Você já se perguntou sobre a importância de ter um fluxo de trabalho otimizado? Não é novidade que, quanto maior a equipe ou o projeto, mais processos são necessários. Diante disso, entender quais são as prioridades, o tempo de cada tarefa e outros detalhes é essencial para manter um ritmo adequado de produção.

Manter todo o time alinhado pode ser um grande desafio para a gestão, entretanto, criar um fluxo de trabalho será o grande diferencial para que seus projetos se desenvolvam de forma ágil e com menos erros. Além disso, há mais segurança e controle sobre todas as etapas, sobretudo quando você conta com o auxílio da tecnologia.

Ficou com curiosidade para saber otimizar o fluxo de trabalho? Acompanhe este post e confira as vantagens do workflow e como isso vai impactar seu negócio!

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O fluxo de trabalho

A princípio, vamos entender o que é fluxo de trabalho: também conhecido como workflow, trata-se de um conjunto de atividades ou processos sequenciais. Dessa forma, cada etapa descreve o que precisa ser feito para alcançar determinado resultado.

Essa é uma estratégia que aponta o passo a passo de um projeto, de forma que se otimize as entregas e aumente a efetividade. Para isso ser possível, o acompanhamento de um gestor é fundamental, pois é preciso identificar pontos que podem ser melhorados visando medidas necessárias para aperfeiçoá-los.

Mas não são apenas os colaboradores que são importantes no fluxo de trabalho, viu? Contar com boas ferramentas também é primordial para o acesso a informações e etapas, além de dividir os processos em tarefas menores.

A quantidade de tarefas repetidas, às vezes, toma um tempo considerável no dia a dia da equipe e impede que a gente avance com o criativo ou estratégico, não é? No entanto, muitas dessas atividades podem ser otimizadas por meio da definição de um fluxo de trabalho mais otimizado.

A falta de gerenciamento gera consequências, causando atrasos, falhas nos processos e outras dificuldades. Por isso, vamos ver algumas dicas de como criar um fluxo de trabalho otimizado na sua agência?

1. Mapeie todo o processo

Se você tem um novo projeto e está com dificuldade para organizá-lo, a dica é começar mapeando todas as estapas que o compõem. Criar um mapa linear servirá como um guia com início, meio e fim.

O fluxo de trabalho é criado a partir do mapeamento dos processos, pois é ali que serão vistas a divisão de tarefas, quem serão os responsáveis e outros aspectos. Nesse sentido, esse mapa ajudará na execução das atividades e no acompanhamento.

Por exemplo, em uma campanha de e-mail marketing, ficarão definidos o começo e o fim da ação, a pessoa responsável, as métricas e outros detalhes.

2. Faça o planejamento das ações

Ter um passo a passo com uma visão geral de tudo o que precisa ser feito até a conclusão do projeto faz parte do fluxo de trabalho, concorda? Assim como o planejamento já está incluso na estruturação de qualquer projeto de marketing digital. Desde o recebimento do briefing até a conferência dos resultados, existem muitos processos envolvidos.

Da produção de conteúdos a campanhas de mídia paga, a gestão de marketing digital precisa ser estruturada em uma cadeia de ações. O uso de informações e dados é essencial para otimizar o fluxo de trabalho.

Pense em um projeto de inbound. Algumas ações são sequenciais, como palavras-chave que serão trabalhadas, tipos de conteúdo que serão produzidos, cronograma de divulgação, entre outros. Assim, com o planejamento bem desenhado, as tarefas são delegadas, os problemas identificados e solucionados e todas as etapas planejadas.

3. Escolha as ações e automatize processos

Após o mapeamento e planejamento, chega a hora de começar a concretizar as ações. Nesse momento, as ferramentas são muito bem-vindas, já que a automação de fluxo de trabalho é primordial para a sua otimização.

Já estão disponíveis diversos softwares que melhoram a comunicação, ajudam na segmentação de público, criam campanhas personalizadas e muitas outras vantagens. A geração de leads e o funil de vendas que envolvem e-mails de nutrição e disparo de newsletters são alguns exemplos de benefícios gerados pela automação de fluxo de trabalho.

Por meio de um software de CRM é possível otimizar os processos e melhorar os resultados na estratégia, aumentando as conversões.

4. Entenda quem são os responsáveis

Trabalhar com marketing exige uma noção de todas as etapas do processo, não é? Afinal, os profissionais precisam ter essa noção geral para dar prosseguimento em suas tarefas — e o Marketing Ops pode contribuir nessa questão.

Cada profissional deve ser responsável pela execução de uma etapa. Por isso, trabalhar eficiência e habilidades distintas permite que o desenvolvimento das tarefas seja mais dinâmico. O marketing digital é bastante amplo, e o fluxo de trabalho fará com que nada se perca no meio do processo.

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5. Estabeleça KPIs

Você sabe que estabelecer os indicadores-chave de performance (KPIs) é o melhor jeito para entender o que está funcionando ou não. Afinal, os fluxos de trabalho são criados a fim de aumentar o desempenho — e nada como os KPIs para analisar se eles estão sendo efetivos, não é?

Atingir o objetivo proposto no início do projeto é sinal de sucesso, mas são os KPIs que apontam em números o desempenho dos processos. Portanto, é ideal escolher indicadores que façam sentido na estratégia. Por exemplo, se você quer acompanhar as vendas no e-commerce, escolha indicadores apropriados, como ticket médio, conversões, abandono de carrinho etc.

6. Analise o que está funcionando

De nada adianta apenas aplicar um fluxo de trabalho sem conferir os resultados gerados. Isso seria o mesmo que criar campanhas sem conferir as métricas. Então, como você saberia o que funciona e o que precisa ser modificado ou ajustado?

O fluxo de trabalho funciona da mesma maneira. Como o objetivo é otimizar o processo produtivo, analisar o que foi posto em prática mostrará o que evoluiu e o que ainda precisa de ajuste.

Portanto, contemplar as etapas e entender o que foi feito, quem são os responsáveis e outros detalhes são atitudes importantes para ter mais eficiência. Somente assim o workflow trabalhará a favor do seu negócio.

As vantagens de um fluxo de trabalho otimizado

Agora que você já sabe como criar um workflow otimizado, veja os principais benefícios de colocar em prática o gerenciamento de fluxo de trabalho:

  • agilidade;
  • menos erros humanos;
  • mais noção e clareza do processo a todos;
  • máximo aproveitamento de recursos;
  • atividades padronizadas;
  • aumento da produtividade.

Entender o que é fluxo de trabalho e como administrar as etapas são atitudes que farão com que a sua estratégia seja mais efetiva. Além disso, a automação é um grande destaque para melhorar os processos. Assim, você perceberá as mudanças e poderá otimizar o workflow sempre que achar necessário.

Para saber mais, aproveite e entre em contato para descobrir nossas ferramentas de automação e otimizar o dia a dia na sua empresa!

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Originalmente publicado 07/06/2021 08:00:00, atualizado Junho 21 2021