8 dicas e 3 tipos de ferramentas para maximizar a sua produtividade

Com que frequência você sente que o dia deveria ter 48 horas para que fosse possível dar conta de todos os afazeres? Se esse é um sentimento recorrente na sua vida, talvez seja um sinal de que o seu tempo precisa ser mais bem gerenciado e, por mais que a sua agenda esteja cheia, você não está sendo produtivo. Felizmente, esse problema pode ser resolvido com o uso de algumas ferramentas de produtividade.

Parece contraintuitivo, mas estar ocupado não significa exatamente que você esteja produzindo coisas significativas. Se esse for o seu caso, está mais do que na hora de checar algumas dicas e ferramentas que vão reorganizar sua rotina para que ela se torne verdadeiramente proveitosa.

Quer saber quais são? Fique de olho!

Nesse sentido, as ferramentas de produtividade desempenham um papel importante, como você verá mais adiante.

Quais são os tipos de produtividade existentes?

Você já parou para pensar que nem todas as pessoas produzem da mesma maneira e que cada tipo de produtividade gera também um resultado diferente? O que funciona muito bem para uma pessoa pode ter um resultado desastroso para outra.

É fundamental entender qual é o tipo de produtividade de cada um antes de tentar incorporar novos métodos e ferramentas. São elas:

• produtividade prioritária — típica de pessoas analíticas e que gostam de organizar tudo por ordem de prioridade;
• produtividade planejada — funciona muito bem para quem precisa de uma ordem estratégica e sequencial de atividades;
• produtividade colaborativa — é fundamental para quem precisa produzir se comunicando e interagindo;
• produtividade visual — é para aqueles trabalhadores mais intuitivos e holísticos.

Quais são os melhores métodos de produtividade?

Você vai aprender três métodos simples de produtividade que podem ser aplicados hoje mesmo, com ou sem a ajuda de ferramentas de produtividade. Aproveite para tomar nota!

1 - Pomodoro

A técnica pomodoro funciona de uma maneira muito simples: você define um intervalo para trabalhar completamente submerso, com hiperfoco e zero distrações, e outro intervalo para desligar do trabalho. Esse ciclo deve se repetir algumas vezes, até você conquistar o direito a um descanso maior.

A indicação é de sprints de 25 minutos, descansos de 5 minutos. A cada quatro bloco desses, você para por 15 a 30 minutos. Mas isso pode variar. Você pode manter um foco de 45 minutos, por exemplo, e descansar 10. Nesse caso, aproveite o descanso para sair da frente do computador e, talvez, até dar uma volta no quarteirão. Isso vai ajudar a esvaziar sua cabeça.

2 - Flow time

Bem parecida com o pomodoro, a técnica do flow time traz apenas algumas alterações. Em vez de você ter que interromper uma atividade no meio porque o timer tocou, só vai parar quando começar a se sentir realmente cansado.

Para isso, cronometre o tempo que você se manteve trabalhando e, depois, o tempo pelo qual descansou. Então, repita todo o processo. Ao final, você terá um mapeamento dos momentos do dia em que mais se manteve produtivo.

Em médio prazo, isso pode ajudar a distribuir as tarefas de maneira mais estratégica, de acordo com os intervalos do dia em que você costuma ser mais produtivo. Se você tem sprints mais longos pela manhã e mais curtos à tarde, pode concentrar as tarefas mais demoradas no começo do dia e as mais simples no final.

3 - Autofoco

Essa é uma técnica para tornar a organização do seu tempo mais eficiente. Você vai precisar criar três listas com os seguintes títulos: novas, recorrentes e não finalizadas. Depois, você vai preencher a lista de tarefas “novas” com tudo o que você precisa fazer no dia. No final, cruze uma linha abaixo da última. Coloque abaixo dessa linha cada nova tarefa que surgir.

À medida que for concluindo as tarefas “velhas”, risque-as. Se elas forem recorrentes, passe para a lista de “recorrentes”. Se você não conseguiu concluir, passe para a lista de “não finalizadas”.

Ao terminar todas as tarefas “velhas”, não comece as novas, volte ao topo da lista. Veja o que você consegue concluir. Se não conseguir terminar nenhuma no momento, passe para as novas.

Se não puder fazer nenhuma das novas, siga para a lista de tarefas recorrentes. Depois que concluir (ou se não tiver como acabar) passe para as tarefas “não finalizadas”. Isso vai ajudar você a focar uma tarefa por vez e priorizar aquilo que é mais importante.

As ferramentas de produtividade são um instrumento de trabalho que você usa para transformar o que é bom em algo excepcional. Quer um exemplo? Você, com certeza, conseguiria fazer suas refeições sem usar talheres. Só que com eles, a tarefa fica muito mais fácil, rápida e eficiente, não é verdade? Os talheres são as suas ferramentas.

Falando de produtividade, vamos a algumas que não podem ficar de fora da sua caixa?

1. CRM da Hubspot

Ficar rastreando informações cada vez que você precisa utilizar um dado para fazer uma interação ou tomar uma decisão é uma tremenda perda de tempo. Entre as ferramentas de produtividade está o CRM, que faz todo esse trabalho e de uma forma muito mais eficiente, em poucos passos.

O CRM da Hubspot rastreia todo o histórico de interação do cliente com os seus vendedores ou atendentes, gerando relatórios precisos e úteis a qualquer momento. Tudo isso, com dados atualizados em tempo real e com a confiabilidade que só esse tipo de sistema é capaz de proporcionar.

Pare de complicar a sua vida e de desperdiçar o seu tempo fazendo algo que é básico. Invista em um CRM de qualidade e dedique sua atenção e esforços a conquistar o cliente, sem ter que se preocupar com os pormenores.

2. Gerenciadores de tarefas

Outro tipo de ferramentas de produtividade indispensáveis, tanto para o seu uso pessoal quanto para o uso da equipe, são os gerenciadores de tarefas. Com eles, é possível realizar um checklist de tudo o que é preciso executar em um dia de trabalho e ainda distribuir responsabilidades dentro de um projeto maior.

Você consegue gerenciar várias equipes em torno de objetivos comuns e, ainda por cima, manter todos eles atualizados sobre o status de determinada atividade. Um gerenciador de tarefas concentra tudo o que precisa ser feito em um único local.

É claro que isso facilita imensamente a comunicação, além de atribuir mais fluidez aos processos. Ninguém precisa ficar pensando no que vem a seguir e no que deve ser feito depois. É só dar um “check” na atividade concluída e seguir adiante, de acordo com a ordem de prioridade estabelecida.

3. Aplicativos de mensagem

Caso você ainda não use esse tipo de ferramentas de produtividade, está na hora de começar a considerar. Os aplicativos de mensagens tornam a comunicação menos truncada e mais fluída. Isso facilita o dia a dia de trabalho, diminui a burocracia e acelera a resolução das coisas.

O e-mail ainda é uma peça muito importante na comunicação empresarial, mas pode tornar tudo muito lento e contraintuitivo. Isso torna crucial o investimento em um app que permita a troca rápida e menos formal de mensagens.

Quais são as melhores 8 dicas para maximizar a sua produtividade?

Agora que você já conhece algumas ferramentas de produtividade, vamos checar algumas dicas de como otimizar a sua rotina, que tal? Fique de olho e acompanhe!

1. Foque o que é essencial

Uma pesquisa realizada por High Performance Lifestyle descobriu que a ferramenta de produtividade preferida das pessoas era o "lápis e papel", seguido por Evernote, smartphone, e o calendário. Escolher as ferramentas é o primeiro passo para organizar o seu dia.

Existem milhares de programas e aplicativos para ajudar, mas temos que lembrar: as ferramentas mais simples e bem integradas são as melhores para você não gastar tempo!

Quanto mais automação de processos simples uma ferramenta contém, melhor para o seu tempo! Por exemplo, sua ferramenta de marketing permite que você mande atualizações automaticamente para as suas redes sociais quando você lança um novo blog? Se não, talvez você deva pensar em formas de fazer a automação de marketing ajudar nesse processo! 

2. Crie um registro

Um exercício útil e, muitas vezes, surpreendente é manter um registro de suas atividades durante vários dias. Assim, você vai entender para onde o seu tempo foi. Pense como alguém que está contando calorias. O registro tem que incluir suas atividades diárias, e deve conter tudo:

• conversas telefônicas;
• reuniões;
• tarefas menores;
• tempo nas redes sociais etc.

Você terá uma imagem clara do tempo gasto em várias atividades, e verá áreas de oportunidade. Você pode usar programas como Rescue Time para registrar suas atividades.

3. Planeje o seu dia

Reserve os últimos 30 minutos do seu dia para planejar o dia seguinte usando algumas ferramentas de produtividade. Você vai começar as atividades com uma ideia clara das tarefas que você tem que fazer, sem perder tempo repassando todos os compromissos ou organizando uma lista de prioridades.

Existem muitas ferramentas para organizar o seu dia. O Google Calendar e o Trello são bons para lidar com o dia a dia e com projetos maiores. Outros programas úteis são MyLifeOrganized, Remember the Milk, WorkFlowy e Nozbe.

4. Comece com pequenas vitórias

Se você pode completar várias tarefas no início do seu dia, você terá começado a sua jornada para o sucesso, conseguindo motivação para o resto do período. Se for do tipo que precisa de um gás extra para se manter motivado, comece pelas tarefas menores e mais fáceis. Se não, prefira iniciar pelas mais difíceis, livrando-se logo delas.

Uma boa ideia é usar o Google Calendar para definir uma meta diária para alcançar. A meta pode ser simples e específica, como "terminar blog post" ou algo mais geral, como “fazer progresso no projeto X”. O importante é que ela faça sentido para você.

5. Limite sua disponibilidade

Você nunca vai conseguir dar conta de tudo o que precisa fazer se continuar abrindo exceções para “apagar incêndios” aqui e ali. Por mais que você se adapte a ferramentas de produtividade, tire um tempo para trabalhar sem distrações, longe do celular, com o máximo de concentração focada em uma tarefa. Desative as notificações, chamadas, e-mails e outros meios pelos quais você pode ser contatado.

Se possível, e ainda mais quando estiver trabalhando remotamente, avise quem estiver por perto que você não quer ser interrompido pelas próximas duas ou três horas, e entre em um estado de hiperfoco nesse período. Quando terminar, você pode dedicar uma atenção especial para as atividades que surgiram nesse meio tempo.

6. Planeje as interrupções

Assim como é importante passar um tempo sem distrações, é essencial planejar o tempo de se desligar do trabalho e distrair a mente. Isso vai ajudar a voltar a trabalhar com a mente clara. Quando for sair para almoçar, por exemplo, ative o “não perturbe” no celular e se desconecte completamente do trabalho por uma hora inteira.

Há muitas teorias e técnicas sobre esse assunto — como o Pomodoro, que já mencionamos acima. Existem vários cronômetros online com base nesse conceito, como Tomato Timer.

7. Quantifique

Calcule o tempo das tarefas estimadas e mantenha o controle do tempo gasto com cada uma ou cada tipo. Se você achar que precisa de mais tempo para terminar um trabalho, marque esse período, especificamente. Não deixe em aberto para quando puder no futuro. Quem sabe quando vai ser?

Também é importante que as horas extras não sejam perdidas. Se você pode ver claramente quais tarefas estão tomando menos tempo, pode usar a informação para melhorar o seu planejamento no futuro. Você pode usar timers online, como Toggl, para contar o período por atividade. 

8. Desligue

Mais fácil dizer do que fazer, mas é importante para se desconectar do trabalho. Para aqueles viciados em celular, desligue-o. Esconda ou deixe em casa quando sair para um jantar ou ao cinema. O mundo não vai acabar se você não estiver 100% disponível por algumas horas.

Caso essa tarefa seja muito difícil, porque você está sempre se lembrando de coisas que estão por fazer, tenha o hábito de carregar um bloco de notas físico. Anote todas as ideias e pensamentos sobre o trabalho que forem surgindo: assim, você não as perde, mas também não deixa de se divertir com quem está por perto.

Não se esqueça de que a produtividade é uma habilidade que precisa ser desenvolvida. Por mais que você experimente uma técnica ou ferramenta e falhe nela, é crucial insistir um pouco até se acostumar. Se a dificuldade persistir, talvez seja melhor experimentar outra.

Quer usar uma das ferramentas de produtividade mais eficazes, como um CRM de qualidade, a seu favor e impulsionar seu desempenho? Converse com a gente!