as soft skills e as hard skills de cada membro da sua equipe.

    2. Crie pequenas metas

    Quem trabalha em agências sabe que, muitas vezes, os projetos de marketing são grandes e envolvem diversos detalhes. Olhar para o todo — ou seja, para o projeto completo — tendo em mente apenas a data de entrega pode não ser muito estratégico.

    Na realidade, o recomendável é dividi-lo em partes menores. Crie pequenas metas diárias, pois a medida facilita a execução e a motivação. Para tornar o processo ainda menos complexo, você pode utilizar o método de metas SMART.

    3. Reconheça o desempenho

    Falando em motivação, outro fator imprescindível para elevar o engajamento da equipe é o reconhecimento. Identificar entregas habilidosas e elogiar bons trabalhos dá aquele incentivo que faz a diferença, viu?! Diante disso, a tendência é de que as pessoas continuem se dedicando à criação de produções de qualidade e otimizadas.

    Inclusive, uma boa dica é formar uma cultura de feedbacks, com uma gestão transparente. A partir disso, os talentos da sua empresa saberão quais são as expectativas da gestão e ficarão mais abertos à indicação dos seus pontos de melhoria e à menção das aptidões nas quais eles devem investir.

    4. Incentive o aperfeiçoamento contínuo

    No gerenciamento de projetos e de equipes, também vale incentivar o crescimento profissional. Quando as pessoas acreditam que são capazes de se desenvolver e de entregar trabalhos cada vez melhores, elas têm a iniciativa de cuidar da própria produtividade com a intenção de alcançar as conquistas merecidas.

    1. Rotatividade

    A troca constante de pessoas em um time, normalmente, afeta a sua produtividade. A taxa de rotatividade também é chamada de turnover e pode envolver motivações distintas — que precisam ser analisadas para que os efeitos não sejam prejudiciais, viu?! Além disso, uma boa taxa de retenção de talentos tende a se relacionar com uma equipe produtiva, motivada e satisfeita.

    2. Qualidade

    A qualidade das entregas também importa muito. Atender a um alto número de clientes, por exemplo, sem que eles tenham os seus problemas resolvidos ou fiquem realmente satisfeitos não é nada produtivo.

    Aliás, um dos indicadores de qualidade mais famosos no mundo corporativo é o NPS (Net Promoter Score). Basicamente, trata-se de uma metodologia de pesquisa de satisfação para medir o grau de fidelidade dos consumidores.

    3. Capacidade

    A capacidade produtiva é outro foco quando se trata de medir a produtividade. Essa é uma perspectiva que se alinha a uma empresa como um todo, englobando os seus setores e cada colaborador.

    Um profissional de uma fábrica, por exemplo, pode apresentar uma produtividade superior a outro em termos de produção por tempo. Por outro lado, o time de marketing ou de vendas pode ser avaliado em razão dos contatos gerados no período de um mês. É fundamental considerar o contexto, combinado?!

    4. Lucratividade

    Não dá para ignorar a importância da parte financeira — mesmo em uma situação na qual haver lucro não é a grande prioridade do momento. Um dos indicadores mais conhecidos nesse sentido é o ROI (Retorno sobre o Investimento), que permite avaliar quanto se tem de lucro por cada real investido.

    Afinal, nenhum negócio se mantém se não lucrar, né?! Já em se tratando de mensurar a produtividade, uma boa pedida é procurar indicadores que façam mais sentido para o seu tipo de empreendimento.

    É claro que, em uma indústria, por exemplo, o ideal é acompanhar de perto o tempo e os insumos gastos na produção de um único produto. No entanto, em uma agência de publicidade ou em uma Instituição de Ensino (IE), os fatores são outros, embora a produtividade seja sempre um elemento relevante. Novamente, o contexto é crucial!

    1. Identifique como anda a sua procrastinação

    Basicamente, procrastinar é o ato de adiar tarefas — mesmo quando sabemos que as demandas precisam ser realizadas e entregues. Usualmente, a sensação que temos é de que somos "sugados por uma força quase paranormal" que nos impede de executá-las a qualquer custo.

    Afinal, por um lado, temos a boa intenção, né? Por outro, porém, dizemos a nós mesmos que daremos conta de fazer tudo que for necessário depois. O perigo está aí!

    O cenário não é raro. O nosso cérebro, naturalmente, gosta do prazer. Ora, se o órgão entende que algo será muito custoso e/ou que será tedioso e difícil, ele "prefere" nos enganar, levando-nos a escolher tarefas mais divertidas. Parece complexo?!

    Bem, o que acontece é que a parte do cérebro viciada em dopamina — um dos principais neurotransmissores associados ao bem-estar e à motivação — é diferente daquela que faz escolhas mais racionais, baseadas em avaliações mais profundas e consistentes sobre todas as consequências. Percebeu a cilada?

    2. Entenda um pouco mais sobre você

    Um dos principais hábitos de pessoas bem-sucedidas é apostar na busca do autoconhecimento. A atitude, entre outras vantagens, ajuda a entender os motivos pelos quais nós adiamos as tarefas. Entre inúmeras razões, podemos procrastinar porque:

    • não nos sentimos capacitados para realizar uma atividade específica;
    • estamos diante de um determinado projeto que não nos satisfaz;
    • o trabalho (ou a nossa função), como um todo, já não faz mais sentido para nós;
    • estamos enfrentando problemas emocionais na vida pessoal;
    • só conseguimos começar algo quando somos pressionados por alguém ou pelo tempo, que vai se encurtando.

    Descobrir o motivo da procrastinação nos auxilia a atuar na raiz do problema. É essencial arrancá-la se quisermos colher bons frutos, concorda?!

    3. Não dependa só do seu humor

    O gerenciamento das emoções é superimportante, sobretudo no âmbito profissional, sabia?! Às vezes — nem sempre tão raramente —, caímos na tentação de achar que precisamos estar de bom humor para executar uma atividade.

    No entanto, ficar "à mercê" do nosso ânimo ou da nossa motivação é uma armadilha que tende a impedir que as demandas sejam concluídas. A ideia, então, é mentalizar que as tarefas cotidianas precisam ser finalizadas, ainda que a sua disposição e/ou o seu humor não estejam no auge.

    Acredite: esse exercício não é fácil — a gente sabe disso. Contudo, só ter consciência do desafio a ser "driblado" já é um grande passo.

    4. Inclua imprevistos nos planos

    Até podemos nos comprometer a não procrastinar. Mas, ainda assim, imprevistos acontecem e fazem os nossos objetivos irem por água abaixo.

    Para evitar frustrações nesse sentido, vale a pena considerar situações inesperadas no planejamento. A medida envolve, em primeiro lugar, não estabelecer prazos tão apertados.

    Em segundo, antecipar algumas adversidades e pensar em possíveis estratégias para contorná-las. O método “se, então” é um ótimo aliado. Explicamos a seguir:

    • "se alguém pedir uma reunião em cima da hora, então, agirei assim";
    • "se uma pessoa demorar para me passar determinada parte do projeto, então, adiantarei aquilo".

    5. Não superestime o seu "eu do futuro"

    Você sabia que existe algo em comum nos procrastinadores de plantão? Superestimar o "eu do futuro". Pois é!

    Comumente, eles acham que, em outra hora, conseguirão concluir uma atividade pendente com mais excelência do que o fariam agora. O grande problema é que, na realidade, o mau hábito tende a gerar um estresse desnecessário, além de colocar em risco a qualidade da entrega.

    Quer mudar essa mentalidade? Bem, é possível superá-la ao fazer um exercício de imaginação, que inclui:

    • visualizar-se na data limite;
    • perguntar a si mesmo quais são os seus sentimentos;
    • pensar em quais são as consequências de atrasar a entrega;
    • avaliar se algum imprevisto não atrapalhará as suas entregas posteriormente;
    • refletir sobre quais atividades você deixará de fazer para dar conta da tarefa que você procrastinou.

    Como aumentar a produtividade em vendas?

    A eficiência nas vendas é sinônimo do emprego de menos esforços para garantir bons resultados. Um time produtivo tem técnicas e estratégias para conquistar clientes — sem que a ação demande necessariamente mais investimentos de tempo e/ou de dinheiro.

    Falamos acima da importância da capacitação e do treinamento para que as pessoas conquistem um bom desempenho, lembra? Mas, além disso, é necessário ressaltar que a tecnologia é uma grande aliada da performance em vendas ao automatizar os processos, o que normalmente é resolvido com um CRM Inteligente eficiente, como o da HubSpot.

    A solução, de maneira geral, ajuda a otimizar o tempo e permite que os vendedores direcionem as suas energias, visando a entender cada cliente e a oferecer produtos/serviços voltados para as suas necessidades. Por isso, contar com boas ferramentas de vendas facilita todo o processo comercial, desde a captação até o fechamento e o estágio pós-venda.

    A propósito, como não poderia deixar de ser, é preciso que exista um monitoramento constante das métricas relacionadas às vendas, como:

    • a taxa de conversão;
    • o faturamento;
    • o ticket médio;
    • o custo de aquisição por cliente etc.

    Na prática, a partir dessa análise segmentada, torna-se possível reconhecer e acompanhar os maiores desafios a serem vencidos. A dificuldade na conquista de leads, os problemas que envolvem custos e outros entraves são excelentes exemplos.

    E não para por aí: outro ponto favorável à produtividade em vendas é a clareza da comunicação nos canais escolhidos. Afinal, quando o produto e/ou o serviço vendido é adequadamente comunicado para o público-alvo da sua empresa, o processo de venda tende a se desdobrar de forma mais ágil e sem demandar um grande volume de outros recursos, certo?!

    Nesse caso, estamos falando de determinadas iniciativas, como a manutenção de um site explicativo, a elaboração de landing pages segmentadas e a constância de publicações nas redes sociais. Acredite: tudo faz diferença!

    Inclusive, falando em produtividade e nas boas práticas para elevar a geração de leads, que tal visitar o blog da HubSpot e conferir outros conteúdos incríveis que já temos publicados por lá?! Fique de olho e leve o seu negócio a outro patamar!

    Que tal esquecer o perfeccionismo?

    Buscar entregar um bom trabalho, com uma alta qualidade, é importante, claro. Afinal, os projetos precisam, no mínimo, estar dentro das expectativas dos clientes, concorda?!

    No entanto, o excesso de perfeccionismo, por vezes, tende a atrapalhar o nosso rendimento. Geralmente, quando estabelecemos o objetivo de sempre fazer "entregas perfeitas", dedicamos mais tempo do que o necessário às atividades. E o resultado? A nossa produtividade passa a ser insuficiente.

    Naturalmente, o alerta não significa que devemos entregar as demandas "de qualquer jeito". Não! O recomendável, na verdade, é avaliar até que ponto a mania de cobrar perfeição tem a ver com a nossa insegurança, com a nossa autoestima e até com o medo de rejeição.

    Quer fugir dessa furada? Tente encontrar um equilíbrio entre qualidade e produtividade, aceitando que erros podem, sim, fazer parte do caminho.

    1. Crie um cronograma de atividades

    Um cronograma, com as nossas obrigações, ajuda a visualizar quais serão as entregas do dia, da semana e do mês. Além disso, o recurso facilita a nossa organização mental, fazendo com que percebamos que não existe "tempo livre" para procrastinarmos. Afinal, se isso acontecer, outras tarefas serão prejudicadas. 

    A regra vale, inclusive, para aqueles pequenos problemas pontuais que surgem de repente, mas que, no fundo, não são tão urgentes. Em casos assim, o melhor a se fazer é anotar na agenda um dia e um horário para resolvê-los. Aliás, até mesmo aquelas pausas durante o expediente para olhar o Instagram ou dar uma relaxada podem ser programadas para que você não acabe se perdendo.

    2. Estabeleça marcos do projeto

    As tarefas precisam de um cronograma, com metas e prazos, para que sejam cumpridas. Fragmentar os desafios e as entregas facilita a execução, sabia?!

    Criar marcos do projeto — ou milestones — auxilia na checagem dos objetivos, viabilizando que você verifique se eles vêm sendo alcançados dentro do tempo proposto. Ou seja, trata-se de uma forma de chegar de maneira estratégica aos resultados, mas sem precisar lidar com aquela vontade irresistível de procrastinar.

    3. Aprenda a dizer "não"

    Você sabe qual é o problema de dizer “sim” para tudo que os outros pedem? É o fato de que, ao fazê-lo, falamos “não” para nós mesmos.

    Ainda que a nossa intenção de ajudar — ou de pegar "só mais um projeto" de marketing — seja positiva, no fim, a tendência é de que fiquemos sobrecarregados com tantos afazeres. Inclusive, dizer “sim” para tudo ainda esconde um problema que merece atenção por trás: normalmente, o hábito está ligado à necessidade de ser sempre aceito e de fugir do sentimento de culpa de desagradar o outro lado.

    Diante disso, é legal (e necessário) refletir e entender que falar “não” nos momentos adequados é o que ajudará a manter a produtividade e o foco no que diz respeito aos seus próprios objetivos. Em suma, definir os nossos propósitos profissionais e pessoais nos auxilia a compreender o caminho certo, além de trazer mais segurança na hora de negar um pedido.

    4. Use técnicas e ferramentas de organização

    Já falamos brevemente dela, mas vale a pena reforçar: que tal aproveitar o que a tecnologia tem a oferecer? Existem várias técnicas e ferramentas voltadas a torná-lo mais produtivo, incluindo soluções baseadas em Inteligência Artificial (IA), que vão facilitar o seu dia a dia.

    A técnica Pomodoro é um exemplo simples, mas que auxilia na gestão do tempo e na atenção. Para a aplicação do método, dividimos, por blocos, os minutos que serão dedicados às atividades e os períodos de descanso.

    A técnica original sugere intervalos de 25 minutos de foco, com uma pequena pausa de cinco minutos de descanso entre cada intervalo de foco. Passados, então, quatro períodos de 25 minutos, o ideal é que haja um intervalo de descanso maior, de 10 minutos. Em regra, fica assim:

    • 25’;
    • 5’;
    • 25’;
    • 5’;
    • 25’;
    • 5’;
    • 25’.
    • 10’.

    A lógica é não sobrecarregar o cérebro, dando um tempinho para que ele descanse e "recarregue" as energias. Uma boa pedida, aliás, envolve ajustar esses tempos de foco e de pausa conforme a sua necessidade individual.

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    Ou seja, se você achar melhor, pode estabelecer 45 minutos para a concentração. Já para o descanso, você pode reservar seis minutos.

    E não para por aí: outra famosa ferramenta para a produtividade é o aplicativo Trello. O app cria fluxos de processos, no estilo Kanban, com cards que podem ser editados.

    A solução ajuda na gestão e na visualização da evolução das atividades. A propósito, a aplicação pode ser útil se utilizada junto ao cronograma.

    5. Saiba priorizar

    A matriz GUT é conhecida também como "matriz de prioridades", ajudando-nos a identificar as tarefas que precisam ser — como o nome sugere — priorizadas. 

    Nesse sistema, classificamos cada atividade ou problema de acordo com os seguintes critérios: gravidade, urgência e tendência. Além disso, damos a eles uma nota de 1 a 5 e, ao final, multiplicamos a pontuação.

    A gravidade se refere ao impacto que determinada atividade terá. A urgência define em que prazo algo precisa ser solucionado. A tendência, por fim, avalia a probabilidade de o problema piorar com o tempo.

    As notas dadas a cada critério se referem ao nível crescente de intensidade. Por exemplo: dar nota "1" para a gravidade significa que se trata de algo não tão grave assim. A nota "5", por sua vez, define que a questão é muito grave.

    De igual modo, a nota "1" para a urgência mostra que aquela demanda pode esperar, enquanto a nota "5" aponta que o problema necessita de uma atuação imediata. Já a nota "1" para a tendência indica um entrave que não mudará com o tempo, diferentemente da nota "5", que sugere que o problema piorará rapidamente.

    Um exemplo prático é o seguinte:

    Problema A:

    • G: 3;
    • U: 4;
    • T: 5.

    Resultado: 3 × 4 × 5 = 60.

    Problema B:

    • G: 2;
    • U: 1;
    • T: 5.

    Resultado: 2 × 1 × 5 = 10.

    De acordo com os resultados acima, o problema "A" deve ser priorizado.

    6. Organize a mesa

    Os detalhes, como a desorganização da mesa, também podem ser os responsáveis pela perda de tempo. Acredite: organizar a mesa de trabalho pode dar aquela preguiça nos primeiros instantes, mas faz, sim, toda a diferença na concentração e na velocidade das suas entregas.

    Inicialmente, precisamos dar preferência a deixar em cima dela o mínimo possível de objetos. Reduzir o volume de canetas, relatórios, pastas e decorações evita distrações e a perda de alguns itens.

    Além disso, é bom anotar informações importantes em um único lugar. A iniciativa evita que você passe longos períodos procurando um dado, por exemplo, em muitos papéis até conseguir encontrar aquilo que está buscando.

    No mesmo contexto, objetos pessoais, como chaves, celular e carteira, ocupam um grande espaço. Portanto, são itens que podem ir para a gaveta, concorda?

    7. Mude de tarefa

    Você se senta em frente ao computador para executar uma tarefa, promete para si mesmo que focará a demanda o dia inteiro, mas, eventualmente, chega um momento em que a mente parece travar. Não surgem mais ideias, e a criatividade parece bloqueada. A situação parece familiar? Pois é!

    Algumas pessoas sentem mais dificuldade em destinar a atenção para uma mesma demanda ou para um mesmo tema durante várias horas seguidas, o que compromete o objetivo de maximizar a sua produtividade. Para elas, a alternância de atividades, que obriga a mudar o foco, parece "renovar o pensamento", fazendo com que a concentração volte com todo o gás.

    Contudo, o objetivo não é focar várias atividades ao mesmo tempo, viu?! Redigir vários e-mails do trabalho, enquanto termina a revisão de três infográficos, ainda agendando uma reunião em simultâneo não é positivo.

    Na verdade, o hábito cansa o cérebro. Diante disso, o resultado tende a ser uma estafa mental no fim do dia. Lembre-se de que a ideia é dar atenção a uma única tarefa a cada momento.

    8. Descanse um pouco

    Sim, pode parecer até uma ideia absurda para alguns, mas sabia que dar um descanso para a mente faz toda a diferença? A iniciativa ajuda a otimizar os processos cerebrais, deixando os neurônios mais receptivos para as informações.

    No fundo, estresse e criatividade têm uma relação tênue. Um pouco de adrenalina nos deixa mais alerta, o que pode, sim, melhorar a concentração. A questão é que a maioria de nós costuma exagerar no esforço, então, o efeito é caótico.

    Ter um estilo de vida mais saudável, com atividades físicas, descanso diário e folga aos finais de semana, afasta eventuais dores no corpo e um possível Burnout. Não vale negligenciar a própria saúde, combinado?!

    Tópicos: Produtividade

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