Os 16 piores erros ao escrever e-mails

Você nunca tem uma segunda chance para causar uma boa primeira impressão. E, quando essa primeira impressão é por e-mail, fica ainda mais difícil sair do jeito que você queria. Sem a vantagem de uma interação pessoal, você não pode exatamente criar uma conexão ou mudar sua estratégia, se algo que estiver dizendo não repercutir bem.

Então, é essencial que você acerte em cheio nesse primeiro e-mail. Embora você não possa controlar se o seu e-mail terá uma resposta, você pode controlar todo o resto e assim deveria.

Se a base do seu e-mail for uma informação ou recurso, pense no seu texto como a embalagem. Mesmo que você seja um especialista, será difícil criar credibilidade se a sua comunicação on-line estiver cheia de erros ortográficos e de formatação. A seguir estão os piores erros que farão vendedores passar vergonha por e-mail. Cuidado!

Erros em e-mails de vendas que devem ser evitados a qualquer custo

1) Cometer erros ortográficos

Segundo uma análise da Grammarly, escrever palavras com a grafia errada foi, de longe, um dos erros mais comum que as pessoas cometeram em e-mails em 2022. Use uma ferramenta que verifique a ortografia à medida que você digita para pegar erros sem atrasá-lo.

2) Repetir palavras

O segundo erro mais comum? Repetir palavras. Isso significa acidentalmente digitar a mesma palavra duas vezes, por exemplo:

"Quando o relatório estará estará pronto?"

Não é o fim do mundo, mas sua mensagem, com certeza, parecerá mais leve sem as duplicatas.

3) Escrever o nome ou a empresa do seu prospect de forma errada

Pode ser que você estivesse cansado quando enviou o e-mail. Pode ser que a sua vista já estava desfocada de tanto olhar para a tela do computador. Adivinha? O seu prospect não vai ligar para isso. Ele achará que você não fez sua pesquisa, é descuidado no trabalho ou simplesmente não se importa se está certo ou não. Nenhum dos casos acima é um bom sinal para a sua capacidade de fazer a venda.

4) Escrever o nome da sua própria empresa de forma errada

Isso não chega a ser tão ofensivo para um prospect, já que você se atrapalhou com o nome da sua própria empresa, não com a dele, mas ainda dá uma ideia de que você não se importa muito.

5) Digitar seu número de telefone errado

Esse é um erro que eu já cometi e aprendi a lição da pior forma possível. Minha assinatura de e-mail continha o meu número de telefone, mas eu tinha errado um dígito. Alguns dias depois de começar um projeto, recebi um e-mail de um cliente frustrado exigindo saber por que eu nunca atendia ao telefone.

Se você fornecer um modo de os seus prospects entrarem em contato com você, confira se está tudo correto. Se ele tiver a iniciativa de ligar, não o faça perder tempo.

6) Atrapalhar-se com a data

Marcar uma reunião por e-mail já é chato o suficiente. Pedir para marcar uma reunião com o seu prospect na "quinta-feira, 16 de novembro", quando 16 de novembro cai, na verdade, em uma quarta-feira cria confusão e exige dois ou três e-mails adicionais para corrigir o erro. Sempre olhe um calendário ao incluir datas nos seus e-mails.

7) Não usar parágrafos

Se o seu e-mail tiver apenas duas frases, isso não será um problema. Mas, quando estiver escrevendo um e-mail de acompanhamento longo ou um resumo de uma chamada importante, lembre-se de separar o texto em parágrafos para facilitar a leitura.

8) Escrever listas como texto não formatado em vez de marcadores

Para facilitar ainda mais o trabalho do seu prospect, faça listas com marcadores, que facilitam a leitura. Você preferiria receber uma proposta de dia para reunião na "segunda-feira, às 15h, terça-feira, às 12h, terça-feira, às 13h45, quarta-feira, às 9h, quarta-feira, às 16h ou quinta-feira, às 12h20" ou receber este e-mail:

Diga-me se alguma das datas abaixo funciona para você:

• Segunda-feira, às 15h
• Terça-feira, às 12h
• Terça-feira, às 13h45
• Quarta-feira, às 9h
• Quarta-feira, às 16h
• Quinta-feira, às 12h30

Você prefere a segunda opção, certo? Eu também.

9) Não formatar

Em uma conversa real, você pode usar linguagem corporal, tom de voz e gestos para acentuar pontos importantes. Mas transmitir o tom em e-mails é bem mais difícil, então, se o seu e-mail for mais longo do que um parágrafo e contiver informações que o seu prospect precisa mesmo ler, coloque-as em negrito ou itálico para chamar a atenção.

Uma ressalva: não exagere. Um e-mail com todas as palavras em negrito ou sublinhadas é cansativo de ler e tem uma aparência pouco profissional.

10) Incluir informações demais

Você pode usar a dica acima para verificar esse ponto. Se você tiver escrito 800 palavras, mas só quiser colocar uma declaração em negrito, verifique se precisa mesmo incluir tudo o que escreveu. Economize o máximo de tempo possível do seu prospect indo direto ao ponto. Ele agradecerá.

11) Enterrar sua pergunta/pedido

Às vezes, por outro lado, você precisará mesmo escrever um e-mail mais longo. Nesse caso, coloque a sua pergunta ou pedido em uma linha ou parágrafo separado para que não fique perdido no resto do texto.

12) Não incluir uma pergunta/pedido

Seja pedir 10 minutos para conversar sobre os recursos que você acabou de enviar ou oferecer uma demonstração de produto, cada ação que você realizar deverá ser criada para avançar um prospect no processo de vendas, se for mutuamente benéfico.

13) Pedir demais

É claro, o que você pedir deve ser sensato. Se for a primeira vez em que você estiver falando com um prospect, será ridículo perguntar quais termos de contrato ele prefere. Adapte o que você perguntar à fase do prospect na jornada do comprador.

14) Incluir links quebrados

Incluir um link ou dois nos seus e-mails de vendas é ótimo, quando possível. Assim, você fornece mais conteúdo e uma oportunidade para clicar no seu site e saber mais sobre o seu produto. Confira se esses links estão atualizados e em funcionamento, principalmente se você estiver usando um modelo. Se o seu prospect tiver interesse o suficiente para clicar, ofereça a ele uma boa experiência. Tão importante quanto isso, você parecerá pouco profissional e descuidado se incluir links que não funcionam.

15) Ser vago

A falta de clareza é irritante e ineficiente. Seu destinatário precisa se esforçar mais para entender o que você está dizendo e, às vezes, ainda pedirá mais informações. Faça o seu melhor para ser específico. Em vez de dizer "Estaria interessado em saber o que penso sobre a sua estratégia?", pergunte "Gostaria de passar 15 minutos analisando os seus planos de geração de leads para o ano que vem?".

16) Copiar e colar

Já recebeu um e-mail em que uma seção era muito menor do que as outras ou aparecesse em uma fonte diferente? Se já tiver recebido, você sabe como isso tira a sua atenção. Esse problema estranho é causado por copiar e colar sem remover a formatação.

Para garantir que isso não aconteça com os seus e-mails, realce as seções que colou e clique no botão "Remover formatação" no programa de e-mail.

Se você estiver usando o Gmail, também pode remover a formatação realçando uma seção e pressionando a tecla command + a tecla de barra invertida (\). Usuários do Outlook devem pressionar control + espaço.

Escrever bons e-mails de vendas é uma arte e uma ciência. Diferentes linhas de assunto e estratégias funcionarão melhor para diferentes prospects e setores. Mas esses são os blocos de construção da correspondência profissional. Aperfeiçoe a sua escrita para poder se concentrar em vender.