Delegação de tarefas: aprenda como fazer corretamente

Guia do Outsourcing
Thais Campbell
Thais Campbell

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Indiscutivelmente, a delegação de tarefas é um processo necessário no ambiente empresarial, envolvendo a atribuição de responsabilidades e de autoridade aos membros de uma equipe. A iniciativa é fundamental para distribuir o trabalho a ser executado de maneira eficiente, promovendo o desenvolvimento do time e viabilizando que os líderes se concentrem em questões estratégicas. 

aprenda como delegar tarefas corretamente

No âmbito corporativo, na verdade, há que se falar que a habilidade de delegar atividades de modo eficaz é bem significativa — sobretudo nos setores de vendas e de marketing das organizações. Afinal, estamos abordando um pilar imprescindível para o sucesso do empreendimento, já que impacta positivamente os níveis de produtividade e o crescimento sustentável do negócio, concorda?!

 

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Pensando na relevância da temática, neste post, nós vamos ajudá-lo a entender como delegar as funções no dia a dia da companhia, elencando também alguns recursos que tornam essa medida especialmente promissora. Vamos conferir?! Continue a leitura!

Normalmente, quem ocupa uma posição de liderança na estrutura de uma organização delega as funções voltadas para a área operacional, abrangendo os trabalhos rotineiros. Ou seja, a medida é aplicável, em grande parte, àquelas atividades que precisam ser conduzidas com presteza para que os resultados do empreendimento evoluam.

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Qual é a importância de delegar tarefas?

Em complementação ao tópico anterior, pode-se afirmar que a delegação de tarefas é superimportante para as empresas por diversas razões. A decisão, vinda dos gestores, é reconhecida como uma solução estratégica no intuito de “desafogar” o líder de atribuições que podem receber o apoio de outros profissionais em prol da agilização dos processos.

Na prática, delegar tarefas viabiliza que as responsabilidades sejam distribuídas de modo mais equitativo entre os talentos que integram o time, evitando a sobrecarga de alguns profissionais e a consequente ociosidade de outros. No dia a dia empresarial, inclusive, o gestor pode delegar e acompanhar os níveis de eficiência operacional, levando em conta que as demandas estarão sob os cuidados de talentos que têm as habilidades e os conhecimentos necessários para executá-las conforme as expectativas.

Além disso, é essencial enfatizar que a delegação eleva o potencial dos integrantes da equipe e a produtividade do negócio, como dito, porque recorrer à iniciativa também significa oferecer oportunidades para os colaboradores aprenderem novas competências e, posteriormente, tornarem-se aptos a assumir mais compromissos. Como resultado, é notória a potencialização da motivação e do engajamento do quadro de pessoal da empresa.

Ainda no que se refere à importância de delegar tarefas, não há como ignorar o fato — já brevemente mencionado — de que as lideranças se veem com mais tempo disponível a ser dedicado à implementação de outras ações. Então, torna-se viável se concentrar nas demandas táticas, de alto nível, como a tomada de decisões estratégicas, o planejamento organizacional de longo prazo e a gestão de recursos.

Ou seja, quando os gestores confiam as atribuições operacionais a outros profissionais igualmente qualificados para executá-las, podem direcionar a sua atenção a questões mais críticas e que verdadeiramente interferem no (in)sucesso da empresa. A confiabilidade é indispensável para o bom funcionamento de uma corporação, independentemente do nicho de atuação, o que nos leva a considerar a delegação de tarefas uma das grandes táticas adotadas por companhias que alcançaram um alto patamar no mercado.

Como delegar tarefas de forma eficaz?

Embora haja casos nos quais um alto nível de conhecimentos seja, sim, imprescindível, podemos afirmar que delegar tarefas já não é uma decisão que requer que o colaborador que as assumirá tenha um imenso e profundo domínio das responsabilidades. Atualmente, é possível — e recomendável — utilizar a automação dos processos como uma aliada, investindo em ferramentas tecnológicas específicas que oferecem apoio no dia a dia corporativo. 

No entanto, é claro que a "aleatoriedade" não pode ganhar espaço na hora de distribuir as responsabilidades entre os talentos, concorda?! Afinal, o que é a delegação de tarefas, se não um "voto de confiança" dos gestores nos times sob o seu comando?

É preciso analisar bem os colaboradores e identificar quais têm o perfil adequado para assumir as demandas. Além disso, é superimportante que os profissionais cogitados estejam alinhados aos propósitos e aos valores da companhia, o que é uma espécie de "garantia" de que você vai delegar tarefas com segurança.

Inclusive, um aspecto merece total atenção quando se trata de delegar tarefas: em um contexto geral, é indispensável compreender que nem todas as atividades podem ser delegadas. Como dito, há casos e casos. Algumas atribuições só poderão ser executadas por talentos que dominem competências específicas — como é o caso das demandas inerentes ao setor financeiro.

Como a delegação de tarefas aumenta os níveis de produtividade, economizando tempo, e qual é a relação da Inteligência Artificial com o processo?

Na era de avanços tecnológicos que vivemos, existem infinitas maneiras de otimizar os processos e obter resultados mais ágeis e vantajosos para o negócio. Uma tecnologia que vem revolucionando as empresas que buscam trazer inovação às suas tarefas operacionais é a Inteligência Artificial (IA) — mais especificamente a IA Generativa.

A Inteligência Artificial Generativa é, basicamente, um campo da Inteligência Artificial que se concentra na criação de sistemas capazes de gerar conteúdos novos e originais — como imagens, textos, músicas e vídeos — e de automatizar uma série de atividades que, anteriormente, tomavam muito tempo. Então, trata-se de uma ferramenta excelente para a otimização da gestão do tempo, viabilizando, como consequência, o aumento da produtividade.

Estamos falando de sistemas específicos para a aprendizagem de padrões e de características a partir de um conjunto de dados de entrada e que utilizam esse conhecimento adquirido na produção de resultados que não foram diretamente programados. Hoje em dia, o uso da IA passou a ser bastante comum, inclusive, para que os gestores aprendam como delegar tarefas de forma eficaz.

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Ainda nesse contexto, o setor de marketing, por exemplo, pode explorar a tecnologia para a execução de trabalhos repetitivos, assim como para a condução de ações que apresentem um potencial de convencimento mais elevado com o intuito de aumentar o fluxo de vendas. Aliás, vale reforçar que a ferramenta também contribui para que o departamento comercial estabeleça e atinja KPIs de vendas mais precisos e positivos.

O fato é que, devido às suas características e às modalidades de trabalho, ambas as áreas — vendas e marketing — devem dispor de uma solução aliada e de alto padrão para criar campanhas completas de Inbound Marketing em escala. Recorrer a essa ferramenta é imprescindível para criar anúncios voltados a datas comemorativas e, na verdade, a qualquer situação na qual a organização tenha interesse em se "apresentar", manifestando-se e ganhando visibilidade no mercado.

Afinal, o ditado popular que afirma que “a propaganda é a alma do negócio” continua verdadeiro e válido.

Produção de conteúdos

A produção de conteúdos é uma das atribuições cujo desenvolvimento pode se beneficiar muito da IA. O Marketing de Conteúdo atrai leads e investe na sua nutrição até que eles se tornem clientes da marca, objetivando o aumento da receita do negócio.

O uso da Inteligência Artificial como um gerenciador de conteúdos representa uma estratégia perfeita para maximizar a produtividade. Esse tipo de solução possibilita a criação de textos para blogs, de ações de e-mail marketing e de postagens para as redes sociais, bem como a elaboração de muitos outros formatos e tipos de conteúdos.

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Organização de dados

A Inteligência Artificial Generativa também pode ser usada para organizar os dados e auxiliar na ordenação de informações de maneira mais eficiente e significativa. Inclusive, um sistema de IA Generativa pode ser útil na execução de várias atividades, como: 

  • a geração de relatórios — a IA Generativa é capaz de analisar um grande volume de dados e gerar automaticamente relatórios e/ou pesquisas concisas a partir dessas informações;
  • a geração de metadados — o recurso pode criar metadados descritivos no intuito de facilitar a pesquisa e a recuperação de informações importantes para os setores de marketing e de vendas, incluindo a geração de tags, de palavras-chave e de outros marcadores relevantes;
  • a análise de dados não estruturados — essa tecnologia pode também ser usada para analisar dados não estruturados e extrair informações valiosas, como tendências e insights;
  • a visualização de dados — a IA Generativa cria visualizações de dados interativas e informativas, facilitando a compreensão de padrões e de tendências.

No entanto, ao fazer uso da Inteligência Artificial Generativa, é imperativo tomar certos cuidados, dando uma especial atenção à qualidade dos dados utilizados para o treinamento de modelos generativos. Dados enviesados — ou de baixa qualidade — tendem a levar a resultados imprecisos e, portanto, não confiáveis.

A nossa recomendação é checar sempre os resultados gerados pela IA Generativa antes de usá-los. A intervenção humana é, sim, crucial para avaliar se o conteúdo produzido é apropriado e preciso para que seja empregado nas estratégias.

Aliás, se você estiver utilizando a IA Generativa em um contexto público, a exemplo das mídias sociais, seja transparente sobre o fato de que o material foi criado por uma IA — e não por um ser humano, combinado?

Como acompanhar a delegação de tarefas?

Mais um aspecto que devemos ressaltar envolve a importância de se lembrar que delegar tarefas para os colaboradores não isenta o gestor de estar a par da forma como as atividades vêm sendo executadas, do tempo levado para concluí-las e, sobretudo, dos resultados atingidos. Afinal, como dito, é necessário delegar e acompanhar — o que pode ser feito por meio de uma planilha delegação de tarefas, por exemplo.

É fundamental que, principalmente nas primeiras semanas de delegação, o líder observe e avalie de perto como os profissionais estão se saindo e se eles estão conseguindo atender às demandas. Esse cuidado ajuda os talentos a sentirem mais confiança, também viabilizando que o gestor dê feedbacks aos integrantes da equipe, sejam elogios, sejam apontamentos corretivos.

Nesse contexto, o acompanhamento do desempenho do time passa a ser ainda mais fácil quando a empresa investe em uma plataforma com um sistema integrado, a exemplo de um CRM. A integração de softwares possibilita que os profissionais trabalhem em conjunto para que a rotina de trabalho seja mais produtiva e para que as atribuições possam ser avaliadas. 

Um bom exemplo de delegação de tarefas inclui a designação de atividades que parecem ser simples, mas que tomam bastante tempo dos líderes, como responder a e-mails, estabelecer interação no WhatsApp, agendar reuniões, solucionar as eventuais dúvidas dos clientes etc.

Como vimos, a delegação de tarefas é uma solução viável para potencializar a área operacional da empresa. A propósito, diante desse cenário, uma ferramenta que disponha de várias funcionalidades para a execução das atividades delegadas pode se tornar um grande instrumento em prol da otimização do trabalho, evitando erros e permitindo o acompanhamento das demandas.

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Tópicos: Carreira

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