Com dias cada vez mais cheios de compromissos, fica muito difícil conseguir fazer a gestão de tempo de maneira eficiente e, assim, cumprir todos os afazeres ao longo de um dia. Dessa forma, utilizar boas ferramentas e ter estratégias bem pensadas se torna primordial para que nada seja deixado de lado.

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O truque é entender quais são as prioridades, ter um bom planejamento, delegar tarefas e encontrar meios de gerenciar as atividades do dia a dia. Assim, consegue-se combinar produtividade e gestão do tempo de maneira inteligente, obtendo melhores resultados tanto para você quanto para sua equipe. A fórmula parece simples, mas nem sempre é fácil executá-la.

Se deseja entender mais sobre como fazer um melhor gerenciamento de suas tarefas diárias, continue a leitura e confira o conteúdo especial que preparamos! 

Qual é a importância de fazer uma gestão de tempo eficiente?

A boa gestão de tempo está diretamente relacionada a um melhor desempenho na empresa, já que o negócio se torna mais eficaz à medida em que a produtividade de toda a equipe é otimizada.

Além disso, por meio das estratégias corretas, é possível entregar tudo o que foi prometido no prazo combinado, fazendo com que os consumidores fiquem satisfeitos e aumentando as chances de fidelização.

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Por fim, gerenciar de forma eficiente o tempo traz benefícios também para a saúde mental — quem não se estressa ao não conseguir entregar o que prometeu no prazo combinado ou em situações de atraso?

1. Faça um planejamento

O primeiro passo para ter um dia produtivo e conseguir cumprir tudo o que precisa ser feito é ter um bom planejamento. Para isso, liste as atividades que precisam ser entregues ao longo do dia, da semana e do mês e monte um plano de ação.

Essa fase de esclarecimento te ajudará a determinar que ação deve ser tomada e o prazo para cada atividade. Uma forma bastante eficiente de se organizar nessa etapa é utilizar a Matriz de Eisenhower para categorizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência:

  • Importante e urgente (ação: faça agora)
  • Importante, mas não urgente (ação: agende)
  • Urgente, mas não importante (ação: delegue para outra pessoa)
  • Não é importante, e nem urgente (ação: elimine da sua lista)

A partir do momento em que você tiver total clareza sobre quais tarefas precisam ser cumpridas e quando, a dica seguinte é reservar horários específicos em sua agenda, como se fossem reuniões, para realizar as tarefas naquele determinado espaço de tempo.

2. Defina metas e objetivos

Com o planejamento já elaborado, é importante estabelecer metas e objetivos. Por meio desse passo, você consegue motivar a si mesmo e também os colaboradores para melhorar os resultados no final do período.

Além de estabelecer um prazo máximo para que determinada ação seja concluída, acompanhe indicadores-chave de performance e faça checklists para ter uma melhor noção se o projeto está avançando da forma e na velocidade ideais e se você está conseguindo cumprir tudo o que precisa.

3. Priorize tarefas

A priorização de tarefas é importante para não deixar nada importante para trás, já que existem atividades que não podem ser ignoradas ou que têm entrega urgente, enquanto outras têm menos importância.

Procure entender o que realmente é prioridade e o que pode esperar. Depois, faça uma lista considerando os prazos de entrega. Essa é uma forma eficiente de você reconhecer quais tarefas estão em andamento e o grau de urgência de cada uma.

Uma dica interessante é não deixar para depois tarefas que levem menos de dois minutos para serem concluídas. Assim, você elimina elas da sua lista e ainda se mantém motivado (quem não gosta de marcar uma pendência como "resolvida", não é mesmo?).

4. Faça a delegação de tarefas

Saber delegar tarefas é importante para ter mais tempo para lidar com a parte estratégica da empresa. Para isso, ter uma equipe qualificada e motivada para ajudar a solucionar as questões da companhia é essencial.

Além do mais, é importante saber qualificar as tarefas e ter conhecimento e confiança no seu time, compreendendo quais são os colaboradores capacitados para auxiliar no desenvolvimento de atividades que podem ser delegadas.

Outro ponto importante é definir colaboradores líderes que ajudem no gerenciamento das tarefas que foram repassadas. Com isso, você mantém a rotina em pleno funcionamento, garantindo que tudo seja executado de maneira eficaz e que a gestão do tempo seja eficiente em seu dia a dia.

5. Estabeleça prazos realistas

Estabelecer prazos de entrega irreais pode causar desgaste mental e dificultar a finalização das atividades, gerando um efeito contrário ao desejado ao desmotivar todos os envolvidos na tarefa.

Por meio de prazos alcançáveis, você consegue melhorar a gestão do tempo em sua empresa. Além do mais, é necessário passar aos clientes datas que sejam realistas. Assim, evita-se criar expectativas, em ambas as partes, que não podem ser atingidas.

Uma dica para conseguir definir prazos com maestria é utilizar dados e monitorar as tarefas da empresa. Por exemplo, faça um controle do tempo médio gasto para efetuar cada um dos serviços que seu negócio oferece. Assim, fica mais fácil estabelecer bons prazos para suas soluções sem exigir demais de você ou da sua equipe.

6. Saiba dizer não

Em algumas ocasiões é possível que você sofra pressão de fornecedores, clientes, de você mesmo ou de pessoas em cargos mais altos para que prazos sejam encurtados. Porém, é necessário ter atenção e aprender a dizer não quando for necessário.

Quando não for possível realizar uma atividade em um determinado prazo, saiba negar o pedido e explicar, com bons argumentos, por que não é viável atender o que está sendo solicitado. No melhor cenário, quem está fazendo o pedido vai compreender que não se trata de má vontade da sua parte.

No pior cenário, a pessoa ou empresa ficará desapontada por não conseguir negociar um prazo menor, porém menos frustrada do que se estivesse esperando uma entrega que não receberia no tempo combinado.

7. Faça uma tarefa por vez

Misturar tarefas, além de causar confusões, gera erros que tomarão o tempo valioso que você tem para consertar o que foi feito errado em consequência da falta de foco.

O retrabalho tornará seus dias ainda mais atarefados. Desse modo, tente executar apenas uma atividade por vez, com máxima concentração no que está sendo feito.

Com isso, você garante mais eficiência durante suas atividades laborais, assegura qualidade nos serviços prestados e não perde tempo em retrabalho, facilitando sua gestão e permitindo que você cumpra os prazos definidos.

8. Evite procrastinar

A procrastinação é uma grande vilã da gestão do tempo. Ficar adiando tarefas que precisam ser entregues é a receita perfeita para acumular muitos compromissos, gerar transtornos e ficar estressado.

É importante evitar procrastinar e enfrentar todos os desafios que aparecem em seu dia a dia. Além disso, é necessário ter uma boa relação com a equipe e entender o potencial de cada integrante do time para cobrar de forma produtiva que as atividades sejam entregues em um prazo favorável para todos.

Assim, você assegura tempo para garantir que tudo seja realizado de maneira inteligente, evitando perder horas em ações improdutivas.

9. Identifique vilões

Existem atividades improdutivas que tomam muito o seu tempo e, consequentemente, prejudicam a realização das tarefas que precisam ser efetuadas em determinados prazos.

Portanto, faça uma análise e tenha cautela com ações que somente servem para tomar tempo. Não quer dizer que você não deva tomar um cafezinho ou conversar um pouco com seus colegas de trabalho. Isso pode ser muito produtivo, pois ajuda a recuperar a energia.

Entretanto, tenha atenção para quanto do seu tempo é consumido por ações realmente desnecessárias.

10. Use métodos de gestão

Existe uma infinidade de bons recursos e técnicas para te ajudar na gestão de tempo e no gerenciamento de projetos. O método pomodoro, por exemplo, é um dos mais conhecidos.

Por meio dele, é possível alcançar mais produtividade e, consequentemente, ter tempo livre para aproveitar e cumprir tudo que é preciso.

A técnica consiste em ciclos de foco total nas atividades por 25 minutos (com alarme programado e tudo), sem checar nenhuma notificação, e-mail, levantar da cadeira etc., seguidos de 5 minutos (contados no relógio) de pausa para relaxar e recuperar a energia, e assim sucessivamente.

11. Cuidado com as reuniões

Fazer reuniões o tempo todo pode ser muito improdutivo e acabar complicando sua gestão de tempo. Desse modo, é importante ter cuidado e marcar esses encontros apenas quando é realmente necessário.

Existem assuntos que podem ser resolvidos com apenas uma conversa rápida no chat, um áudio ou um vídeo curto de compartilhamento de tela. Isso garante que nem você e nem os seus colegas percam tempo.

Além do mais, vale ressaltar que ter pautas bem definidas e objetividade é o mínimo que se espera quando as reuniões se fazem necessárias. Com isso, elas não vão se prolongar por um período excessivo, permitindo uma volta rápida para a ação.

12. Antecipe imprevistos

Tarefas inesperadas e urgentes podem surgir e atrapalhar o seu cotidiano de trabalho. Trace um plano de ação para conseguir lidar com os imprevistos que precisam ser solucionados.

Outra dica é contar com uma equipe capaz de auxiliar aspectos e problemas que surgem durante os dias de trabalho. Assim, você consegue manter o foco no que precisa ser solucionado sem atrapalhar o que está pendente e que também tem certa urgência.

13. Invista em soluções tecnológicas

Automatizar tarefas colabora com a gestão de tempo, garante mais produtividade e otimiza as atividades. Por isso, vale a pena procurar soluções adequadas para o seu negócio.

Por exemplo, se você trabalha com e-mail marketing, é possível aplicar automação por meio de um bom CRM, evitando o trabalho manual em tarefas repetitivas.

Dessa forma, você consegue focar na parte estratégica e encontrar boas ideias para tornar seu negócio ainda mais lucrativo. Além do mais, é possível usar a tecnologia para entender como alocar seu tempo de modo mais inteligente e eficaz.

Por que usar boas ferramentas na gestão do tempo?

O uso de boas ferramentas pode ajudar tanto a poupar tempo ganhando mais eficiência nas tarefas quanto na melhor alocação dos seus esforços em atividades mais estratégicas. Portanto, vale a pena considerar boas soluções.

Conte com aplicativos que ajudem a fazer o controle de tempo. Assim, você terá mais produtividade e conseguirá concretizar suas tarefas de modo mais ágil.

Por meio das ferramentas de automação é possível concretizar demandas apenas com alguns cliques, tendo mais dinamismo e realizando mais afazeres em um prazo menor. Assim, você consegue limpar sua agenda e executar tudo o que é preciso para ter dias mais produtivos e tranquilos.

Entendeu quais são as principais dicas para fazer uma boa gestão de tempo e conquistar sucesso e produtividade na empresa? Ao adotar as boas práticas que apresentamos para você, fica mais fácil cumprir tudo o que foi prometido sem sobrecarregar você ou sua equipe. Portanto, coloque em ação cada aprendizado que obteve aqui!

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Originalmente publicado 26/set/2022 7:06:00, atualizado Setembro 26 2022

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Produtividade