7 dicas de produtividade que vão mudar a sua forma de trabalhar

Quando estamos tentando maximizar nossa produtividade, é fácil procurar a próxima dica ou truque incrível ("lifehack"). Mas muitas vezes ignoramos a psicologia oculta da produtividade.

Uma quantidade cada vez maior de estudos demonstram o impacto profundo que nossas mentes e emoções causam no volume de trabalho que realizamos.

"Geralmente, pensamos em nós mesmos no banco do motorista, no controle das decisões que tomamos e na direção que nossa vida segue", escreve o acadêmico em psicologia e economia comportamental Dan Ariely em Previsivelmente Irracional: as forças ocultas que formam nossas decisões. "Infelizmente, essa percepção tem mais a ver com nossos desejos, com a forma como queremos nos enxergar, do que com a realidade."

Leio dezenas de artigos de pesquisa toda semana sobre a ciência da criatividade, motivação, procrastinação e como as pessoas trabalham melhor. Estes são nove dos estudos mais fascinantes e surpreendentes que ilustram como a nossa psicologia interna afeta a nossa produtividade. Cada um deles traz lições concretas que podem mudar completamente a sua abordagem ao trabalho.

1) Precisa de um impulso criativo? Saia para dar uma volta

Como um trabalhador do conhecimento moderno, você não está fazendo um trabalho mecânico. O seu dia a dia exige pensamento livre e inovador com regularidade. Você pode ter que desenvolver uma nova estratégia para encontrar leads qualificados ou assumir uma nova abordagem à estimulação de relacionamentos com seus clientes atuais. Entretanto, esse tipo de criatividade pode ser difícil de conseguir com um estalar dos dedos.

Na próxima vez em que você estiver esperando a divina inspiração bater, simplesmente saia para caminhar.

Em 2014, Marily Oppezzo e Daniel Schwartz, da Universidade de Stanford, conduziram quatro estudos que ilustraram o poder criativo impressionante das caminhadas.

Em todos os quatro estudos, os participantes foram testados sentados e andando em área interna e externa em várias combinações. Em seguida, foram solicitados a realizar uma série de exercícios criados para medir a criatividade.

Em três dos estudos, os exercícios avaliaram o "pensamento divergente".

"Nesses experimentos, os participantes tiveram que pensar em usos alternativos para um determinado objeto", diz o estudo. "[Os participantes] receberam vários conjuntos de três objetos e tiveram quatro minutos para inventar a maior quantidade de respostas possível para cada conjunto. Uma resposta era considerada nova se nenhum outro participante no grupo a tivesse usado."

Os participantes inventaram notavelmente 60% mais respostas exclusivas enquanto andavam do que sentados.

No quarto estudo, os participantes foram solicitados a criar analogias complexas para uma determinada expressão.

"Por exemplo, para 'um cofre roubado', uma resposta de 'um soldado sofrendo de TEPT' captura um sentido de perda, violação e disfunção.' Uma carteira vazia', não", segundo o estudo.

Todos os participantes que foram andar ao ar livre puderam pensar em pelo menos uma resposta criativa em comparação com apenas metade dos participantes que ficaram sentados dentro da sala.

O que você pode fazer em relação a isso: na próxima vez em que você precisar pensar de forma criativa sobre um problema complexo, reflita sobre isso em uma longa caminhada. Deixe para ficar sentado quando tiver tarefas mais simples e diretas para fazer.

2) Faça da felicidade uma prioridade profissional

Quando buscamos na Internet estratégias e truques para sermos mais produtivos, muitas vezes, ignoramos o nosso ativo mais importante: nós mesmos.

Shawn Achor, pesquisador da Harvard e autor de The Happiness Advantage (A vantagem da felicidade, em tradução livre), passou sua carreira estudando os benefícios profissionais subestimados da felicidade.

"Um total de 90% da nossa felicidade de longo prazo não é prevista pelo mundo externo, mas pelo por que do seu cérebro processar o mundo", disse Achor em sua palestra do TED talk O segredo feliz para trabalhar melhor. "Se mudarmos nossa fórmula da felicidade e do sucesso, poderemos mudar a forma como afetamos a realidade. Somente 25% do sucesso profissional é previsto pelo QI. Cerca de 75% do sucesso profissional é previsto por seus níveis de otimismo, seu apoio social e sua capacidade de ver o estresse como um desafio, em vez de uma ameaça."

Um exemplo notável do relacionamento entre a felicidade e o sucesso pode ser encontrado em um estudo realizado no decorrer de alguns anos na década de 1980 com 15.000 profissionais de vendas, conduzido pelo Dr. Martin Seligman e pela firma de seguro e serviços financeiros Metropolitan Life.

Seligman mediu o nível de otimismo dos representantes e descobriu que, quando as pontuações eram correlacionadas com os registros de vendas, 50% dos representantes mais otimistas venderam 37% mais seguros do que aqueles que estão na metade inferior do otimismo. Mais surpreendente ainda, o décimo superior dos representantes venderam espantosos 88% a mais do que o décimo inferior.

Seligman conduziu um estudo complementar em 1995 e descobriu que em vários setores, incluindo seguros, automóveis, imóveis, artigos de escritório e serviços bancários, os otimistas superavam os pessimistas em vendas por 20% a 40%.

O que você pode fazer em relação a isso: a produtividade não se limita a fazer mais no trabalho. Melhore o seu desempenho priorizando o que faz você feliz fora do trabalho também. Achor recomenda reservar tempo para socializar com amigos e familiares (principalmente quando você está mais estressado) e assumir uma atitude consciente de ser grato.

3) Pequenas vitórias têm um grande impacto

Que fatores mais contribuem para emoções e percepções positivas sobre o trabalho? Teresa Amabile e Steven Kramer, coautores de O princípio do progresso: como usar pequenas vitórias para estimular satisfação, empenho e criatividade no trabalho, descobriram uma resposta simples, mas muito ignorada.

Amabile e Kramer estudaram 238 trabalhadores do conhecimento de sete empresas, cujos trabalhos exigiam produtividade criativa.

No final do dia, os participantes respondiam a perguntas sobre qual nível de produtividade eles sentiam que tinham atingido aquele dia e inúmeras variáveis que podem ter influenciado suas percepções dos projetos em que estavam trabalhando.

"Quando comparamos os melhores e os piores dias dos participantes da pesquisa, descobrimos que o evento mais comum que estava propiciando um 'melhor dia' era qualquer progresso no trabalho pelo indivíduo ou a equipe", escreveram os pesquisadores. "O evento mais comum que estava propiciando um 'pior dia' era um contratempo. Avanços ocorreram em 76% dos dias de melhor humor das pessoas. Por outro lado, contratempos ocorreram em apenas 13% desses dias."

O progresso estava fortemente correlacionado com melhorias em todos os três componentes da "vida profissional interior": emoções, motivação e percepções.

Em dias de progresso, os participantes estavam mais animados e sentiam mais "alegria, entusiasmo e orgulho", estavam mais interessados e envolvidos em seu trabalho e tinham uma probabilidade muito maior de perceber desafios positivos em seu trabalho e interações positivas com seus colegas do que nos dias em que vivenciavam contratempos.

Mas não é necessário um progresso significativo para desencadear os benefícios do "princípio do progresso". Segundo o estudo, pequenos avanços poderiam produzir grandes efeitos no bem-estar mental.

"Uma proporção notável (28%) de incidentes que tiveram impacto mínimo no projeto tiveram um enorme impacto nos sentimentos das pessoas sobre ele", os pesquisadores escreveram. "Avanços pequenos, porém consistentes, compartilhados por muitas pessoas podem se acumular em uma excelente execução. Os eventos de progresso que costumam passar despercebidos são cruciais para o desempenho geral das organizações."

O que você pode fazer em relação a isso: se quiser aumentar sua produtividade pessoal, mantenha uma lista de tarefas de tudo o que você fez durante o dia. Reserve um momento para revisar sua lista e refletir sobre o que você realizou no final de cada dia. Se você liderar uma equipe, encontre modos de reconhecer e comemorar o progresso da equipe.

4) Pare de focar nas suas metas

Desde muito cedo, aprendemos que a chave para o sucesso está em definir metas. No entanto, recentemente, pesquisas sugerem que focar demais nos nossos resultados desejados pode, na verdade, diminuir nossas chances de alcançá-los.

Um estudo de 2013 em Psicologia aplicada calculou a perda de peso de 126 mulheres de dieta. Quanto mais peso elas perdiam em uma semana, menos elas perdiam na próxima. Essa recuperação do peso era consistente entre todas as participantes e era menor para as que focavam as ações concretas que realizavam para perder peso (mudar os hábitos alimentares), em vez de o resultado desejado (perda de peso).

Um estudo semelhante realizado por Ayelet Fishbach e Jinhee Choi, da Universidade de Chicago e da Faculdade de administração da Coreia, investigou mais de 100 alunos de uma academia de ginástica. Antes de ir para as esteiras, um grupo de alunos foi questionado sobre suas metas para o exercício. O outro grupo foi solicitado a descrever seu processo de exercício. Os alunos do grupo voltado para a meta disseram que planejavam correr mais do que o grupo voltado para o processo, mas se exercitaram por apenas 34 minutos, em comparação com a média de 43 minutos do grupo voltado para o processo.

O que você pode fazer em relação a isso: crie metas voltadas para o processo, em vez de metas voltadas para o resultado. Quer gerar mais leads? Decida quantos e-mails enviará ou chamadas fará a cada semana, em vez de o número total de novos leads que você deseja conquistar.

5) Coloque no calendário

Em um estudo publicado no British Journal of Health Psychology, os pesquisadores investigaram com que frequência os 248 participantes se exercitaram em um período de duas semanas. Os participantes foram divididos em um grupo de controle, um grupo de motivação e um grupo de intenção.

O grupo de controle monitorou por quanto tempo se exercitou. Antes de iniciar o estudo, os participantes leram três parágrafos de um romance sem nenhuma relação com a situação.

O grupo de motivação também monitorou seu exercício, mas leu um panfleto sobre os benefícios do exercício para a saúde.

O grupo de intenção monitorou seu exercício e leu o mesmo panfleto do que o grupo de motivação. Entretanto, os participantes foram solicitados a criar um plano específico e uma programação para o exercício com o seguinte formato:“Durante a próxima semana, farei pelo menos 20 minutos de exercícios vigorosos em (dia ou dias) _______________ às _______________ (hora do dia) em (local) _______________”.

Um total de 90% dos participantes no grupo de intenção se exercitaram pelo menos uma vez nas duas semanas seguintes, mas apenas 39% do grupo de motivação e 29% do grupo de controle fizeram o mesmo.

O que você pode fazer em relação a isso: ao definir suas metas, anote uma programação específica para as ações que realizará. Pode ser escrever 500 palavras de um livro todos os dias quando acordar ou correr por 20 minutos no final do dia de trabalho. Coloque esses blocos de tempo no calendário para manter o foco.

6) Expresse seus prazos em dias, não semanas ou meses.

Você já teve que fazer café às 3 da manhã para conseguir concluir um projeto que teve meses para terminar? Isso acontece porque nossos cérebros estão preparados para priorizar o momento presente, em vez do futuro. Essa peculiaridade psicológica torna extremamente difícil nos livrar do hábito da procrastinação. Mas há um modo simples de se enganar para trabalhar à frente dos nossos prazos.

Neil Lewis e Daphna Oyserman conduziram uma série de estudos para investigar como percebemos prazos. Eles descobriram que os participantes percebiam um evento distante como mais próximo quando o tempo era expressado em dias, em vez de semanas, e em semanas, em vez de meses. Por exemplo, os participantes viam um evento para dali a 16 dias como mais próximo do que um para dali a duas semanas.

Mais importante ainda, eles descobriram que essa percepção alterada do tempo, na verdade, influenciava o comportamento, fazendo as pessoas agirem mais cedo.

"Os participantes foram solicitados a imaginar que tinham um bebê recém-nascido e que a criança precisaria ir para a faculdade em 18 anos ou 6.570 dias", relatou o estudo no The Atlantic. "Os pesquisadores descobriram que aqueles que estavam na condição de 'dias' planejaram começar a economizar quatro vezes mais cedo do que aqueles que estavam na condição de 'anos', mesmo com controle de renda, idade e autocontrole."

O que você pode fazer em relação a isso: engane-se a si mesmo e a sua equipe para começar mais cedo definindo todos os seus prazos em dias, não em semanas, meses ou anos.

7) Perdoe a si mesmo

Nossas ambições nos motivam, mas também podem gerar culpa e negatividade quando adiamos tarefas. Entretanto, este estudo sugere que ser duro consigo mesmo quando você não consegue atender às suas próprias expectativas, na verdade, leva a ainda mais fuga e procrastinação.

Os alunos de um curso introdutório de psicologia receberam pesquisas imediatamente antes de dois testes consecutivos para avaliar o quanto eles postergam os estudos, seu estado de espírito/emoções e seu grau de perdão consigo mesmos pela procrastinação anterior. Os alunos que praticaram a autocompaixão após a procrastinação no primeiro teste procrastinaram significativamente menos os estudos para o segundo teste, em comparação com os alunos que se condenaram por não terem estudado com antecedência.

O que você pode fazer em relação a isso: na próxima vez em que você não atender às suas próprias expectativas, não continue se condenando por isso. Respire fundo e se perdoe pelo lapso em autodisciplina. A autocompaixão pode, na verdade, ajudá-lo a cumprir suas metas na próxima vez.