Lojas virtuais são tão comuns que nem mesmo pensamos nas dinâmicas de administração desse tipo de negócio. Se do lado do consumidor tudo parece muito fácil, o mesmo não pode ser dito por parte de quem cuida do site. Entre as principais responsabilidades das empresas, a gestão de estoque é uma das que mais demandam tempo e investimentos.

Imagine que, simultaneamente, mais de mil pessoas estão na sua loja virtual e que a maioria delas esteja interessada em um produto que tem apenas 100 unidades. Ou que essas mil pessoas vão, em cerca de duas horas, realizar mil pedidos. Parece algo fácil de lidar? Definitivamente não, e é por isso que um trabalho eficaz de gestão é sinônimo de sucesso.

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Vender mais, garantir uma boa relação com o consumidor e ser uma loja de boa avaliação na web são alguns desafios que passam pelo bom gerenciamento de estoque. Este conteúdo vai abordar o assunto e ajudar você a lidar com essa demanda!

Do ponto de vista histórico, gestão de estoque não representa exatamente uma novidade. Há anos essa é uma tarefa feita por supermercados, atacadistas e qualquer varejo que venda produtos físicos. No entanto, a dinâmica é um pouco diferente quando falamos do ambiente digital. Nesses casos, além das preocupações básicas, há outros elementos a serem considerados.

Em muitas situações, a gestão de estoque para e-commerce envolve também o abastecimento de lojas físicas. Muitos negócios usam apenas uma unidade que vai distribuir produtos para o online e offline, esse segundo, por vezes, em mais de uma unidade.

O online, ou seja, o e-commerce, tem algumas exigências mais específicas, como a necessidade de manter um controle dinâmico dos níveis de produtos. Do contrário, há o risco de um consumidor efetuar a compra, mas não haver mais a disponibilidade daquele item. Geralmente, isso acontece com estoques não automatizados, ou controlados com ferramentas não adequadas.

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Automação é peça-chave

Nas vendas online, há uma agilidade que não permite um controle manual dos estoques. Isso pode até acontecer em negócios pequenos, mas ainda assim, há o risco de erros. Quando falamos de grandes varejistas, essa possibilidade simplesmente não existe. Nesses e na maioria dos casos, a automação é o que vai garantir organização e, consequentemente, satisfação do consumidor.

Essa automação está presente em diversos momentos dentro da jornada de processos da gestão de um e-commerce. Isso não é diferente quando falamos de um estoque. Atualmente, a melhor maneira de garantir o controle em tempo real, com o mínimo índice de erros, é utilizar softwares automatizados de controle de vendas e estoque.

Qual a importância da gestão de estoque para e-commerce?

Uma boa gestão do estoque de e-commerce pode ajudar empresas não só a lidar com as necessidades que uma loja virtual tem, mas também a potencializar resultados. Antes de tudo, trata-se de uma questão financeira, de gestão de recursos. Além disso, há os ganhos de garantir que o consumidor terá seu produto a tempo, devidamente conservado e da maneira que escolheu.

Separamos algumas das principais razões que mostram a importância de ter uma rotina de cuidados e uma mentalidade de gestão adequada para o estoque. Confira!

Controle de perdas

As perdas são um problema real para os estoques e podem acontecer por vários motivos, entre os principais:

  • armazenamento inadequado gerou avarias irreversíveis ao produto;
  • produto foi armazenado em local pouco visível e ficou esquecido;
  • produto ficou armazenado em local pouco visível e se perdeu;
  • armazenamento inadequado causou o perecimento do produto.

As perdas geram, primeiramente, o prejuízo financeiro para a empresa, algo que precisa ser evitado a qualquer custo. Para isso, é importante pensar em um estoque devidamente organizado, que seja pensado para garantir que as especificidades e exigências do produto sejam respeitadas.

Garantia de vendas

O estoque tem papel fundamental para que determinado produto chegue ao consumidor. Essa é uma mentalidade que nem toda empresa tem. A maioria acredita que esse local é apenas um ponto de transição.

No entanto, sem a organização correta, há o risco de o item nem mesmo ser encontrado no estoque. Por isso, uma boa gestão vai garantir que o produto, de fato, saia dali.

Satisfação do consumidor

O consumidor tem muitas expectativas em relação a uma empresa e, quando falamos de e-commerce, a chegada do produto é uma delas. Não se trata só disso, mas também, da agilidade da entrega e da conservação do item. Sabe o que esses três fatores têm em comum? Todos dependem de um bom trabalho de gestão de estoque.

Organização de espaço físico

O armazenamento adequado das mercadorias no estoque é uma preocupação importante, mas que pode ser negligenciada quando uma empresa tem muitas demandas a serem administradas. No entanto, não se preocupar com isso pode gerar algumas consequências para o negócio, entre elas:

  • capacidade de armazenamento reduzida;
  • organização inadequada, dificultando encontrar produtos;
  • disposição inadequada dos itens, gerando avarias em produtos frágeis.

Integração entre lojas

Alguns varejistas usam um estoque único para abastecer o varejo físico e o online em empresas que trabalham com um sistema omnichannel. Nesses casos, é importante, antes de tudo, contar com uma gestão integrada, que permita que a mesma informação vá para os dois centros (online e offline).

Portanto, um trabalho de gestão de estoque é ainda mais importante nesses casos, tendo em mente o dinamismo que o online gera e as consequências que isso pode causar ao varejo físico, se não houver uma organização adequada.

Quais são os princípios essenciais da gestão de estoque para e-commerce?

Um bom trabalho de gestão de planejamento e controle de estoque precisa estar sustentado por algumas bases conceituais essenciais. Conhecer essas ideias pode ajudar uma empresa a definir seus processos e garantir o cumprimento de rotinas que vão cuidar de todas as tarefas.

As premissas também são fundamentais se sua empresa tiver um número maior de funcionários que vai trabalhar na gestão e na operação do estoque. Assim, fica mais fácil treiná-los para que compreendam quais pontos diferenciais vão levar ao melhor resultado no trabalho.

Conheça essas premissas, a seguir, e como elas se aplicam na gestão do estoque.

Controle

O controle é uma base fundamental e dá para dizer que tudo vai girar em torno dele. Será necessário controlar o que entra, o que sai, as mudanças de posicionamento de um item que se move dentro do estoque, além de todos os registros importantes para a operação.

Portanto, é fundamental compreender que controlar tudo de maneira certa é indispensável para que a gestão de estoque funcione corretamente. Nesse caso, é necessário pensar em como as plataformas adequadas vão fazer com que as tarefas se desenrolem como deveriam.

Sendo assim, lembre-se: controlar é uma das premissas mais fundamentais dentro do trabalho de estoque. Se tudo gera registros e foi checado por alguém, com ajuda da tecnologia, as chances de erros e perdas são reduzidas consideravelmente.

Disciplina

Disciplina, nesse contexto, significa que nenhuma etapa do processo poderá ser alterada sem que haja uma autorização formal para isso. Essas mudanças também só deverão ser feitas depois de estudos e com o embasamento certo. Do contrário, a padronização na operação e na maneira como os itens são organizados no estoque pode ser perdida, o que atrapalha tudo.

Mesmo em períodos difíceis ou em momentos de alto nível de trabalho, a disciplina deve ser a direção de toda operação e gestão. Isso engloba um ponto citado no item anterior, que são os registros de movimentação de item, saída ou chegada.

O que pode ajudar muito a manter a disciplina dentro da gestão de estoque é contar com um sistema que "obriga" colaboradores a registrarem todas as informações. A automação garante que dados essenciais sejam sempre exigidos, o que evita qualquer problema futuro.

Esforço

Ainda que essa premissa seja um pouco subjetiva, o esforço é uma força importante para que o trabalho sempre seja executado no seu melhor nível. Você pode estar se questionando se não é mais importante organização e tecnologia para colocar tudo em ordem. Respondemos: sim, é fundamental, mas estoque exige também aplicação!

Em dias difíceis, é o esforço que vai garantir que nenhum processo seja deixado de lado, mantendo a padronização das ações e a organização pensada para aquele ambiente. Isso precisa, acima de tudo, estar implementado na cultura da empresa.

Nos treinamentos de funcionários, faz todo sentido reforçar que eles precisarão colocar o esforço em par de igualdade com a disciplina e com a mentalidade de organização do estoque. Esses três elementos, quando combinados, entregam o nível de aplicação e postura ideal para essa demanda.

Quais os principais tipos de estoque?

Por uma questão estratégica, empresas podem escolher diferentes tipos de estoque para abastecer suas operações. Por vezes, as decisões estão ligadas à questão financeira, enquanto em outros momentos, é uma opção com viés logístico. Naturalmente, os diferentes tipos vão influenciar diretamente o trabalho de gestão e operação do estoque.

A seguir, conheça as principais modalidades, como cada uma funciona e quais são as questões particulares ligadas a elas.

Consignado

O estoque consignado é muito comum nos tempos atuais, principalmente pelas dinâmicas distintas que o e-commerce apresenta. Esse modelo funciona da seguinte forma: o fornecedor reserva determinada quantidade de um produto e o deixa à disposição do varejista, sem custos. Por sua vez, esse varejista paga apenas o que vender, podendo retornar o que não for comercializado.

Na prática, o conceito de consignação é aplicado quase da mesma forma com a qual estamos acostumados. A principal diferença se dá pelo fato de que essa carga de produtos não necessariamente precisa ser deslocada. Em alguns casos, o varejista pode optar por acordar a consignação e só retirar do depósito do fornecedor aquilo que realmente conseguir vender ao consumidor final.

Descentralizado

Estoques descentralizados são uma ótima opção para empresas que querem aumentar a agilidade de suas entregas. Nessa formato, a companhia mantém estoques em diversos pontos, podendo ser em mais de um estado do Brasil ou em vários lugares distribuídos pela mesma cidade. Naturalmente, serão estoques com menores quantidades de itens, mas mais bem espalhados.

Aqui, a principal vantagem é a capacidade de entregar muito mais rapidamente, algo que não é possível quando toda a distribuição parte do mesmo depósito. Nesse modelo, além da satisfação do consumidor, que recebe com agilidade, a empresa ainda ganha vantagem competitiva. Afinal, o estoque descentralizado pode torná-la referência quando pensamos em dinâmica de entregas.

Compartilhado

O estoque compartilhado é aquele que atende a mais de uma unidade de negócio da empresa — nesse caso, o online e o físico. Em um só espaço, há todo o volume de produtos da companhia, mas que atenderá às lojas físicas tradicionais e ao e-commerce. Cada vez mais, esse modelo tem aumentado, já que as empresas estão expandindo sua atuação para as duas frentes principais.

A grande vantagem desse tipo de estoque é a possibilidade de economizar custos na gestão do local. Além disso, a operação tende a ficar mais fácil, mas isso depende de uma plataforma de controle capaz de funcionar realmente como algo único. Online e físico terão o mesmo estoque, por isso, é importante ter uma ação de baixa instantânea a cada item vendido. Isso evita problemas!

Nova chamada à ação

Essa é a pergunta de um milhão de dólares, e apesar de não ser algo tão complexo, certamente, exige bastante aplicação e organização. Mais do que isso, é necessário um processo bastante sólido e capaz de ser replicado diariamente.

Aqui, é importante lembrar que a empresa estará cuidando de seus produtos, que são ativos essenciais e parte do patrimônio do negócio. Para chegar ao melhor nível de gestão do estoque de e-commerce, algumas práticas são essenciais.

Com base em tarefas técnicas, você consegue garantir que suas mercadorias estarão devidamente protegidas, catalogadas e prontas para ser enviadas ao consumidor toda vez que uma compra é realizada. Veja como fazer essa gestão, com ajuda dos tópicos a seguir!

1 - Faça um inventário

Comece o trabalho fazendo um inventário, ou seja, registrando tudo que sua empresa tem no momento. Se você nunca fez um antes, saiba que isso vai demandar tempo, mas que também vai ajudar a resolver a maioria dos problemas que você tem, além daqueles que poderia vir a ter.

O inventário, apesar de trabalhoso, é uma tarefa simples. Você apenas vai criar uma lista com cada produto — por exemplo, uma caneta esferográfica azul, de código XYZ — e registrar quantas unidades tem desse item. Esse processo será repetido para todos os outros produtos.

Em alguns casos, determinado produto pode ter variações, o que precisa ser devidamente informado. Seguindo o exemplo da caneta esferográfica, pode haver na versão preta e na vermelha. Em cada variação, é fundamental informar quantas unidades há de cada uma.

O inventário servirá, justamente, para saber cada produto que você tem na empresa e quantas unidades tem de cada um, além de seu preço. A partir disso, a gestão consegue acompanhar seu faturamento, cruzando isso com a informação de valor das vendas, além de fazer a baixa ou a adição de unidades de determinado produto, de acordo com saídas ou reabastecimento.

2 - Realize o mapeamento do fluxo

Nos estoques, há rotinas diárias que vão se repetir com muita frequência. O mais interessante é que dificilmente mudará algo. Isso significa que é bastante fácil mapear o fluxo de tarefas e definir como eles devem acontecer. Assim, dá para controlar tudo que acontece do ponto de vista logístico.

Nesse mapeamento, é fundamental nomear cada uma das etapas e o que acontece nelas. Esse fluxo precisa contemplar o abastecimento, as tarefas de preparo de um produto e as ações referentes à saída, ou seja, ao envio após uma venda. Sendo assim, um fluxo pode ser da seguinte maneira:

  • carga de novos produtos;
  • checagem de volume;
  • cadastro no sistema;
  • organização no espaço;
  • busca do produto após uma venda;
  • baixa no sistema;
  • preparação para envio;
  • faturamento do produto;
  • despacho para a entrega.

Uma vez mapeado, esse fluxo precisa ser amplamente difundido entre as pessoas que vão trabalhar no estoque do negócio. É altamente recomendável que esse processo seja oficializado e, se possível, destrinchado em um treinamento. Isso garantirá seu cumprimento e a fiscalização de sua execução.

3 - Invista em uma plataforma integrada

Sabe todo esse fluxo que você vai mapear? Ele precisará estar devidamente aplicado em uma plataforma de gestão integrada. Ou seja, cada uma das etapas será devidamente registrada no sistema, com a identificação de quando e como cada uma dessas fases aconteceu no dia a dia.

A tecnologia ajuda a tornar esse processo muito mais simples, com cadastros automáticos e, principalmente, com a baixa que é feita diariamente após uma venda. Esse sistema vai ligar o estoque com o e-commerce e, se for o caso, também com a loja física da empresa.

A plataforma precisa ser amplamente acessível para todas as pessoas responsáveis. Nesse caso, a integração representa a facilidade de acesso aos dados por quem tiver autorização para isso. As informações ficam disponíveis para os responsáveis por cada etapa do fluxo de tarefas da logística.

4 - Realize auditorias constantes

As auditorias são importantes para garantir que a empresa tenha seu estoque devidamente detalhado e que as informações sejam verdadeiras. Aqui, a ideia é a mesma de uma auditoria financeira e fiscal: assegurar que o que é registrado coincida com a realidade.

Uma auditoria de estoque vai exigir esforços, uma vez que tudo precisará ser novamente vasculhado e registrado. Isso significa que todas as variações, unidades, tipos de produtos e informações precisarão ser checadas novamente para serem comparadas aos registros.

As auditorias ajudam a corrigir erros, ajustar detalhes, realizar melhorias e, principalmente, verificar desvios, roubos e outros problemas do tipo. Infelizmente, práticas ruins podem ser aplicadas em algum momento, o que causa prejuízos à empresa. Portanto, a auditoria ajuda a evitar isso.

Como otimizar o estoque do seu e-commerce para grandes eventos do varejo?

As sazonalidades são importantes para qualquer varejista, principalmente, na gestão de negócios online. O inbound commerce é uma realidade e as exigências de gestão a essas modalidades de vendas online crescem ainda mais em períodos como Black Friday, Natal, Dia do Consumidor, Copa do Mundo de futebol, entre várias outras datas.

Nesses momentos, é importante melhorar a operação e a gestão. Para essa otimização, algumas boas práticas farão diferença para vender mais, rapidamente e de maneira satisfatória. Mostramos como conseguir isso, a seguir!

Faça um planejamento

As sazonalidades podem perfeitamente ser detectadas com bastante tempo de antecedência. Afinal, a maioria dessas datas são fixas no calendário e você sabe exatamente quando acontecerão. Portanto, dá para se preparar antes e deixar tudo devidamente organizado para o período.

O planejamento passará por uma série de pontos, entre eles, a aquisição de mais produtos, deixando os estoques devidamente abastecidos. Há também a necessidade de potencializar a dinâmica de entregas, faturamento e o que mais for necessário.

Esse planejamento, no entanto, deve projetar as vendas e o nível de trabalho no estoque. Portanto, pode ser necessário contratar mais pessoas, ainda que temporariamente. Desde que isso seja detectado e definido antecipadamente, a empresa consegue escalar sua operação.

Analise o estoque atual

O que seu estoque atual tem que pode ser aproveitado durante as sazonalidades? Isso não significa apenas produtos, mas sim, detalhes operacionais. É um bom momento de avaliar o estoque e entender o que funciona, o que pode ser melhorado e, desde já, pensar em como fazer isso.

Lembre-se de que as sazonalidades trazem uma exigência muito maior. Um bom exemplo é a Black Friday, em que as empresas podem realizar, em um dia, o mesmo volume de vendas de um mês. Portanto, uma análise da sua condição atual ajuda a projetar um cenário seguro para a sazonalidade.

Tenha uma boa comunicação com os clientes

Em grandes eventos, muitos clientes não recorrentes, ou que até nunca compraram da sua loja, podem surgir. Com isso, dúvidas podem ser bastante comuns, o que exigirá da sua empresa a capacidade de atendimento melhorada. Portanto, cobrir essa demanda é fundamental.

Essa comunicação não se limita ao atendimento. Por exemplo, você poderá receber muitos acessos simultâneos no seu site, o que exige uma estrutura potente e capaz de sustentar isso. Nesses casos, contar com uma boa plataforma CMS para e-commerce representará uma grande vantagem competitiva.

Em épocas em que as compras pela internet se tornaram uma prática totalmente corriqueira, a gestão de estoque é uma obrigação às empresas que atuam online. Além de gerar melhor relação com o público, esse trabalho também pode representar faturamento potencializado.

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Originalmente publicado 20/mar/2023 7:00:00, atualizado Março 01 2024

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