Agendamento de reuniões: 10 dicas para ter mais eficiência

O agendamento de reuniões pode ser considerado uma tarefa cotidiana em muitas empresas — sobretudo nas áreas de marketing e de vendas. Os encontros servem, entre outras finalidades, para traçar estratégias, alinhar os integrantes dos times ao objetivo organizacional e coletar ideias e sugestões a partir de perspectivas distintas. 

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As reuniões corporativas são peças fundamentais na "engrenagem" de qualquer empreendimento. Inclusive, quando se trata dos departamentos de marketing e de vendas, como dito, a periodicidade se torna um aspecto alta relevância, já que ambos os setores desempenham papéis interconectados na busca de novos clientes.

Sabemos que um planejamento eficaz é indispensável para que os profissionais possam exercer as suas atribuições com excelência e atingir as metas preestabelecidas pelo negócio. Então, reuniões bem-sucedidas também se fazem necessárias, concorda?

Neste post, o nosso intuito é justamente explorar a importância do agendamento de reuniões com as equipes e ajudá-lo a descobrir como conduzir uma reunião produtiva! Topa vir com a gente nessa?! Vamos lá!

A iniciativa também ajuda a manter os componentes de cada equipe "na mesma página", garantindo o acesso a dados relevantes para o desenvolvimento eficaz das atividades laborais. A partir disso, torna-se possível tomar decisões estratégicas sobre o direcionamento das táticas de marketing a serem implementadas.

Aliás, em muitos casos, o agendamento de reuniões acontece visando a identificar — e a resolver, claro — eventuais problemas, a discutir possíveis obstáculos a serem contornados e a garantir uma atuação colaborativa na busca de soluções. Estamos falando de uma medida que é particularmente importante para melhorar os níveis de eficiência operacional, viu?!

No entanto, indo além, trata-se de uma oportunidade perfeita para a troca de ideias que tendem a levar a resoluções criativas e bastante inovadoras, como aquelas que têm potencial de "mudar o jogo" da sua estratégia de marketing. Inclusive, é válido destacar que a organização desses encontros é também essencial para acompanhar o progresso organizacional, abrangendo, por exemplo:

• reuniões de vendas ou relativas a ações executadas nas redes sociais;
• reuniões de alinhamento para a projeção de campanhas de e-mail marketing;
• reuniões para a elaboração de estratégias de conteúdos etc.

A propósito, saber como agendar reuniões de maneira eficaz é fundamental para assegurar o seu total aproveitamento. Afinal, quem gosta da sensação de ter perdido o seu tempo com algo desnecessário?! O ideal é especificar as seguintes informações:

• os objetivos — especifique os propósitos que você pretende alcançar com o agendamento da reunião, a fim de manter a discussão direcionada ao resultado desejado, a exemplo de uma “reunião para discutir estratégias de preço”;
• a lista de participantes — determine quem precisa estar presente no encontro com base nos objetivos e nos tópicos a serem discutidos;
• o formato e o local — no agendamento da reunião, defina se o encontro será presencial (com a indicação do lugar) ou virtual;
• os tópicos de discussão — no convite, destaque os tópicos que serão discutidos durante a reunião e estabeleça uma ordem para abordá-los, já que a organização ajudará os participantes a terem uma visão geral do que esperar do encontro;
• a revisão da ata anterior — se a reunião for recorrente e houver uma ata do encontro anterior, reserve um momento para revisá-la e aprová-la;
• os líderes de discussão — identifique os profissionais que estarão à frente da discussão de cada tópico para que todos os participantes entendam quem serão os responsáveis e quando será a sua vez de falar;
• o tempo de fala — para cada tema a ser debatido, especifique quanto tempo está disponível, evitando que o encontro se prolongue excessivamente.

Reuniões presenciais vs. reuniões virtuais

Como visto, um dos primeiros aspectos que merecem atenção quando o objetivo é garantir a realização de uma reunião produtiva envolve a decisão quanto ao formato do encontro — presencial ou on-line. Dependendo da ocasião e do assunto a ser discutido, um pode se revelar mais vantajoso que o outro, sabia?!

Então, a seguir, descubra quais são as diferenças e os benefícios da reunião presencial e da reunião virtual!

Reuniões presenciais

As reuniões presenciais têm um apelo único, permitindo a interação "face a face" entre os membros da equipe. O formato é ideal para sessões de brainstorming, para treinamentos intensivos e para apresentações importantes e que demandam uma dedicação total dos participantes.

O modelo presencial também viabiliza uma integração direta e pessoal entre os profissionais, incluindo o contato visual, a linguagem corporal e a comunicação não verbal, assim como a utilização de quaisquer recursos físicos do ambiente, como um quadro branco. A comunicação é mais rica, o foco é potencializado, e a colaboração é mais intensa. 

No entanto, o agendamento de reuniões presenciais requer considerações logísticas, como a escolha de um local adequado e a confirmação de que todos os participantes estarão disponíveis. Inclusive, é válido manter esses detalhes em mente ao cogitar o agendamento de uma reunião presencial para abordar um assunto que poderia ser debatido em uma ligação ou em um e-mail, combinado?!

Lembre-se de que estamos vivendo uma era altamente digital, em que novas soluções surgem em um ritmo bastante acelerado. Portanto, não é recomendável — e nem mesmo interessante para a própria empresa — transformar questões simples em desdobramentos complexos e burocráticos.

Aproveitando o gancho, se você quiser ficar por dentro das tendências que virão por aí e se preparar para as mudanças, confira o nosso guia completo sobre o futuro do trabalho!

Reuniões virtuais

Em 2020, com a pandemia, houve um verdadeiro "boom" de reuniões virtuais, já que esse era o único formato disponível naquele momento de isolamento social. Alguns anos — e muitos aprendizados — depois, os encontros on-line ainda são muito utilizados.

Duas das suas maiores vantagens são a flexibilidade e a economia de tempo, haja vista que os participantes se conectam remotamente. Ou seja, pessoas de qualquer parte do mundo conseguem conversar sem que deslocamentos sejam necessários. Como um "plus", a possibilidade de gravar e de documentar a conversa também se revela muito útil. 

Entretanto, ao agendar reuniões remotas, é crucial escolher uma plataforma de videoconferência adequada. Outra medida indispensável envolve definir agendas claras e garantir que todos os profissionais terão acesso aos recursos necessários, a exemplo dos documentos compartilhados.

Basicamente, pode-se dizer que a escolha entre reuniões presenciais e virtuais depende dos objetivos do encontro, da disponibilidade dos participantes e, claro, das preferências da equipe. É superimportante considerar as circunstâncias específicas de cada contexto para determinar qual é formato mais apropriado em prol do atingimento dos propósitos organizacionais.

1. Defina objetivos claros

Estabelecer os objetivos da reunião é fundamental, já que a definição direciona o diálogo e sinaliza claramente o propósito do encontro para os participantes. Quando os fins são adequadamente determinados, todos sabem o que se espera alcançar e podem se preparar melhor para o compromisso. 

Além disso, o cuidado ajuda a evitar a condução de reuniões sem foco. Ou seja, evita que o tempo do seu time seja desperdiçado discutindo assuntos irrelevantes.

2. Agende a reunião com antecedência

Você sabia que agendar reuniões com antecedência é um sinal de respeito pelo tempo dos participantes? Pois é! Avisá-los antecipadamente do encontro dá a todos a oportunidade de ajustar as próprias agendas, de levantar tópicos relevantes a serem debatidos e de pensar em contribuições construtivas para a discussão. 

Por outro lado, o agendamento de reuniões de última hora pode gerar estresse e até prejudicar os níveis de produtividade. Afinal, as pessoas podem simplesmente não estar prontas para desenvolver o assunto em pauta.

3. Confirme que a reunião "está de pé"

Assim como o aviso deve ser feito antes, o convite da reunião também precisa ser enviado com antecedência para que os participantes confirmem a sua presença. Além disso, a medida assegurará que os convidados estarão mais atentos à proximidade do encontro, de modo que eles poderão se preparar melhor. 

4. Escolha o formato adequado

Como vimos, a escolha entre uma reunião presencial e uma reunião virtual depende de vários fatores, incluindo a natureza dos tópicos a serem discutidos, a localização geográfica dos participantes e a disponibilidade de recursos. Portanto, analise qual dos formatos será mais produtivo e ideal em cada situação. 

A pauta da reunião é como uma espécie de "mapa" que orienta a discussão. O documento garante que os tópicos relevantes serão abordados e que haverá um tempo definido para que cada um deles seja debatido. Além disso, a pauta funciona como um script que mantém o encontro "no caminho certo", impedindo desvios para assuntos não relacionados.

6. Incentive a participação de todos

Uma reunião bem-sucedida requer a presença de todos os participantes envolvidos — direta ou indiretamente — com o tema a ser abordado. A criação de um ambiente no qual os integrantes do seu time se sintam à vontade para contribuir é essencial para coletar bons insights e, consequentemente, acelerar a tomada de decisões eficazes.

Diante disso, uma gestão de equipe adequada se revela indispensável. Incentive perguntas, sugestões e feedbacks construtivos. Inclusive, certifique-se de que as vozes mais tímidas também terão oportunidade de se expressar, combinado?!

7. Mantenha a pontualidade 

Sempre comece a reunião no horário agendado, já que os primeiros cinco minutos — em que todos os envolvidos se familiarizam com os dados e com os recursos visuais que farão parte do debate e consultam a ata do encontro anterior — são preciosos. Aliás, ainda que nem todos os profissionais convidados estejam presentes, mantenha a pontualidade. A conduta transmite uma mensagem clara de que o tempo é valioso e deve ser aproveitado com eficiência.

8. Aplique o método 4x4 

O método 4x4 é uma técnica de planejamento que envolve a definição de até quatro tópicos principais para uma reunião, de modo que cada um deles tenha também até quatro subitens. A metodologia é bem útil para manter a discussão focada e evitar que os assuntos se tornem muito abrangentes, englobando aspectos irrelevantes naquele momento.

9. Utilize a tecnologia 

Faça uso de ferramentas de agendamento on-line e de plataformas de videoconferência para simplificar o processo de agendamento de reuniões. Inclusive, a adoção dessas soluções também vai garantir uma conexão eficaz entre os participantes, especialmente em encontros virtuais.

10. Documente as decisões e as ações

Registrar todas as decisões tomadas e as ações a serem executadas é crucial para garantir que as discussões abarcadas pela reunião não se "percam no tempo". Nesse sentido, a ata do encontro é uma aliada, funcionando como um relatório do que foi acordado e alinhando todos os responsáveis com as suas respectivas tarefas, o que facilita o acompanhamento do progresso a cada reunião.

Quais são os diferenciais do agendador de reuniões da HubSpot?

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O agendador de reuniões da HubSpot se integra perfeitamente aos aplicativos que a sua equipe já utiliza. A plataforma se conecta aos seus contatos da HubSpot, o que significa que, cada vez que alguém agendar uma reunião, o seu banco de dados crescerá automaticamente, permanecendo em perfeita sincronia.

Outro ponto de destaque é o fato de que, com a nossa solução, todos os participantes poderão escolher o horário que é mais adequado às suas agendas para o encontro. Aliás, para tornar tudo ainda mais conveniente, o nosso software pode ser facilmente sincronizado com as suas contas do Google Calendar e do Office 365 Calendar, garantindo que todos os seus compromissos estarão sempre atualizados nas plataformas que você utiliza.

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