Como fazer um webinar? Passo a passo para criar o seu evento online

De todas as estratégias de marketing interativas, os webinars estão entre os mais relevantes. Isso, porque entregam um conteúdo rico ao público interessado, melhorando a geração e qualificação de leads. 

Com o cenário causado pela Covid-19, empresas que faziam eventos presenciais precisaram se reinventar de forma rápida. Moral da história? Tornou-se uma necessidade básica saber como fazer um webinar.

Além de possibilitar a migração de eventos presenciais para o digital, os webinars trazem uma percepção de marca mais forte: 75% dos profissionais de marketing concordam que essas conferências online os ajudam na presença digital. 

Dessa maneira, é preciso entregar os melhores eventos, e nós trazemos um passo a passo prático para isso!

1 - Opte pelo tema certeiro

Fazer um webinar sobre um tópico que gere valor aos seus clientes é o caminho do sucesso. Reúna as principais dúvidas que chegam até sua empresa e trabalhe a partir delas. Por exemplo, supondo que você venda softwares para e-commerce, o webinar pode tratar de um assunto pertinente ao momento, seja sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), seja sobre técnicas para melhorar as vendas.

O objetivo de um webinar é trazer mais relevância à sua marca, transformando-a em autoridade no assunto. Além disso, ele permite gerar, qualificar e engajar leads mais prontos para fechar negócio — e isso é possível quando você oferece à audiência um conteúdo rico.

2 - Decida se será ao vivo ou gravado

Um cuidado fundamental é refletir sobre fazer ao vivo ou gravar, já que a preparação pede algumas particularidades. Um webinar ao vivo precisa de divulgação extra, para garantir que as pessoas estarão conectadas na hora certa. 

Já o modelo gravado permite edições em caso de erros. Os dois tipos podem ser usados posteriormente na estratégia de marketing digital, enviando o material por e-mail ou possibilitando o download em Landing Pages.

3 - Estude o modelo ideal

Não existe uma equação exata de como fazer um webinar — isso varia de acordo com o público, o tema a ser tratado e os seus recursos. Mas é fato que alguns tipos fazem bastante sucesso. Veja só:

• Entrevista: esta opção pede dois participantes, um deles como o entrevistador, e o outro como o especialista no tema. As perguntas devem se basear em dúvidas preexistentes ou coletadas via redes sociais, o que permite mais engajamento das pessoas;
• Perguntas e respostas: parecido com o anterior, mas, aqui, o palestrante responde às perguntas do público. Mesmo se se optar pela versão ao vivo, é interessante colher as dúvidas antes ,para se preparar em questão de tempo e informações. Ao final, você pode abrir para novos questionamentos;
• Aula: imagine contar com um especialista em e-commerces que traz informações sobre como empresas e empreendedores podem alavancar as vendas online. Essa conferência vai agir diretamente sobre a dor da persona. A aula também pode ser usada para apresentar os benefícios de novos produtos;
• Painel: funciona como um painel de discussão, com vários palestrantes que falam sobre um tópico predeterminado. Um moderador deve facilitar essa conversa.

4 - Escolha a ferramenta mais apropriada

O mercado está repleto de opções de ferramentas com funcionalidades específicas. A escolha daquela que mais vai agregar à sua produção envolve um estudo de features, valores e curva de aprendizado. A seguir, trazemos algumas das mais usadas:

• Zoom;
• WebEx;
• WebinarJam;
• GoToWebinar;
• ClickMeeting.

5 - Faça o roteiro 

Você não precisa decorar cada frase, até porque a falta de espontaneidade gera pouca conexão com as pessoas, dificultando o engajamento. A ideia é que o roteiro sirva como um guia dos assuntos que não podem ser esquecidos.

Estudar esse planejamento significa trazer apontamentos e insights que você precisa abordar na conferência digital, sempre com naturalidade. Também é importante treinar a fala, para ganhar mais desenvoltura, sobretudo nos casos de quem tem pouca experiência em fazer webinar.

6 - Prepare os materiais necessários

Além do roteiro, o jeito de fazer um webinar pode envolver apresentações de slides, vídeos ou infográficos, que vão enriquecer o material. Dessa forma, pense em quais recursos serão necessários e adiante essa produção.

7 - Escolha o melhor dia para transmitir

Alguns estudos ajudam você a transmitir o webinar no dia e no horário que mais favorecem a participação em massa. De acordo com relatório da ON24, o melhor momento para isso é às 10h da manhã das terças-feiras.

Já segundo pesquisa da Webinar Success, terças, quartas e quintas-feiras, tanto pela manhã quanto à tarde, podem ser bons momentos. O melhor horário, neste caso, seria às 15h.

8 - Divulgue o webinar

Fazer um webinar significa também se preocupar com a quantidade de pessoas que vão assistir a ele. Quanto maior esse número, mais possibilidades ao time de vendas e mais notoriedade à marca. Essa divulgação pode ser feita pelas redes da empresa e pelas do especialista, quando ele tem uma fama relevante. Veja algumas formas de otimizar este passo:

• crie uma Landing Page com tema, data, hora e palestrantes, para que as pessoas possam se inscrever;
• coloque um banner ou anúncio na página inicial do seu site, para que os visitantes lembrem-se do webinar;
• aposte nas redes sociais para uma divulgação mais maciça. A criação de hashtags e peças que chamem a atenção dos interessados serão úteis;
• faça uma campanha de e-mail com lembretes periódicos do webinar. Você pode começar com um save the date e partir para uma contagem regressiva. No dia do webinar, dispare um e-mail com o link direto para ele.

9 - Entenda a opinião de quem assistiu ao evento

Uma pesquisa de satisfação após finalizado o webinar vai trazer ótimos insights, que poderão ser trabalhados no próximo evento e, ainda, prolongar o engajamento dos participantes. Uma boa prática é um e-mail de follow-up com a pesquisa e, também, o link para a gravação do webinar, pensando nas pessoas que não puderam acompanhá-lo.

O sucesso do evento digital está relacionado ao cuidado em cada um dos passos. Tanto a divulgação quanto a preparação do webinar fazem toda a diferença, assim como ouvir o que o público tem a dizer após a realização. Usar métricas para os novos leads gerados e para a qualificação deles também permite uma noção mais ampla da performance da estratégia.

Com as opções de ferramentas existentes hoje, fazer um webinar se tornou uma prática mais simples. Por isso, é preciso produzir um conteúdo rico e relevante, para garantir que a sua estratégia se destaque.

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