Em 2019 (parece que já se passaram muitos anos, não é?), o mundo estava pronto para a era digital. Já tínhamos a capacidade de nos conectar com pessoas em qualquer lugar do planeta em poucos segundos, delegar nossas tarefas mais chatas para bots e automatizar processos para dedicarmos mais tempo ao pensamento estratégico. Contudo, muitas empresas continuavam se encontrando presencialmente com clientes e mantendo um toque pessoal a todo custo, mesmo que isso significasse qualificar leads um por um ou entregar um contrato em mãos para um cliente importante. Afinal, é assim que se faz negócios, certo? 

Em 2020, o “jeito certo de fazer negócios” deixou de ser viável. De repente, milhares de empresas do mundo inteiro precisaram migrar de um modelo adaptado para o digital para um modelo que desse prioridade ao digital. Lojas do varejo construíram sua presença online da noite para o dia. Os restaurantes mais requintados passaram a figurar entre as opções do iFood. A própria HubSpot fechou os escritórios globais e passou a fazer reuniões do home office (com direito a muitas participações especiais de filhos e pets).

Enquanto vimos o mundo desacelerar, a imaginação dos nossos clientes aflorou, e a adoção da automação alcançou um ritmo inédito. Ficamos maravilhados com processos e jornadas de clientes incríveis que vimos nascer a partir da criatividade no uso do nosso produto. Em contrapartida, também recebemos uma chuva de pedidos. Percebemos que seria necessário pensar maior ainda para que os fluxos de trabalho da HubSpot fossem capazes de acompanhar tamanha imaginação, viabilizar processos multifuncionais ainda mais complexos e dar conta do que aparecesse no caminho. 

Por isso, colocamos a mão na massa. 

Lançamos um novo Hub dedicado a afinar a sintonia entre os seus sistemas, processos e equipes, integramos centenas de parceiros-chave aos fluxos de trabalho e demos ao nosso produto uma repaginada completa em suas engrenagens

Foram muitas mudanças acontecendo ao mesmo tempo, por isso, resumimos tudo aqui para facilitar o máximo aproveitamento dos nossos fluxos de trabalho. Vamos lá! 

Automação programável e automação de qualidade de dados no Operations Hub

Na semana passada, lançamos o Operations Hub, um pacote de ferramentas desenvolvido para alinhar as empresas a partir de dados limpos e conectados e manter a eficiência de processos em larga escala com integrações aperfeiçoadas, ferramentas de qualidade de dados mais potentes e funcionalidades de automação muito mais flexíveis. 

Conforme sua empresa cresce, os pontos de contato com os clientes se multiplicam. Manter uma experiência coerente para os clientes em todos esses canais sem sacrificar a eficiência interna requer uma automação robusta. Se os seus negócios não se encaixam em um molde pronto, sua automação também requer atenção especial. Com a automação programável do Operations Hub, você pode personalizar os códigos de qualquer ação dos fluxos de trabalho para facilitar a adaptação dos seus processos às necessidades dinâmicas dos seus clientes, garantindo que sua empresa opere com tranquilidade enquanto cresce.

 Dados brutos desaceleram equipes e arruínam a experiência dos clientes. Com a automação de qualidade de dados, a limpeza de dados é automática. A automação de qualidade de dados engloba um novo conjunto de ações de fluxo de trabalho que formata valores de propriedade de algumas maneiras: altera para letras maiúsculas, corrige propriedades de datas, atualiza números de telefone, entre muitas outras possibilidades. Com um CRM autolimpante, sua equipe operacional pode se concentrar em estimular o crescimento em vez de ficar apagando incêndios nos dados.

Integrações de fluxos de trabalho 

Quanto tempo do seu dia você perde pulando de uma guia para outra para gerenciar projetos e gerar relatórios? Provavelmente, muito mais do que deveria. 

As integrações de fluxos de trabalho combinam o poder dos fluxos da HubSpot com seus aplicativos favoritos, como Slack, Zoom e DocuSign, facilitando a automatização de processos entre várias ferramentas e sistemas a partir de um único lugar. Chega de alternar entre diferentes ferramentas para analisar o desempenho dos representantes, agendar reuniões com clientes ou gerenciar contratos. Confira todas as integrações de fluxos de trabalho aqui.

Colaboração fluida na equipe

Implementamos diversas pequenas melhorias nos fluxos de trabalho para facilitar a construção de processos e a colaboração com a sua equipe e em toda a empresa.

Agora você pode exportar fluxos de trabalho como uma imagem para que colegas e clientes sem acesso a eles os visualizem e colaborem em novos processos. Está ainda mais fácil colaborar dentro da HubSpot com a possibilidade de adicionar comentários e marcar colegas para compartilhar feedback, tirar dúvidas ou dar instruções. 

E com as permissões e o particionamento de fluxos de trabalho, o encaminhamento de casos ficou facílimo. É possível atribuir acesso a fluxos de trabalho por usuário ou por equipe para garantir que todos consigam acessar os fluxos necessários, mantendo seus dados protegidos e evitando erros acidentais.  

Aja na hora certa. Sempre. 

Agir no momento certo é essencial. Antes, essa tempestividade exigia um certo trabalho de adivinhação na HubSpot.

Com essas novidades, você consegue ter certeza de que seus fluxos de trabalho estão sempre disparando na hora certa, para manter a sua marca sempre em destaque entre os consumidores.

As datas de não execução facilitam a automatização da suspensão de ações em feriados e datas comemorativas. Esse recurso bloqueia datas específicas para que você tenha mais certeza de que a sua mais recente campanha de marketing ou de vendas não vá parar na lixeira dos clientes quando eles forem limpar a caixa de entrada no retorno de um período de descanso. Basta definir essas datas nos fluxos de trabalho e esquecer. 

Agora você pode condicionar uma ação a quando algo específico acontecer para pausar um fluxo de trabalho até que uma determinada propriedade seja atualizada. Chega de construir seus fluxos de trabalho com base em estimativas de quanto tempo levaria para concluir uma ação, correndo o risco de ter processos ineficientes ou desordenados.

Fica muito mais fácil manter a pontualidade da equipe usando os fluxos de trabalho para gerenciar tarefas. Basta definir que uma ação só acontecerá quando o status de uma tarefa ou uma propriedade mudar, que a propriedade de uma determinada tarefa será transferida para outro integrante da equipe e muito mais.

Também é possível usar este recurso para gerenciar estágios do negócio e atribuições ao longo de todo o processo de vendas, garantindo que os clientes estejam recebendo soluções pontuais para seus tíquetes de suporte.

Mais fácil de construir, mais fácil de adaptar 

Se teve uma lição que 2020 nos deu foi sobre a importância de sabermos nos adaptar com rapidez a qualquer obstáculo, sem colocar tudo a perder com ações exageradas, seja quanto à adaptação de processos existentes ou quanto à criação de novos.

Lançamos novos recursos nos fluxos de trabalho que ajudam sua empresa a deixar a automação em sintonia com o crescimento da sua estratégia, das metas e do crescimento das equipes, sem precisar de um administrador. 

Com novas ramificações simples, agora em versão beta, está mais fácil do que nunca personalizar jornadas automatizadas e construir automações complexas com vários caminhos únicos. 

Para construir jornadas complexas, você precisa que uma ação aconteça após outra, auxiliando na progressão de processos e a estimulação de clientes ao longo de toda a jornada do comprador. Antes, era bem complicado construir uma etapa de acompanhamento dentro dos fluxos de trabalho com base no resultado de uma ação prévia, sendo necessário encontrar soluções alternativas. Então, desenvolvemos novas ramificações simples para facilitar isso.

Por exemplo, digamos que você tenha criado uma tarefa no seu fluxo de trabalho para gerar um contrato sempre que um negócio entrar no estágio “orçamento”. Agora, é possível usar uma ramificação simples para enviar um e-mail ao cliente no momento em que a tarefa de gerar um contrato é concluída. Você pode configurar seu fluxo de trabalho para enviar um lembrete urgente ao representante se o contrato não for gerado em até dois dias, ajudando a manter sua equipe em dia e responsável pelos SLAs.

A nova ramificação simples também viabiliza a criação rápida de ramificações com base em uma única propriedade com até 250 ramificações únicas com apenas alguns cliques. Essa possibilidade elimina muitas tarefas manuais na hora de construir fluxos de trabalho grandes e complexos e permite a criação de processos sem consumir todo o limite das ramificações se/então nem forçar a criação de ramificações aninhadas e bagunçadas.

Por exemplo, você pode usar ramificações simples para gerenciar revezamento de leads e notificações de representantes em uma grande equipe de vendas sem precisar construir manualmente uma ramificação com um caminho único para cada proprietário de negócio.

É ainda mais fácil alterar processos e campanhas em fluxos de trabalho existentes sem retrabalho graças às novas ações em massa, como clonagem e realocação de ações de fluxos de trabalho + clonagem e reorganização de ramificações se/então. Além disso, é possível construir novas automações usando a estrutura de fluxos de trabalho existentes, agilizando a execução de novas ideias.

E mais: com as conexões de fluxos de trabalho, é possível ver o que a edição ou exclusão de um fluxo de trabalho pode causar sem nenhum aprofundamento manual.

Confiabilidade à máxima potência

Nós sabemos o que você está pensando: tudo isso parece incrível, mas o que acontecerá se algo der errado? 

Nós sabemos que pode ser difícil apenas relaxar, mas não se preocupe: avisaremos se algum problema acontecer. Todos os erros de fluxos de trabalho agora aparecem bem na página de índice, o que agiliza e facilita a identificação e a solução dos erros sem ter de verificar manualmente se tudo está funcionando bem.

Se, por acaso, algum erro acontecer mesmo após tantas precauções, você poderá conferir o novo histórico de fluxos de trabalho que apresenta um relatório de todas as edições feitas em um determinado fluxo de trabalho e recupera facilmente uma versão anterior.

O que você está esperando? Confira os fluxos de trabalho hoje mesmo ou faça a mais nova lição da HubSpot Academy para se aprofundar no assunto.


Originalmente publicado 30/04/2021 17:29:00, atualizado Maio 05 2021