O futuro do escritório: inovações para modificar o espaço de trabalho

W. Clement Stone disse uma vez: "você é um produto de seu ambiente. Então, escolha o ambiente que o levará a desenvolver melhor seu objetivo. As coisas em volta estão ajudando ou estão atrasando o seu sucesso?"

Isso é o que gerentes de instalações e gerentes de escritório em todo o mundo estão se perguntando sobre os espaços de escritório que organizam.

Como eles podem configurar um espaço que não seja apenas um lugar para abrigar todos os funcionários, mas seja uma ferramenta estratégica para produtividade, colaboração e crescimento?

O que torna um ambiente de escritório excelente varia de uma empresa para outra. Muito disso tem a ver com a cultura da empresa e como funcionários gostam de trabalhar. E o ambiente de escritório certo pode estimular os funcionários a terem as condições e a motivação para enfrentar projetos grandes e importantes (como obter uma certificação de inbound, quem sabe?).

Quer se inspirar em exemplos de como seu local de trabalho pode ser? Dá uma olhada nesses exemplos: 

1) "Hot desking" (ou seja, sem lugares atribuídos)

Graças à Internet sem fio, laptops e tablets, os funcionários estão descobrindo que não precisam necessariamente ficar presos a uma única mesa. Eles podem se movimentar mais em torno do espaço, com a tecnologia caminhando junto. Algumas empresas ampliaram esse conceito, eliminando as mesas fixas e optando por uma configuração chamada de "hot desking".

Hot desking significa basicamente que ninguém no escritório tem uma mesa ou assento atribuído. Em vez disso, quando você chegar para trabalhar de manhã, poderá se sentar em qualquer lugar que encontrar vago, podendo escolher mesas abertas ou baias com cabos e monitores, ou até mesmo espaços mais públicos como sofás e cadeiras. Para que isso funcione, a empresa deve ter o cuidado especial de criar espaços no escritório que possam ser facilmente reconfigurados para diferentes tarefas e equipes em constante evolução.

A empresa de serviços financeiros e pagamento por celular Square tem experiência com hot desking. Em uma entrevista à Inc, Maja Henderson, gerente de instalações globais da Square, explica por que hot desking funcionou para eles:

Não queremos que nossos funcionários fiquem sentados em uma única cadeira o dia todo, porque isso não é bom para eles nem para a empresa, porque impede a colaboração. Gostamos dessas interseções que são ótimas para pessoas e ideias. A qualquer momento e de maneira aleatória, podemos ter conversas com pessoas de várias áreas, como finanças, jurídico e design, e é possível obter colaborações que, de outra maneira, não ocorreriam. Eu adoro essa flexibilidade e que sempre há pessoas diferentes sentadas na minha mesa. Aproveito mais o contato com meus colegas de trabalho e com o que está acontecendo na empresa".

Crédito da imagem: Inc

Hot desking pode não ser uma maneira eficaz de criar movimento no escritório. Um estudo descobriu que, quando as pessoas não tinham uma mesa atribuída, eles não se movimentavam mais; em vez disso, encontravam um lugar para trabalhar e ficavam lá o resto do dia. Assim, embora a interação entre os funcionários tenha aumentado em 17% no estudo, o número de encontros individuais durante o dia na verdade caiu em média 14%. Como resultado, a comunicação entre a equipe, na verdade, caiu 45%.

Se você gosta da ideia de criar movimentação no seu escritório, mas não quer eliminar totalmente os assentos atribuídos, pode tentar a "dança das cadeiras" a cada dois meses. Esta é uma forma de manter as equipes juntas mudando a área designada de vez em quando. Ou...

2) Mesas móveis

... Você poderia fazer como a Skullcandy em seu escritório internacional em Zurique, na Suíça, e usar mesas que podem ser reconfiguradas para trabalhar individualmente ou de maneira colaborativa. As mesas encaixam-se como peças de quebra-cabeça e podem ser movidas, reconfiguradas e recolocadas como os funcionários desejarem. Isso afirma os valores de projeto de escritório moderno, que inclui mobilidade, flexibilidade e colaboração.

Crédito da imagem: Business Insider

3) "Zonas de sobreposição"

Outra alternativa para ajudar a incentivar a colaboração espontânea entre seus funcionários é projetar seu espaço para permitir "zonas de sobreposição", em que seus funcionários provavelmente se encontrarão ao longo do dia. Como seus funcionários se movimentam durante o dia? Para onde vão? Que tipo de espaços proporcionariam encontros mais frequentes entre eles?

A pesquisa da Universidade de Michigan mostrou que, quando cientistas trabalhavam em um espaço onde se encontravam com outros, em áreas conhecidas como "sobreposição de zona", tinham mais oportunidades de colaborar. Os dados sugerem que criar oportunidades para interações não planejadas entre os funcionários dentro e fora da organização, na verdade, melhora o desempenho.

As ideias mais criativas não surgirão enquanto você estiver sentado na frente do monitor, disse Scott Birnbaum, VP de semicondutores da Samsung. É por isso que o pessoal da Samsung fez planos para construir um escritório que incluísse grandes áreas ao ar livre entre os andares para incentivar os funcionários a saírem e interagirem em espaços compartilhados. De acordo com Birnbaum, o novo espaço é "projetado para desencadear não só a colaboração, mas a inovação que só é possível quando as pessoas se encontram".

A escadaria principal no escritório da agência de publicidade Grupo Gallegos é outro grande exemplo de uma sobreposição zonal. Para inspirar mais a colaboração em seu escritório, eles começaram derrubando paredes e barreiras para aumentar mais o contato visual. A escada é um lugar onde muitas vezes os funcionários se sentam e fazem reuniões informais. 

Crédito da imagem: Office Snapshots

A Zappos quis construir um escritório menor para a sua sede dos EUA para aumentar a métrica que eles chamam de "horas de colisão", em outras palavras, o número de interações prováveis por hora por hectare. No estudo da Universidade de Michigan, descobriram que os cientistas que trabalhavam em um espaço menor aumentavam as colisões em até 20% a cada 30 metros de "sobreposição zonal". Então, Zappos decidiu que a sua sede teria cerca de 30 metros quadrados por funcionário, ao contrário dos 45 metros quadrados que estava originalmente em seus planos.

4) Salas de música

Uma maneira de aumentar a produtividade dos funcionários no escritório é promover uma cultura positiva na empresa. Para dar os funcionários um lugar para aliviar a pressão no trabalho, por que não criar uma sala de música? Para os que tiverem inclinação musical, ir a um lugar dentro da empresa para tocar música sozinho ou com colegas de trabalho é perfeito. (E para os demais, torcemos para que a sala tenha isolamento acústico.)

Na sede do LinkedIn em Mountain View, Califórnia, os funcionários podem se encontrar para tocar música juntos em uma sala especial, com equipamentos sofisticados como bateria, violões, teclados, equipamentos de audiovisual, suportes de microfone e até mesmo iluminação de palco. Confira as portas da garagem à esquerda na foto abaixo: quando o tempo está bom, eles podem abrir as portas e fazer um show ao ar livre.

Crédito da imagem: Business Insider

"Embora os benefícios aos funcionários sejam óbvios, também descobrimos muitos benefícios para a empresa", informou Michael Oliver, o ex-diretor de engenharia do LinkedIn que ajudou a construir a sala em 2010, em um artigo do LinkedIn. "Os músicos acabam melhorando a cultura do escritório. O programa aprimora a capacidade de atrair para a empresa potenciais funcionários, especialmente músicos, como um benefício específico e também como forma de demonstrar nosso compromisso com a diversão, o chamado 'pensar diferente'.

Bullhorn, uma empresa de software de recrutamento em São Francisco, também tem uma sala de música, onde antes era uma sala de reuniões. Lá os funcionários se encontram em momentos de lazer. Ela é totalmente equipada e tem quatro violões, três amplificadores, um baixo, um amplificador de baixo, um kit de bateria eletrônica, um teclado, três microfones e dois alto-falantes.

Crédito da imagem: BostInno

Para aliviar as preocupações do proprietário sobre o barulho, eles contrataram um arquiteto para descobrir como realizar o isolamento acústico completo da sala, embora tenham mantido a regra de que os níveis de ruídos devem ficar abaixo de 90 decibéis (quase tão alto quanto um motor a jato na decolagem).

5) Animais de estimação no escritório

Permitir animais de estimação no escritório aumenta ou diminui a produtividade? Esse é um assunto muito debatido, mas existem muitas empresas que permitem que as pessoas tragam seus animais de estimação para o trabalho e identificam muitas vantagens nisso: melhora o equilíbrio de trabalho com a vida pessoal, serve como um catalisador social e ajuda as pessoas a desestressarem.

Por exemplo, permitir que as pessoas tragam seus bichos de estimação para o trabalho significa que essas pessoas não precisam se preocupar em deixar o animal em casa sozinho o dia todo ou pagar alguém para levá-lo para passear. Assim, eles podem se concentrar mais no trabalho e ser mais produtivos até mais tarde do que ficariam normalmente.

Animais de estimação também são um grande facilitador no combate ao estresse e na socialização entre os funcionários. Jennifer Williams, que gerencia as operações em uma agência de publicidade de Nova York, disse que ter cães no escritório ajuda a "criar um momento de separação do caos do dia".

Crédito da imagem: #dogsofwework on Instagram

Na verdade, um estudo da Universidade da Virginia Commonwealth descobriu que os funcionários que trazem os cães para o trabalho produzem níveis mais baixos de cortisol, o hormônio do estresse. No estudo, ao longo do dia de trabalho, os funcionários que trouxeram os cães observaram uma redução de 11% nos níveis de estresse, enquanto os demais tiveram aumento nos níveis de estresse em até 70% no final do dia.

Por fim, animais de estimação no escritório, especialmente cães, proporcionam aos proprietários uma desculpa para fazer uma pausa, o que está comprovado que restaura e aumenta a produtividade.

6) Uma super mesa de trabalho

Projetar o espaço de trabalho em torno do conceito de "escritório aberto" é uma coisa. Mas que tal criar uma mesa compartilhada para toda a equipe da sua empresa? 

Para representar sua abordagem cooperativa ao trabalho, o pessoal da Barbarian Group construiu uma mesa de 400 metros quadrados que se estende pelo escritório de 1800 metros quadrados na cidade de Nova York, em que podem se sentar até 170 pessoas de uma vez.

Crédito da imagem: Architecture Magazine

Para os funcionários que quiserem trabalhar em um espaço mais silencioso ou com mais privacidade, a mesa eleva-se em grandes arcos com assentos construídos debaixo deles.

Crédito da imagem: Architecture Magazine

"Os nichos dos arcos em si já proporcionam um local mais reservado e dentro deles colocamos outros materiais de isolamento, para oferecer ainda mais privacidade", disse Chester Nielsen, um funcionário da CWA, a empresa que criou os modelos em 3D da mesa.

Crédito da imagem: Architecture Magazine

O projeto da mesa não só ajudou a CWA a ganhar um prêmio de design de interiores, mas também tornou-se um símbolo da colaboração e inovação para o próprio Barbarian Group.

7) Plantas e vegetação

Não é difícil de acreditar que passar tempo em contato com a natureza, a luz do sol e o cheiro de vegetação seja bom para a alma. Mas agora, há pesquisas científicas que confirmam isso.

Os investigadores descobriram que levar plantas e vegetação para dentro de um escritório pode ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários em 15%. "Um escritório verde comunica aos funcionários que o empregador se preocupa com eles e seu bem-estar", disse o professor de psicologia Alex Haslam, que foi coautor do estudo. "O paisagismo do escritório ajuda o ambiente de trabalho a se tornar um lugar mais agradável, confortável e lucrativo."

Algumas empresas até mesmo começaram a investir na instalação de plantas e vegetação em torno do escritório para deixar seus funcionários mais felizes e saudáveis (além de aumentar a produtividade). Por exemplo, o escritório do Google em Tel Aviv, Israel, tem um laranjal interno que transforma um espaço colaborativo normal em uma área de relaxamento que faz você se sentir como se estivesse sentado em um banco do parque.

Crédito da imagem: Inc

A Venray instalou um jardim suspenso acima de sua mesa de conferência.

Crédito da imagem: Office Snapshots

Além disso, todas as plantas vivas no escritório precisam de luz natural, que resulta em um ótimo motivo para diminuir o brilho do monitor e, assim, reduzir a fadiga ocular, diz Teri Ianni Driscoll, diretor de marketing de uma empresa chamada KA Inc.

Nesse mesmo estudo, comprovou-se que a produtividade dos funcionários aumentou até mesmo em escritórios onde havia paisagem artificial ou janelas grandes com vista para fora. Vimos isso em primeira mão na HubSpot, temos algumas salas com papel de parede imitando paisagem:

Crédito da imagem: BostInno

Quer saber outros benefícios à saúde ao usar plantas e vegetação na decoração? A NASA informou que plantas vivas podem ter um impacto significativo na redução de produtos químicos tóxicos no ar emitidos por móveis, tapetes e assim por diante. Para quem estiver interessado em decorar com plantas que purifiquem o ar, as melhores opções incluem samambaias e palmeiras.

E é isso: uma coleção dos projetos mais recentes de escritório no mundo dos negócios. Agora, diga você: que projetos você acha que as empresas devem implementar no futuro?