Manual da HubSpot para o GDPR
Ativação da funcionalidade do GDPR na HubSpot
Antes de nos aprofundarmos nas especificidades da funcionalidade, uma breve observação: alguns recursos relacionados ao GDPR serão ativados com um simples botão nas suas configurações. Em alguns casos, a ativação desses botões fará um recurso do GDPR aparecer em seu portal. Em outros, apenas o comportamento padrão de algum recurso vai mudar.
Veja o que vai acontecer na sua conta da HubSpot quando a opção do GDPR for ativada (observação: se isso ainda não fizer sentido para você, continue lendo):
- O banner de consentimento de cookies será ativado por padrão.
- A funcionalidade “Exclusão do GDPR” aparecerá nos registros de contatos.
- Os formulários conforme o GDPR serão ativados.
- Os links de cancelamento de assinatura em e-mail individuais de vendas serão ativados por padrão.
- Um aviso de “consentimento a comunicação” será adicionado à seção Mensagens, por padrão. Isso quer dizer que os contatos que interagem por chat ao vivo verão o aviso de consentimento antes de iniciar o chat.
- Os novos links de reuniões terão um aviso e uma mensagem de consentimento por padrão.
- Os alertas de nova adição do “Exclusão do GDPR” ficarão ativados, ou seja, você receberá um alerta ao tentar adicionar novamente ao banco de dados um contato cujos dados já foram excluídos conforme o GDPR.
- Sua extensão de vendas vai exibir um banner na barra lateral de contatos em sua caixa de entrada caso você não tenha uma base jurídica para se comunicar com um destinatário.
Lembre-se: a simples ativação do botão não fará com que o seu processo esteja em conformidade com o GDPR (por sermos os maiores usuários da nossa própria plataforma, gostaríamos muito que fosse tão fácil assim). Essa ativação apenas habilita os recursos que ajudarão a sua empresa a alcançar a conformidade.
Além do botão geral, também haverá um botão para controle dos e-mails: ao ativá-lo, a base jurídica (ou a falta dela) passará a valer para a ferramenta de e-mail. Em outras palavras, você ficará impedido de enviar e-mails a contatos com os quais você não tem uma base jurídica para se comunicar. Além disso, seus contatos não verão os novos “tipos de assinatura” na tela de preferências de assinatura, mas continuarão vendo os “tipos de e-mails”. Se você não tiver certeza do que estamos falando, continue lendo.
Isto posto, vamos esmiuçar a jornada de Ana.
A jornada de Ana pode começar no site da XPTO. O GDPR contém algumas regras sobre como a XPTO pode rastrear as atividades de Ana no site. Especificamente, se a XPTO estiver usando um software que rastreia Ana por cookies (como a HubSpot ou o Google Analytics), segundo o GDPR, ela precisará ser informada de que a empresa faz isso (em um idioma que ela consiga entender) e precisará dar seu consentimento para ser rastreada por cookies. Além disso, ela precisará ter a opção de não aderir ao rastreamento de cookies com a mesma facilidade que teve para aderi-lo.
Na HubSpot, as configurações de cookies ficam no seu avatar > Configurações > Rastreamento de relatórios e análises > Política de cookies.
Lá você vai encontrar algumas opções:
- Quer usar cookies? Sem os cookies, você não será capaz de rastrear nenhuma atividade de Ana em seu site. O GDPR não restringe as empresas de usarem cookies de modo geral, a única exigência é que elas sigam algumas regras para poderem usá-los.
- Quer notificar os usuários de que seu site usa cookies? Esta configuração é bastante autoexplicativa.
- Quer solicitar a adesão? A opção acima informa a Ana que você está usando cookies. Já esta aqui pede a permissão dela para isso.
Se você pretende usar os cookies da HubSpot, segundo o GDPR, você provavelmente vai precisar marcar as três caixas (veja o que fazer com seu próprio consultor jurídico).
Como dissemos acima, a XPTO não precisa apenas informar a Ana que está usando cookies. A empresa precisa fazer isso em um idioma que ela consiga entender. Com isso em mente, na parte inferior da “Política de Cookies”, você vai ver a opção para criar uma nova tradução:
Ao clicar em “Adicionar outra tradução”, você verá duas perguntas:
- Em que páginas você quer que esta versão apareça? Por exemplo, você pode definir que uma versão em francês será exibida em yoursite.fr ou em fr.yoursite.com, dependendo de como for a estrutura do seu site.
- Que conteúdo você quer na sua notificação? Você pode usar uma tradução padrão ou criar a sua do zero.
Cabe a você e à sua equipe jurídica definir quais visitantes devem ver a versão A ou B da notificação de cookies.
Exercício 1: determine e implemente suas configurações de cookies
- Determine com sua equipe jurídica se seus visitantes precisam aceitar o uso de cookies.
- Identifique as páginas do seu site que precisam exibir o banner de cookies.
- Traduza o conteúdo dos seus banners de cookies.
- Implemente-as em sua conta da HubSpot.
Antes de nos aprofundarmos na próxima etapa, em que Ana preenche um formulário, é importante entender duas coisas: primeiro, o conceito de “base jurídica”, e depois o modo como o consentimento é obtido e rastreado na HubSpot.
Base jurídica
Segundo o GDPR, você precisa ter uma razão jurídica, chamada de base jurídica pelo regulamento, para usar os dados de Ana. Essa razão poderia ser o consentimento dela (Ana opta por aderir a algo) a uma notificação sua (você informou a ela ao que ela estava aderindo).
O consentimento é uma dessas bases jurídicas, mas não é a única. O regulamento lista seis tipos, mas os dois outros que são cruciais para vendas e marketing são:
- Cumprimento de um contrato: por exemplo, se Ana for sua cliente, você poderá enviar uma cobrança para ela por e-mail.
- Interesse legítimo: por exemplo, Ana pode ser sua cliente, e você tem interesse em enviar a ela e-mails com materiais de marketing direto sobre os produtos que sua empresa oferece e que têm relação com os que ela já usa.
A plataforma da HubSpot dividiu a base jurídica em duas categorias abrangentes: a base jurídica para tratamento de dados (por exemplo, armazenar dados de Ana em seu CRM ou enviar um e-book que ela tenha solicitado) e para comunicação (por exemplo, para enviar a Ana um e-mail de marketing ou para que um representante de vendas ligue para ela). Embora pareça óbvio, é bom lembrar que existe a possibilidade de se ter a base jurídica para tratamento de dados, mas não a de comunicação. Se for o caso, segundo o GDPR, você não pode se comunicar com Ana.
Na HubSpot, você tem uma nova propriedade de contato padrão para controlar a base jurídica para tratamento de dados que se chama “Base jurídica para processar os dados do contato”. Você pode configurar esta propriedade manual ou automaticamente. Ela também pode ser configurada por envio de formulário ou importação. Detalhamos isso mais à frente.
Observe que, além do consentimento, interesse legítimo e cumprimento contratual, também há uma opção “Não aplicável” no campo de base jurídica. Use-a para indicar contatos para os quais você decidiu que a base jurídica não é necessária (por exemplo, o contato não reside na União Europeia).
Para controlar a base jurídica para comunicação, você vai usar os novos “tipos de assinaturas”, detalhadas na próxima seção.
Uma observação sobre interesses legítimos
Para usar os interesses legítimos, você precisará ter certeza de que é capaz de assumir a responsabilidade por proteger os interesses das pessoas. É necessário tomar ainda mais cuidados para garantir a proteção dos interesses de menores de idade.
Você não deve usar os interesses legítimos só porque acha ser mais fácil de aplicar do que qualquer outra base jurídica. Na verdade, o interesse legítimo exige mais esforço da sua parte para justificar o tratamento de dados que você faz e os eventuais impactos na vida das pessoas a que atende. Se outra base jurídica cobrir mais claramente a sua finalidade, os interesses legítimos provavelmente não serão apropriados.
A base de interesses legítimos tem três elementos. Pense neles como se fosse uma prova com três partes:
- Identifique um interesse legítimo;
- Comprove que o tratamento de dados é necessário para suprir esse interesse; e
- Compare-o aos interesses, direitos e liberdades individuais dos seus usuários.
Após obter o consentimento do usuário, é necessário respeitar a escolha dele e se abster de usar os interesses legítimos como uma desculpa.
Recomendamos consultar as diretrizes regulatórias pertinentes para definir se você deve ou não usar os interesses legítimos. Por exemplo, o Gabinete do Comissário de Informações (ICO, Information Commissioner’s Office) do Reino Unido lançou estas diretrizes sobre interesses legítimos (em inglês).
Preferências de controle de comunicação
Com a introdução do GDPR, a forma de controlar as preferências de comunicação dos seus contatos dentro da HubSpot melhorou muito. Nos próximos parágrafos, veremos as diferentes entre o “velho mundo” dos tipos de e-mails e o “novo mundo” dos tipos de assinaturas. Esses conceitos são essenciais para configurar seus formulários para ficarem de acordo com o GDPR. Você vai entender por que logo, logo.
Velho mundo: tipos de e-mails
Nos últimos anos, os tipos de e-mails foram o jeito de atrelar um contato a uma categoria específica de e-mails na HubSpot. Os tipos de e-mails possibilitaram duas coisas importante na plataforma.
Primeiro, permitiram que um contato da HubSpot cancelasse a assinatura de um tipo específico de e-mail enviado por você (por exemplo, notícias sobre produtos).
Depois, eles permitiram que você, como usuário da ferramenta de e-mail da HubSpot, alinhasse melhor a temática ou o objetivo dos seus e-mails a um público. Ao enviar um e-mail pelo HubSpot Marketing Hub, você selecionava o tipo de e-mail, e os contatos que optaram por não receber aquele tipo de e-mail eram removidos automaticamente do envio.
Os tipos de e-mails funcionaram bem por bastante tempo, mas um ponto precisava melhorar: os tipos de e-mails não eram capazes de atrelar um contato a uma concessão voluntária de permissão. Em outras palavras, quando um contato era adicionado ao seu sistema da HubSpot, ele não optava por não aderir aos tipos de e-mail por padrão. Ele não fazia nada para dizer “Sim, XPTO, eu quero receber este tipo específico de mensagem”. Neste sentido, ele também não optava por aderir; ele simplesmente não optou por não aderir. Nos tipos de e-mails, os contatos tinham dois status: “não optou por não aderir” ou “cancelou a adesão”. A única forma de “cancelar a adesão” de qualquer tipo de e-mail era se você (ou o próprio contato) tomasse alguma providência para fazer essa alteração (por exemplo, o contato clicou nas preferências de assinatura em um e-mail que você enviou e desmarcou uma opção).
Como no “velho mundo” dos tipos de e-mails não havia o conceito de optar por aderir a um tipo de e-mail, não tinha como atrelar diretamente um formulário (ou uma importação) a um tipo de e-mail. Ana, por exemplo, não poderia acessar o seu site e preencher um formulário para optar por aderir a um tipo específico de e-mails enviados por você. Ao preencher o formulário, ela estava não optando por não aderir nenhum tipo de e-mail; para refinar suas preferências, ela precisava acessar suas preferências de e-mails e desmarcar várias opções.
Este sistema é problemático no mundo do GDPR se você estiver usando o consentimento como sua base jurídica para tratamento de dados ou para comunicação. Nos casos de interesse legítimo, as regras são diferentes. Levando isso em consideração, revimos o nosso sistema de preferências de e-mail para ajudar você a brilhar no mundo do GDPR.
Mundo novo: tipos de assinaturas
Os tipos de assinaturas substituem os tipos de e-mails em todos os produtos do HubSpot Marketing. Embora os nomes e as funções sejam parecidos, as diferenças entre esses recursos são bem grandes.
A melhoria que mais chama a atenção nos tipos de assinaturas é que um contato pode ter três status de assinatura. Enquanto os tipos de e-mails tinham dois status (o padrão “não optou por não aderir” e “optou por não aderir”), os tipos de assinaturas têm três: “optou por aderir”, “não fez nenhuma opção” (padrão) e “optou por não aderir”. Resumindo: um “sim”, um “neutro” e um “não”.
Neste mundo novo, a XPTO pode adicionar campos a um formulário para que Ana possa optar por aderir a tipos específicos de assinaturas. Ela não vai aderir a tudo, mas, sim, às opções que marcar. Se Ana entrar para o banco de dados da XPTO por importação de dados ou API, a XPTO poderá atribuí-la a um tipo de assinatura por qualquer de seus canais.
Em poucas palavras, os tipos de assinaturas captam quando um contato realmente optou por aderir a alguma coisa. Muito bom, né? E, se me permite dizer, isso é ótimo para o inbound.
Observação: em vez de ter apenas um nome e uma descrição, haverá mais dois atributos que serão importantes para os clientes pensarem sobre o GDPR: um processo e uma operação. Ao criar um tipo de e-mail, você vai definir as duas coisas. Cabe a você definir como aplicar esses dois conceitos. Por exemplo, você pode ver os “e-mails de marketing” como um tipo de assinatura, sendo “marketing” o processo, e “e-mail” a operação.
No mundo novo, os tipos de assinatura têm sua própria seção no lado esquerdo do registro do contato:
Nesta nova seção, você pode adicionar, visualizar e remover assinaturas clicando em “Adicionar assinaturas”.
Como dissemos na seção anterior, os tipos de assinaturas serão a base jurídica para determinadas categorias de comunicações. Como acontece com a base jurídica para tratamento de dados, a base jurídica para comunicação poderia ser o consentimento, mas não precisa ser só isso (por exemplo, pode ser o cumprimento de um contrato, se o contato for um cliente). Então, se estiver aplicando manualmente uma base jurídica ao contato de Ana, você não vai escolher apenas o tipo de assinatura. Você escolherá também a base jurídica para comunicação.
É importante mencionar que você poderá ver o consentimento de Ana, junto com a notificação que foi exibida para ela, junto com a data/hora desses acontecimentos, na linha do tempo do contato dela.
Agora que você já tem mais conhecimento sobre bases jurídicas e sobre a nova funcionalidade dos tipos de assinaturas da HubSpot, vejamos os formulários.
Ao criar formulários nos termos do GDPR, o mais importante a se lembrar é a necessidade de obter a base jurídica pelo envio de um formulário. A típica base jurídica obtida por formulário seria o consentimento (com a devida notificação) ou o interesse legítimo. A forma exata para estabelecer essa base jurídica e de que tipo ela é são definições feitas por você junto com a sua equipe (como seu consultor jurídico ou de privacidade de dados). A HubSpot agora oferece formulários que atendem ao GDPR e que permitirão que você obtenha as bases jurídicas de tratamento de dados e de comunicação.
É fácil acrescentar uma seção para estabelecer a base jurídica em seus formulários da HubSpot. Ao editar um formulário, você verá uma seção de “consentimento de marketing” (a versão final pode ser diferente). Basta escolher a opção desejada neste menu suspenso e preencher as informações posteriores.
Na HubSpot, criamos três métodos para você estabelecer bases jurídicas por formulários.
- Caixa de seleção de consentimento para comunicações; formulário enviado como consentimento para o tratamento de dados
Nesta opção, você obtém o consentimento para comunicações pela primeira caixa de seleção (ou conjunto de caixas de seleção). Esse conjunto de caixas de seleção corresponde aos tipos de assinaturas de que já falamos. Você pode escolher os tipos de assinaturas para os quais gostaria de obter consentimento em um determinado formulário; nem todos os formulários precisam exibir todos os tipos. Se Ana marcar uma dessas caixas, ela adere de forma voluntária o recebimento desse tipo de comunicação.
Lembre-se: com o consentimento a comunicações, você pode enviar e-mails a Ana, mas para armazenar os dados dela na HubSpot, será necessário ter também uma base jurídica para tratamento de dados. Nesta opção, fica implícito que Ana adere ao tratamento de dados. Ao ler a sua notificação e ao clicar em “Enviar”, ela expressa seu consentimento (em vez de marcar uma caixa de seleção).
Se Ana preencher esse tipo de formulário no seu site, o registro do contato dela no seu CRM receberá as seguintes atualizações:
- A base jurídica para tratamento de dados ficará como “consentimento”
- A base jurídica para comunicações constará da nova seção de assinaturas no registro do contato. Igual ao item anterior.
- Caixas de seleção para comunicação e tratamento de dados
Com esta opção, você obtém o consentimento de Ana para receber comunicações usando as caixas de seleção de tipos de assinaturas, da mesma forma como na primeira opção. A diferença é que você está obtendo o consentimento ao tratamento de dados de forma explícita (e não implícita, como antes). Aqui, Ana afirma seu consentimento marcando uma caixa de seleção, em vez de apenas ler uma notificação e pressionar um botão “Enviar”.
Caso Ana não marque esta caixa de seleção, você não poderá tratar os dados dela, simples assim. Portanto, os dados de contato de Ana não aparecerão na HubSpot. Caso Ana não marque esta caixa de seleção (não é obrigatório) e pressione “Enviar”, ela poderá acessar o conteúdo sem enviar dados (observação: este recurso é opcional).
Se Ana preencher esse tipo de formulário no seu site, o registro do contato dela no seu CRM receberá as seguintes atualizações:
- A base jurídica para tratamento de dados ficará como “consentimento”
- A base jurídica para comunicações constará da nova seção de assinaturas no registro do contato. Igual ao item anterior.
- Interesse legítimo (não consentimento)
Lembra que você não necessariamente precisa do consentimento de Ana para tratar os dados e se comunicar com ela? É aí que entra a terceira opção. Nela, não há caixas de seleção, pois você está usando o interesse legítimo como sua base jurídica para tratamento de dados e comunicação. Não tem certeza se o interesse legítimo é uma opção para a sua empresa? Essa questão pode ser complicada, por isso, o melhor a fazer é consultar seu especialista jurídico ou de privacidade de dados.
Se Ana preencher esse tipo de formulário no seu site, o registro do contato dela no seu CRM receberá as seguintes atualizações:
- A base jurídica para tratamento de dados ficará como “Interesse legítimo – prospect”
- A base jurídica para comunicações constará como “Interesse legítimo – prospect” para os tipos de assinaturas associados ao formulário.
Exercício 2: defina sua base jurídica para tratamento de dados, crie seus tipos de assinaturas e implemente seus formulários.
- Defina seus tipos de assinaturas em Configurações > E-mails > Assinaturas.
- Dois atributos que devem ser levados em conta (já falamos sobre eles): processo e operação. Ao criar um tipo de assinatura, você define os dois.
- Defina quais contatos seguirão ao GDPR e quais não seguirão.
- Para os que não o seguirão, aplique o valor “NA” na propriedade “Base jurídica para processar os dados do contato” usando a função de edição em lote na tela inicial de contatos, nos fluxos de trabalho ou na importação.
- Para os contatos que o seguirão, defina que tipos de bases jurídicas você usará para tratamento de dados e para comunicação e aplique-os usando a função de edição em lote na tela inicial de contatos.
- Crie ou atualize seus formulários com avisos de privacidade, usando seus tipos de assinaturas e as bases jurídicas que você já definiu.
- Teste o formulário para confirmar se o consentimento e as bases jurídicas são armazenados do que jeito que você planejou.
Os formulários não são o único jeito de adicionar Ana ao seu banco de dados.
Com a nova funcionalidade de consentimento:
- O consentimento e a base jurídica constarão dos fluxos de leads como constam dos formulários.
- Você terá um lugar para aplicar os tipos de assinaturas e as bases jurídicas às listas de contatos importados. Se a opção do GDPR estiver ativada em sua conta, será necessário informar a base jurídica.
- Você pode definir os tipos de assinaturas e as bases jurídicas durante a criação manual de contatos na HubSpot. Se a opção do GDPR estiver ativada em sua conta, será necessário informar a base jurídica.
- Você pode definir os tipos de assinaturas e as bases jurídicas ao criar e atualizar contatos pelas nossas APIs. Se a opção do GDPR estiver ativada em sua conta, será necessário informar a base jurídica.
- Você pode exibir caixas de seleção de consentimento no HubSpot Conversations e na ferramenta Reuniões, assim, Ana pode optar por aderir às suas comunicações em cada um desses canais.
Então, a Ana acessou o seu site, consentiu em ser rastreada por cookies e enviou um formulário (e, ao fazer isso, consentiu em receber um tipo específico de comunicação).
Agora você quer enviar um e-mail a Ana.
Com o novo sistema de tipos de assinaturas, é simples atrelar os e-mails que você envia ao consentimento dos seus contatos. Ao enviar um e-mail, escolha um tipo de assinatura na guia “Configurações” e uma lista de contatos para os quais você quer enviar e-mails (em “Destinatários”). Caso você ainda não tenha personalizado seus tipos de assinatura, você terá de usar o padrão: “informações de marketing”.
Quando você for enviar o e-mail:
- Se a opção do GDPR estiver desativada nas suas configurações, você conseguirá enviar o e-mail para toda a sua lista (com exceção de quem cancelou a assinatura), independentemente de você ter uma base jurídica para se comunicar com os contatos da lista.
- Se a opção do GDPR estiver ativada nas suas configurações, você somente poderá enviar o e-mail aos contatos com os quais existe uma base jurídica para comunicação, seja por consentimento ou outra forma. Você receberá um alerta caso esta base jurídica não exista para alguns contatos da lista. Você só conseguirá enviar o e-mail para eles se aplicar outra base jurídica (por exemplo, interesse legítimo), com uma única exceção: se a propriedade “Base jurídica para processar os dados” do contato estiver definida como “N/A”, a base jurídica para comunicação torna-se desnecessária, pois presumiremos que você não está aplicando os princípios do GDPR àquele contato.
E se Ana quiser editar suas preferências ou cancelar suas assinaturas?
Observação: as atualizações na página de preferências de assinaturas serão implementadas até 25 de maio, mas ainda não estão disponíveis em 14 de maio.
O GDPR exige que o processo para revogar um consentimento seja tão simples quanto para concedê-lo. Por isso, é fácil para Ana editar suas preferências de comunicação a partir dos e-mails que você envia pela HubSpot.
Na parte inferior de cada e-mail, a HubSpot inclui automaticamente um link para a página de preferências de e-mail de Ana.
Ao clicar nesse link, Ana será direcionada para a página. Com a transição dos tipos de e-mails para os tipos de assinaturas, a página de preferências agora tem três status para cada tipo de assinatura:
- Optou por aderir
- Não fez nenhuma opção
- Optou por não aderir
A caixa de um determinado tipo de assinatura estará marcada se ela aderiu àquele tipo de e-mail e desmarcada se ela tiver sido neutra (não optou por aderir nem por recusar nada) ou tiver optado por recusá-lo.
No momento, não é possível criar páginas de preferências em vários idiomas nem aplicar grandes personalizações ao layout da página de preferências. Estamos estudando formas de melhorar a experiência com relação às preferências de assinaturas. Em breve, teremos novidades.
E quanto a contatos que estavam em minha base de dados antes de eu implementar o novo sistema de tipos de assinaturas?
Caso você esteja aplicando os princípios do GDPR, será necessário ter base jurídica para se comunicar com seus contatos, a fim de poder enviar e-mails a eles.
Para isso, há algumas opções disponíveis para os contatos do seu banco de dados.
- Aplique a base jurídica para comunicação manualmente, por importações ou por edições de contatos em lote. Também será necessário estabelecer a base jurídica para tratamento de dados, que pode ser consentimento, interesse legítimo ou cumprimento de um contrato.
- Caso você ainda não tenha estabelecido um consentimento, mas quer usá-lo como sua base jurídica para comunicação, lance uma campanha de permissão para obter o consentimento dos seus contatos.
Agora, você tem um novo recurso para estabelecer o consentimento com os contatos atuais por e-mail: a possibilidade de inserir um link de assinatura em e-mails.
Quando um contato clicar nesse link, ele automaticamente optará por aderir a todos os tipos de assinaturas no mundo do GDPR.
Caso você tenha lançado uma campanha de reengajamento (antes de os tipos de assinaturas estarem disponíveis), veja com sua equipe como mapear as adesões e os cancelamentos de assinaturas que vocês coletaram (por exemplo, pelas propriedades personalizadas) em relação aos novos tipos de assinaturas. Também é possível fazer isso manualmente, por fluxos de trabalho ou importações.
E os e-mails de vendas?
A ideia de “revogar um consentimento com a mesma simplicidade de sua concessão” se estende a todos os e-mails, inclusive e-mails pessoais enviados a partir dos registros e sequências do CRM.
Exercício 3: atribua a cada um dos seus contatos uma base jurídica para comunicação
Você vai precisar de uma base jurídica para comunicação para poder enviar e-mails a seus contatos. Pode ser por consentimento, interesse legítimo ou cumprimento de um contrato.
- Defina quais bases jurídicas você vai aplicar a cada tipo de assinatura. Em geral, a mais comum é consentimento, mas nem sempre (por exemplo, você pode usar o cumprimento de um contrato para o tipo de assinatura “informações de faturamento”).
- Aplique essa base jurídica quando for o caso, seja manualmente ou por fluxos de trabalho.
- Nos casos em que não houver uma base jurídica, mas em que você gostaria de usar o consentimento, envie uma campanha de permissão seguindo as instruções acima.
O GDPR melhora os direitos individuais de várias maneiras.
Acesso e Portabilidade
Ana pode pedir para ter acesso aos dados pessoais que temos sobre ela. Dados pessoais são todas as informações que possibilitem identificá-la, como nome e endereço de e-mail. Se ela pedir esse acesso, você, na qualidade de responsável pelos dados, precisa fornecer uma cópia dos dados, em alguns casos em formato legível por máquina (por exemplo, arquivo CSV ou XLS).
Ana também pode pedir para ver e confirmar a legalidade o tratamento dos dados (vide acima).
HubSpot permite que você atenda facilmente a qualquer solicitação de acesso/portabilidade exportando o registro do contato de Ana em um formato legível por máquina. Dados de envolvimento, como tarefas, anotações e chamadas, que não constam da exportação do registro do contato podem ser acessados pela API de envolvimentos do CRM (em inglês).
Você pode confirmar a legalidade do tratamento dos dados de Ana usando a propriedade do contato que mencionamos, a qual também pode ser exportada.
Modificação
Da mesma forma como ela pode solicitar acesso aos dados dela, Ana pode pedir para sua empresa modificar seus dados pessoais se estes estiverem imprecisos ou incompletos. Neste caso, o GDPR exige que a sua empresa consiga atender a essa solicitação de modificação.
Na HubSpot, se Ana fizer esse tipo de solicitação, você (ou o administrador do seu portal) poderá fazer as alterações diretamente no registro do contato dela.
Exclusão
Segundo o GDPR, Ana tem o direito de solicitar que você exclua todos os dados pessoais que possui sobre ele. O GDPR exige a eliminação permanente do contato de Ana do seu banco de dados, incluindo o histórico de rastreamento de e-mail, registros de chamadas, envios de formulários e outros dados e atividades de envolvimento.
Na maioria dos casos, você precisa atender a solicitações como essa em até 30 dias. O direito de exclusão não é absoluto e pode depender do contexto da solicitação, por isso, nem sempre ele se aplica.
Para eliminar dados que estão na HubSpot de acordo com as exigências GDPR, faça o seguinte:
- Acesse o registro do contato pertinente
- Clique em “Ações”
- Exclua
Se a opção do GDPR estiver ativada em sua conta, você verá duas alternativas: uma exclusão “suave” e uma “definitiva” e de acordo com o GDPR.Escolha a segunda opção para que todos os dados pessoais de Ana sejam excluídos da sua conta da HubSpot.
Observação: embora os dados pessoais de Ana sejam excluídos, seus dados analíticos anonimizados serão mantidos. Por exemplo, se ela acessou seu site várias vezes, essas sessões continuarão constando do seu relatório de Origens, mas de um jeito anônimo, ou seja, você não vai saber que foi Ana. Se você enviou e-mails para Ana, mas apagou o contato dela, os dados analíticos referentes a ela continuarão se referindo aos e-mails que você enviou (taxas de aberturas, cliques, etc.), mas os dados pessoais dela (nome) não aparecerão mais.
Mais um recurso de exclusão: caso você exclua definitivamente o registro do contato de Ana e alguém tentar adicioná-la novamente ao banco de dados, emitiremos um alerta informando que ela já solicitou a exclusão em algum momento.
Exercício 4: defina seus processos de acesso, modificação e exclusão
Siga as etapas a seguir para definir seu processo de exclusão.
- Se Ana solicitar a exclusão dos dados pessoais dela, quem da sua equipe ela deverá procurar?
- Como ela sabe que deve procurar?
- Exemplo: Ana deverá escrever para privacidade@xpto.com.br
- Na maioria dos casos, você precisa atender à solicitação dela em 30 dias. Quem vai cuidar disso internamente?
- Quem é a pessoa responsável por atender a solicitações como essa?
- Quem vai documentar o processo de exclusão de dados pessoais?