Como fazer automação de WhatsApp e quais as principais vantagens

As ferramentas de marketing digital podem tornar as suas estratégias muito mais eficazes, otimizando também o tempo da sua equipe, que fica livre para focar outras ações. A automação do WhatsApp, por exemplo, pode ser um recurso valioso para esse processo, trazendo mais praticidade ao envio de mensagens que fazem parte da rotina organizacional, sabia?!

Segundo uma pesquisa recente realizada pela Statista, por exemplo, cerca de 147 milhões de brasileiros usam o WhatsApp. Além disso, em 2021, dados da Infobip já apontavam que 80% das pessoas entrevistadas e que tinham o aplicativo instalado no celular o utilizavam para se comunicar com as marcas.

E não para por aí, viu?! Um estudo de 2023, desta vez da Yalo, revelou que 95% das empresas brasileiras fazem uso desse mesmo recurso para dialogar com o seu público.

Diante disso, você concorda que, seja para buscar informações, seja para procurar um suporte técnico, seja para efetuar a compra de produtos e/ou de serviços, a automação de marketing tem se revelado essencial para qualificar os leads no funil ou até para manter o consumidor ativo, por exemplo? Pois é! Daí a tamanha relevância de investir na automação do atendimento no WhasApp!

Neste post, você vai entender melhor o que é a automação do WhatsApp e como fazê-la para melhorar os resultados do seu negócio. Vamos nessa com a gente?!

Bem, vamos descomplicar?! Você provavelmente já se deparou com o seu WhatsApp cheio de mensagens que precisam ser respondidas, não?! 

No caso de uma conta voltada a negócios no aplicativo — como a de uma loja de roupas ou de um serviço de suporte para uma plataforma SaaS (Software as a Service ou "Software como Serviço", em português) —, a quantidade de conversas pendentes tende a ser ainda maior em comparação a uma conta pessoal. Como resultado, o fluxo de respostas pode ser negativamente impactado.

Diante disso, a automação é justamente um dos caminhos para solucionar esse problema e otimizar a gestão de relacionamento com os clientes, percebe?!

1. Respostas automáticas

No aplicativo, é possível configurar mensagens automáticas para responder a perguntas frequentes e/ou para cumprimentar os usuários logo que eles submetem uma mensagem para a marca pelo app. A medida é bastante útil porque facilita (e muito!) a interação com os clientes, melhorando também a triagem no atendimento.

2. Envio de mensagens em massa

Você sabia que o WhatsApp também viabiliza o envio de mensagens para uma lista de contatos de forma automatizada? Pois é!

A iniciativa pode ser amplamente utilizada nas campanhas de marketing, por exemplo. Afinal, a funcionalidade assegurará que os seus anúncios e as suas promoções chegarão a toda a sua lista de maneira bem mais rápida, otimizando a divulgação.

3. Integração com chatbots

O uso de chatbots para interagir com os usuários, responder a perguntas, coletar informações e fornecer o suporte básico necessário também é uma possibilidade para as marcas que adotam o WhatsApp no cotidiano. Inclusive, o recurso reduz o trabalho da equipe de atendimento a partir da otimização dos processos.

4. Agendamento de mensagens

Para tornar o seu dia a dia organizacional mais simples, também é possível programar mensagens a serem enviadas em horários específicos. Dessa maneira, fica bem mais fácil programar todas as interações de uma só vez e reservar o tempo restante para trabalhar em melhorias no atendimento às dúvidas e às solicitações dos clientes.

5. Coleta de dados

Por fim, também é permitido automatizar a coleta de informações específicas dos usuários, como os seus feedbacks e/ou respostas a pesquisas. Essa é uma estratégia extremamente válida para ajudá-lo na tomada de decisões e na melhoria de processos internos, visando à potencialização dos resultados corporativos.

Como tais recursos contribuem para as vendas?

De forma geral, os recursos de automação desempenham um papel significativo no processo de vendas. Afinal, as funcionalidades oferecem eficiência, personalização e possibilidade de implementação de melhorias na comunicação com os clientes.

Por exemplo: a automação do WhatsApp permite a configuração de respostas automáticas, como vimos, para engajar os leads e melhorar a triagem de perguntas, poupando o tempo dos atendentes. A medida resulta em uma resposta mais rápida ao público da sua marca, melhorando a experiência do usuário e, possivelmente, acelerando o processo de vendas.

Além disso, tais recursos são excelentes pedidas quanto o assunto envolve a nutrição de leads ao longo do funil de vendas, por meio do envio de conteúdos e/ou de ofertas variadas. A iniciativa também é bem útil para um follow-up personalizado, garantindo que nenhum lead seja "esquecido".

Quais são as vantagens da automação do WhatsApp?

Como dito, a automação de processos de marketing é uma estratégia bem eficaz para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe, ajudando-a a ganhar tempo para se dedicar a outras tarefas mais relevantes. Afinal, quando falamos de planejamento e de produtividade, todo tempo extra é bem-vindo, concorda?!

Então, é aqui que a automação de marketing via WhatsApp se torna realmente vantajosa. Veja, a seguir, três grandes benefícios de investir na automação para WhatsApp:

1. rapidez no autoatendimento — ao criar fluxos de mensagens com um menu inicial e opções diferentes de respostas automáticas, você permite que o próprio contato resolva pequenos problemas e/ou solucione dúvidas cotidianas com facilidade e rapidez;
2. qualificação de lead — um contato inicial feito pela automação de mensagens pode fornecer as informações necessárias para qualificar um lead antes de enviá-lo para o time comercial, o que é superimportante para o fluxo do seu funil de vendas;
3. integração a outros sistemas — aproveitando a qualificação do lead, com a integração a outros sistemas, como um CRM, é possível transferir essas informações para o contato armazenado na sua base de dados, para análises de cliques em CTAs e em dúvidas recorrentes.

Existem diversas maneiras de planejar a sua automação para WhatsApp. Por exemplo: com o WhatsApp Business (a solução voltada para negócios), é possível definir mensagens de saudação e de ausência no próprio aplicativo, como vamos explicar mais à frente.

Contudo, dispondo de uma ferramenta de automação de WhatsApp paga, conseguimos enviar mensagens em massa, criar chatbots e até mesmo configurar respostas automáticas simples. Todas essas funcionalidades ajudam no dia a dia da gestão, otimizam a comunicação com o cliente e ampliam as campanhas de marketing.

Assim, como visto, a satisfação da clientela também é impactada de modo positivo. E esse é sempre o objetivo, né?!

Confira, a seguir, algumas das ações-chave para fazer a automação do WhatsApp!

1. Configure o WhatsApp Business

O primeiro passo para a automação envolve configurar a ferramenta, adicionando todas as informações necessárias para criar o perfil comercial do seu negócio no aplicativo. Comece inserindo os dados, como o nome da empresa, o endereço, o setor de atuação e o site.

Em seguida, escreva uma mensagem de destaque. Você também pode definir os horários de atendimento nessa etapa.

2. Defina uma mensagem de saudação e de ausência

Ao baixar o WhatsApp Business — versão do aplicativo para empresas, como mencionado — e cadastrar o seu negócio, você pode configurar as suas ferramentas comerciais. Uma boa pedida é definir uma mensagem de saudação, que será submetida sempre que um contato enviar uma mensagem pela primeira vez para a sua marca.

Além disso, por meio do aplicativo oficial, você também pode elaborar mensagens de ausência, que serão enviadas sempre que alguém tentar contatar o empreendimento fora do seu horário de funcionamento. A alteração pode ser feita nas próprias configurações do aplicativo.

3. Crie respostas automáticas e envie mensagens em massa

Se você optar por integrar o seu WhatsApp Business a outra ferramenta específica para a automação de marketing, será viável enviar mensagens em massa. Cupons de desconto para clientes inativos e/ou atualizações do seu catálogo de soluções — com as últimas novidades — são excelentes exemplos, viu?!

Inclusive, algumas plataformas permitem que você configure gatilhos e respostas automáticas, como falamos brevemente. Ou seja, é possível elaborar mensagens que serão enviadas como resposta de acordo com certas palavras-chave e/ou combinações de termos que surgiram na conversa.

Quer um exemplo?! No caso de um restaurante, um gatilho bacana poderia ser "cardápio" ou "menu", servindo para "disparar" o envio da lista de opções disponíveis ou mesmo de um arquivo.

Quais são as melhores ferramentas para a automação do WhatsApp?

Para automatizar o fluxo de trabalho de forma completa, o ideal mesmo é contar com uma ferramenta mais robusta, que ofereça diversas opções de personalização dos gatilhos e das respostas automáticas. Existem soluções de CRM (como o CRM grátis da HubSpot) que podem ser conectadas ao WhatsApp Business por meio de uma API de integração.

Assim, torna-se viável criar formulários, relatórios e gatilhos. De modo geral, ao conectar o seu CRM ao WhatsApp Business, você conseguirá se comunicar perfeitamente com os seus clientes, acompanhar as conversas e, como consequência, criar relacionamentos mais fortes, onde quer que o seu público-alvo esteja!

A propósito, há mais algumas ferramentas que funcionam bem para essa integração, como:

• HubSpot;
• Zenvia;
• Bitrix24;
• Letalk;
• Suiteshare.

Qual é a relação entre a automação do WhatsApp e o CRM?

Ter um CRM integrado ao WhatsApp é uma boa solução para manter uma comunicação simples e eficaz no dia a dia com os clientes e para aumentar a taxa de abertura de mensagens e de interação. Além disso, torna-se possível oferecer mais praticidade para o consumidor, com um tempo de atendimento mais rápido — o que é perfeito para o estilo de vida que a maior parte das pessoas mantém atualmente, né?!

Na prática, com uma plataforma de CRM, você pode integrar informações sobre o contato e manter um histórico das conversas realizadas, das perguntas mais frequentes e de outros dados igualmente relevantes. A possibilidade facilita (e muito!) o controle sobre as estratégias usadas e acerca dos seus resultados.

1. Use plataformas de integração

Uma boa pedida para a otimização do processo envolve a adoção de plataformas de integração. Via de regra, essas soluções agilizam a transferência de dados entre o WhatsApp e o CRM, simplificando a gestão de interações e enriquecendo os perfis dos clientes de forma eficiente.

2. Automatize tudo que for repetitivo

Aí vai mais uma excelente medida: automatizar as atividades repetitivas, como a criação de registros de clientes, as atualizações de status e o registro de interações. A ação vai economizar um bom tempo da equipe e ainda reduzirá erros manuais, viu?!

3. Use os dados e personalize

Maximize a personalização integrando os dados do CRM às interações no WhatsApp. A abordagem permite oferecer um serviço altamente customizado, aproveitando informações valiosas para atender melhor às necessidades específicas dos seus clientes.

4. Agende as atividades

Configure a integração para automatizar o agendamento das atividades no CRM, incluindo follow-ups, reuniões e tarefas relacionadas às interações no WhatsApp. A medida otimiza a gestão do tempo e fortalece a organização, garantindo que nenhuma oportunidade e/ou compromisso seja eventualmente negligenciado.

5. Treine a sua equipe

Os talentos que compõem o quadro de pessoal da sua empresa são a "alma" de todo o processo, concorda?! Então, forneça um treinamento adequado à equipe, capacitando todos os membros para a utilização da integração de forma tão eficaz quanto possível!

Aliás, que tal aproveitar o gancho para descobrir como usar o WhatsApp na sua empresa? Faça o download do guia gratuito da HubSpot e aprenda novas formas de atrair, conquistar e engajar o seu público!

Comece identificando claramente as necessidades específicas da sua organização. O recomendável é buscar entender os processos internos, os requisitos de comunicação, as características do seu público-alvo e, claro, os seus objetivos.

2. Priorize a compatibilidade com os dispositivos já usados

Mais uma excelente medida envolve garantir que a plataforma escolhida seja compatível com os dispositivos mais utilizados pelos seus clientes e pela sua equipe. Nesse sentido, é válido considerar smartphones, tablets, computadores, entre outros, combinado?!

3. Foque a integração

A sua empresa já utiliza outras ferramentas, como um CRM? Então, verifique se a plataforma de comunicação escolhida pode se integrar facilmente a elas.

4. Não se esqueça da segurança

A segurança é um fator essencial a se considerar quando o assunto envolve escolher uma plataforma de comunicação, concorda?! Portanto, é imperativo se certificar de que a solução atende aos padrões de segurança e de privacidade necessários para a sua indústria (e para a região em que o seu negócio está situado).

5. Avalie se a solução é de fácil utilização

Opte por uma plataforma que seja de fácil utilização — tanto para a sua equipe interna quanto para os clientes. Uma interface intuitiva e amigável pode aumentar a adoção e a eficácia da ferramenta, além de melhorar o engajamento do time durante o uso.

6. Veja o que outros usuários têm a dizer

Pesquise a reputação da plataforma. Leia avaliações de outros usuários e busque referências. Esse tipo de iniciativa pode oferecer informações valiosas sobre a experiência de outras pessoas e, inclusive, melhorar as estratégias usadas pela sua empresa no processo.

Como fazer a integração do WhatsApp com a HubSpot?

Aproveitando o gancho, não há como falar em recorrer a uma plataforma confiável sem mencionar a solução da HubSpot. A funcionalidade de Integração com o WhatsApp da solução CRM Enterprise é perfeita para aprimorar a sua comunicação com os seus clientes.

A partir da Integração com o WhatsApp da HubSpot, além de conectar facilmente a sua conta no aplicativo à nossa empresa, você terá acesso às seguintes vantagens:

• viabilização do gerenciamento de todas as suas mensagens do WhatsApp na caixa de entrada compartilhada;
• segmentação dos consumidores com mensagens automatizadas para mantê-los informados e engajados;
• total visibilidade da forma como os seus clientes estão interagindo com a sua marca;
• automatização de ações, como mensagens de "boas-vindas" e interações pós-compra;
• estabelecimento de uma conexão humana bidirecional com os clientes.

Inclusive, todo o processo é bem fácil e intuitivo, e nós, da HubSpot, vamos guiar você durante todo o caminho. No final deste post, você ainda terá a chance de começar a testar a nossa ferramenta de automação do WhatsApp grátis, em uma demonstração exclusiva!

Agora que você já viu o que é e como fazer a automação do WhatsApp, certamente, ficaram nítidas a praticidade e a eficácia desse tipo de ação, bem como a otimização de tempo que é possível obter. Na prática, portanto, a sua organização se tornará capaz de aumentar as vendas com pouco esforço.

E aí? Vai aproveitar para conhecer mais detalhes sobre a solução de Integração do WhatsApp com a HubSpot? Experimente e veja como a sua gestão se tornará ainda mais eficiente!