A vida corporativa pode ser bastante desafiadora, sobretudo para os gestores, que precisam transformar ideias soltas em ações efetivas, que apresentem bons resultados e elevem o desempenho dos times. Por isso, é fundamental contar com estratégias, métodos e ferramentas que facilitem o processo, como o 5W2H.
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Talvez o nome soe um pouco estranho, mas essa ferramenta é capaz de aumentar o foco do time sobre aquilo que realmente precisa ser feito. Além disso, ela tira de cena ações e demandas irrelevantes, fazendo com que toda energia dedicada a um projeto seja bastante objetiva para o alcance da meta estabelecida.
Gostou da ideia e quer saber mais sobre esse trunfo na gestão empresarial? Então, continue a leitura e aproveite as dicas que preparamos para você implementar o 5W2H com o seu pessoal. Confira!
O que é o 5W2H?
A ferramenta de gestão 5W2H é um resumo perfeito de tudo o que realmente importa na execução de um projeto. Ela se refere às perguntas: what?, why?, who?, where?, when?, how? e how much? em relação a um dado objetivo.
A ideia da metodologia é criar um plano de ação simples e eficiente para que uma equipe consiga executar tudo aquilo que é importante, em um prazo mínimo. Para isso, ela ajuda a definir e delegar tarefas, a atribuir direcionamentos e também simplifica a vida de quem está envolvido na atividade.
Ao olhar para a ferramenta 5W2H, todos os participantes conseguem ter convicção do que precisa ser feito, por quem precisa ser feito e assim por diante. Mas, para entender melhor como ela funciona, precisamos descrever melhor ao que se refere cada uma das perguntas.
What?
O what? do 5W2H diz respeito ao objetivo máximo que se quer alcançar a cada novo sprint de esforços e às atividades menores que precisam ser executadas para se chegar lá. Se o objetivo da equipe de vendas é aumentar o faturamento do negócio em 20% no próximo trimestre, por exemplo, esse é o seu primeiro W. É fundamental que esse objetivo seja sempre claro e que possa ser expresso em indicadores numéricos.
Why?
O why? é a razão pela qual isso é importante. Se não houver um motivo forte para que uma meta seja buscada, então, ela não é suficientemente relevante para o crescimento da empresa. Ainda que o objetivo não traga resultados financeiros para o empreendimento, é indispensável que ele represente um ganho expressivo, seja no relacionamento com os clientes ou mesmo na relação com a comunidade.
Who?
O próximo W, o who?, se refere aos responsáveis por executar cada parte da tarefa. Se você precisa aumentar o faturamento em 20%, conforme o primeiro exemplo, algumas ações serão necessárias para que isso seja possível. Após listar quais ações são essas, é fundamental delegá-las às pessoas mais bem preparadas para a sua execução.
Where?
O where? diz respeito a onde as atividades deverão ser executadas. Elas serão feitas pela equipe interna? Será necessário terceirizar alguma etapa? Os profissionais da empresa precisarão se deslocar para algum lugar, como uma filial, para concluir o trabalho? Tudo isso precisa constar do plano e estar muito bem definido antes mesmo de começar a operação.
When?
Saber quando cada etapa deverá ser feita também é importantíssimo. Por isso, temos a fase do when?, que nada mais é do que a definição de prazos para cada tarefa. Assim, também é relevante definir quais ações são independentes e quais delas exigem que outras sejam concluídas primeiro. Isso vai ajudar a determinar o fluxo de trabalho e prioridades.
How?
O how? é, basicamente, um destrinchamento do what?. Ele vai pegar aquele grande objetivo inicial e colocar em partes menores. Por exemplo, para aumentar o faturamento em 20%, a equipe precisa:
- investir em marketing digital;
- executar campanhas promocionais no prazo estipulado;
- dedicar orçamento para publicidade paga nas redes sociais.
Dentro de cada um desses passo menores, é preciso definir valores específicos, como quanto será investido em marketing digital, quantas e quais campanhas serão lançadas e assim por diante. Quanto mais específico for o 5W2H, melhor.
How much?
A última etapa é a definição do orçamento disponível, sempre distribuído entre todas as atividades que demandarão recursos financeiros. Para isso, é fundamental que todas as etapas anteriores já estejam bem estabelecidas. Assim, será possível determinar exatamente o quanto as equipes podem gastar em cada fase e execução.
Quais são os benefícios do 5W2H?
A parte mais interessante do 5W2H é que ele não precisa ser usado apenas para objetivos complexos. A ferramenta pode ser aplicada mesmo para as tarefas mais simples, como contratar um influencer digital para divulgar a marca nas redes sociais.
Além disso, ela é capaz de proporcionar uma série de benefícios que não podem ser ignorados. Confira os principais a seguir!
Flexibilidade
A matriz 5W2H pode ser adaptada para basicamente qualquer realidade. É possível usá-la em tarefas simples ou complexas, em todos os setores da empresa. Serve muito bem para demandas de gestão de projetos, para a definição de orçamentos, para realizar um plano de negócios e até mesmo para o planejamento estratégico da organização.
Agilidade
Para quem busca progresso sem perda de tempo, a 5W2H também é uma ótima fonte de apoio para um mindset ágil. Como você deve ter percebido, ela simplifica vários processos e cria uma espécie de orientação visual em que todos sabem o que e como precisa ser feito. Por isso, a empresa ganha em termos de crescimento contínuo, rápido e saudável.
Eficiência
O 5W2H também possibilita que a empresa esteja sempre em movimento, sem colocar o orçamento em risco. Assim, com responsabilidades bem definidas, além de organizar melhor as atividades das equipes e garantir a sua produtividade, também é possível ter mais clareza sobre o momento atual do negócio para tomar decisões mais acertadas.
Controle
Outro grande benefício do 5W2H é a possibilidade de controlar melhor a atividade dos colaboradores e a execução dos projetos. Você consegue acompanhar de perto todas as etapas concluídas, as que estão em andamento e as que ainda precisam ser feitas. Tudo isso em comparação com os prazos determinados. Portanto, sempre que houver um atraso, é possível interceder.
Colaboração
Por fim, a ferramenta 5W2H é um ótimo instrumento para promover uma cultura organizacional colaborativa. Com ela, cada equipe (ou colaborador) acaba ficando responsável por partes fundamentais na execução de um projeto. E como cada fase é interdependente, é preciso se comprometer com entregas qualificadas para que o desempenho final seja satisfatório.
Como usar o 5W2H na prática?
Você já viu que o 5W2H tem um potencial enorme para ser adaptado a várias áreas de atuação. Isso significa que ele pode ser amplamente utilizado na empresa, desde a execução do planejamento estratégico até a manutenção dos seus equipamentos, por exemplo.
A ideia é minimizar o tempo necessário para a execução da tarefa, sem precisar comprometer o orçamento com isso e nem abrir mão do que é fundamental para aquele objetivo. Então, nossa sugestão é que você trabalhe sempre em uma planilha do Excel ou de outro editor. Nela, você deve criar 7 colunas, onde estarão distribuídos os 5 Ws e os 2 Hs.
Na primeira linha, insira as perguntas que deverão ser respondidas. Na linha seguinte, você vai completando a tabela com todas as informações necessárias. Olhando assim, é um plano fácil e simples de ser elaborado. A parte mais desafiadora é conseguir chegar a respostas objetivas e sucintas.
Para facilitar a sua vida, preparamos algumas sugestões que podem simplificar um pouco o preenchimento da planilha. Fique de olho para não perder nenhuma delas!
Dedique tempo à definição do seu objetivo
Caso você ainda não tenha percebido, a parte mais crucial da elaboração do seu 5W2H é a definição do objetivo. Em geral, quanto menos ambicioso ele for, mais simples e claras ficarão as próximas etapas. Com isso, não estamos sugerindo que você defina objetivos medíocres, não é isso. A ideia é que você pegue uma grande ideia e a divida em ideias menores.
O que você vai fazer é se perguntar: "o que eu mais quero alcançar agora?". Talvez seja mesmo um grande objetivo, como dobrar as vendas da empresa. Porém, esse é um objetivo que certamente vai complicar as coisas. Então, antes de inseri-lo na planilha, vá um pouco mais fundo.
A próxima pergunta que deve ser feita é: "o que eu preciso fazer para dobrar as vendas da empresa?". Talvez você perceba que precisa investir mais em mídia, que sua equipe é muito pequena, que é preciso ter um estoque maior ou até mesmo criar um novo produto.
Aí, sim, a partir desses novos objetivos, começa a ficar mais fácil trabalhar. Se você precisa contratar mais gente, pense em qual é o cargo mais importante a ser ampliado nesse momento. É possível que você precise de outro vendedor ou, então, de um coordenador de vendas.
Esse é um típico passo que pode ser muito bem aplicado dentro do 5W2H e solucionado em pouco tempo. E, então, você poderá passar para o tópico seguinte. Ao destrinchar seu primeiro grande objetivo, faça uma lista de tudo o que precisa ser feito para chegar lá. E, depois, organize tudo por prioridades.
Seja sucinto ao responder ao 5W2H
É preciso esclarecer que o 5W2H é uma ferramenta usada para simplificar e agilizar sua vida. Logo, não faz sentido complicar as respostas ou criar um texto enorme descrevendo como algo precisa ser feito. Chegue ao que você quer da forma mais direta possível.
Sempre que for responder a uma das 7 perguntas do 5W2H, tente resumir o que você precisa em uma frase. Há apenas uma pergunta que merece uma exceção, que é o how?. Já que é praticamente impossível descrever o “como” em uma única ação, você pode destrinchar essa resposta um pouco mais. Porém, cada atividade desse passo a passo deve se resumir a uma frase.
Use um sistema que integre a equipe
Sugerimos que você utilize uma planilha para se ambientar com o layout do 5W2H. Até pegar o jeito, ela pode ser a melhor maneira de você se habituar a responder às perguntas. Porém, quando falamos de um trabalho que deve ser executado conjuntamente, é fundamental que a equipe tenha acesso integrado ao plano.
Se você preferir seguir com a planilha, crie um documento compartilhado, que seja atualizado de forma automática quando um usuário fizer uma alteração. Você ainda pode adotar algum aplicativo que permita criar a mesma estrutura e que seja mais intuitivo, como é o caso do Trello.
A ideia é que as informações sejam compartilhadas de forma fluída e que não se tornem uma barreira para a agilidade da execução de cada etapa. Assim, toda alteração ou atualização sobre o 5W2H deve ser acessível para quem está envolvido no projeto.
Faça uma reavaliação periódica do projeto
Nossa próxima dica diz respeito a manter o seu 5W2H funcional. Em muitos casos, os gestores percebem que algumas etapas simplesmente deixam de fazer sentido ou que outras, novas, começam a surgir. Nesse caso, você pode (e deve) fazer mudanças no percurso.
Assim como qualquer ferramenta de gestão ágil, o método do 5W2H deve ser flexível e adaptável. Ele pode ser alterado ao longo do percurso para atender às necessidades da equipe, da empresa e do mercado. Portanto, programe algumas revisões periódicas em pontos específicos ao longo do prazo estabelecido.
Nem todos os planos precisarão de alterações e, se isso acontecer, é melhor que seja dessa forma. Porém, será um verdadeiro desperdício se você perceber que alguma mudança pode ser feita e simplesmente ignorar esse alerta.
Uma dica valiosa aqui é: fique atento ao quanto uma estratégia precisará ser alterada para alcançar o objetivo. Se apenas um dos pontos do 5W2H precisar ser modificado, não há problema nisso. Mas, quando dois ou mais pontos começam a ser afetados, talvez seja importante rever todo o plano traçado e ajustar a estratégia toda.
Trabalhe com feedbacks em todas as etapas
Por fim, saiba que, ao trabalhar delegando tarefas e atividades, é importantíssimo coletar feedbacks da equipe com frequência. Inclusive, indicamos que eles aconteçam em quase todas as etapas. Uma ideia é agendar reuniões semanais em que a equipe possa fazer uma atualização geral sobre a execução do plano e compartilhar os feedbacks.
Quem está em contato direto com uma tarefa é quem tem a melhor visão sobre as suas fragilidades e acertos. Por isso, pode ser necessário dar uma atenção especial para quem está enfrentando eventuais dificuldades com a sua etapa. Em alguns casos, você pode alocar outros profissionais para darem suporte e agilizarem a missão.
O 5W2H é uma ferramenta importantíssima, especialmente para quem trabalha com metas SMART. Ela acaba atribuindo uma agilidade operacional muito promissora para o negócio, fazendo com que as equipes tenham clareza sobre o que precisa ser executado. Como consequência, a implementação de melhorias ocorre de forma mais ágil.
O resultado é uma empresa em franco crescimento, com capacidade de implementar de forma rápida suas melhorias e projetos, em geral. Se analisarmos isso do ponto de vista do mercado, essa habilidade é um diferencial competitivo importante, já que sempre que o negócio precisa de algum ajuste operacional, sua capacidade de implementá-lo é absurda.
E se você gostou de saber mais sobre a 5W2H, não deixe de continuar conferindo dicas valiosas para a gestão da sua empresa. Mantenha-se sempre atualizado e acompanhando práticas que podem levar sua equipe a um novo nível de desempenho. Assine nossa newsletter!
