Para quem busca manter o nível de concentração da sua equipe elevado (ou o seu próprio), vale demais encontrar ferramentas, conceitos e técnicas que possam ser utilizadas no dia a dia de trabalho. Afinal, de que adianta utilizar um software de CRM completo, mas não ter um fluxo de trabalho definido e eficiente? É por isso que você precisa conhecer a metodologia Kanban.
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Esse é um conceito muito conhecido, e você provavelmente já participou de algum projeto que o utilizava, mas nem percebeu. Nesse texto, a gente tira todas as suas dúvidas sobre o assunto e entende o que é e como aplicar o Kanban na rotina da sua equipe. Continue a leitura para conferir!
O que é metodologia Kanban?
A metodologia Kanban é uma técnica de gestão de fluxos e atividades dentro de uma empresa, área ou equipe específica. A técnica é utilizada para construir uma visão completa sobre tudo o que está sendo feito pelos profissionais e o progresso de cada uma dessas atividades ou responsabilidades.
Para que serve o Kanban?
O Kanban serve para gestores que buscam otimizar o fluxo de trabalho das suas equipes e, simultaneamente, monitorar a produtividade dos profissionais. O seu principal objetivo é oferecer um panorama amplo sobre todas as atividades sendo realizadas e o status de cada uma delas. Um trabalho que permite maior controle em relação aos prazos e às obrigações de cada profissional.
O seu uso é abrangente, podendo ser aplicado na gestão de marketing ou até mesmo para controlar o estoque de um e-commerce. A ideia é que gestores e os profissionais consigam visualizar toda a cadeia produtiva de trabalho, seja ela criativa ou manual.
Quais são os elementos dessa técnica?
Apesar de ser uma metodologia altamente customizável, existem alguns fatores em comum para a aplicação do Kanban.
Cartão
O cartão é o menor elemento dentro do Kanban, mas é também o mais importante: é nele que a tarefa em questão vai ser detalhada. São esses itens que vão ser movimentados de uma coluna para outra, acompanhando o progresso de um projeto ou uma atividade.
Nesse cartão, é fundamental dar o máximo possível de informações sobre a tarefa, evitando dúvidas ou questionamentos, o que reduz, por exemplo, a refação.
Coluna
As colunas também são fundamentais, já que elas representam a evolução de um projeto. Essa também é a etapa mais personalizável, e é importante que toda a equipe entenda o propósito de cada uma das colunas. À medida que as tarefas (os cartões) vão avançando, elas mudam de uma coluna para outra. Um exemplo básico com três etapas: "para fazer", "em produção" e "concluídas".
Quadro
O quadro, na verdade, se trata do dashboard que utiliza a metodologia Kanban. É a tela em que o gestor consegue visualizar todas as tarefas e os seus respectivos status de progresso.
Quais são os principais benefícios?
A metodologia Kanban, ao ser aplicada no dia a dia da sua empresa ou de seus projetos, traz mais visibilidade e transparência. Mas há outras vantagens, conforme a gente detalha abaixo.
Fluxos de trabalho organizados
Uma grande dificuldade das empresas é otimizar a produtividade das suas equipes, o que se tornou ainda mais complexo no período em que o trabalho remoto virou realidade em muitas companhias.
O Kanban, portanto, serve para acompanhar o ritmo de trabalho dos profissionais, monitorando o que cada um está entregando, o que precisa fazer e aquilo já feito.
Equilíbrio dos processos
O gestor consegue visualizar com mais precisão todos os processos da sua equipe. Para um time de marketing, é possível identificar um gargalo na falta de designers para atender à demanda de criação de conteúdos para as redes sociais. Ou seja, o gestor pode monitorar os processos internos e adotar os caminhos para melhorá-los de forma simples e prática.
Quantidade de trabalho reavaliada
O Kanban também ajuda a evitar o excesso (ou a falta) de trabalho para os profissionais de uma empresa. Com o dashboard apresentando tudo o que está sendo feito, o gestor consegue identificar se a distribuição das atividades está adequada ou não.
Por que um profissional tem um número muito maior de tarefas do que outro? A visualização ampla que a metodologia oferece facilita esse trabalho.
Clareza e transparência
A gestão eficiente de pessoas também passa por clareza e transparência dentro de uma equipe, não é mesmo? Dois conceitos que são otimizados com o Kanban, evitando problemas como a falta de comunicação ou a dificuldade em entender responsabilidades e obrigações. Cada profissional vai saber exatamente o que precisa fazer e quando precisa entregar o que foi atribuído, trazendo mais autonomia em suas rotinas.
Como podemos usar o Kanban nos processos de marketing?
Um ponto positivo do Kanban é justamente a versatilidade da ferramenta, permitindo que diferentes empresas possam utilizá-lo para variadas tarefas. Dentro do marketing, as aplicações são muitas. Então, confira exemplos práticos.
Gestão de redes sociais
O uso crescente das redes sociais por parte das empresas exige, igualmente, uma maior organização para conseguir se destacar nesses canais. Pensando nisso, o uso do Kanban para a gestão dos conteúdos dentro das plataformas é muito eficiente. O gestor consegue enxergar tudo o que foi feito e quem é o responsável por cada etapa do processo, facilitando até mesmo a identificação de eventuais falhas.
A equipe responsável pela gestão da página da sua empresa no Instagram pode criar um dashboard exclusivo para esse trabalho. É possível dividir as colunas por conteúdos que precisam ser feitos, aqueles que estão em andamento, o que já foi concluído e até mesmo ideias e sugestões para serem aplicadas em publicações futuras.
Criação de conteúdo
A criação de conteúdo relevante é muito importante em uma estratégia de Inbound Marketing, certo? Para gerenciar tudo o que está sendo publicado e otimizar o fluxo de trabalho, o gestor pode colocar o seu time de redatores em um projeto utilizando o Kanban. Assim, ele acompanha todo o processo criativo: desde o rascunho inicial produzido para aprovação da ideia até o monitoramento dos prazos.
É uma excelente maneira de otimizar a produção, sem a necessidade de descartar uma ideia já no estágio final, após horas de trabalho. Divida o fluxo para aprovar ideias e versões e, assim, torná-lo mais produtivo. O gestor consegue orientar a sua equipe etapa por etapa, o que potencializa as chances de acertar na versão final.
Mais do que boas ideias e uma equipe talentosa, a gestão de tudo o que é feito em uma empresa ou área específica é fundamental. O Kanban é uma metodologia que contribui para maior organização de todo o fluxo de trabalho e, assim, potencializa o desempenho e os resultados da companhia como um todo.
O Kanban é apenas uma das muitas metodologias utilizadas para a gestão de equipes e fluxos de trabalhos. Pensando nisso, selecionamos uma lista com 18 ferramentas de gerenciamento de projetos para agências de marketing pra você encontrar as melhores opções para sua rotina!
