Como fazer o gerenciamento de dados de clientes? Entenda

As informações de uma empresa são de extremo valor, por isso, o gerenciamento de dados de clientes faz parte dos processos internos e é fundamental para manter o crescimento do negócio, potencializando os resultados — além de ser uma obrigação legal.

Quando feita de forma eficiente, a gestão de dados também gera diferencial competitivo. Afinal, um banco de dados atualizado, com informações precisas e fácil acesso, agiliza os processos, traz mais estratégia e melhora o atendimento ao consumidor, proporcionando mais vendas.

Se você quer saber o que é gerenciamento de dados, como funciona, por que deve ser realizado e os benefícios que oferece, vale a pena ficar por aqui. Apontaremos os cuidados que devem ser tomados, com dicas práticas para você gerenciar melhor seus dados a partir de hoje. Confira!

A gestão de dados recorre a tecnologias que garantem rapidez no manuseio dos dados, segurança e privacidade. Vale lembrar, ainda, que o gerenciamento de dados não trata apenas números, mas dados qualitativos, como textos, fotos, imagens e vídeos.

Por isso, os dados gerenciados podem ser sobre vendas, custos, investimentos, lucro, contatos, resultados de campanhas e muito mais. Um dos aspectos mais relevantes é que eles ajudam a empresa a lidar melhor com seus clientes, essenciais para o crescimento do negócio.

Com essas informações, a empresa consegue desenvolver estratégias mais eficientes e gerar melhores resultados. Quando essa gestão é feita de modo planejado, também abrem-se portas para encontrar novas possibilidades de negócio e possíveis falhas no processos de vendas e marketing.

Outro ponto muito importante no gerenciamento de dados de clientes é a preocupação com a segurança da informação. Toda empresa precisa estar alinhada às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), informando a finalidade da coleta de dados e limitando o uso dessas informações apenas para os fins destinados.

O gerenciamento de dados de clientes traz diversos benefícios para as empresas, que vão desde a agilidade nos processos até a redução de custos. Confira alguns deles!

1 - Facilita o atendimento personalizado

Um bom atendimento é o segredo para conquistar clientes, que gostam de serem tratados de forma personalizada. Logo, conhecer as dores, expectativas e anseios dos consumidores permite oferecer exatamente aquilo que desejam.

Com a melhor compreensão do perfil do seu cliente, preferências e comportamentos de compra, as vendas tendem a melhorar. Para isso, é crucial ter os dados em um banco organizado e de fácil acesso, que ofereça insights corretos e favoreça um bom relacionamento com o consumidor.

2 - Proporciona mais agilidade e produtividade

A adoção de um gerenciamento inteligente de dados proporciona agilidade e produtividade aos negócios. O cruzamento de informações relevantes otimiza processos, como atendimento, marketing e vendas, liberando colaboradores de tarefas manuais demoradas.

Com dados trabalhados corretamente, a empresa ganha em competitividade, toma decisões mais embasadas e identifica oportunidades de negócio com rapidez. A abordagem inteligente no gerenciamento de dados é fundamental para alcançar vantagem competitiva, melhorar a experiência dos clientes e impulsionar o crescimento sustentável.

3 - Oferece automatização de tarefas

Outra grande vantagem de ter esse processo feito de maneira cuidadosa é a possibilidade de automatizar tarefas manuais e rotineiras. Algumas etapas de trabalho podem ser agilizadas, como o preenchimento de cadastro dos clientes, deixando os colaboradores focados em aspectos mais relevantes — como o planejamento da estratégia de marketing e a mensuração das vendas.

Quando a empresa deseja saber quais clientes se interessam em determinado produto, um simples clique pode apresentar os perfis desejados, não sendo necessário olhar cada consumidor para entender seus hábitos, por exemplo.

4 - Reduz custos operacionais

Quando a empresa trabalha de modo mais ágil, a eficiência operacional melhora. Essa evolução é uma forma de otimizar os processos internos, já que a operação gasta menos tempo para chegar às informações necessárias em cada processo.

Quem trabalha na área de marketing e vendas entende a importância de ter acesso rápido, fácil e seguro aos dados que serão utilizados no cotidiano. Por isso, o gerenciamento correto desses dados permite reduzir custos, já que o time deixa de injetar seu tempo em leads desqualificados.

Quais os cuidados no gerenciamento de dados atualmente?

Apesar de garantir retornos positivos, é preciso ter certos cuidados ao fazer a gestão de dados. A seguir, você pode conferir os principais aspectos que devem ficar no radar de todo o time envolvido no processo. Entenda mais sobre eles:

• privacidade e conformidade — certifique-se de cumprir as leis de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no Brasil. Garanta que a coleta e o armazenamento de dados sejam feitos de forma ética e que os clientes tenham fornecido o consentimento adequado para o uso de seus dados;
• investimento em segurança — em 2022, segundo um relatório da Tenable, foram vazados 2,29 bilhões de dados no mundo, e quase metade ocorreu no Brasil — 984,7 milhões de dados, o equivalente a 43% do total. Fica claro que investir na segurança dos dados é uma necessidade, adotando práticas seguras de armazenamento, transmissão e descarte de informações;
• qualidade dos dados — garanta que os dados coletados sejam precisos, atualizados e relevantes para suas necessidades de marketing e vendas. Evite acumular informações inúteis ou desatualizadas que podem impactar negativamente suas análises e estratégias;
• uso de ferramentas adequadas — utilize plataformas e ferramentas de gerenciamento de dados confiáveis e seguras. Isso inclui soluções de CRM, sistemas de automação de marketing e ferramentas de análise de dados;
• anonimização de dados sensíveis — em casos em que você precise analisar dados sensíveis, como informações financeiras ou até médicas, certifique-se de anonimizar ou criptografar esses dados para proteger a privacidade dos clientes;
• transparência com o público — seja transparente sobre como os dados são coletados, armazenados e utilizados em suas estratégias de marketing. Forneça políticas de privacidade claras e acessíveis para os clientes saberem exatamente como suas informações serão tratadas;
• consentimento explícito — assegure-se de obter o consentimento explícito dos clientes antes de coletar e utilizar seus dados para fins de marketing. Isso pode ser feito por meio de caixas de seleção em formulários de cadastro ou opt-ins claros em suas campanhas;
• monitoramento contínuo — estabeleça um processo de monitoramento constante dos dados para garantir que eles estejam sendo usados adequadamente e que qualquer violação de segurança seja detectada o mais cedo possível;
• segmentação de dados — ao utilizar dados para segmentar seu público-alvo, evite discriminação ou generalização excessiva. Certifique-se de que as estratégias de marketing sejam inclusivas e atinjam todos os grupos de maneira justa;
• backup e recuperação — faça backups regulares dos seus dados para evitar perdas em caso de falhas ou ataques cibernéticos. Tenha um plano de recuperação para restaurar os dados caso ocorram problemas.

Para melhorar os processos e usar a gestão de dados a favor do time e dos resultados, vale a pena ter alguns pontos básicos no radar. Confira quais são e veja se você já está colocando em prática!

1 - Tenha um objetivo para os dados

Antes de começar a desenvolver seu banco de dados, tenha em mente um objetivo bem claro para ele. A intenção pode ser desde melhorar a experiência do cliente até pensar em estratégias mais rentáveis ou encontrar erros em processos.

2 - Defina a metodologia de coleta

Outro ponto necessário é definir como as informações podem ser captadas de diversas maneiras, como em formulários no site, questionários na internet, landing pages e e-mail marketing. Lembre-se de relacionar o objetivo com a forma de recolher os dados e, claro de contar com uma ferramenta gerenciadora de dados para ajudar no armazenamento de tudo o que for sendo coletado.

3 - Centralize os dados

Um passo muito importante no gerenciamento é a centralização dos dados, de modo que os envolvidos em um projeto, por exemplo, possam acessar as informações de uma forma ágil e integrada. Um sistema de CRM oferece esse tipo de integração, sendo fundamental nesse momento.

4 - Mantenha os dados atualizados

É muito importante manter as informações sempre atualizadas, pois dessa maneira a empresa terá apenas o que é relevante, sem sobrecarregar o sistema. Limpe regularmente o banco de dados, e procure excluir elementos obsoletos, falhas humanas com erros de digitação, dados duplicados, entre outras informações que podem atrapalhar o processo.

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Por que contar com softwares de CRM?

As planilhas e outros métodos mais tradicionais de armazenamento de dados ainda são utilizados por muitas empresas, mas não oferecem a mesma agilidade que um software gerenciador de banco de dados. Mais que armazenar e consultar informações, é preciso segurança, facilidade de acesso e gestão descomplicada.

O investimento em ferramentas de CRM é uma atitude necessária, inclusive, para quem não quiser ser ultrapassado pelos concorrentes. Um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, ou CRM, é indispensável nesse processo, mas ele deve estar alinhado à LGPD e oferecer as funcionalidades necessárias para a realidade da empresa.

Os CRMs são feitos para coletar e manter as informações em segurança, além de facilitar toda a gestão desses dados, bem como os processos internos — principalmente de marketing e vendas. São também um recurso indispensável no auxílio à tomada de decisão e no desenvolvimento de uma cultura data driven.

Uma boa alternativa é o CRM da HubSpot, que possibilita acompanhar leads, contatos e negócios, além de automatizar inúmeras tarefas. O sistema de gerenciamento de banco de dados oferece funcionalidades avançadas, como relatórios e análises de desempenho da equipe de vendas, além de ajudar a identificar áreas de melhoria, em busca de mais resultados nas operações.

Agora, você sabe o que é gerenciamento de dados de clientes e como fazê-lo para otimizar a operação da sua empresa. Com isso, é uma questão de tempo adquirir vantagens competitivas e conseguir resultados mais satisfatórios. Para isso, conte com uma ferramenta que atenda a todas as especificidades necessárias da sua equipe e aproveite todas as possibilidades de integração que ela oferece.

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