Guia prático: como implementar um sistema de CRM

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Pam Cotton
Pam Cotton

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Há uma frase popular no mundo dos negócios que diz que "se você não pode medir, não pode gerenciar". Ou seja, sem dados, não há como tomar decisões. E como obter e gerenciar informações de forma segura, prática e otimizada? Um software de CRM pode ser a chave para sua empresa lidar com todos os dados em uma única plataforma.

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    Em uma pesquisa da Software Advice, 74% dos usuários entrevistados disseram que utilizar um sistema de CRM proporcionou um melhor acesso aos dados dos clientes. E isso foi há quase 10 anos, ou seja, as plataformas estão ainda mais elaboradas, e tomar decisões baseadas em dados é mais importante do que antes.

    Por isso, saber como implementar um CRM, qual sua importância e cada etapa desse processo é importante para adicionar essa ferramenta no dia a dia das equipes de marketing e vendas e, assim, otimizar a captação de leads, bem como toda a jornada do funil no seu negócio.

    Veja a seguir como implementar um CRM e descubra os passos para esse processo. Boa leitura!

    Dedicar tempo à implementação correta do CRM pode garantir a segurança dos dados e a organização das informações e da estrutura do pipeline de vendas, de maneira que não seja necessário gastar muito tempo depois corrigindo erros. Afinal, a plataforma CRM é para facilitar o dia a dia da sua equipe e otimizar processos, não para tornar as coisas mais complexas.

     

    Entenda melhor como implementar um CRM

    Para implementar um CRM e agilizar os processos internos do time, é preciso entender as necessidades da sua equipe comercial. Assim, você escolhe a plataforma com as funcionalidades correspondentes e, se estiver disponível, testa uma demo do software, ou mesmo solicita uma apresentação ao time de vendas.

    Em seguida, o ideal é planejar as fases de implementação, definindo o período de tempo para cada etapa, incluindo:

    • preparar os dados anteriores;
    • fazer a importação para a plataforma;
    • conectar outras ferramentas de vendas;
    • configurar a plataforma;
    • organizar as informações;
    • treinar a equipe comercial;
    • entre outros passos que você achar necessário.

    Também é recomendado criar metas para o uso da plataforma, como configurá-la nas primeiras semanas, definir as carteiras da equipe comercial nas duas próximas semanas, montar o fluxo de nutrição no mês seguinte e assim em diante. Dessa forma, você atribui um período de tempo para cada etapa e garante que todas serão cumpridas dentro do prazo original.

    Desde a definição de necessidades e objetivos até o monitoramento da ferramenta, com análises de desempenho, confira os passos para implementar CRM e otimizar os processos da sua equipe comercial.

    1 - Defina necessidades e objetivos

    Como já citado, para escolher a melhor plataforma, é preciso entender as necessidades e os objetivos do time de vendas e buscar um CRM com funcionalidades correspondentes. Por isso, tire um tempo para analisar o que o seu time procura em uma plataforma. Eles precisam visualizar melhor o funil de vendas? Ou a necessidade seria a praticidade de marcar contatos e agendar reuniões? Talvez seja a qualificação de leads com um fluxo de nutrição automatizado?

    Procure listar todos esses pontos antes de procurar a plataforma CRM, assim você pode levantar essas questões quando estiver conhecendo o software e observar qual o seu desempenho para cada uma delas.

    2 - Escolha a plataforma

    Antes de fazer a pesquisa de plataforma CRM, defina qual o orçamento disponível para essa ferramenta. Assim, otimizará o tempo de procura enquanto filtra as opções. Também é possível optar por um CRM gratuito, que atenda às necessidades do time.

    Para além do orçamento, é preciso considerar outras questões antes de escolher o CRM, como:

    • opiniões de outros usuários da plataforma;
    • qualidade do suporte técnico oferecido;
    • período de demonstração gratuito para testes;
    • auxílio durante a implementação;
    • facilidade de uso;
    • funcionalidades disponíveis.
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    3 - Treine a equipe

    É importante treinar a equipe para que ela se sinta segura em utilizar a ferramenta, conhecendo a fundo suas funcionalidades e sabendo como operar cada uma delas.

    Uma boa opção é criar possíveis cenários de utilização do CRM na rotina do time e acompanhar a equipe no uso da plataforma em cada situação, apenas como um teste para que todos saibam como agir em cada caso.

    Além disso, deve-se considerar que as ferramentas de CRM não são todas iguais, então, mesmo que um colaborador tenha alguma experiência com CRM, ele precisará se familiarizar com a solução utilizada pelo time. Até mesmo porque um CRM pode ser personalizado para incorporar funcionalidades únicas que sejam complementares aos objetivos da estratégia.

    4 - Tenha um plano de implementação

    Entender como implementar CRM pode ser uma tarefa complexa, ainda mais como fazer a gestão da ferramenta. Por isso, tenha um plano para esse processo ser mais organizado e cumprir com as datas estipuladas na sua estratégia. Organize o que deverá ser feito em cada semana e qual deverá ser a data aproximada para completar cada passo.

    Ainda, é preciso considerar que, além da implementação do CRM, você deve fazer a integração com outras plataformas e ferramentas utilizadas pelo seu time, como o WhatsApp.

    5 - Monitore a ferramenta e o desempenho

    Por fim, a gestão de uma plataforma de CRM exige o monitoramento constante da ferramenta e do desempenho dos objetivos que foram selecionados para a equipe de vendas e marketing. Ao utilizar o Marketing Hub da HubSpot, por exemplo, é possível gerar relatórios e acompanhar todas as etapas do funil.

    Agora que você já conhece os principais passos de como implementar CRM na prática e sabe da importância de fazer isso corretamente, não deixe de aplicar nossas dicas para viabilizar um melhor uso da ferramenta e, assim, atrair e reter mais clientes.

    Considerando tudo isso, que tal conhecer a ferramenta da HubSpot? Descubra todas as funcionalidades dessa ferramenta gratuita para a sua equipe de vendas!

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    Tópicos: CRM

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