Como um CRM para pequenas empresas funciona?
Um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM, na sigla em inglês) ajuda empresas a acompanhar as interações com seus clientes, desde o primeiro contato até a venda mais recente.
Embora muita gente ache que um CRM é um banco de dados de contatos de clientes que fica preso a um único computador, os CRMs modernos são capazes de ir muito além.
Com eles, é possível automatizar e-mails, agendar reuniões, acompanhar questões de atendimento ao cliente e manter dados de contato atualizados em todas as suas plataformas. A prioridade dos CRMs são facilidade de uso e automação de fluxos de trabalho.
Os melhores CRMs têm integração com ferramentas que já estão em uso na sua empresa, como Gmail e Slack, ajudando você a automatizar mais processos e a aumentar a eficiência. Esteja você à frente de uma startup ou querendo modernizar sua equipe de vendas, um CRM com certeza trará melhorias para o seu fluxo de trabalho.
Com você em cada etapa do caminho
Um CRM pode ajudar você em cada estágio de um ciclo de vendas, desde a coleta de informações sobre prospects e monitoramento das primeiras interações até a qualificação de novos leads.
Quando estiver tudo pronto para você apresentar seus argumentos de vendas, seu CRM pode ajudar a determinar quando um lead interage com mais frequência e em que plataforma.
Você também pode adaptar seus métodos de acordo com as informações já salvas sobre os leads para conferir com quais páginas eles estão interagindo e quais dúvidas não respondidas eles podem ter.
Após o fechamento de uma venda, todo o histórico de prospecção fica armazenado no CRM, facilitando novos contatos, aprimorando a experiência de atendimento para o cliente e determinando quando o cliente pode estar pronto para fazer uma nova compra.
Todo mundo ganha com um CRM
As equipes de vendas se beneficiam do acesso fácil a um banco de dados com informações dos clientes, como todas as interações registradas, e-mails enviados, mensagens lidas e análises de desempenho.
E embora a adoção de um CRM gere mais entusiasmo entre o setor comercial, outros departamentos também têm benefícios com esse tipo de software.
As equipes de marketing de pequenas empresas e startups se beneficiam especialmente quando o orçamento é apertado. Com um CRM, será possível automatizar e-mails de marketing e segmentar listas de clientes em potencial, clientes atuais ou outros filtros interessantes para a empresa.
As equipes de atendimento ao cliente também saem ganhando por ter um banco de dados que centraliza todas as interações com os clientes. É possível consultar o histórico de problemas de um cliente e se esses problemas foram resolvidos para definir a melhor maneira de atendê-lo daqui para frente.
Um CRM para pequenas empresas trabalha por você
Os CRMs são famosos pelo volume de dados que absorvem e pelas tarefas que tiram das suas costas. O melhor software de CRM automatiza muitas tarefas manuais de rotina que você nem percebe que faz.
Se um determinado cliente prefere falar com a sua empresa pelo Facebook, você pode atender a essa preferência rapidamente por meio de integrações. Dá até para configurar um chatbot para responder perguntas frequentes pelo Messenger.
É possível também monitorar como está o desempenho dos seus contatos, desde a condução de testes A/B de campanhas até a análise da taxa de clickthrough (CTR) dos seus e-mails. Esses cálculos são feitos para você.
Além disso, você pode criar modelos para e-mails enviados com frequência, seja para se comunicar com clientes ou para fazer contato com prospects. Todas essas conversas são salvas automaticamente, assim, todos têm um registro da jornada de cada cliente.
Caso você queira enviar um desses e-mails para visitantes do site da empresa, seu CRM preencherá o modelo com as informações relevantes extraídas diretamente do seu banco de dados, como nomes, dados de contato ou descrições de produtos. Resumindo: os modelos viabilizam o envio de e-mails personalizados em larga escala.
Como um CRM pode ajudar pequenas empresas
Muitas pequenas empresas têm uma equipe enxuta e poucos recursos para investir em softwares. O melhor CRM para pequenas empresas entende essas limitações e oferece diversas ferramentas de vendas e de marketing que ajudam a poupar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que aprimora a experiência dos clientes.
CRMs e a equipe de marketing
Um CRM pode ajudar na melhoria dos seus esforços de automação de marketing com recursos como editores de e-mail de arrastar e soltar, capacidade de gerenciar fácil e simultaneamente várias contas de mídias sociais, e ferramentas de SEO para turbinar o posicionamento do blog da empresa nos resultados de pesquisas.
Você pode criar diferentes campanhas de marketing e agendá-las para datas ou etapas específicas do funil de vendas, automatizando seus e-mails e agendando chamadas.
Controle seu desempenho com métricas que mostram quem abre seus e-mails, por quanto tempo seus e-mails são lidos e quantas pessoas clicam nas suas call-to-actions (CTAs).
Também é fácil gerenciar suas campanhas e unificar a mensagem veiculada por toda a equipe.
CRMs e a equipe de vendas
Um CRM para pequenas empresas ajuda no gerenciamento de contatos ao manter todas as informações dos clientes em um banco de dados acessível para todos. Caso um cliente ligue para a empresa usando um novo número de telefone, essa informação é registrada uma vez, e todos têm acesso aos dados recém-atualizados.
E não para por aí. Um CRM pode ajudar desde a geração de leads até a emissão de faturas.
O rastreamento de e-mails e chamadas ajuda você a ficar a par de tudo, entrando em contato com os leads na hora certa. Os CRMs também são capazes de gravar chamadas automaticamente, então, mesmo empresas que usam mais o telefone podem se beneficiar.
Você também não precisará mais se lembrar de retomar o contato com o cliente por e-mail, pois seu CRM agendará lembretes automáticos para seus representantes de vendas. Em alguns casos, todo o e-mail pode ser automatizado e personalizado com os dados que estão no CRM.
Também é possível agendar reuniões com base nas ações que um determinado cliente pratica, como acessar a página de preços ou marcar uma chamada depois de um certo tempo.
CRMs e a equipe de atendimento ao cliente
Os consumidores de hoje estão acostumados com atendimento 24h, mas pequenas empresas costumam ter limitações de recursos e de orçamento para isso. Com ferramentas como chatbots e bate-papo ao vivo, fica muito mais fácil prestar um atendimento de alta qualidade.
Embora a automação dos chatbots ajude a reduzir a carga de trabalho da sua equipe de atendimento, você também pode acessar as informações dos clientes em qualquer lugar pelo aplicativo móvel do seu CRM para pequenas empresas para se comunicar com eles a qualquer hora.
Além disso, as funcionalidades de abertura de tickets, HelpDesk e chamadas por VoIP ajudam a priorizar e a atender aos usuários com mais qualidade. Outra possibilidade é a criação de portais de autoatendimento que dão aos clientes a autonomia de tirarem suas próprias dúvidas.
Quais recursos você deve procurar em um CRM para pequenas empresas
Embora os recursos principais do seu CRM variarão de acordo com o porte e as necessidades da sua organização, os mais úteis para quase toda pequena empresa são:
Não importa se você precisa se concentrar na pontuação de leads ou em melhorar o atendimento ao cliente, a função de um CRM para pequenas empresas é ajudar a fechar negócios. Vejamos alguns recursos que tornam isso possível.
Gerenciamento de contatos
Embora seja um dos recursos mais básicos, é fácil deixá-lo de lado ou não haver compatibilidade com outros softwares. Ter acesso em qualquer lugar a informações atualizadas dos clientes é um divisor de águas na administração de qualquer empresa.
Escolha um CRM que atualize as informações de forma automática – independentemente da integração de terceiros que sua empresa estiver usando – e que seja capaz de monitorar as mudanças feitas em outras plataformas.
E-mail marketing e rastreamento
O e-mail é usado por 64% das pequenas empresas (em inglês) como forma de contato com os clientes. Portanto, ter um CRM que permita criar modelos personalizáveis de e-mails alinhados com os dados dos clientes ajudará sua empresa a se destacar na multidão.
A experiência personalizável de e-mail marketing pode ficar ainda melhor se o seu CRM oferecer um editor de arrastar e soltar que exija pouco conhecimento de programação.
Os melhores CRMs para pequenas empresas também oferecem acesso a análises minuciosas de dados e a testes A/B. Assim, você poderá acompanhar de perto o desempenho de campanhas e determinar quais clientes estão prontos para comprar e quais campanhas foram mais eficazes.
Seu CRM deve mostrar quem abre seus e-mails e quando isso acontece para que você possa segmentar o público.
Automação
Uma solução inteligente de CRM deve permitir que você atualize informações de forma automática. O uso de automação em 2021 é relatado por 76% das empresas, e esse ritmo de crescimento não demonstra sinais de queda.
O melhor CRM para pequenas empresas permite o agendamento de e-mails, chamadas e muito mais para que o seu ciclo de vendas fique do seu jeito. Você decide se as atividades de vendas devem ser agendadas de acordo com as ações ou por horários.
Quanto mais você puder automatizar, menor será a carga de trabalho da sua equipe, permitindo que eles tenham mais tempo para cuidar de outras tarefas.
Gerenciamento de redes sociais
Segundo uma pesquisa conduzida pela Small Business Association of America (SBA), mais de 77% de pequenas empresas (em inglês) usam as mídias sociais para divulgar seus negócios.
O excesso de plataformas também pode gerar confusões. Um sistema de CRM deve ajudar a sua empresa a concentrar todos esses serviços em um único lugar, ficando mais fácil saber quais plataformas seus clientes usam para dar mais eficácia aos seus esforços publicitários.
Flexibilidade
Flexibilidade é crucial para pequenas empresas. Afinal, você até pode ter uma força de trabalho reduzida agora, mas é importante ter a opção de ampliá-la conforme os negócios prosperarem. Um CRM deve ser flexível no preço e nos recursos, dependendo do porte da sua organização.
Também é interessante que o seu CRM se integre com as ferramentas que sua empresa já usa, seja a ferramenta de newsletter, contas de redes sociais ou construtor de sites, ou tenha a opção de visualizar interações externas e atualizar outros aplicativos diretamente.
As ferramentas oferecidas por um CRM deve permitir a incorporação do seu branding e personalização de e-mails, landing pages e muito mais.
Também deve ser possível acessar seu CRM de qualquer lugar. Um CRM que oferece opções para desktop e dispositivos móveis permite que os colaboradores sempre tenham acesso aos dados dos clientes onde eles estiverem trabalhando.
Gerenciamento do pipeline
Às vezes, é difícil ter uma visão geral do que está acontecendo, e essa falta de visibilidade pode dificultar ainda mais a orientação da equipe ao longo do pipeline de vendas.
CRMs de excelência oferecem ferramentas como guias, scripts e modelos de orçamentos que ajudam a sua equipe a manter os prospects ativos.
Os CRMs também oferecem relatórios personalizados para que você saiba como serão as previsões de vendas, em que estágio do ciclo de vendas os leads estão e como está o desempenho da sua equipe em comparação com um período anterior.
Suporte ao cliente
Pequenas empresas geralmente têm uma equipe limitada para lidar com o suporte. Portanto, os melhores CRMs para pequenas empresas oferecem opções como bate-papo ao vivo ou chatbots para dar mais eficiência ao seu dia a dia.
Com o atendimento ao cliente conectado ao restante do seu processo de vendas e aos dados de marketing, fica mais fácil para os colaboradores garantirem a precisão das informações para agilizar a resolução dos problemas.
As opções de helpdesk e abertura de tíquetes reduzem o tempo gasto para registrar dados e conectar os clientes à pessoa certa em ordem de prioridade.