Quem nunca assistiu a algum filme com executivos analisando diversos gráficos a respeito dos resultados do negócio? Para muitas pessoas, pode ser até difícil a leitura dessas informações.

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Esses painéis são chamados de dashboards. Na prática, são relatórios sobre a empresa apresentados de forma visual. Eles podem ser feitos para tudo que for estratégico em sua operação.

Neste post, você vai aprofundar seus conhecimentos em dashboard com um diferencial: descobrir como disponibilizar painéis de relatórios de maneira descomplicada. Vamos começar?

Afinal, o que é dashboard?

Um dashboard é um painel com dados transformados em gráficos. Isso permite que a leitura das informações seja facilitada. No entanto, ainda existem formas de deixar tudo mais simples. Esses dados compõem um relatório que pode ser de acompanhamento, controle e resultados.

Você pode usar um dashboard para apresentar relatórios de qualquer segmento de negócio. O que vai mudar são as métricas usadas para cada área. Há indicadores que devem ser compartilhados entre todos os departamentos da sua empresa, porque fazem parte da macroestratégia de uma empresa.

Definir métricas não aderentes e não incluir indicadores da macrogestão são alguns dos equívocos comuns na modelagem de dashboards. É necessário redobrar a atenção nesses pontos para garantir que os gestores estão direcionando os esforços aos pontos certos. Assim, a escolha dos indicadores é essencial para alcançar o crescimento do negócio.

Devido ao aprimoramento da inteligência artificial, os gestores podem aproveitar dashboards que oferecem dados com atualização feita em tempo real. Essa prática é crucial para uma gestão a distância e para que as tomadas de decisões sejam precisas e feitas no timing certo. A gerência para a alta performance deve assumir uma cultura data-driven.

Quais são os objetivos de um dashboard?

Você já sabe que os painéis de relatórios podem ser implementados em qualquer modelo de gestão e que eles têm como finalidade o controle, o acompanhamento e o resultado do negócio. Mas, na prática, o que cada um significa? A seguir, conheça mais os objetivos do dashboard.

Controle

Um painel de relatório com foco em controle de dados serve para organizar as informações. Na prática, ele não mensura nenhum indicador de resultado.

Um exemplo é um painel de People Analytics contabilizando o seu headcount (quadro de pessoal). Nele, há a identificação de quantidade de colaboradores, distribuição por idade ou gênero, se o talento faz parte de grupos específicos com foco em diversidade e inclusão etc. Essas informações trazem um retrato estático da gestão.

No entanto, é importante destacar que as informações usadas em um dashboard de controle são a base para montar um painel de relatório analítico. Essa lógica é aplicada tanto para dashboards de acompanhamento quanto para os de resultados.

Acompanhamento

O dashboard de acompanhamento é aquele no qual há a implementação de KPIs. Eles são o resultado de cálculos para identificar pontos específicos da sua operação.

Fazendo uma comparação com o exemplo que demos no tópico anterior, esse dashboard viria com dados mostrando as entregas dos colaboradores. Nesse contexto, ele teria um foco direcionado para o desenvolvimento do talento e da área em si.

Resultado

Nesse painel, temos o resultado dos indicadores durante um determinado período. Além disso, deve-se conter análises de cenários e das causas que determinaram cada valor final.

O dashboard de resultado traz um diagnóstico das suas métricas. Ele vai servir de base para as tomadas de decisões dos gestores. Seguindo a lógica do exemplo de People Analytics, indicadores de resultado nesse contexto seriam:

  • produtividade da equipe;
  • taxa % do crescimento de talentos de grupos de diversidade e inclusão.

O painel de resultados está sempre atrelado às metas do seu planejamento estratégico. Por isso, é essencial ter muito critério na hora de definir os seus KPIs, não importa qual seja o segmento de atuação.

O que pode ser visto nesse painel?

Além do exemplo que citamos, o dashboard pode ser usado para controlar e analisar diversos modelos operacionais. O diferencial de cada um será o perfil do negócio e as metas. A seguir, você vai conhecer os principais indicadores que podem ser usados nas áreas de marketing, vendas e finanças.

Marketing

Os indicadores da área de marketing são atrelados com os da área de vendas e de sucesso do cliente. Há muitas métricas em comum, e esses segmentos do negócio responsáveis por melhorar a performance dos resultados.

No marketing, há métricas variáveis que dependem do direcionamento. Se estamos falando de trade marketing, podemos incluir a taxa de padronização dos pontos de vendas como uma métrica essencial. Já o foco de atuação é o ambiente digital, com indicadores de quantidade de leads, tempo do usuário nas páginas do seu site e a taxa de conversão, por exemplo.

Vendas

Entre as métricas em comum com a área de marketing, a equipe de vendas compartilha:

Caso o seu negócio trabalhe no modelo de venda recorrente, há outro indicador essencial: o MRR (Monthly Recurring Revenue). Essa métrica apresenta a sua receita recorrente mensal. Trata-se de um modelo cada vez mais comum para produtos digitais e que propicia ao negócio uma atuação planejada, com menor exposição ao risco financeiro.

Em um dashboard de vendas, há outras métricas importantes que são mais direcionadas para o engajamento do time. Elas estão relacionadas com as campanhas de incentivo e o plano de comissão de vendas. De uma forma geral, elas funcionam por meio da gamificação do seu processo de vendas e estimulam a autogestão do time.

Finanças

Todo negócio funciona como um organismo vivo, no qual cada departamento é essencial para o seu bom funcionamento, portanto, a integração entre eles é primordial. Os indicadores de vendas também são usados para compor seu dashboard financeiro. Eles são a informação basilar para montar o diagnóstico do negócio e consolidar seu planejamento estratégico da macrogestão.

Há outras métricas que são incluídas, como a de custos, e as relacionadas com a contabilidade do negócio, como a sua DRE (Demonstração de Resultado do Exercício).

Quais são os benefícios do uso de dashboards?

dashboard

O dashboard é uma ferramenta que traz diversas vantagens para o processo de gestão. Ter uma postura data-driven se torna um diferencial para a qualidade das decisões estratégicas do seu negócio. Diante disso, o painel de relatório é um recurso que apresenta uma leitura simplificada e objetiva do seu Big Data.

Continue a leitura e conheça as principais vantagens de se implementar um dashboard na sua gestão.

Precisão nas tomadas de decisões

Antes da digitalização das empresas e das relações entre marcas e clientes, coletar e tratar dados era uma tarefa muito complexa. Hoje, existe uma facilidade em buscar a informação que a sua empresa precisa e de sanear a gama de dados coletados. No passado, muita informação estratégica era perdida em decorrência dessa dificuldade em tratar bases.

Com o uso da inteligência artificial aplicada na construção de dashboards, a qualidade das suas tomadas de decisões são potencializadas. Isso acontece porque o tratamento das bases é mais ágil e a análise preditiva se torna uma realidade do negócio. Dessa maneira, as suas decisões vão direto ao alvo, reduzindo sua exposição ao risco.

Redução de custos do negócio

Sendo uma das frentes trabalhadas pelos gestores para otimizar a performance financeira das empresas, a redução de custos do negócio também é beneficiada. Por meio da gestão guiada a dados, é possível desenvolver soluções mais personalizadas para o seu cliente, diminuindo o seu Churn Rate e o custo envolvido na produção.

Além disso, há outras oportunidades de redução de custos quando pensamos na automação proporcionada pelo uso de dashboards. Relaciona-se à hora de trabalho do seu time de analistas. Em vez de ficarem despendendo tempo montando os painéis de relatórios, a sua equipe consegue focar na análise propriamente dita.

Logo, os esforços são direcionados para trazer novas oportunidades de plano de ação a fim de melhorar os resultados do negócio.

Elevação do seu ROI

Vamos pensar juntos: se as suas tomadas de decisões estão mais certeiras e o seu custo com o negócio está sempre em movimento de redução, o que isso significa? Na prática, quer dizer que o seu ROI está em movimento ascendente, ou seja, crescendo.

Esse é o indicador mais usado para identificar a qualidade de uma gestão. É como se ele resumisse todas as outras métricas, de forma simplista, a fim de trazer um panorama objetivo.

Como construir um dashboard?

Visando consolidar um painel de dados, você deve ter a clareza que esse processo é estratégico para o desempenho do negócio. Dessa forma, a construção de um dashboard, além de assumir a cultura data-driven, precisa ser o reflexo de um posicionamento lean (enxuto).

Na prática, é preciso ter os indicadores certos para cada contexto. Afinal, a sua equipe não pode perder tempo tratando informações que não geram planos de ações para a empresa, certo? A seguir, veja como construir um dashboard.

Defina suas metas

Definir suas metas é o primeiro passo para montar os seus painéis de relatório. Portanto, é necessário submeter a empresa a um diagnóstico organizacional e ao planejamento estratégico. Na sequência, as metas gerais devem ser desdobradas para cada departamento.

A partir dessa definição, o seu time de analistas precisa fazer um estudo para escolher as métricas que fazem sentido com cada meta do contrato de gestão vigente. Eles podem definir os cálculos e os intervalos de análise conforme as expectativas apresentadas no planejamento estratégico.

Mapeie o processo

Um ponto muito importante e, por vezes, negligenciado, é o mapeamento do processo. Você precisa conhecer bem como funcionam as rotinas produtivas da sua gestão. É fundamental entender os gaps e as oportunidades de melhoria. Além disso, é necessário realizar o mapeamento do fluxo de análise de dados por si só.

Conhecer cada etapa, definir os seus respectivos donos e um calendário de divulgação de resultados é uma premissa básica na cultura data-driven. Você deve fazer com que a curadoria dos dashboards se torne parte da rotina diária da sua gestão. Ela não pode ser feita apenas no fechamento do mês. O acompanhamento é o que permite a correção preditiva de possíveis problemas.

Escolha a ferramenta

É essencial escolher qual recurso usar para ter um dashboard, levando em conta a qualidade da experiência do usuário. A sua equipe precisa ter autonomia e facilidade em lidar com a ferramenta.

O ideal é que você foque em uma solução que permita a centralização dos dados. Dessa forma, evita-se que informações estratégicas sejam perdidas caso algum talento migre de área ou de empresa.

Defina suas personas

Assim como na produção de um texto escrito, a construção de um painel de relatório deve considerar o perfil do público que terá acesso a ele. Focar em uma linguagem mais direta e simples sempre é o ideal, em qualquer contexto. Também, disponha as informações gráficas de uma maneira visual, que facilite a leitura e a compreensão do público-alvo.

No entanto, determinadas informações variam de acordo com o escopo do cargo de cada colaborador. Por exemplo, as informações que um diretor tem do negócio são mais complexas e estratégicas do que as de um administrativo. Afinal, a responsabilidade das funções demandam o conhecimento de dados diferentes.

A definição das personas para o dashboard é uma parte estratégica da curadoria dos dados. Ela faz parte de uma boa prática da segurança da informação. Hoje, esse cuidado é essencial para evitar que dados sigilosos cheguem ao conhecimento de um público não ideal, no qual há um risco de as informações serem expostas a concorrentes, por exemplo.

Quais ferramentas usar?

Agora que você sabe o que é dashboard e entende a importância dele para a sua empresa, conheça as ferramentas mais usadas para consolidar os painéis de relatórios.

Excel

O dashboard do Excel é uma ferramenta que não cai em desuso e pode ser usada para uma gama de atividades. O ponto negativo dessa opção é que modelar dashboards com um visual mais atraente pode pesar o uso da ferramenta, o que pode impactar negativamente a experiência do usuário.

Apesar de a leitura e o visual do painel estarem agradáveis, o peso que os gráficos mais trabalhados geram vai dificultar a abertura do arquivo. Dependendo do sistema operacional usado pelo usuário, ele pode nem conseguir abrir a planilha.

Essa solução acaba sendo ideal para controles de menor impacto no dia a dia e quando a empresa ainda não automatizou o tratamento do banco de dados. Mesmo assim, não é indicada para o tratamento de Big Data.

BI

As ferramentas de Business Intelligence, como o dashboard do Google Analytics, são as mais indicadas para tratar o Big Data e apresentar relatórios amigáveis. De uma forma geral, elas contam com a tecnologia cloud computing, que permite ao usuário acessar a base de qualquer lugar. As únicas condições são que ele tenha um equipamento de computador e acesso à Internet e ao software.

Fazer um dashboard no Power BI, por exemplo, facilita o dia a dia da sua gestão, mas ainda demanda um esforço maior dos seus analistas. Eles ainda precisam coletar e tratar os dados, montar os indicadores, além de desenvolver o diagnóstico dos resultados. Acaba que ainda há uma parte operacional envolvida no processo.

CRM

As soluções em CRM são uma decisão inteligente para a sua gestão. Se deseja ter mais controle dos seus processos, conhecer a fundo o comportamento do seu consumidor e validar em qual etapa do funil de vendas ele está, essa ferramenta é o que você precisa.

Há diversas vantagens em escolher um CRM. Entre elas, podemos citar a integração entre os setores não apenas de marketing e vendas, como da empresa toda. Isso faz parte de uma estratégia conhecida como S&OP (Sales and Operations), que, por sua vez, também cascateia impactos positivos para o seu negócio.

Agora, os benefícios mais nítidos que o CRM pode proporcionar são a automação dos processos, a disposição de dashboards em tempo real e a otimização da experiência do seu cliente. Esses são três pontos-chaves para conquistar a alta performance da sua gestão e que devem ser priorizados no seu plano de ação.

Como escolher o melhor dash?

Como vimos, um dashboard é um recurso gerencial estratégico. Por isso, é necessário considerar aspectos importantes para definir qual é a ferramenta ideal para o seu contexto organizacional.

Você já sabe que o CRM é a melhor solução para qualquer negócio, desde as pequenas empresas até as grandes corporações, certo? Sendo assim, a seguir, você vai conhecer quais são os principais pontos a serem avaliados na hora de escolher uma ferramenta de CRM para a sua operação.

Qualidade das informações

O foco de se ter um dashboard é garantir que as tomadas de decisões do seu negócio não estejam sendo feitas no escuro. Nesse sentido, o ponto principal na hora de escolher um software de CRM é a qualidade das informações geradas. Por isso, busque entender como a solução coleta os dados, em quais etapas e como o bot faz o tratamento dos dados.

É essencial que as etapas cruciais da jornada do seu cliente sejam as fontes de informações para a consolidação dos relatórios do CRM. Veja a reputação da marca no mercado, saiba como as empresas que são clientes avaliam a experiência do usuário e considere o resultado financeiro delas também. Negócios de sucesso mostram que o fornecedor da solução realmente cumpre com o prometido.

Atualização em tempo real

Já estamos cansados de saber que tudo muda muito rápido nos dias atuais, concorda? Portanto, ter um dashboard com dados atualizados em tempo real é um diferencial competitivo para a sua gestão. Quando falamos em marketing, isso se torna uma necessidade.

É preciso ter informações instantâneas para empregar mais agilidade nas tomadas de decisões. Nesse sentido, é importante buscar uma solução que tenha um suporte de banco de dados muito bom. Imagina precisar definir os rumos de um processo e, ao acessar o dashboard, as suas informações estarem desatualizadas? Tenha atenção com esse aspecto.

Acesso com foco em mobilidade

Anteriormente, falamos que as ferramentas de BI contam com a tecnologia cloud computing. Acontece o mesmo com as soluções em CRM. É um recurso que atua em uma das frentes mais importantes na atualidade: a mobilidade corporativa. No entanto, ela não é o único aspecto relacionado à mobilidade do seu negócio.

Quando pensamos no contexto de vendas, há muitos profissionais que atuam por meio da visita presencial ao cliente, tanto no modelo B2B quanto no B2C. Assim, eles não têm a mesma facilidade de usar um computador. Acaba que a sua ferramenta de trabalho é o smartphone.

Por isso, na hora de escolher um CRM, é essencial pensar na otimização da solução com foco em dispositivos móveis. Poder contar com um aplicativo, que pode ser acessado pela sua equipe via smartphone, é um critério importante para a produtividade da sua equipe. Além disso, prefira um CRM com ótima usabilidade, que não dependa de uma equipe técnica para o dia a dia.

Integração entre processos

Um dos pontos positivos de destaque de um CRM é o propósito de integrar a sua área de marketing e vendas. Por isso, é fundamental avaliar se, de fato, a solução permite essa integração. Verifique como é o fluxo de informação gerado pela ferramenta, além de considerar a experiência de cada área com a solução. O potencial produtivo das equipes deve ser alcançado a partir da solução.

Por que escolher a HubSpot?

Sabia que a HubSpot oferece um sistema de CRM completo para qualquer tipo de negócio? Por meio da nossa solução, você automatiza o seu marketing e integra as ações com a área de vendas. Dessa forma, todas as rotinas são realizadas de maneira centralizada em uma ferramenta robusta e funcional.

Com o Sales Hub, por exemplo, sua empresa é beneficiada com soluções de automação de vendas, relatórios personalizáveis, pipelines de negócios e muito mais. Já com o Marketing Hub, você conta com painéis de análise, automação de marketing, análise de tráfego e conversões e gerenciamentos de contatos, por exemplo.

A maior vantagem do nosso CRM é o custo-benefício. Temos a solução mais completa do mercado, reunindo uma equipe de consultores que tem como propósito o sucesso do seu negócio. Com a HubSpot, você tem o dashboard ideal para cada ponto estratégico do seu relacionamento com o cliente.

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Originalmente publicado 20/03/2021 18:12:55, atualizado Março 20 2021