10 dicas para se manter em dia com o trabalho em viagens

Eu amo viajar, quem não ama? Mas às vezes a gente não consegue necessariamente conciliar as nossas férias com todas as viagens que a gente quer fazer - nessas ocasiões, o trabalho precisa ser priorizado.

Com um mundo cada vez mais conectado, o conceito de trabalho remoto cada vez popular e as mudanças positivas que o futuro do trabalho tem trazido para empresas em todo o mundo, é cada vez mais possível conciliar os dois. Ao contrário do que muitos pensam, é possível trabalhar eficientemente em viagens.

Para poder aproveitar a viagem ao máximo e também conseguir trabalhar, há uma série de coisas que precisam ser consideradas antes mesmo do início da viagem. Nesse post, vamos compartilhar algumas dicas. Tudo pronto? 

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 1) Planejamento é crucial 

Planeje os dias com antecedência para saber onde você vai estar, o que você precisa fazer e o que você quer fazer na localidade. Faça uma lista de tudo que precisa ser feito em ordem de prioridade. Estime quanto tempo cada tarefa vai demorar e crie um cronograma de quanto tempo você vai dedicar para cada atividade por dia e um calendário com as datas de quando você precisa ter as tarefas prontas. Uma vez que isso estiver pronto, prepare uma lista de ferramentas que você precisa para cada atividade e se você precisa de internet ou não. Por exemplo:

• Escrever blog post: Microsoft Word (não precisa de internet);
• Publicar blog post: ferramenta da HubSpot (precisa de internet). 

Dessa forma, você já sabe que pode escrever o blog post no avião, mas vai precisar esperar chegar em algum lugar com Wi-Fi para poder publicá-lo. 

Isso faz com que você evite problemas do tipo: precisava publicar esse post mas estou sem internet no avião. Planeje estar em um lugar com internet no horário de publicá-lo ou deixe agendado.

Também é importante lembrar que não vai dar tempo de fazer tudo, por isso a lista de prioridades é crucial para focar nas coisas mais importantes primeiro.

2) Crie uma mensagem de ausência temporária eficiente 

Já falei aqui sobre o assunto de mensagens de ausência temporária. Crie uma mensagem que avise que você vai estar com acesso limitado ao e-mail, adicione o e-mail de algum colega que poderia ajudar ou se o assunto só pode ser tratado com você, deixe seu número de telefone e especifique que o telefone só deve ser utilizado em caso de emergência. 

3) Mantenha-se conectado 

Fale com seus colegas antes de viajar e decida um meio de comunicação: mensagem de texto, Slack, WhatsApp, e-mail, etc. Dessa forma você vai saber qual deles checar mais frequentemente, evitando a perda de tempo de ficar olhando todos os meios. Eu recomendo utilizar o chat da empresa, porque mensagens de texto podem ser recebidas de qualquer pessoa, enquanto uma mensagem no chat da empresa com certeza é de algum colega. E-mails você provavelmente receberá muitos e, assim, acaba demorando mais para perceber se o e-mail é realmente importante.

4) Leve seu computador e outras ferramentas que você use para trabalhar 

Eu sei que você pode fazer milhares de coisas no seu celular ou do tablet: ler seus e-mails, tirar fotos, escrever blog posts. Mas sentar na frente do computador e se concentrar vai ser muito mais eficiente, não só porque é mais rápido digitar ou ler no computador, mas também porque tem menos distrações do que no celular. 

5) Adaptadores e carregadores: leve os cabos corretos!  

O tipo de tomada varia de país para país e você não quer se encontrar na situação de ter que sair por uma cidade desconhecida procurando um adaptador porque você ficou sem bateria. A solução mais fácil é comprar um adaptador universal se você viaja muito, mas se você sempre viaja para o mesmo lugar, é melhor levar o adaptador específico desse lugar.

Outro acessório importante para viagens são carregadores portáteis de celular. Com um carregador portátil, você evita ter que poupar bateria ou ter que procurar uma tomada em lugares que são difíceis de encontrar.

6) Espere a fila diminuir 

Eu sei que você está ansioso para ser o primeiro a entrar no avião, eu também estou. Porém, esse tipo de fila em aeroportos pode ser uma perda de tempo. Em vez de ficar esperando na fila, trabalhe até o último momento que puder e vá para fila quando já tiver diminuído. Eu sei que essa é difícil, principalmente se você tem uma mala de mão e precisa achar um bom lugar para colocá-la, mas esperar vai te poupar um bom tempo de espera no qual você poderia estar trabalhando.

7) Deixe trabalho pronto para fazer em modo avião

Há tarefas para as quais você não precisa de internet, então planeje para fazê-las no avião ou em outros lugares que você não tiver acesso à internet. As vezes a atividade em si não precisa de internet – como escrever um blog post - porém o blog post pode precisar de pesquisa, então faça a pesquisa antes e salve a informação de forma que você possa acessá-la sem internet.  Assim, é importante pensar em tudo que cada tarefa exige para não ser surpreendido na hora “h”.

8) Aproveite as escalas

Não fique no portão de embarque esperando por horas. Se você viaja frequentemente por alguma companhia aérea, procure saber se eles têm uma sala VIP onde você pode sentar confortavelmente e acessar seu computador. Se não tiver, procure algum café onde você se sinta confortável para trabalhar e que tenha Wi-Fi. 

9) Procure algum bar ou café com Wi-Fi perto do seu hotel  

Uma vez que você chega no hotel onde está ficando, procure se há alguma sala de conferência ou alguma área comum que seja confortável para trabalhar. Isso vai facilitar se você estiver ficando com mais pessoas no quarto do hotel. Mesmo se estiver sozinho, o ambiente de trabalho é melhor fora do quarto. Se o hotel não tiver um local apropriado, pergunte onde tem um café com Wi-Fi por perto do hotel onde você poderia trabalhar.

10) Acorde pelo menos uma hora antes que todo mundo 

Acordar antes das pessoas com quem você está viajando pode ser muito benéfico.  Essas horas que você passa concentrado apenas no trabalho, são as mais eficientes porque você faz tudo mais rápido sem interrupções. Outra vantagem é que você não perde nenhum passeio ou horas no meio do dia. Uma ou duas horas de sono valem a pena sacrificar para poder fazer seu trabalho mais eficientemente e aproveitar a viagem.