Você pode descrever perfeitamente as tarefas, os principais marcos e a linha do tempo de cada projeto, mas, no final, coisas acontecem: os clientes não enviam as informações necessárias, um funcionário importante resolve se desligar da empresa, surge uma questão técnica que exige que você repense a abordagem. 

Isso pode sair do controle quando todos estão simplesmente se referindo a uma planilha codificada por cores e respondendo a uma conversa confusa por e-mail. 

Baixe nosso Relatório de crescimento das agências de marketing (Marketing Agency Growth Report) para saber como os especialistas das agências usam os sistemas de gerenciamento de projetos para aumentar a eficiência em seus negócios (em inglês)

De acordo com o Relatório de crescimento das agências de marketing de 2020, a falta de um sistema de gerenciamento de projetos tem sido um dos aspectos mais problemáticos para as agências. As agências enfrentam desafios diários de crescimento por não conseguirem gerenciar seu tempo e seus projetos de maneira eficiente. Aproximadamente 20% delas nunca usaram um software de gerenciamento de projetos até hoje.

E as consequências podem ser estressantes: 43% das agências não encontram tempo livre suficiente para se concentrar em tarefas administrativas, como contratação de pessoal, onboarding de clientes, novos investimentos em negócios etc. Cerca de 29% das agências têm dificuldades em manter fluxos de caixa e 35% delas enfrentam problemas na contratação e na gestão de talentos.

Práticas de gestão de tempo ineficientes impediram 55% das agências de aumentar seus esforços de vendas e marketing; 24% delas enfrentaram desafios de diferenciação no mercado; e a falta de processos ou organização impediu que 18% das agências retivessem clientes. É por isso que tantas agências investem em software de gerenciamento de projetos.

Elas precisam de uma interface fácil de usar para controlar cronogramas, tarefas, tempo e orçamentos. Elas precisam de algo que as pessoas realmente queiram usar no dia a dia. E cada agência é diferente, ou seja, cada agência precisa de um tipo diferente de sistema de gerenciamento de projetos.

Conheça as 10 perguntas a fazer antes de investir em um sistema de gerenciamento de projetos

Reunimos uma lista de algumas das principais plataformas criadas pensando nas agências. Ao examinar essa lista, considere o seguinte:

1) A escalabilidade é uma questão essencial? 

Sua agência está crescendo rapidamente e você quer que ela cresça ainda mais rápido? As ferramentas conseguem acompanhar seu crescimento?

2) Ele é intuitivo?

Sua equipe vai gostar de usar a interface para programar projetos, controlar seu tempo e se manter a par do status de um cliente?

3) É flexível?

Como a ferramenta se integra a outros softwares usados pela sua agência? Você quer que o software funcione com seus processos de cobrança, software de controle de tempo, CRM ou ferramenta de automação de marketing?

4) Oferece personalização suficiente?

De quais relatórios e recursos você realmente precisa? O software permite que eles sejam o foco de sua experiência? Você precisa colaborar com os clientes da plataforma? Você quer que o branding da sua agência apareça na visualização do cliente?

5) Quais recursos são realmente importantes?

Há sistemas de gerenciamento de projetos que vêm carregados com tudo o que você poderia querer usar, e há aqueles que se concentram em fazer apenas uma coisa muito bem. Do que sua agência realmente precisa para tornar os projetos mais fáceis de gerenciar?

6) Como os clientes usarão a ferramenta?

O sistema de gerenciamento de projetos será fácil para os clientes navegarem? Quais níveis de permissão podem ser personalizados? Existem opções para manter parte da comunicação privada e parte pública? Se seus clientes forem usuários da Microsoft, o produto terá uma boa aparência no Internet Explorer?

7) Você precisa de integração de e-mail?

Você já experimentou outros sistemas de gerenciamento de projetos e as pessoas ainda ignoram o sistema? Considere se você precisa de algo que os funcionários possam usar em seu cliente de e-mail. 

8) Seus funcionários precisam usá-lo em qualquer lugar?

O produto oferece um app para iPhone ou Android? Quais funções de trabalho remoto o tornam imprescindível para uma equipe de trabalho remoto ou equipes em vários escritórios diferentes?

9) Você precisa de suporte e treinamento?

Uma ferramenta mais complexa e personalizável pode exigir instalação, treinamento e suporte contínuo. Qual é a reputação do atendimento ao cliente da empresa? Quais dias e horas da semana os membros da equipe estão disponíveis para ajuda e orientação?

10) Qual é o objetivo de usar um sistema de gerenciamento de projetos?

Você quer agilizar os processos? Melhorar a eficiência e a rentabilidade? A ferramenta vai lhe dar uma melhor visão dos tipos de clientes e projetos que você quer buscar? Ela vai ajudá-lo a entregar um produto de maior qualidade? Considere os objetivos e como você pode acompanhar o retorno do seu investimento.

Os 18 melhores sistemas de gerenciamento de projetos para agências de marketing

Se você está procurando um novo software de gerenciamento de projetos ou quer implementar sua primeira ferramenta, confira estas opções:

1) Basecamp

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O Basecamp é a opção ideal para muitas agências que procuram um gerenciamento de tarefas simples e fácil de usar e uma comunicação que funcione. 

Seus recursos:

  • Atribuir tarefas a uma ou várias pessoas
  • Quadros de mensagens para discutir um projeto ou uma ideia
  • Função de chat para comunicação com os membros da equipe
  • Relatórios para melhor compreensão da capacidade e dos projetos de uma equipe
  • Tela separada para gerenciar os projetos com um cliente

Preço: US$ 99/mês com todos os recursos para a empresa inteira 

2) Workamajig

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O Workamajig reúne os departamentos de contabilidade, gestão de clientes, novos negócios, criação, mídia, tráfego e produção e suas respectivas tarefas em uma única plataforma de software de colaboração. 

Seus recursos:

  • Integração com STRATA e SmartPlus para cobrança de mídia
  • Capacidade de ver todos os prospects no pipeline de uma agência com um widget de oportunidade
  • Cria relatórios de vencimento de contas a receber
  • Modelos para estimativa precisa
  • Capacidade de ver a disponibilidade geral da equipe para planejamento de recursos
  • Controla os projetos por retentores
Preço: US$ 50/mês/usuário para até 5 usuários, US$ 38/mês/usuário para até 10 usuários, US$ 34/mês/usuário para até 50 usuários, US$ 32/mês/usuário para mais de 50 usuários

3) FunctionPoint

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O FunctionPoint fornece ferramentas para vários departamentos, incluindo novos negócios, contabilidade, serviços ao cliente, tráfego e criação. 

Seus recursos:

  • Compartilhamento de arquivos e fluxos de trabalho de aprovações
  • Programar e atribuir tarefas e gerenciar cargas de trabalho individuais
  • Relatórios financeiros e faturamento
  • Painel de projetos e tarefas para entender as linhas do tempo e a rentabilidade dos projetos

Preço: US$ 34/usuário/mêssubscribe-agency-post

4) 10,000ft Plans

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O 10,000ft é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de projetos visualmente agradável, com uma interface interativa. A empresa também oferece um programa de software de colaboração de design que contém ferramentas para elaboração de design integradas e uma maneira de reunir dados e análises para apresentar a justificativa do design aos clientes. 

Seus recursos:

  • Interface de arrastar e soltar, permitindo aos gerentes ajustar linhas do tempo e projetos com base na evolução das necessidades
  • No painel, os gerentes podem ver o status de cada projeto com base no tempo, nas taxas e nas despesas
  • Relatórios visuais para visualizar o panorama do desempenho de equipes, clientes e projetos em relação às metas

Preço: US$ 10/usuário/mês para a versão Básica, US$ 20/usuário/mês para recursos de integração e requisitos de TI adicionais, US$ 45/usuário/mês para um gerente de conta dedicado

5) Teamwork Projects

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O Teamwork é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de equipe cuja especialização é reunir profissionais remotos. (Aviso de divulgação: Teamwork é um parceiro de integração da HubSpot.)

Seus recursos:

  • Navegação personalizável para mostrar o que é mais importante para as equipes
  • Gráfico de Gantt para visualizar marcos e uma interface de arrastar e soltar para alterar as linhas do tempo dos projetos
  • Mensagens privadas para indivíduos ou um grupo e integração de e-mail
  • Selecione determinados detalhes do projeto para serem privados
  • Atualizações de status dos membros da equipe para que as equipes remotas e flexíveis saibam as programações umas das outras

Preço: gratuito para 2 a 5 usuários, US$ 9/mês/usuário para 5 a 100 usuários; empresas maiores devem entrar em contato com a empresa

6) iMeet Central

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O iMeet Central (antigo Central Desktop) é uma ferramenta de colaboração on-line que ajuda a agência inteira a manter o foco nas tarefas e permanecer informada sobre o status de um projeto. 

Seus recursos:

  • Quadro de humor on-line para compartilhar inspiração entre profissionais de criação 
  • Fluxos de trabalho personalizáveis que atribuem tarefas automaticamente
  • Recurso de reuniões para programar eventos, fazer upload de anotações e compartilhar documentos
  • Capacidade de tornar certos arquivos e pastas visíveis apenas para funcionários da agência
  • Sistema de feedback centralizado que organiza os comentários e mostra quem analisou, aprovou ou ignorou o aviso 

Preço: US$ 45/usuário/mês para profissionais de marketing + agências, US$ 25/usuário/mês para empresas

7) Zoho Projects

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O Zoho fornece ferramentas para várias funções de negócios diferentes, incluindo finanças, RH, vendas e marketing e gerenciamento de projetos. A ferramenta Zoho Projects fornece às equipes da agência uma maneira fácil de gerenciar a comunicação e acompanhar o progresso.

Seus recursos:

  • Os funcionários registram horas faturáveis e não faturáveis
  • Capacidade de ver o tempo real em comparação com o tempo do projeto necessário para concluir marcos específicos
  • Integração com o G Suite para uma colaboração mais eficiente
  • Salas de chat do projeto que podem ser públicas ou privadas

Preço: gratuito para um projeto, US$ 25/mês para 20 projetos, US$ 50/mês para 50 projetos, US$ 100/mês para projetos ilimitados

8) WorkflowMax

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O WorkflowMax é um sistema completo de gerenciamento de projetos que fornece às agências a capacidade de gerenciar finanças e cobrança, leads e vendas, e produtividade. (WorkflowMax é um parceiro de integração da HubSpot.)

Seus recursos:

  • Relatórios para descobrir a ineficiência e os projetos e clientes mais lucrativos da agência
  • Sistema de custeio de trabalhos para acompanhar todas as despesas por projeto e custos reais versus custos previstos, a fim de entender melhor a rentabilidade
  • Crie campos personalizados para atender melhor às necessidades individuais da agência
  • Ferramenta para enviar rapidamente cotações precisas para prospects

Preço: US$ 15/mês para 1 usuário, $49/mês para 2 a 5 usuários, US$ 110/mês para 6 a 10 usuários, US$ 170/mês para 11 a 20 usuários, US$ 250/mês para 21 a 50 usuários

9) Brightpod 

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O Brightpod tem uma interface de quadro semelhante ao Trello que permite aos usuários controlar projetos, ideias e tarefas. 

Seus recursos:

  • Fluxos de trabalho personalizados para diferentes tipos de projetos 
  • Um calendário editorial para gerentes que acompanham planos sociais e de conteúdo 
  • Painéis individuais para que os membros da equipe possam controlar seus itens de alta prioridade a cada dia
  • Registre o tempo por tarefa e crie tarefas recorrentes
  • Capacidade de adicionar tarefas, mensagens e arquivos via e-mail

Preço: US$ 29/mês para 10 usuários, US$ 69/mês para 25 usuários, US$ 129/mês para 50 usuários, US$ 199/mês para usuários ilimitados

10) FunctionFox

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O Function Fox fornece três níveis diferentes de software de gerenciamento de projetos, desde um projeto simples e controle de tempo até relatórios avançados e gerenciamento de projetos. 

Seus recursos:

  • Um gerente de conta dedicado que ajuda as agências a configurar o software e fornece suporte à medida que a empresa vai mudando e crescendo
  • Relatórios baseados em clientes e projetos
  • Painel para que os líderes possam ver a rentabilidade e a produtividade
  • Campos personalizados para adicionar informações exclusivas da sua agência
  • Calendários individuais e de grupo 

Preço: US$ 35/mês para 1 usuário + US$ 5/mês por usuário adicional para planilhas de horas e controle de projetos, US$ 50/mês para 1 usuário + US$ 10/mês por usuário adicional para gerenciamento avançado de projetos, US$ 100/mês para 1 usuário + US$ 15/mês por usuário adicional para equipes internas de criação

11) DoInbound

O DoInbound fornece uma estrutura para as agências venderem e entregarem serviços de inbound marketing. Ele divide os projetos em tarefas menores e repetíveis para melhorar a eficiência e a eficácia da equipe. 

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Seus recursos:

  • Gerencie os projetos por campanha, tarefa e entregáveis
  • Compartilhe arquivos, controle o tempo e mantenha toda a comunicação organizada com a campanha ou tarefa associada
  • Treinamento para ajudar as agências a documentar processos e criar modelos para produtos de trabalho mais previsíveis

Preço: US$ 99/mês para 3 usuários, US$ 199/mês para 20 usuários, US$ 299/mês para usuários ilimitados

12) Workfront

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O Workfront é uma ferramenta personalizável que permite às agências definir prioridades, atribuir tarefas, gerenciar projetos e manter as partes interessadas atualizadas. A empresa adquiriu recentemente o ProofHQ, permitindo que as equipes agilizem a revisão e a aprovação de conteúdo e criação. 

Seus recursos:

  • Caminhos de aprovação incorporados para entregar o trabalho mais rapidamente
  • Visibilidade de recursos em toda a equipe para melhor gerenciamento das cargas de trabalho
  • Recurso de pendências de trabalho para organizar e priorizar solicitações de criação
  • Capacidade de marcar equipes Agile para organizar o trabalho em histórias ou pontos

Preço: entre em contato com a empresa para obter informações sobre preços

13) Podio

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O Podio ajuda a organizar toda a comunicação de uma equipe em uma ferramenta fácil de personalizar.

Seus recursos: 

  • Uma infinidade de integrações e extensões, como o SmartGantt, e a opção de criar uma integração personalizada
  • Apps que podem ser adicionados ao produto principal para personalizar o sistema de gerenciamento de projetos de acordo com a forma de trabalhar de uma equipe
  • Fluxos de trabalho automatizados acionados pela conclusão de uma tarefa
  • Capacidade de criar formulários da Web personalizados para coletar informações a serem enviadas diretamente para a ferramenta

Preço: US$ 9/mês para a versão Basic, US$14/mês para Plus, US$ 24/mês para Premium, preço personalizado para empresas

14) LiquidPlanner

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O LiquidPlanner tem uma metodologia diferente para gerenciamento de projetos, pois define linhas do tempo com base em estimativas. Então, fornece uma data de vencimento realista com base nos cenários de melhor e pior caso. Oferece também um agendador baseado em prioridade, para que as equipes possam entender quais projetos priorizar e, assim, trabalhar para que tudo seja concluído e enviado ao cliente dentro do prazo.  

Seus recursos:

  • Os recursos de controle de tempo integram-se com uma planilha de preços
  • Tela de gerenciamento de recursos para visualizar quem está com capacidade e quem pode assumir mais projetos
  • Recursos de anotação para incluir obstáculos à realização de projetos
  • Quadros de comunicação específicos para as tarefas 

Preço: US$ 10/usuário/mês para 5 usuários, US$ 45/usuário/mês para a versão Professional, US$ 69/usuário/mês para a versão Enterprise

15) Traffic LIVE

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O TrafficLIVE trabalha para dar aos gerentes de conta, profissionais de vendas, gerentes financeiros e à liderança as ferramentas necessárias para atender os clientes de maneira mais eficaz e mais lucrativa. 

Seus recursos:

  • Integra-se ao Microsoft Project para que os gerentes de conta possam facilmente importar e exportar planos de projeto 
  • O painel visual mostra o detalhamento do tempo gasto, dinheiro, excedentes, prazos, entregas e muito mais para cada projeto 
  • CRM nativo para desenvolvimento de negócios, a fim de acompanhar clientes e prospects 
  • Tabelas de preços personalizadas que podem ser aplicadas a novos projetos de clientes
  • Gráficos de utilização para que os proprietários de agências possam determinar as necessidades de pessoal

Preço: entre em contato com a empresa para obter informações sobre preços

16) Advantage

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O Advantage atribui a cada conta um especialista em implementação. Assim, esse software de gerenciamento de projetos é perfeito para aqueles que precisam de treinamento e suporte mais detalhados ou estão procurando consultoria individual. 

Seus recursos:

  • Modelos predefinidos para criar programações automaticamente
  • Capacidade de alterar programações e tarefas de vários projetos de uma só vez
  • Gráficos de taxa de desperdício e um resumo da análise de risco para descobrir quais projetos estão em risco 
  • Suporte do departamento de mídia com fluxogramas, modelos e formulários de autorização
  • Painel do proprietário da agência com visualizações do saldo de caixa, taxas e previsões 

Preço: entre em contato com a empresa para obter informações sobre preços

17) Clients & Profits

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O Clients & Profits fornece quatro níveis de sua ferramenta para agências em expansão e mudança.

Seus recursos:

  • Ferramentas de gerenciamento de contas, como resumos de criação, pedidos de alteração, relatórios de status e um CRM
  • Portal da Web para acesso do cliente ao status do trabalho, calendário e relatórios
  • Gerenciador de ativos, relatórios de produção e listas de verificação de novos trabalhos
  • Planilhas de horas, fluxos de trabalho de aprovação e relatório de produtividade
  • Cobrança de mídia, retenção, vários trabalhos

Preço: US$49/mês/usuário para a versão Studio, US$69/mês/usuário para Marcom, US$ 99/mês/usuário para Agency

18) Workbook

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O Workbook é um software de gerenciamento de projetos que permite às agências personalizar a plataforma com base em suas necessidades específicas. Você começa com um plano básico e adiciona recursos, como faturamento e cobrança, pedidos de fornecedores e ordens de compra, finanças e contabilidade, portal do cliente ou CRM e pipeline. 

Seus recursos:

  • Inclusão de todos os custos em um projeto, inclusive quilometragem e despesas pessoais 
  • Extenso sistema de relatórios financeiros com 300 relatórios incorporados
  • Recursos de transação entre empresas e recurso de cobrança automática 
  • Pipeline ponderado para revelar o fluxo de caixa potencial de uma agência 
  • Capacidade de converter um prospect do CRM em um projeto

Preço: US$ 19/usuário/mês + opção de preço modular

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Originalmente publicado 04/02/2020 14:00:00, atualizado Fevereiro 05 2020