Veja 5 alertas na hora de usar um CRM gratuito online

Um CRM gratuito online é um software de gestão de relacionamento com o cliente que pode ser acessado e utilizado através da internet, sem a necessidade de instalar qualquer programa no computador ou dispositivo.

Como não demanda custos, o CRM grátis atrai a atenção das empresas. Muitas, porém, não se atentam aos riscos envolvidos no armazenamento de dados pessoais de clientes em softwares de terceiros.

Pensando nisso, preparamos este artigo para destacar 5 cuidados que você precisa ter ao utilizar uma ferramenta CRM gratuita na internet. Avalie se sua empresa está tomando essas precauções.

1. Leia atentamente os termos de uso e a política de privacidade

Os termos de uso e a política de privacidade são documentos que descrevem como um site ou serviço pode ser usado, quais são as informações que o provedor coleta e que tipo de tratamento a plataforma faz com elas.

É muito importante ler os termos de uso e a política de privacidade da ferramenta que você está usando antes de partir para as próximas etapas. Essas informações são cruciais para entender quais dados serão coletados, qual será o uso e qual é a responsabilidade da empresa em relação aos registros armazenados em seu sistema.

Além disso, é indispensável ler a política de privacidade para verificar se o serviço oferece soluções avançadas para garantir a devida segurança e proteção de dados. Por exemplo, verifique se a desenvolvedora fornece:

• sistemas de proteção contra distribuídos de negação de serviço (DDoS);
• plano de recuperação em caso de desastres;
• criptografia de dados;
• acesso restrito aos servidores;
• controle de acesso de usuários;
• auditorias regulares de segurança.

2. Use senhas fortes

Para garantir a segurança de seus dados, é necessário que a senha utilizada para acessar o CRM gratuito seja forte e única. Uma senha forte é formada por um conjunto de caracteres aleatórios, com letras, números e símbolos. Recomenda-se usar sequências que contenham pelo menos 8 caracteres. Além disso, utilize combinações diferentes para cada serviço online que você usa.

Para gerar sequências fortes e garantir que você terá uma combinação diferente para cada serviço que usa, os gerenciadores de senhas são uma ótima opção. Essas aplicações armazenam os códigos de forma segura e ajudam os usuários a criar sequências complexas e únicas para cada serviço online que usam.

Por meio de extensões instaladas no navegador, também oferecem recursos adicionais como o autocompletar de senhas e o armazenamento de informações de pagamento.

Se possível, use uma autenticação de dois fatores para aumentar a segurança. Esse recurso exige que o usuário faça o login com seu nome de usuário e senha, além de inserir um código de segurança gerado pelo seu celular em um aplicativo de autenticação. Os principais apps do gênero são o Google Authenticator, Authy ou Microsoft Authenticator.

3. Verifique a integridade dos dados

Para garantir que os dados armazenados no CRM gratuito online sejam consistentes, é uma boa prática verificar a integridade dos dados periodicamente. Isso envolve conferir se as informações fornecidas pelos clientes estão de acordo com os registros armazenadas no CRM.

Esse monitoramento constante vai ajudar você a corrigir, completar e atualizar os dados de seus clientes. Esse cuidado é fundamental para que os relatórios produzidos estejam corretos.

Quando os dados são precisos e atualizados, a empresa tem acesso a informações relevantes para entender melhor o comportamento e as necessidades dos clientes. Isso também possibilita que o time crie estratégias personalizadas e direcione as ações de marketing para as pessoas certas, aumentando as chances de conversão.

Ao manter os dados dos clientes atualizados no software de CRM, evita-se erros no envio de materiais de comunicação desatualizados, o que pode gerar consequências negativas para a marca. Por exemplo, quando um e-mail é enviado para um endereço que não existe mais, a empresa corre o risco de ter sua campanha marcada como spam.

4. Tenha cuidado com o compartilhamento de informações

Além dessas recomendações, não deixe de configurar o acesso ao CRM de forma a restringir o compartilhamento de informações sensíveis. Por exemplo, garanta que os dados de contato de cada cliente sejam acessados apenas pelo time de atendimento ao cliente.

Verifique também quem tem permissão para criar, editar, ler e excluir registros no seu CRM. Você pode fazer isso ao definir quais usuários podem acessar quais informações, para que registros confidenciais não sejam compartilhados com parceiros externos ou profissionais que não precisem delas para realizar suas atividades. Por exemplo, o time de marketing não precisa ter acesso a dados financeiros, como o histórico de pagamentos de um cliente.

5. Escolha uma ferramenta de qualidade

Ao escolher um CRM grátis, verifique se a ferramenta oferece recursos que atendam às necessidades do seu negócio. Uma plataforma de qualidade deve oferecer algumas funcionalidades básicas, como:

• automação de tarefas;
• relatórios personalizados;
• monitoramento de leads;
• criação de dashboards;
• segmentação de clientes;
• funções de CRM marketing;
• gestão de pipeline de vendas;
• gerenciamento de conteúdo.

Um aspecto que muitos desconsideram é a necessidade de um CRM integrado. Imagina inserir todos os dados dos clientes na ferramenta para descobrir que o software trabalha sozinho e não conversa com outras plataformas que você usa no seu negócio, como as de gestão financeira e estoque?

Por exemplo, um CRM gratuito pode ser integrado ao WhatsApp, de forma a organizar contatos, enviar mensagens automáticas, armazenar o histórico de conversas e permitir a escalabilidade no atendimento. Com tudo integrado, você tem um marketing Hub que agrega diferentes módulos, entregando resultados em um dashboard unificado.

A plataforma de gestão CRM da HubSpot é uma das melhores e mais reconhecidas do mercado. Ela não apenas armazena os dados dos seus clientes com segurança, mas também controla as interações para aprimorar a experiência dos usuários e automatizar as diferentes etapas do ciclo de vendas.

A HubSpot também conta com ferramentas para fornecer um CRM personalizado às suas necessidades, com funcionalidades específicas não encontradas em modelos tradicionais.

Muitas vezes, as empresas que querem usar um CRM gratuito acabam optando por soluções inadequadas, que não atendem às necessidades da organização. Por isso, avalie todos os recursos oferecidos, verifique se a ferramenta é de qualidade e analise se ela atende às necessidades da sua empresa.

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