Como otimizar o trabalho remoto em equipes

O trabalho remoto vinha se transformando, pouco a pouco, em um diferencial das empresas, seja para atrair, reter talentos ou ganhar em competitividade. Não é à toa que 74% dos gerentes da geração Y e da geração Z têm membros da equipe que trabalham remotamente em uma parte significativa do tempo.

A transformação que acontecia gradualmente, porém, acabou sendo acelerada como medida urgente de segurança — por conta do cenário de isolamento e distanciamento social causado pela COVID-19. Dessa forma, as empresas que já apostavam na cultura do trabalho remoto tiveram mais facilidade na adaptação, enquanto outras organizações precisaram correr para se atualizar.

De toda forma, o trabalho remoto é cercado por mitos e desconfianças. Também precisa de boas práticas e ferramentas atuais para que a produtividade seja eficiente. Neste artigo, tratamos sobre todos esses pontos e como implementar essa forma de trabalho da melhor maneira!

A necessidade do trabalho remoto se deve ao dinamismo do mercado. O home office, por exemplo, é uma forma de garantir colaboradores mais felizes, produtivos e satisfeitos. Já a opção de contratar pessoas de outras cidades ou países permite às companhias se manterem competitivas, com talentos mais variados. Assim, o foco desse modelo de trabalho envolve alguns fatores, como:

• atração e retenção de talentos;
• melhora da produtividade;
• satisfação dos colaboradores em relação à empresa;
• aproveitamento do tempo (ainda mais quando o funcionário precisa viajar);
• aumento da competitividade do negócio.

Qual é o papel do trabalho remoto no cenário atual?

Nos Estados Unidos, o teletrabalho já é uma realidade — cerca de 62% dos funcionários entre 22 e 65 anos, segundo estudo da Owl Labs, dizem trabalhar remotamente de forma ocasional e 4,7 milhões de colaboradores fazem home office durante metade da semana ao menos. Desde 2010, a quantidade de pessoas que têm praticado essa forma de trabalho cresceu 400%!

No Brasil, entretanto, antes do cenário causado pelo Coronavírus, a realidade era diferente. Uma pesquisa realizada pelas empresas Convenia e Ahgora indicou que 63,6% das organizações não contam com uma política de trabalho remoto, mesmo que mais de 60% dos funcionários se mostrem interessados na prática. 

No mesmo estudo, a cultura das organizações se mostra o principal empecilho para a prática do teletrabalho. Quando não existem metas claras e confiança quanto à produtividade, a implementação se torna mais difícil. Contudo, o trabalho remoto traz pontos relevantes e importantes às empresas, conforme falamos na sequência.

Segurança dos colaboradores

Principalmente em tempos de isolamento social, necessários como prevenção à COVID-19, o trabalho remoto é uma das principais maneiras de prezar pela segurança de toda a equipe. Ao permitir que os colaboradores realizem home office, uma empresa está cuidando ativamente da saúde de todos, seguindo as recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS).

Satisfação e retenção dos funcionários

Um dos diferenciais competitivos que faz a diferença para as organizações é a diminuição do turnover dos funcionários. Para isso, manter a satisfação de todos é um ponto essencial — e o trabalho remoto ajuda. Tanto que 83% dos entrevistados na pesquisa da Owl Labs, citada anteriormente, dizem que ficariam mais felizes com a chance de realizar o teletrabalho.

Outro ponto é que 72% dos profissionais de RH concordam que a flexibilidade do trabalho, incluindo a possibilidade de home office, é fundamental para atrair talentos.

Quais são os desafios do trabalho remoto?

Startups e empresas jovens, que já apostam no trabalho remoto, têm como vantagem uma cultura mais flexível e líderes que estão acostumados à nova rotina. Mas, no Brasil, como mostramos, essa não é a realidade. Companhias com mais tempo de mercado ou com políticas rígidas devem driblar alguns desafios, como explicamos adiante.

Cultura da empresa

Quando a cultura da empresa não é revisada há anos e não conta com versatilidade, o desafio de implementar o teletrabalho cresce. É preciso flexibilizar as possibilidades e, acima de tudo, desenvolver confiança nos colaboradores, ou seja, entender que eles estarão produzindo não importa onde. 

Uma cultura forte pode ser adaptada e isso se torna mais simples ao criar metas individuais que façam sentido com o todo buscado pela companhia. O home office, por exemplo, pode até tornar a equipe mais produtiva, visto que seus integrantes não precisam enfrentar trânsito para chegar à empresa.

Tipos de liderança

Inúmeros gestores acreditam que o colaborador só trabalha dentro da empresa, registrando ponto, e ainda gostam de observar de perto seus times. Esse estilo de gestão não combina com a flexibilidade exigida no trabalho remoto! Por isso, trabalhar a partir de metas traz muitos ganhos ao dia a dia. 

Ainda assim, vale a pena treinar as lideranças para esse novo modelo de trabalho. Essa reciclagem é uma necessidade urgente considerando que, de acordo com pesquisa da Buffer, 99% das pessoas gostariam de trabalhar remotamente, ao menos, por uma parte do dia.

Comunicação interna e com clientes

A velha prática de chegar à mesa de um supervisionado para perguntar sobre algum relatório não faz mais sentido. É por isso que o investimento em pacotes de e-mail com chats facilitam tanto a rotina — assim como o VoIP. Além disso, o investimento em endomarketing (ou comunicação interna) é cada vez mais importante para melhorar a comunicação com funcionários e garantir que todos tenham acesso às informações que precisam em seu dia a dia de trabalho. 

Em relação aos clientes, as empresas que apostam na metodologia Inbound de vendas e trabalham o Inside Sales estão saindo na frente quanto às necessidades impostas pela COVID-19. De acordo com dados da HubSpot, visitas a sites e conversas por chat têm aumentado, logo, implementar um sistema de CRM, que permite interações em tempo real, pode trazer ótimos ganhos.

Tecnologias obsoletas

Apostar em servidores virtuais (cloud server) é uma necessidade e também um diferencial competitivo, sobretudo a negócios que vendem serviços SaaS. Para as demais empresas, usando e-mails, softwares, aplicações e outras ferramentas armazenadas em nuvem, o benefício é poder acessar tudo de onde o colaborador estiver e ganhar em produtividade. Nesse sentido, rever o modelo de servidores físicos é urgente para os mais diversos negócios.

Estrutura

Não é todo mundo que conta com um escritório em casa, que favoreça a ergonomia — o que pode impactar diretamente na produtividade. Por isso, dar dicas para adaptar o espaço e estabelecer parcerias com empresas de móveis para escritório vai facilitar esse aspecto. Optar por notebooks em vez de desktops também facilita que os colaboradores levem o equipamento até suas casas.

Nova rotina

O trabalho remoto não permite aquele happy hour de quinta-feira nem a pausa para o cafezinho no meio da tarde. Será mesmo? Organizar happy hours e coffee breaks virtuais, a partir de reuniões remotas, é uma forma de engajar o time. Nem toda reunião precisa ser focada em produtividade, além disso, pensar em workshops de gerenciamento de tempo e organização da nova rotina é um tipo de treinamento que cai bem a toda empresa.

Quais são os grandes mitos do trabalho remoto?

Perpetuar mitos sobre o trabalho remoto faz com que uma empresa não seja tão flexível e tenha sua adaptação atrasada. Por isso, trouxemos algumas questões que precisam ser esclarecidas de uma vez por todas!

Trabalho remoto não é produtivo

É mito e os dados provam isso: 77% dos trabalhadores remotos afirmam serem mais produtivos quando trabalham de casa. Tanto que, quando é necessário mais concentração para um determinado projeto, 76% dos colaboradores evitam o escritório e preferem ficar em casa para um trabalho mais focado.

Trabalho remoto é sinônimo de desleixo

Quando existe uma cultura sólida quanto a processos e entregas, não há por que temer o desleixo. Assim, mais uma vez a liderança deve trazer exemplos e traçar metas de entregas também acerca da qualidade.

Trabalho remoto é solitário

Ao oferecer aos colaboradores as ferramentas necessárias, é possível fazer videoconferências, manter conversas por chat, ligações via VoIP, entre outras soluções que afastam a sensação de solidão. 

Como melhorar a produtividade no trabalho remoto?

Para maximizar a produtividade dos times, é possível oferecer dicas aos colaboradores, estabelecer uma política e realizar treinamentos para o trabalho remoto. Confira alguns hacks!

Adequação de rotina

O trabalho remoto permite horários mais flexíveis, ou seja, o colaborador pode desenvolver atividades nos horários em que se sente mais produtivo. O ponto principal, claro, é atentar para seguir participando das reuniões remotas e manter uma comunicação eficiente em e-mail e chat.

Planejamento de tarefas

Mais do que focar em horas trabalhadas, o ideal é estabelecer metas de produção para o dia e cumpri-las. Muitas pessoas, por estarem em casa, acabam trabalhando bem mais do que o expediente e esse é um ponto para repensar, já que pode resultar em estresse.

Criação de espaços de trabalho

Organizar um local de trabalho em casa vai facilitar a produtividade e a concentração, por isso, pensar em um espaço longe de todo barulho é sempre o mais acertado. Para empresas com funcionários em diversas cidades, se as condições forem propícias, a opção de contratos com coworking também ajuda.

Identificação de pontos de distração

Para quem não está acostumado, trabalhar de casa pode trazer (muita!) distração. Por isso, opte por um ambiente mais tranquilo, longe do barulho, com o celular no mudo e a colaboração de quem estiver em casa para que o trabalho flua da melhor maneira.

A implementação do trabalho remoto será mais eficiente se você voltar alguns passos e rever a cultura e algumas normas da organização. Além disso, é preciso usar as ferramentas ideais. A seguir, você entende melhor todos os aspectos!

1 - Reveja a cultura da empresa

Criar políticas que contemplem o trabalho remoto é o primeiro passo. Para isso, mais do que horas trabalhadas, é fundamental estabelecer demandas e métricas de produtividade que possam dar autonomia aos colaboradores.

Atualizar o documento com a política da empresa, mostrando que o trabalho remoto é uma possibilidade, também traz mais clareza a todos os envolvidos — por exemplo, quantas vezes por semana o home office é liberado, em quais circunstâncias etc.

2 - Disponibilize as ferramentas necessárias

O teletrabalho não é eficiente quando um líder libera seus colaboradores para trabalhar em home office sem dar os equipamentos que serão necessários. Por isso, liste tudo o que é usado e garanta o acesso à equipe, como notebook, headphone, instalação de softwares, pacote de e-mail com chat, calendário e opções de armazenamento em nuvem.

3 - Alinhe as expectativas

Com as metas definidas, os gestores podem se reunir online periodicamente para entender o andamento de cada indicador, verificar o que tem saído do escopo e otimizar os processos. A empresa também pode criar algumas regras e boas práticas, como comparecimento às reuniões remotas ou respostas a e-mails e chats rápidas quando o assunto for urgente.

4 - Estabeleça reuniões periódicas

Fazer reuniões remotas é uma ótima solução para manter a equipe engajada, repassar metas e prioridades e garantir que todo o time esteja a par de tudo. Com as diversas tecnologias que permitem essas interações — como Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams e Skype — basta que a empresa entenda qual delas traz mais vantagens e passar a usá-la.

Criar um cronograma de reuniões e uma estratégia de follow-up também traz mais efetividade a esses eventos e permite que as informações não se percam quando todos saem da sala virtual.

Como otimizar o trabalho remoto em equipes?

Após implementar o teletrabalho, a equipe deve se cercar de práticas que otimizem a produção e facilitem a vida dos colaboradores. Confira algumas ações que vão ajudar sua organização!

Tenha normas e padrões bem definidos

Ao repensar a política de horas extras, métricas e boas práticas, o ideal é reunir tudo em um playbook e apresentá-lo ao time. Assim, todos trabalham sob as mesmas regras, sem riscos de ruídos e dúvidas.

Marque reuniões frequentes

Elas favorecem a comunicação com todos, mostram à equipe que a empresa segue presente — mesmo nessa forma de trabalho — e ajudam a esclarecer de maneira prática e rápida qualquer ponto que possa surgir no dia a dia.

Comunique-se e esteja disponível

O fato de trabalhar em home office pede que a comunicação seja ainda mais clara. Por isso, comunique-se com objetividade, vá direto ao ponto em chats e e-mails e também esteja disponível quando for solicitado.

Aposte em ferramentas certeiras

Além de facilitar a comunicação, as ferramentas trazem mais visibilidade para as etapas de um projeto sendo executadas. Por isso, é válido optar por softwares que possam ser usados pela equipe toda e que tragam mais possibilidades de alinhamento, como:

• Asana;
• Trello;
• G Suite;
• Todoist;
• Microsoft Office Online.

Ofereça apoio e suporte

Aqui, podemos citar diversos tipos de suporte, como toda ajuda da equipe de TI, caso algum software não esteja funcionando 100%, ou o apoio dos supervisores aos funcionários em caso de dúvidas e também do RH. 

O trabalho remoto é, ao mesmo tempo, uma necessidade e um diferencial das empresas. Para que seja implantado e funcione da melhor forma, no entanto, é preciso seguir as melhores práticas que trouxemos ao longo deste artigo. Ignorar a realidade do teletrabalho faz com que uma organização possa perder em competitividade, por isso, ainda é tempo de se atualizar!

Já está considerando colocar em prática todos os insights sobre trabalho remoto? Aproveite então esta leitura sobre produtividade ao trabalhar em casa!