O que é um plano de ação? Veja como criar o seu e exemplos

Para que uma empresa cresça de forma adequada e sólida, é necessário ter as ferramentas de planejamento que lhe permitam alcançar esse objetivo. Em algumas ocasiões, a tarefa de operar e gerenciar essas ferramentas e softwares pode recair sobre a equipe de marketing, a área administrativa ou diretamente sobre os membros fundadores.

Para evitar erros ao gerenciar seu negócio, saber como desenvolver um plano de ação o ajudará a criar uma estratégia de negócios eficaz, independentemente do tipo de cargo que você ocupa. Nesse conteúdo, você vai entender o que é um plano de ação, elementos necessários, tipos de plano de ação e como criar o seu.  

O sucesso de um bom plano de ação depende da revisão constante do seu cumprimento. É ideal que diretores e gestores de negócios monitorem as atividades realizadas, e que cada membro da equipe saiba quais ações são direcionadas a ele, além do tempo que tem para concluí-las.

Esta ferramenta é utilizada para organizar um projeto por atividades e fases; Estes estão descritos num documento que servirá de guia para atingir os objetivos definidos.

Os 3 elementos que um plano de ação deve ter

Um plano de ação é composto por vários elementos para o seu bom funcionamento. Veja os três principais: 

1. Perfil da empresa

Um plano de ação deve indicar como é a empresa e o que ela faz. Esta seção pode incluir informações como: objetivos, missão, visão e valores, tamanho da empresa, indústria ou setor, história da organização, conquistas alcançadas ao longo dos anos e posicionamento no mercado.

A parte de missão e visão dará uma ideia precisa das aspirações da empresa, para que também apoiem o plano de ação.

2. Valor para a comunidade

Este elemento do plano de ação deve indicar tudo o que a empresa contribui para o seu meio. Por exemplo, se a empresa oferece apoio à comunidade local ou grupo de pessoas vulneráveis; se cria oportunidades de emprego para a população local ou a importância do impacto gerado pelas operações comerciais em sua localização (geração de empregos, atração de turismo, iniciativas sustentáveis ou investimentos internacionais, etc.).

3. Benefícios esperados

Se uma empresa vai fazer um plano de ação é porque busca um ou mais benefícios. Estes podem variar entre melhorar a reputação da empresa, fortalecer suas relações comerciais, tornar-se uma empresa sustentável, obter benefícios econômicos, entre outros.

Qualquer benefício que a empresa busque deve estar indicado no plano de ação. Desta forma, não se perderá de vista a razão pela qual serão empreendidas novas ações ou estratégias.

Estrutura de um plano de ação

A tabela de tarefas de um plano de ação é definida de acordo com a natureza do projeto que representará. Por razões práticas esta é uma estrutura geral e funcional, que você pode adaptar:

Nome da empresa

A primeira coisa que você deve indicar é o nome da empresa; Você pode até incluir o logotipo para dar maior formalidade ao conteúdo. Adicione-o no início para apresentar o plano de ação.

Objetivo

Então descreva resumidamente o propósito que o plano de ação busca cumprir, seja em termos de desempenho, financeiro, treinamento, otimização, entre outros.

Atividades

Geralmente corresponde à primeira coluna da tabela de um plano de ação. Nela, você deve incluir a série de tarefas necessárias para concluir o projeto. Da mesma forma, é fundamental que a redação seja breve e clara. Em alguns casos, outra coluna é adicionada ao lado para descrever como cada atividade será desenvolvida.

Duração

Nesta parte, é importante estabelecer a data de início e término de cada atividade; Você pode usar diferentes parâmetros de medição de tempo, como minutos, horas, dias, semanas, meses ou até anos.

Responsável

É onde é indicada a pessoa ou área da empresa que será responsável pela execução das tarefas listadas. Uma opção é adicionar o nome da pessoa. Outra mais visual seria colocar uma fotografia com o rosto dos responsáveis.

Progresso

Geralmente, uma porcentagem é usada para medir o progresso de um plano de ação. Isso ajuda os colaboradores a saberem onde estão e indica aos gestores da área o quão produtiva a equipe está sendo de acordo com as datas estabelecidas.

Algumas tabelas incluem uma última coluna para fazer anotações essenciais na hora de aplicar melhorias no processo. Além disso, um gráfico de Gantt é extremamente útil para representar um plano de ação.

Certifique-se de seguir cada um dos planos de ação de acordo com as diferentes áreas do seu negócio, pois é o caminho mais claro para você crescer melhor. Pense neste elemento como o espelho retrovisor de um carro, no qual você sempre pode saber o caminho percorrido com base no seu progresso.

Entre os benefícios que você obtém ao implementar um plano de ação em sua organização você pode encontrar:

• Cumprimento de metas e objetivos definidos
• Execução de planos de desenvolvimento de acordo com cronogramas
• Feedback sobre o progresso do crescimento com base em métricas

Portanto, você pode fazer um plano de ação para garantir que sua empresa, seja ela uma startup ou já em operação há vários anos, esteja se desenvolvendo de acordo com o plano inicial.

1. Plano de ação para aumentar as vendas

Nesta categoria encontramos todas as ações que servem para melhorar o processo de vendas por parte dos responsáveis ​​pela área. Este aspecto está relacionado à filosofia de cada empresa.

Existem diferentes estratégias de vendas que atendem às necessidades das organizações de acordo com seu setor. Por exemplo, a metodologia inbound consegue manter um canal de comunicação ativo com cada lead, respeitando o seu caminho de compra. Além disso, o bom uso deste método leva à conversão de contatos em vendas fechadas de forma personalizada.

Para gerar um plano de ação que visa aumentar as vendas de forma eficaz, você precisa estabelecer os objetivos que precisa cumprir, por exemplo:

• Qual ​​é a meta de vendas?
• Quais estratégias estou implementando para atingir esse objetivo?
• Quantos clientes potenciais ou leads são necessários para atingir minha meta de vendas?
• Devo oferecer acesso gratuito ou demonstrações para conseguir isso?

Como você verá, o mais importante ao definir seus objetivos é torná-los mensuráveis, pois é a melhor maneira de obter o feedback necessário para o plano de ação de crescimento do seu negócio.

2. Plano de ação para melhorar o ambiente de trabalho

Para os departamentos de Recursos Humanos também é importante determinar um plano de ação empresarial que beneficie tanto os colaboradores como os responsáveis ​​desta área.

O departamento de Recursos Humanos é responsável por estabelecer o plano de ação empresarial adequado. O objetivo é manter relacionamentos ativos entre os colaboradores da equipe, sejam eles das áreas de vendas, marketing, tecnologia da informação ou administração do seu negócio.

Estas são as ações que você pode tomar para melhorar seu ambiente de trabalho dentro da empresa:

• Dividir os grupos de trabalho de acordo com a preparação profissional
• Treinar grupos de trabalho constantemente
• Contar com ferramentas digitais para atingir os objetivos
• Avaliar o desempenho de cada colaborador

Além disso, a área de Recursos Humanos pode contar com ferramentas digitais para acompanhar detalhes específicos do vínculo empregatício com os colaboradores; por exemplo, tempo de empresa, dias de férias e outras tarefas específicas vinculadas à regulamentação de cada país. O uso de softwares e aplicativos é uma ótima opção para executar esse tipo de tarefa.

3. Plano de ação para otimizar recursos digitais

Em geral, os departamentos responsáveis ​​pela gestão de Tecnologia da Informação são responsáveis ​​por verificar se as diferentes ferramentas digitais, sejam aplicativos ou softwares, funcionam corretamente a favor de suas atividades empresariais.

Aqui estão as melhores dicas para melhorar seu plano de ação para otimizar recursos digitais:

• Procure as ferramentas certas com base em cada necessidade.
• Avalie seu custo de acordo com o orçamento atribuído para cada área.
• Considere os prós e os contras da implementação de novo software.
• Fique na vanguarda com opções digitais.

4. Plano de ação para a gestão das áreas contábeis

Assim como os departamentos de TI, essas tarefas podem ser atribuídas a outra empresa, a um profissional de contabilidade certificado ou a um dos membros fundadores, como costuma acontecer em empresas recém-criadas.

Em primeiro lugar, deve ter em mente que as decisões tomadas neste aspecto da sua organização estão ligadas ao conhecimento das leis, que são diferentes em cada país. Portanto, você deve considerar os seguintes aspectos:

• Certifique-se de receber aconselhamento de profissionais certificados.
• Mantenha sua empresa em conformidade com os regulamentações atuais estabelecidas por lei.
• Separe suas contas bancárias pessoais e empresariais.
• Fique atento ao cumprimento de suas obrigações fiscais.

Manter um plano de ação empresarial nas áreas contábeis é uma tarefa delicada. O melhor é contratar profissionais certificados. Felizmente, existem diferentes alternativas digitais, como softwares e aplicativos, que facilitam o gerenciamento da sua empresa.

5. Plano de ação para distribuição orçamentária

Diferentemente do plano de ação para gestão das áreas contábeis, o plano de ação para distribuição orçamentária é executado pelos administradores, fundadores ou proprietários do negócio. Está diretamente relacionado à tomada de decisões necessárias ao funcionamento da organização e principalmente a uma estratégia de crescimento internacional.  

É altamente recomendável ter a melhor preparação e experiência nesta área. Sabemos que no início da gestão de uma startup é difícil ter todas as informações necessárias obtidas após anos de prática. Por isso preparamos a seguinte lista de dicas que você deve ter em mente na hora de fazer seu plano de ação orçamentária:

• Mantenha um registro de suas despesas históricas.
• Defina suas despesas fixas.
• Faça uma previsão de suas despesas variáveis.
• Faça uma previsão do seu fluxo de caixa.
• Considere as despesas de todos são as áreas da sua empresa.

As decisões orçamentárias devem sempre tomadas com base em informações, portanto, certifique-se de ter sempre os dados necessários antes de dar esse passo.

6. Plano de ação para criação de conteúdo

Os profissionais de marketing estão sempre atentos às inovações digitais, para apoiar o plano de ação empresarial de criação de conteúdo. Não é suficiente escrever artigos em blogs esperando que clientes em potencial os visitem magicamente. Deve ser realizada uma estratégia completa que inclua, pelo menos, os seguintes pontos:

• Definição da buyer persona
• Esboço de possíveis rotas de compra
• Divulgação de conteúdo nas redes sociais
• Registrando resultados por meio de métricas

É muito difícil realizar essas tarefas sem a ajuda de um software especializado. Além disso, executar todas essas atividades manualmente envolve gastos desnecessários de tempo, dinheiro e esforço dos responsáveis ​​pela área. O mais aconselhável é contar com o suporte tecnológico de uma plataforma digital, pois isso impactará diretamente no reconhecimento da marca, como veremos mais adiante.

7. Plano de ação para manter os colaboradores da equipe informados

É importante que você reconheça o papel que a comunicação desempenha entre os colaboradores da sua empresa. É uma parte fundamental do plano de ação empresarial que você está prestes a desenvolver. Não procuramos apenas que as diferentes equipas comuniquem internamente; É um passo mais complexo para que todas as áreas relacionadas possam manter um canal de comunicação aberto entre si.

Geralmente, os colaboradores da equipe realizam esse relacionamento de forma informal por meio do WhatsApp e do Facebook. Atualmente é necessário gerar um plano de ação empresarial que seja digitalmente seguro e que respeite os acordos de privacidade das informações de cada negócio.

Aconselha-se a utilização de ferramentas digitais concebidas para este fim. Portanto, não se esqueça de verificar o cumprimento dessas ações ao executar seu plano de ação para manter os colaboradores da equipe informados.

• Procure as ferramentas digitais disponíveis no mercado.
• Marque o custo de aquisição do software de acordo com seu orçamento.
• Participa ativamente da comunicação interna da equipe.
• Ouça os comentários dos colaboradores da equipe para saber sua opinião.

Atualmente, existem inúmeras alternativas para o seu negócio estar conectado. A decisão final deve considerar outros aspectos do plano de ação do negócio, que são avaliados em conjunto com as equipes de sistemas ou contabilidade, ou pelo responsável pela startup, conforme o caso.

8. Plano de ação para reconhecimento da marca

O reconhecimento da marca é uma das ações mais relevantes tanto para os departamentos de vendas, marketing e administração geral, como para todas as áreas de qualquer negócio. Sem uma marca reconhecida seria impossível garantir o fluxo de vendas necessário à sobrevivência de qualquer organização, pelo que é necessário confirmar que o plano de ação para o reconhecimento da marca funciona de forma eficaz.

Considere os seguintes pontos ao desenvolver seu plano de ação comercial para o reconhecimento da marca:

• Tenha um nome e logotipo exclusivos e facilmente reconhecíveis.
• Publique conteúdo nas redes sociais com frequência.
• Mantenha seus canais de comunicação abertos nas plataformas digitais.
• Procure gerar uma narrativa positiva para sua marca.

O mais importante é que todas as áreas envolvidas com o cliente sejam responsáveis ​​pela atenção com que o comprador é acompanhado. Isso inclui desde o primeiro contato com uma pessoa dentro da empresa até os serviços pós-venda oferecidos.

9. Plano de ação para atrair leads

Os planos de ação e a estratégia de marketing focam em melhorar a experiência do cliente em todos os momentos. Abaixo apresentamos uma pequena lista de dicas que ajudarão você a definir seu plano de ação empresarial focado no objetivo de gerar leads:

• Apoie-se no seu plano de ação empresarial para criar conteúdo.
• Revise seu plano de ação para melhorar o posicionamento da marca.
• Use uma plataforma personalizada de relacionamento com o cliente (CRM).
• Respeite as necessidades dos seus clientes de acordo com seu caminho de compra.

Como você viu, planos de ação para atrair leads são essenciais para manter conversas valiosas com os clientes. Somente através de um relacionamento personalizado é possível atrair o cliente e orientá-lo até a compra final sem incomodá-lo, como por vezes ocorre com outros métodos de venda.

10. Plano de ação para inovação

Quer sua empresa já esteja em operação há anos ou esteja prestes a começar, você deve ter em mente as seguintes estratégias para se manter atualizado com as mudanças tecnológicas:

• Invista na criação de sua própria equipe de Tecnologia da Informação.
• Desenvolver aplicativos orientados à experiência do usuário (UX).
• Mantenha-se atualizado sobre as ações digitais de seus concorrentes.
• Faça constantemente uma análise das características digitais do seu setor.

Nosso último conselho sobre esse assunto é ficar atento às mudanças que surgem no mundo digital. Estar atento às mudanças tecnológicas é, sem dúvida, a melhor forma de manter ativo o plano de ação do seu negócio nesta área.

11. Plano de ação para treinamento de equipe

Depois de recrutar o pessoal que irá colaborar no seu negócio, você deve tentar cuidar deste time, para que a empresa e os trabalhadores obtenham o melhor resultado no tempo em que percorrem o mesmo caminho. Criar planos de ação para treinamento de equipes é uma das estratégias mais eficazes para atingir esse objetivo. Por isso preparamos a seguinte lista de dicas que serão úteis para manter a equipe da sua empresa treinada:

• Realize atualizações anuais ou semestrais.
• Procure que seus colaboradores cumpram as certificações oficiais.
• Faça com que o treinamento ocorra durante o horário comercial.
• Ofereça incentivos para membros da equipe que atendam a esse requisito.

Finalmente, tenha em mente que, quanto mais bem treinados forem os membros da equipe, mais respostas positivas você terá. Embora esta seção esteja intimamente relacionada a outros planos de ação empresariais, como a gestão orçamentária, você deve pensar que o conhecimento que os membros da sua equipe adquirem é um investimento que dá resultados a curto, médio e longo prazo.

1. Tenha objetivos claros

A primeira coisa que você precisa fazer é saber que tipo de plano de ação você está desenvolvendo, como já falamos anteriormente. O próximo passo é garantir que esse plano atenda aos elementos que mencionamos: perfil da empresa, valor para a comunidade e benefícios do próprio plano.

Os objetivos podem ser aumentar as vendas do seu negócio, otimizar processos internos, entre outros.

2. Estabeleça os passos a seguir no plano de ação

Depois de saber para onde quer ir, o próximo passo é marcar os passos no mapa. Nesta fase você deve estabelecer tudo o que deve fazer para atingir seu objetivo: atividades, prazos, responsáveis ​​por cada tarefa, datas de revisão, entre outros critérios. 

Não esqueça que essas etapas devem estar refletidas em um documento ao qual todos os envolvidos tenham acesso. Dessa forma, caso tenha alguma dúvida, você poderá verificar o que precisa ser feito e qual o prazo para realizá-lo.

Assim como os objetivos, cada tarefa deve ser bem pensada e deve ser alcançável para que todos possam cumprir os prazos estabelecidos.

3. Defina marcos e dependências de tarefas

Os marcos são conhecidos como os limites que marcam o início e o fim de cada etapa do plano de ação. São momentos relevantes para avaliar o andamento do projeto, além do acompanhamento diário.

Por outro lado, existem atividades que dependem de tarefas anteriores para serem iniciadas; Por exemplo, ao planejar um canteiro de obras, presume-se que os pilares devem ser adicionados primeiro, para que a cobertura possa ser instalada. Sob esta lógica, identifique quais atividades se correlacionam desta forma dentro do seu plano de ação.

4. Determine os recursos ou ferramentas necessários

Depois de estabelecer as formas de trabalhar para executar seu plano de ação, o próximo passo é determinar quais ferramentas ou recursos são necessários para concluir cada atividade.

Isso pode variar desde o uso de softwares, aplicativos e até mesmo o orçamento alocado para cada etapa ou tarefa. Não se esqueça de manter um registro detalhado de todas as despesas, para não ultrapassar o limite monetário estipulado no início.

5. Execute seu plano de ação

É hora de agir. Certifique-se de que todos saibam o que devem fazer e como devem fazer, e vamos trabalhar! Recomendamos que você leve consigo um documento de controle no qual possa registrar se tudo está indo conforme o esperado.

Embora possam surgir atrasos devido a situações imprevistas, o planejamento e o controle permitirão que você mantenha tudo dentro do prazo. Da mesma forma, certifique-se de que todos os envolvidos tenham o que precisam para realizar seu trabalho sem distrações ou complicações.

6. Avalie o progresso do seu plano de ação

Como qualquer plano ou estratégia, seu plano de ação deve ser monitorado para que você possa saber se cada tarefa está sendo executada e se o plano está funcionando de forma eficaz. Essa revisão regular também permite que você saiba se seu plano de ação requer modificações ou uma mudança drástica de direção.

Dependendo do progresso, determine um momento para fazer uma revisão profunda. Se você detectar algum imprevisto ou atraso, esta etapa o ajudará a resolver tudo o que está impedindo que seu plano de ação dê certo.

3 exemplos de plano de ação

1. Exemplo de plano de ação para aumentar as vendas

Lembre-se de que as metas e os objetivos devem ser SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e realizados em um período limitado.

Neste exemplo, você pode ver uma seção onde estão estabelecidos os números que medirão o cumprimento dos objetivos. Aqui é necessário especificar qual é realmente o objetivo que você deseja alcançar.

2. Exemplo de plano de ação para melhorar o ambiente de trabalho

Primeiro, aparecem os pontos principais:

O próximo passo é determinar os prazos e os principais desafios:

3. Exemplo de plano de ação para aumentar o número de visitantes do site

Se o que a sua empresa precisa é de mais tráfego para o site, um plano de ação é um recurso fundamental para estabelecer a estratégia a seguir. Neste exemplo, os dados ficariam assim: 

Como nos outros exemplos, é vital que você determine os prazos e os maiores desafios a enfrentar para atingir seus objetivos.

Analise os exemplos que compartilhamos com você e determine como você poderia informar seu próprio plano de ação. E para começar a criar o seu próprio plano de ação, faça o download do nosso template e comece a planejar hoje mesmo!