Funcionários de escritório enviam, em média, 40 e-mails por dia. Isso quer dizer 40 oportunidades para promover a si mesmo e seu negócio, todos os dias, a cada e-mail enviado.
Muitas pessoas tratam suas assinaturas de e-mail como algo que pode ser deixado para depois, o que é um desperdício de oportunidade. Assinaturas de e-mail são uma chance de deixar claro quem você é, facilitando ajudando que as pessoas a encontrarem seu serviço e oferecendo um outro canal para que elas possam saber mais sobre você, seu negócio, ou algum projeto que esteja desenvolvendo.
Dessa forma, se você está apenas acrescentando seu nome ou uma informação ou outra de contato na sua assinatura, não está aproveitando de fato a oportunidade que ela dá a você de se conectar e se envolver com os destinatários dos seus e-mails. Você também não deva exagerar. Encher sua assinatura com links e informações vai simplesmente deixá-la com cara de spam e autopromocional.
Então, como seria uma assinatura de e-mail eficaz? Aqui vão algumas dicas que podem ajudá-lo a criar assinaturas profissionais, incluindo alguns ótimos exemplos. Você também pode utilizar o Gerador de Assinatura de E-mail Grátis da HubSpot para criar seu próprio modelo de assinatura profissional, que pode ser facilmente adicionado à sua plataforma de e-mail.
1. Dê ênfase ao seu nome e afiliação, além de fornecer uma informação adicional para contato
Como você deve imaginar, seu nome vem primeiro. Porém, logo após o seu nome, você deve incluir o seu cargo, empresa e outra informação para que as pessoas possam encontrá-lo.
A afiliação pode se referir ao seu cargo, empresa onde trabalha, instituição de ensino ou qualquer outra organização que você considere importante informar. Claro que seu nome deve chamar atenção por si só, mas agregar uma marca mais popular, ou até mesmo a logomarca da sua empresa, garante mais atenção dos leitores, que levarão a mensagem a sério.
Informações adicionais de contato também são importantes. Você pode não querer informar seu telefone pessoal, mas pode aproveitar essa oportunidade para promover seu site, por exemplo, uma forma sutil de ampliar canais de comunicação sem que isso o sobrecarregue com uma quantidade indesejada de ligações ou mensagens.
Exemplo
Esse é um modelo de assinatura de e-mail que contempla bem todas as características descritas acima. O nome completo do Kevin vem acompanhado pelo seu cargo na Universidade de Connecticut. Além disso, ele divulga seu site pessoal para que os destinatários dos seus e-mails tenham outro canal para conhecer seu trabalho e entrar em contato.
Quer criar uma assinatura de e-mail como a do exemplo abaixo? Use o Gerador de Assinatura de e-mail Grátis da HubSpot.
2. Prefira cores simples e consistentes
Identidade visual é mais eficaz quando é consistente e isso inclui sua assinatura de e-mail. Acrescentar cores à sua assinatura é uma boa alternativa para destacá-la do corpo do e-mail. Porém, se você escolher utilizar cores, dê preferência a uma ou duas, além do texto em cor escura.
Exemplo
Utilize marcações sutis para combinar com sua logo ou identidade visual, como a Brittany Hodak fez na assinatura de e-mail abaixo. Observe como os ícones de suas redes sociais utilizam o mesmo tom de azul aplicado na logo da empresa, a ZinePak.
3. Utilize hierarquia visual
Um bom design apresenta sua informação de uma maneira que não cause estranhamento. Se sua assinatura de e-mail mais se parece com uma lista de informações do que com uma história interessante, use hierarquia visual para direcionar os olhos dos leitores ao que eles devem ler primeiro.
Exemplo
Ajuste seu nome para uma fonte maior, com o objetivo de chamar mais atenção, da mesma forma que você faria no seu currículo. Feito isso, escolha as informações que pretende colocar em negrito ou mude a cor, baseado em uma ordem de importância, para fazer os olhos dos leitores passearem de forma lógica pelo design da assinatura, como no modelo abaixo.
Crédito da imagem: Envato
4. Acrescente uma call to action (e sempre a mantenha atualizada).
Uma das coisas mais inteligentes que você pode fazer na sua assinatura de e-mail é incluir uma call to action. As melhores CTAs para assinaturas de e-mail são simples, atuais, não forçam a barra e estão de acordo com o estilo do seu e-mail, fazendo eles parecerem mais como um recurso adicional e menos como um argumento de vendas. Escolha uma CTA alinhada a uma das metas atuais do seu negócio, atualizando-a sempre que essas metas mudarem.
Exemplo
Esse é um ótimo exemplo criado pela ex-gerente de redes sociais da HubSpot, Chelsea Hunersen. Ela muda o texto da CTA de acordo com seus objetivos atuais de redes sociais. Há alguns meses, ela direcionava pessoas para a conta da HubSpot no Twitter.
Uma vez que ela criou um canal exclusivo no Slack para profissionais de inbound marketing, alterou a CTA da sua assinatura de e-mail para levar as pessoas para lá.
Links para vídeos tendem a ser especialmente mais percebidos, já que, em algumas plataformas de e-mail como o Gmail, a miniatura do vídeo vai aparecer logo abaixo da sua assinatura. Aqui está um exemplo de como ficou no e-mail da nossa colaboradora Emily MacIntyre:
5. Use ícones para vincular seus perfis de redes sociais
Sua presença nas redes sociais é uma parte importante da sua marca pessoal, porque ajuda a ganhar seguidores em seu ambiente e a mostrar às pessoas assuntos com os quais você se importa. Você pode falar muito sobre alguém apenas com base no que ele publica nas redes sociais e na forma como ele se descreve.
Por isso, incluir links para suas páginas de redes sociais na sua assinatura de e-mail é sempre uma boa ideia. Além de reforçar sua marca pessoal, essa técnica também ajuda as pessoas a encontrar outras formas de entrar em contato com você e acompanhar seu dia a dia.
O melhor de tudo? Isso pode ajudá-lo a direcionar as pessoas aos seus conteúdos digitais, caso você tenha publicado links para esses conteúdos nas redes sociais. Dessa forma, se você começar de fato a incluir ícones das suas redes sociais na sua assinatura de e-mail, mantenha-as sempre atualizadas com conteúdos interessantes e relevantes. Em outras palavras, se faz seis meses que você não utiliza sua conta no Twitter, deixe-o de fora da sua assinatura.
Por que usar ícones de redes sociais, em vez de links de texto? Porque ícones são mais fáceis de serem reconhecidos por quem lê sua assinatura, se destacando do resto do texto. De acordo com uma pesquisa desenvolvida pelo NeoMam Studios, recursos visuais coloridos aumentam em 80% a disposição das pessoas para ler o resto do conteúdo. Essa é uma grande vantagem. Sem contar que ícones são uma boa forma de economizar espaço em um local onde você já deve estar colocando muita informação.
No entanto, mesmo que você faça parte de inúmeras redes sociais, tente limitar a quantidade de ícones a cinco ou seis. Concentre-se nas redes que têm mais relevância para trazer crescimento para seus negócios ou para sua marca pessoal.
Se você decidir incluir vários ícones de redes sociais na sua assinatura, procure eliminar algum outro conteúdo, para que seu design não fique muito poluído. Confira o exemplo abaixo, criado a partir do Gerador de Assinatura de e-mail Grátis da HubSpot.
6. Use links rastreáveis
Você acrescentou alguns links a sua assinatura de e-mail, incluindo sua CTA e os ícones de suas redes sociais. Mas alguém realmente clica neles?
Para saber se os links na sua assinatura estão de fato atraindo cliques e impactando os destinatários dos seus e-mails, você deverá torná-los rastreáveis, assim como qualquer outro link no corpo do e-mail.
7. Utilize delimitadores de espaço
Embora você nunca deseje encher sua assinatura de e-mail com informações demais, há algumas formas de encaixar uma boa quantidade de texto em uma área compacta como essa, sem comprometer o design.
Isso é útil para separar diferentes tipos de informação, como seu nome e contato, a logo de sua empresa, calls to action ou, até mesmo, uma isenção de responsabilidade.
Exemplo
Usar delimitadores de espaço no seu design, como no exemplo abaixo, é um excelente caminho. Você pode ainda utilizar divisores de glifo, que é o símbolo da barra vertical (ou seja, |).
Crédito da imagem: Canva
8. Permita que as pessoas agendem um horário no seu calendário, a partir da sua assinatura
Se você troca e-mails constantemente com colegas e clientes que desejam marcar reuniões com você, simplifique essa tarefa incluindo um link na sua assinatura de e-mail para agendamento na sua agenda. Abaixo, segue o exemplo utilizado no e-mail do nosso colaborador Bryan Lowry.
Exemplo
Há muitas ferramentas que ajudam a agendar compromissos. No exemplo do Bryan, ele utiliza o link compartilhável de agendamento de reuniões personalizado da HubSpot. Se você é cliente do Sales Hub, pode compartilhar seu link de agendamento de reuniões personalizado com qualquer pessoa que desejar, permitindo que ela escolha entre um horário disponível. Se quiser, pode configurar o HubSpot CRM para criar automaticamente um registro de novo contato para qualquer pessoa que agendar uma reunião com você.
Se você não é cliente da HubSpot, uma ótima ferramenta de agendamento de compromissos é a Calendly, que pode ser utilizada gratuitamente no modo básico, permitindo que você sincronize com seu calendário do Google ou do Office 365. Além dela, também existe a YouCanBook.me, que custa apenas 7 dólares por calendário, por mês.
9. Inclua o código do seu país no seu telefone de contato
Se você trabalha com pessoas espalhadas pelo mundo, não esqueça de incluir o código do seu país no seu telefone de contato. Esse detalhe acaba passando despercebido por pessoas que não estão acostumadas a realizar ligações internacionais, mas que ajuda bastante seus colegas e clientes estrangeiros. Aqui está uma lista com os códigos dos países, caso você não conheça o seu.
Exemplo
Essa era a assinatura de e-mail de Kit Smith, que trabalhava para a Brandwatch, uma empresa que tem escritórios nos Estados Unidos e na Europa, trabalhando para clientes internacionais. O fato de ele acrescentar o código dos EUA no telefone facilita o contato.
10. Crie um design amigável para dispositivos móveis
De acordo com a Litmus, o iMobile da Apple foi responsável por 46% de todos os e-mails lidos em junho de 2018. Além disso, usuários de dispositivos móveis leem os e-mails três vezes mais, quando comparados com os que fazem isso pelo computador.
Quanto mais as pessoas passarem a ler e-mails em seus celulares, mais você deverá levá-las em consideração ao escrever e-mails, incluindo sua assinatura.
Uma das principais formas de criar uma assinatura de e-mail amigável para dispositivos móveis é tornar seu design fácil de ler e clicar. É aqui que as dimensões fazem toda a diferença. Use um tamanho de texto, links e botões grande e razoável para ser lido em telas menores e ajuste o espaçamento para ajudar a clicar.
Exemplo
Observe o exemplo abaixo e veja quanto espaço existe entre diferentes elementos clicáveis, como os ícones de redes sociais. Eles estão em um tamanho ótimo para serem clicados em dispositivos móveis, evitando, por exemplo, que os usuários cliquem no ícone do Facebook quando, na verdade, querem clicar no do Twitter.
Crédito da imagem: Canva
Por fim, como qualquer parte de um e-mail, realize testes em diferentes plataformas de e-mail para ver se sua assinatura está realmente adequada. O Microsoft Outlook não reconhece imagens de fundo, por exemplo, então, evite utilizá-las. Outras plataformas não carregam imagem de jeito nenhum na configuração padrão.
