Quem nunca assistiu a algum filme com executivos analisando diversos gráficos a respeito dos resultados do negócio? Para muitas pessoas, pode ser até difícil a leitura dessas informações. Esses painéis são chamados de dashboards. Na prática, são relatórios apresentados de forma visual.
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Eles podem ser feitos para tudo o que for estratégico em sua operação. Neste artigo, você vai aprofundar seus conhecimentos em dashboard com um diferencial: descobrir como disponibilizar painéis de relatórios de maneira descomplicada. Vamos começar?

Você pode usar um dashboard pra apresentar relatórios de qualquer segmento de negócio. O que vai mudar são os dados usados pra cada área, como as métricas de análises de marketing. Há indicadores que devem ser compartilhados entre todos os departamentos da sua empresa, porque fazem parte da macroestratégia.

Definir métricas não aderentes e não incluir indicadores da macrogestão são alguns dos equívocos comuns na modelagem de dashboards. É necessário redobrar a atenção nesses pontos pra garantir que os gestores estejam direcionando os esforços aos pontos certos. Assim, a escolha dos indicadores é essencial pra alcançar o crescimento do negócio.

Devido ao aprimoramento da inteligência artificial, os gestores podem aproveitar dashboards que oferecem dados com atualização feita em tempo real. Essa prática é crucial para uma gestão a distância e para que as tomadas de decisões sejam precisas e feitas no timing certo. E a gerência pra alta performance deve assumir uma cultura data-driven.

Quais são os objetivos de um dashboard?

Você já sabe que os painéis de relatórios podem ser implementados em qualquer modelo de gestão e que eles têm como finalidade o controle, o acompanhamento e o resultado do negócio. Mas, na prática, o que cada um significa? A seguir, conheça mais os objetivos do dashboard.

Controle

Um painel de relatório com foco em controle de dados serve pra organizar as informações. Na prática, ele não mensura nenhum indicador de resultado.

Um exemplo é o painel de People Analytics que contabiliza o headcount (quadro de pessoal). Nele, há a identificação de quantidade de colaboradores, distribuição por idade ou gênero, se o talento faz parte de grupos específicos com foco em diversidade e inclusão etc. Essas informações trazem um retrato estático da gestão.

No entanto, é importante destacar que as informações usadas em um dashboard de controle são a base para montar um painel de relatório analítico. Essa lógica é aplicada tanto para dashboards de acompanhamento quanto para os de resultados.

Acompanhamento

O dashboard de acompanhamento é aquele no qual há a implementação de KPIs. Eles são o resultado de cálculos para identificar pontos específicos da operação.

Em uma comparação com o exemplo que demos no tópico anterior, esse dashboard viria com dados mostrando as entregas dos colaboradores. Nesse contexto, ele teria um foco direcionado ao desenvolvimento do talento e da área em si.

Resultado

Nesse painel, temos o resultado dos indicadores durante um determinado período. Além disso, deve-se conter análises de cenários e das causas que determinaram cada valor final.

O dashboard de resultado traz um diagnóstico das suas métricas. Ele vai servir de base para as tomadas de decisões dos gestores. Seguindo a lógica do exemplo de People Analytics, os indicadores de resultado seriam:

  • produtividade da equipe;
  • taxa do crescimento de talentos de grupos de diversidade e inclusão.

O painel de resultados está sempre atrelado às metas do planejamento estratégico. Por isso, é essencial ter muito critério na hora de definir os KPIs, não importa qual seja o segmento de atuação.

Quais são os tipos de dashboard?

Os painéis podem ter três diferentes tipos: dashboard operacional, dashboard tático e dashboard estratégico. Cada um deles é usado conforme as necessidades, pois agregam todas as informações que são importantes para a empresa e facilitam o controle.

Os dashboards são escolhidos de acordo com cada estratégia e as funções. Por isso, conheça cada um dos três tipos e suas características antes de eleger qual deles utilizar.

Operacional

Como o próprio nome indica, o dashboard operacional é aquele em que se colocam as métricas que dizem respeito às operações da empresa. Portanto, é o painel ideal para que gestores e analistas possam acompanhar de perto o desempenho de todos os processos organizacionais.

Dessa forma, os colaboradores podem verificar os números pra encontrar erros, otimizar processos, identificar gargalos e analisar resultados. De modo geral, o dashboard operacional ajuda a garantir que as operações tenham um alto desempenho.

No longo prazo, a utilização dessas métricas por meio do painel auxilia nas tomadas de decisão por mostrar uma visão mais ampla dos dados. Ou seja, os números são mais consistentes e precisos, algo fundamental na análise de dados.

Tático

O dashboard tático recebe esse nome justamente por ser imprescindível para as tomadas de decisão na empresa. Portanto, ele faz parte da estratégia para que se perceba quais são os melhores caminhos a seguir, sobretudo para alcançar os objetivos de médio e longo prazos.

Nele, estão contidos os indicadores de performance do negócio, como KPIs. Todas as informações contidas no painel são usadas estrategicamente para que os gestores possam mobilizar recursos, cruzar dados e otimizar as decisões.

Esse tipo de dashboard também permite que os gestores possam acessar informações de outros departamentos. O painel tático é uma fonte pra analisar de forma objetiva e encontrar soluções oportunas a fim de aprimorar processos internos.

Estratégico

O dashboard estratégico é o painel que apresenta os KPIs mais relevantes e que ajudam a validar as decisões mais estratégicas. É importante pra verificar o andamento de processos e identificar o que precisa ser modificado, pois utiliza os registros históricos ao comparações e delinear a evolução do negócio.

No dashboard estratégico estão contidas informações financeiras, métricas de vendas e outros dados importantes. Dessa maneira, a análise comparativa consegue observar os impactos das ações e como melhorá-las.

O que pode ser visto nesse painel?

Além do exemplo que citamos, o dashboard pode ser usado para controlar e analisar diversos modelos operacionais. O diferencial de cada um será o perfil do negócio e as metas. A seguir, você vai conhecer os principais indicadores que podem ser usados nas áreas de marketing, vendas e finanças.

Marketing

Os indicadores da área de marketing são atrelados com os da área de vendas e de sucesso do cliente. Há muitas métricas em comum, e esses segmentos do negócio são responsáveis por melhorar a performance dos resultados.

No marketing, há métricas variáveis que dependem do direcionamento. Se estamos falando de trade marketing, podemos incluir a taxa de padronização dos pontos de vendas como uma métrica essencial. Já o foco de atuação é o ambiente digital, com indicadores de quantidade de leads, tempo do usuário nas páginas do site e a taxa de conversão, por exemplo.

Vendas

Entre as métricas em comum com a área de marketing, a equipe de vendas compartilha:

Caso o negócio trabalhe no modelo de venda recorrente, há outro indicador essencial: o MRR (Monthly Recurring Revenue). Essa métrica apresenta a sua receita recorrente mensal. Trata-se de um modelo cada vez mais comum para produtos digitais e que propicia ao negócio uma atuação planejada, com menor exposição ao risco financeiro.

Em um dashboard de vendas, há outras métricas importantes que são mais direcionadas para o engajamento do time. Elas estão relacionadas às campanhas de incentivo e o plano de comissão de vendas. De uma forma geral, funcionam por meio da gamificação do processo de vendas e estimulam a autogestão do time.

Finanças

Todo negócio funciona como um organismo vivo, no qual cada departamento é essencial para o seu bom funcionamento — portanto, a integração entre eles é primordial. E os indicadores de vendas também são usados pra compor seu dashboard financeiro.

Eles são a informação basilar pra montar o diagnóstico do negócio e consolidar o planejamento estratégico da macrogestão. Há outras métricas que são incluídas, como a de custos, e as relacionadas à contabilidade do negócio, como a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

Quais são os benefícios do uso de dashboards?

O dashboard é uma ferramenta que traz diversas vantagens ao processo de gestão. Ter uma postura data-driven se torna um diferencial para qualidade das decisões estratégicas do negócio.

Diante disso, o painel de relatório é um recurso que apresenta uma leitura simplificada e objetiva do Big Data. Continue a leitura e conheça as principais vantagens de se implementar um dashboard na sua gestão!

Precisão nas tomadas de decisões

Antes da digitalização das empresas e das relações entre marcas e clientes, coletar e tratar dados era uma tarefa muito complexa. Hoje, existe uma facilidade em buscar a informação que a empresa precisa e de sanear a gama de dados coletados. No passado, muita informação estratégica era perdida em decorrência dessa dificuldade em tratar bases.

Com o uso da inteligência artificial aplicada na construção de dashboards, a qualidade das tomadas de decisões são potencializadas. Isso acontece porque o tratamento das bases é mais ágil e a análise preditiva se torna uma realidade do negócio. Dessa maneira, as decisões vão direto ao alvo, reduzindo a exposição ao risco.

Redução de custos do negócio

Uma das frentes trabalhadas pelos gestores pra otimizar a performance financeira das empresas, a redução de custos do negócio também é beneficiada. Por meio da gestão guiada a dados, é possível desenvolver soluções mais personalizadas ao cliente, diminuindo o Churn Rate e o custo envolvido na produção.

Além disso, há outras oportunidades de redução de custos quando pensamos na automação proporcionada pelo uso de dashboards. Relaciona-se à hora de trabalho do time de analistas. Em vez de ficarem despendendo tempo montando os painéis de relatórios, a equipe consegue focar na análise propriamente dita.

Logo, os esforços são direcionados pra trazer novas oportunidades de plano de ação a fim de melhorar os resultados do negócio.

Elevação do ROI

Vamos pensar juntos: se as tomadas de decisões estão mais certeiras e o custo com o negócio está sempre em movimento de redução, o que isso significa? Na prática, quer dizer que o ROI está em movimento ascendente, ou seja, crescendo.

Esse é o indicador mais usado pra identificar a qualidade de uma gestão. É como se ele resumisse todas as outras métricas, de forma simplista, a fim de trazer um panorama objetivo.

Como construir um dashboard?

Visando consolidar um painel de dados, você deve ter a clareza de que esse processo é estratégico para o desempenho do negócio. Dessa forma, a construção de um dashboard, além de assumir a cultura data-driven, precisa ser o reflexo de um posicionamento lean (enxuto).

Na prática, é preciso ter os indicadores certos para cada contexto. Afinal, a equipe não pode perder tempo tratando informações que não geram planos de ações para a empresa, certo? A seguir, veja como construir um dashboard.

Defina as metas

Definir suas metas é o primeiro passo para montar os painéis de relatório. Portanto, é necessário submeter a empresa a um diagnóstico organizacional e ao planejamento estratégico. Na sequência, as metas gerais devem ser desdobradas para cada departamento.

A partir dessa definição, o time de analistas precisa fazer um estudo para escolher as métricas que fazem sentido com cada meta do contrato de gestão vigente. Eles podem definir os cálculos e os intervalos de análise conforme as expectativas apresentadas no planejamento estratégico.

Mapeie o processo

Um ponto muito importante e, por vezes, negligenciado, é o mapeamento do processo. Você precisa conhecer bem como funcionam as rotinas produtivas da gestão. É fundamental entender os gaps e as oportunidades de melhoria. Além disso, é necessário realizar o mapeamento do fluxo de análise de dados por si só.

Conhecer cada etapa, definir os respectivos donos e um calendário de divulgação de resultados é uma premissa básica na cultura data-driven. Você deve fazer com que a curadoria dos dashboards se torne parte da rotina diária da gestão. Ela não pode ser feita apenas no fechamento do mês! O acompanhamento é o que permite a correção preditiva de possíveis problemas.

Escolha a ferramenta

É essencial escolher qual recurso usar pra ter um dashboard, levando em conta a qualidade da experiência do usuário. A sua equipe precisa ter autonomia e facilidade em lidar com a ferramenta.

O ideal é que você foque em uma solução que permita a centralização dos dados. Dessa forma, evita-se que informações estratégicas sejam perdidas caso algum talento migre de área ou de empresa.

Defina suas personas

Assim como na produção de um texto escrito, a construção de um painel de relatório deve considerar o perfil do público que terá acesso a ele. Focar em uma linguagem mais direta e simples sempre é o ideal, em qualquer contexto. Também, disponha as informações gráficas de uma maneira visual, que facilite a leitura e a compreensão do público-alvo.

No entanto, determinadas informações variam de acordo com o escopo do cargo de cada colaborador. Por exemplo, as informações que um diretor tem do negócio são mais complexas e estratégicas do que as de um administrativo. Afinal, a responsabilidade das funções demandam o conhecimento de dados diferentes.

A definição das personas para o dashboard é uma parte estratégica da curadoria dos dados. Ela faz parte de uma boa prática da segurança da informação. Hoje, esse cuidado é essencial para evitar que dados sigilosos cheguem ao conhecimento de um público não ideal, no qual há um risco de as informações serem expostas a concorrentes, por exemplo.

Quais são os principais erros cometidos ao construir um dashboard?

Seja um dashboard online ou não, alguns erros são comuns na construção desse tipo de ferramenta. Para que você não cometa falhas ao construir seu painel, veja o que observar.

Excesso de efeitos visuais

O dashboard tem o objetivo de ser mais visual e destaca as informações mais importantes. Entretanto, o excesso de efeitos pode deixar o painel confuso e cansativo. Nesse sentido, é essencial filtrar os dados que são mostrados para que a visualização seja mais clean e eficiente.

Refinar as informações deixam a ferramenta mais precisa e foca em pontos específicos e que são mais relevantes. Portanto, não há necessidade de enfeites e outros efeitos visuais.

Grande quantidade de cores

Assim como o excesso de efeitos visuais, as cores também podem servir como uma distração do que é realmente importante: os dados.

Durante a criação do dashboard é preciso escolher bem as cores que serão usadas, pois elas influenciam no dia a dia de trabalho. O design do painel precisa ter uma boa interface e considerar as necessidades do usuário. Portanto, as cores escolhidas também são essenciais para oferecer uma experiência mais positiva.

Excesso de informações

Uma das principais vantagens do dashboard é a visualização rápida de informações. A hierarquia desses dados é importante para evitar o excesso de informações, já que o intuito é facilitar a análise e compreensão.

Remover esse excesso de informações é uma etapa fundamental. Por isso, o designer UX deve criar um painel atraente e com layout que prioriza os principais dados. Do mesmo modo, o uso de gráficos e outros elementos também deve ser feito com cuidado pra evitar exageros.

O Google Data Studio é uma ótima ferramenta para criar dashboards. É possível gerar relatórios personalizados, compartilhá-los, editar e muito mais. O painel é intuitivo e interativo, integra dados de diferentes fontes, cruza métricas e tem diversas funções interessantes.

Quais ferramentas usar?

Agora que você sabe o que é dashboard e entende a importância dele pra sua empresa, conheça as ferramentas mais usadas para consolidar os painéis de relatórios.

Excel

O dashboard do Excel é uma ferramenta que não cai em desuso e pode ser usada para uma gama de atividades. O ponto negativo dessa opção é que modelar dashboards com um visual mais atraente pode pesar o uso da ferramenta, o que tende a impactar negativamente a experiência do usuário.

Apesar de a leitura e o visual do painel estarem agradáveis, o peso que os gráficos mais trabalhados geram vai dificultar a abertura do arquivo. Dependendo do sistema operacional usado pelo usuário, ele pode nem conseguir abrir a planilha.

Essa solução acaba sendo ideal pra controles de menor impacto no dia a dia e quando a empresa ainda não automatizou o tratamento do banco de dados. Mesmo assim, não é indicada para o tratamento de Big Data.

BI

As ferramentas de Business Intelligence, como o dashboard do Google Analytics, são as mais indicadas pra tratar o Big Data e apresentar relatórios amigáveis. De uma forma geral, elas contam com a tecnologia cloud computing, que permite ao usuário acessar a base de qualquer lugar. As únicas condições são que ele tenha um equipamento de computador e acesso à internet e ao software.

Fazer um dashboard no Power BI, por exemplo, facilita o dia a dia da gestão, mas ainda demanda um esforço maior dos analistas. Eles ainda precisam coletar e tratar os dados, montar os indicadores, além de desenvolver o diagnóstico dos resultados. Acaba que ainda há uma parte operacional envolvida no processo.

CRM

As soluções em CRM são uma decisão inteligente pra gestão. Se deseja ter mais controle dos seus processos, conhecer a fundo o comportamento do seu consumidor e validar em qual etapa do funil de vendas ele está, essa ferramenta é o que você precisa.

É possível utilizar um dashboard de marketing para acompanhar os processos de prospecção até que essas informações sejam repassadas para o dashboard de vendas.

Há diversas vantagens em escolher um CRM. Entre elas, podemos citar a integração entre os setores não apenas de marketing e vendas, como da empresa toda. Isso faz parte de uma estratégia conhecida como S&OP (Sales and Operations), que, por sua vez, também cascateia impactos positivos para o negócio.

Agora, os benefícios mais nítidos que o CRM pode proporcionar são a automação dos processos, a disposição de dashboards em tempo real e a otimização da experiência do cliente. Esses são três pontos-chave para conquistar a alta performance da gestão e que devem ser priorizados no plano de ação.

Como escolher o melhor dash?

Como vimos, um dashboard é um recurso gerencial estratégico. Por isso, é necessário considerar aspectos importantes pra definir qual é a ferramenta ideal para o seu contexto organizacional.

Você já sabe que o CRM é a melhor solução pra qualquer negócio, desde as pequenas empresas até as grandes corporações, certo? Sendo assim, a seguir, mostramos quais são os principais pontos a serem avaliados na hora de escolher uma ferramenta de CRM pra sua operação.

Qualidade das informações

O foco de se ter um dashboard é garantir que as tomadas de decisões do negócio não estejam sendo feitas no escuro. Nesse sentido, o ponto principal na hora de escolher um software de CRM é a qualidade das informações geradas. Por isso, busque entender como a solução coleta os dados, em quais etapas e como o bot faz o tratamento dos dados.

É essencial que as etapas cruciais da jornada do cliente sejam as fontes de informações pra consolidação dos relatórios do CRM. Veja a reputação da marca no mercado, saiba como as empresas que são clientes avaliam a experiência do usuário e considere o resultado financeiro delas também. Negócios de sucesso mostram que o fornecedor da solução realmente cumpre com o prometido.

Atualização em tempo real

Já estamos cansados de saber que tudo muda muito rápido nos dias atuais, concorda? Portanto, ter um dashboard com dados atualizados em tempo real é um diferencial competitivo pra gestão. E, quando falamos em marketing, isso se torna uma necessidade.

É preciso ter informações instantâneas pra empregar mais agilidade nas tomadas de decisões. Nesse sentido, é importante buscar uma solução que tenha um suporte de banco de dados muito bom. Imagine precisar definir os rumos de um processo e, ao acessar o dashboard, as informações estarem desatualizadas? Tenha atenção com esse aspecto!

Acesso com foco em mobilidade

Anteriormente, falamos que as ferramentas de BI contam com a tecnologia cloud computing. Acontece o mesmo com as soluções em CRM. É um recurso que atua em uma das frentes mais importantes na atualidade: a mobilidade corporativa. No entanto, ela não é o único aspecto relacionado à mobilidade do negócio.

Quando pensamos no contexto de vendas, há muitos profissionais que atuam por meio da visita presencial ao cliente, tanto no modelo B2B quanto no B2C. Assim, eles não têm a mesma facilidade de usar um computador — acaba que a ferramenta de trabalho é o smartphone.

Por isso, na hora de escolher um CRM, é essencial pensar na otimização da solução com foco em dispositivos móveis. Poder contar com um aplicativo que pode ser acessado pela sua equipe via smartphone é um critério importante pra produtividade do time. Além disso, prefira um CRM com ótima usabilidade, que não dependa de uma equipe técnica para o dia a dia.

Integração entre processos

Um dos pontos positivos de destaque de um CRM é o propósito de integrar suas áreas de marketing e vendas. Por isso, é fundamental avaliar se, de fato, a solução permite essa integração. Verifique como é o fluxo de informação gerado pela ferramenta, além de considerar a experiência de cada área com a solução. O potencial produtivo das equipes deve ser alcançado a partir da solução.

Por que escolher a HubSpot?

Sabia que a HubSpot oferece um sistema de CRM completo pra qualquer tipo de negócio? Por meio da nossa solução, você automatiza o marketing e integra as ações com a área de vendas. Dessa forma, todas as rotinas são realizadas de maneira centralizada em uma ferramenta robusta e funcional.

Com o Sales Hub, por exemplo, sua empresa é beneficiada com soluções de automação de vendas, relatórios personalizáveis, pipelines de negócios e muito mais. Já com o Marketing Hub, você conta com painéis de análise, automação de marketing, análise de tráfego e conversões e gerenciamentos de contatos, por exemplo.

A maior vantagem do nosso CRM é o custo-benefício. Temos a solução mais completa do mercado, reunindo uma equipe de consultores que tem como propósito o sucesso do seu negócio. Com a HubSpot, você tem o dashboard ideal pra cada ponto estratégico do seu relacionamento com o cliente.

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Originalmente publicado 20/03/2021 18:12:55, atualizado Maio 11 2022

Temas:

Métricas de Marketing