13 ferramentas de gerenciamento de projetos para agências de marketing

Ferramentas de gestão de projetos são cada vez mais comuns na realidade de empresas, principalmente na área de marketing digital e na busca por inovação. Mas por que isso acontece?

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O uso desse tipo de solução está alinhado às necessidades do mercado: projetos de marketing que usam dados de maneira inteligente e dão eficiência para o planejamento e na execução de campanhas. E, mesmo com a busca constante por evolução, 40,3% das empresas não usam um software de gestão de projetos, segundo levantamento da Artia.

Neste guia completo, vamos ajudar você a trazer essas vantagens para a sua equipe. Veja o que é gerenciamento de projeto, suas implicações, exemplos de ferramentas de marketing digital que você pode implementar e como escolher a melhor. Boa leitura!

Qual é a importância da gestão de projetos?

O marketing está atualmente inserido em um mercado muito diferente do que há décadas. As expectativas do público em relação à estética, linguagem e formas de interação mudam com muito mais velocidade do que antes da internet se desenvolver. Com a ascensão da inteligência artificial e o uso de mecanismos de resposta para buscar conteúdo online (as famosas LLMs, ou large language models), as expectativas dos clientes estão cada vez mais diversificadas, e oferecer rapidez, segurança e agilidade em cada interação é vital para construir um relacionamento saudável com a sua clientela.

Por isso, um bom gerenciamento de projetos é tão crucial hoje quanto o próprio conteúdo da campanha. Não adianta produzir peças incríveis de atração se elas não forem entregues de maneira inteligente e adequada ao público digital. É uma espinha dorsal que deve ser muito ajustada: planejamento, produção e entrega. 

Com ferramentas de marketing digital adequadas, é possível acompanhar métricas em tempo real e aplicar estratégias baseadas em dados, garantindo maior controle e previsibilidade dos resultados.

Além disso, a integração com a automação de atendimento ajuda as equipes a manter a qualidade da comunicação com os clientes ao longo de todo o processo, tornando o suporte mais ágil e reduzindo o retrabalho.

Por que usar ferramentas de gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é uma função cada vez mais dinâmica, que exige planejamento e previsibilidade, ao mesmo tempo em que demanda flexibilidade e rapidez em ajustes de curso.

É por isso que as ferramentas de gerenciamento de projeto estão se tornando tão populares. Elas podem trazer esse poder prático a você e à sua equipe. Veja como isso se aplica em cada ponto de atenção dentro de uma campanha de marketing.

1 - Facilidade de planejamento

Um dos maiores desafios de profissionais que gerenciam projetos é a capacidade de dimensionar, estruturar e particionar campanhas de marketing — principalmente aquelas de médio e longo prazo, como SEO, AEO, geração de tráfego orgânico e diversificação de canais. Quanto mais longo o caminho, mais provável é que a equipe se desvie do curso sem perceber. E é exatamente nesse ponto que a ferramenta de gerenciamento de projeto se mostra tão importante.

Com uma solução desse tipo, você consolida o fluxo de trabalho, acompanha a evolução do projeto e faz os ajustes necessários para manter seu norte sempre à vista. As ferramentas oferecem um panorama prático e completo de todos os elementos que compõem a execução de uma estratégia bem elaborada.

2 - Controle das informações

Falando em visão, quanto mais informações você tem sobre o projeto, mais controle você detém sobre ele. Estamos na era da gestão baseada em dados, e isso não é apenas para empreendedores e diretores administrativos de empresas.

Dominar informações de projeto também é fundamental para profissionais de marketing. É uma forma de identificar pontos fortes e fracos da sua campanha ao mesmo tempo em que define as ações necessárias para abordá-los.

Ter uma boa ferramenta de gestão de projeto significa incluir esse controle nas três etapas primordiais de marketing:

• na definição da campanha;
• na execução do plano;
• na medição de resultados.

3 - Melhoria no monitoramento de tarefas

Principalmente em uma realidade de projetos de marketing dinâmicos, com pessoas trabalhando remotamente e com foco maior no resultado do que nas horas de trabalho, esse tipo de sistema garante um bom acompanhamento do fluxo de produção e de distribuição.

É possível destrinchar tarefas por tamanho, prioridade e status de conclusão, além de determinar responsabilidades e prazos de execução. Chegando a esse nível de controle, você tem uma visão completa sobre o desempenho de cada profissional na equipe e o que pode ser feito para dar ainda mais eficiência para essas tarefas.

4 - Eliminação de ruídos de comunicação

O sucesso de campanhas de marketing não se resume apenas a etapas bem elaboradas. Afinal, são os membros da sua equipe, que ficaram responsáveis por fazer cada uma delas acontecer.

A comunicação é fundamental para um projeto eficiente. A estruturação desse fluxo em uma ferramenta de automação de atendimento facilita a troca de informações, agiliza o alinhamento, prioriza as etapas mais relevantes e evita retrabalho.

Quanto mais próximo é o time, mais fácil fica reagir e ajustar os rumos de acordo com as mudanças de demanda. Isso sem contar que essa interação constante gera inovação e criatividade com a valorização de diferentes pontos de vista.

5 - Estímulo ao gerenciamento múltiplo

Essa comunicação mais próxima também contribui para um benefício cada vez mais importante de um bom gerenciamento de projetos: a descentralização eficiente na tomada de decisões.

Por mais que seja responsável pelo sucesso do projeto, deixar de delegar faz com que você se torne o maior gargalo para o sucesso da campanha. É um modo bastante eficaz de sobrecarregar sua função e perder a dinâmica da equipe.

Assim, os profissionais têm o que precisam para analisar cenários e tomar as próprias medidas para aprimorar processos, tarefas e até o conteúdo da campanha. E essas pequenas decisões são incluídas em tempo real no fluxo para todos os outros membros, facilitando o alinhamento entre eles.

Um software de gerenciamento de projetos pode trazer todos os benefícios que apontamos, mas não necessariamente de forma universal. Cada empresa, cada time de marketing e até cada projeto exigem uma abordagem única, que alinhe todas as necessidades ao resultado esperado.

É por isso que existem tantas opções no mercado. Se você está procurando um novo software de gerenciamento de projetos ou quer implementar sua primeira ferramenta, confira as opções a seguir.

1) Basecamp

O Basecamp é a opção ideal para muitas agências que procuram um gerenciamento de tarefas simples e fácil de usar, além de uma comunicação que funcione.

Seus recursos são:

• Atribuição de tarefas a uma ou várias pessoas;
• Quadros de mensagens para discutir um projeto ou uma ideia;
• Função de chat para comunicação com os membros da equipe;
• Relatórios para melhor compreensão da capacidade e dos projetos de uma equipe;
• Tela separada para gerenciar os projetos com um cliente.

Preço: US$ 99/mês com todos os recursos para a empresa inteira

2) Workamajig

O Workamajig reúne os departamentos de contabilidade, gestão de clientes, novos negócios, criação, mídia, tráfego e produção em uma única plataforma de software de colaboração.

Seus recursos são:

• Integração com STRATA e SmartPlus para cobrança de mídia;
• Capacidade de ver todos os leads no pipeline de uma agência com um widget de oportunidade;
• Criação de relatórios de vencimento de contas a receber
• Geração de modelos para estimativa precisa;
• Capacidade de ver a disponibilidade geral da equipe para planejamento de recursos;
• Controle dos projetos por retentores.

Preço: US$ 50/mês/usuário para até 9 usuários, US$ 38/mês/usuário para até 19 usuários, US$ 36/mês/usuário para até 49 usuários, US$ 34/mês/usuário a partir de 50 usuários.

3) FunctionPoint

O FunctionPoint fornece ferramentas para vários departamentos, incluindo novos negócios, contabilidade, serviços ao cliente, tráfego e criação.

Seus recursos são:

• Compartilhamento de arquivos e fluxos de trabalho de aprovações;
• Programação e atribuição de tarefas e gerenciamento de cargas de trabalho individuais;
• Relatórios financeiros e faturamento;
• Painel de projetos e tarefas para entender as linhas do tempo e a rentabilidade dos projetos.

Preço: a partir de US$ 50/usuário/mês.

4) 10,000ft Plans

O 10,000ft é uma ferramenta de planejamento e gerenciamento de projetos visualmente agradável, com uma interface interativa. A empresa também oferece um programa de software de colaboração de design que contém:

Seus recursos são:

• Interface de arrastar e soltar, que permite aos gerentes ajustar linhas do tempo e projetos com base na evolução das necessidades;
• Painel em que os gerentes podem ver o status de cada projeto com base no tempo, nas taxas e nas despesas;
• Relatórios visuais para mostrar o desempenho de equipes, clientes e projetos em relação às metas.

Preço: a partir de US$ 9/usuário/mês para a versão Básica

5) Teamwork Projects

O Teamwork é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de equipe, especializada em reunir profissionais remotos.

Seus recursos são:

• Navegação personalizável para mostrar o que é mais importante para as equipes;
• Gráfico de Gantt para visualizar marcos e uma interface de arrastar e soltar para alterar as linhas do tempo dos projetos;
• Mensagens privadas para indivíduos ou um grupo e integração com e-mail;
• Seleção de determinados detalhes do projeto para torná-los privados;
• Atualizações de status dos membros da equipe para que os times remotas e flexíveis saibam as programações uns dos outros.

Preço: gratuito para 2 a 5 usuários, US$ 10/mês/usuário para 5 a 100 usuários; empresas maiores devem entrar em contato com a empresa.

6) iMeet Central

O iMeet Central é uma ferramenta de colaboração online que ajuda a agência inteira a manter o foco nas tarefas e permanecer informada sobre o status de um projeto.

Seus recursos são:

• Quadro de humor online para compartilhar inspiração entre profissionais de criação;
• Fluxos de trabalho personalizáveis que atribuem tarefas automaticamente;
• Recurso de reuniões para programar eventos, fazer upload de anotações e compartilhar documentos;
• Capacidade de tornar certos arquivos e pastas visíveis apenas para funcionários da agência;
• Sistema de feedback centralizado que organiza os comentários e mostra quem analisou, aprovou ou ignorou o aviso.

Preço: US$ 45/usuário/mês para profissionais de marketing e agências, US$ 25/usuário/mês para empresas.

7) WorkflowMax

O WorkflowMax é um sistema completo de gerenciamento de projetos que fornece às agências a capacidade de gerenciar finanças e cobrança, leads e vendas, assim como produtividade. WorkflowMax é um parceiro de integração da HubSpot.

Seus recursos são:

• Relatórios para descobrir os projetos e clientes mais lucrativos da agência;
• Sistema de custeio de trabalhos para acompanhar todas as despesas por projeto e custos reais versus custos previstos, a fim de entender melhor a rentabilidade;
• Campos personalizados para atender melhor às necessidades individuais da agência;
• Ferramenta para enviar rapidamente cotações precisas para leads.

Preço: US$ 20/mês para 1 usuário, $45/mês para 2 ou 3 usuários, US$ 55/mês para 4 ou 5 usuários, US$ 120/mês para 6 a 10 usuários, US$ 190/mês para 11 a 20 usuários, US$ 275/mês para 21 a 50 usuários, US$ 350/mês para 51 a 100 usuários.

8) Brightpod

O Brightpod tem uma interface de quadro, semelhante ao Trello, que permite aos usuários controlar projetos, ideias e tarefas.

Seus recursos são:

• Fluxos de trabalho personalizados para diferentes tipos de projetos;
• Um calendário editorial para gerentes que acompanham planos sociais e de conteúdo;
• Painéis individuais para que os membros da equipe possam controlar seus itens de alta prioridade a cada dia;
• Registro do tempo por tarefa e criação de tarefas recorrentes;
• Capacidade de adicionar tarefas, mensagens e arquivos via e-mail.

Preço: US$ 29/mês para 6 usuários, US$ 59/mês para 12 usuários, US$ 99/mês para 25 usuários, US$ 199/mês para usuários ilimitados.

9) FunctionFox

O Function Fox fornece três níveis diferentes de software de gerenciamento de projetos.

Seus recursos são:

• Um gerente de conta dedicado que ajuda as agências a configurar o software e fornece suporte à medida que a empresa vai mudando e crescendo;
• Relatórios baseados em clientes e projetos;
• Painel para que os líderes possam ver a rentabilidade e a produtividade;
• Campos personalizados para adicionar informações exclusivas da sua agência;
• Calendários individuais e de grupo.

Preço:

• US$ 35/mês para 1 usuário + US$ 4/mês por usuário adicional para planilhas de horas e controle de projetos;
• US$ 50/mês para 1 usuário + US$ 8/mês por usuário adicional para gerenciamento avançado de projetos;
• US$ 100/mês para 1 usuário + US$ 16/mês por usuário adicional para equipes internas de criação.

10) Asana

A Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos focada em produção criativa e colaboração, uma combinação perfeita para gerentes de marketing. A Asana também é parceira de integração da HubSpot.
Além de foco na distribuição inteligente de tarefas e prazos, ela fornece uma interface visual robusta, o que melhora a visibilidade e o controle da produtividade por parte dos gestores.

Seus recursos são:

• Criação de cronogramas de maneira intuitiva no modelo de diagrama de Gantt;
• Gerenciamento de fluxo de trabalho e recursos;
• Uso de Kanban para a gestão de trabalho em quadros;
• Aplicativo móvel e integração com outras ferramentas;
• Automatização de tarefas de rotina de gestão;
• Comunicação em tempo real, compartilhamento de dados, formulários de pedidos e calendário compartilhado de metas e prazos.

Preço: existe um plano gratuito bastante robusto, além dos tiers Premium (US$ 10,99 mensais), Business (US$ 24,99 mensais) e Enterprise (cotação em negociação direta).

11) Jira

O Jira é uma das ferramentas mais robustas para gerenciamento de projetos técnicos, especialmente para times de tecnologia, squads de produto e equipes ágeis que utilizam Scrum ou Kanban.

Seus recursos são:

• Quadros Scrum e Kanban totalmente configuráveis;
• Controle avançado de sprints, épicos, histórias e backlogs;
• Automações internas para fluxos de aprovação e movimentação de tarefas;
• Relatórios avançados: burndown, velocidade, controle de versões e roadmap;
• Gestão completa de incidentes e bugs, ideal para equipes de desenvolvimento;
• Integrações com Confluence, Bitbucket, Slack e centenas de plugins via Atlassian Marketplace.

Preço:

• Gratuito para até 10 usuários; 
• US$ 8,15/usuário/mês (Standard);
• US$ 16/usuário/mês (Premium);
• Preço personalizado para Enterprise.

12) ClickUp

O ClickUp é uma plataforma multifuncional de produtividade que combina tarefas, documentos, chat interno, metas e dashboards em um único ecossistema. É popular entre equipes que querem substituir várias ferramentas por uma solução unificada.

Seus recursos são:

• Visualizações variadas: lista, quadro, calendário, timeline, workload e mapa mental;
• Automações avançadas e templates prontos de processos;
• Criação de documentos, wikis e anotações integradas ao projeto;
• Dashboards personalizáveis com KPIs de projetos, equipes e produtividade;
• Chat interno, comentários encadeados e atribuição por membro;
• Time tracking nativo com relatórios de horas e custos.

Preço:

• Gratuito com recursos limitados;
• US$ 7/usuário/mês (Unlimited);
• US$ 12/usuário/mês (Business);
• Planos Enterprise sob demanda.

13) Runrun.it

O Runrun.it é um software brasileiro de gestão de tarefas e produtividade voltado para equipes que precisam acompanhar demanda, tempo investido, custos e desempenho em projetos.

Seus recursos são:

• Criação de tarefas com estimativas, prazos, responsáveis e checklists;
• Acompanhamento de tempo (time tracking) automático e manual;
• Dashboards estratégicos com métricas de produtividade e eficiência;
• Gestão de filas e priorização para visualizar gargalos da equipe;
• Kanban, lista e calendário para acompanhamento visual do trabalho;
• Relatórios detalhados por cliente, projeto, centro de custo e colaborador.

Preço:

• R$ 49/usuário/mês (Business);
• R$ 79/usuário/mês (Enterprise);
• Teste gratuito disponível.

Quais são as 10 perguntas a fazer antes de investir em um sistema de gerenciamento de projetos?

Agora que você conhece algumas das melhores opções no mercado, já deve estar se perguntando qual delas é a melhor para gerenciar sua rotina de projetos.

Acertamos? Se for esse o caso, reunimos uma lista de algumas das principais plataformas criadas pensando nas agências. Ao examinar essa lista, considere o seguinte!

• A escalabilidade é uma questão essencial?
• O software é intuitivo? 
• É flexível?
• Oferece personalização suficiente?
• Quais recursos são realmente importantes?
• Como os clientes usarão a ferramenta?
• Você precisa de integração de e-mail?
• Seus funcionários precisam usar a ferramenta em qualquer lugar?
• Você precisa de suporte e treinamento?
•  Qual é o objetivo de usar um sistema de gerenciamento de projetos?

Debruçando-se sobre o planejamento de novas campanhas e pensando bastante na resposta a essas perguntas, com certeza você vai encontrar uma ou várias ferramentas de gerenciamento de projetos que se encaixam na sua realidade.

A partir daí, é só alinhar a equipe e readequar o fluxo de trabalho para colher os frutos em termos de eficiência dos processos internos e de maior retorno prático de suas estratégias de marketing digital.

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