O contrato de prestação de serviços é um instrumento indispensável para o controle e formalização das vendas.

Ele garante que a empresa será paga e que o cliente receberá de fato aquilo que comprou — tudo acordado nos termos da lei e protegido pelas devidas garantias.

Por isso, todo prestador de serviços deve assinar esse documento em cada venda e manter a gestão de contratos do negócio em dia.

A seguir, você vai entender melhor a importância do contrato de prestação de serviços e aprender a gerenciar os seus.

Siga a leitura e coloque as dicas em prática na sua empresa.

 

O que é um contrato de prestação de serviços

O contrato de prestação de serviços é um documento que formaliza a negociação entre empresa e cliente, estabelecendo os direitos e deveres de ambas as partes.

Ele deve especificar quais serviços serão prestados e em quais condições, além de indicar as garantias necessárias e medidas a serem tomadas caso o acordo não seja cumprido.

Dessa forma, o contrato garante que a empresa será paga e que o cliente receberá exatamente o que comprou.

Com o documento assinado em mãos, a organização pode cobrar o pagamento do consumidor, enquanto o cliente pode exigir a execução dos serviços conforme detalhados no texto.

Por isso, todas as empresas de serviços devem utilizar esse instrumento para registrar suas vendas, controlar as finanças e oficializar as negociações com clientes.

Importância do contrato de prestação de serviços

Assinar um contrato de prestação de serviços a cada venda é essencial para trazer mais segurança jurídica às negociações da empresa.

É comum que empreendedores iniciantes pulem essa etapa e executem serviços sem a devida formalização, mas essa prática traz inúmeros riscos ao negócio.

Mesmo que a venda seja fechada no “boca a boca”, a falta de um contrato pode gerar mal-entendidos e frustrar expectativas do consumidor em relação à compra, ou mesmo aumentar o risco de inadimplência.

Quando a empresa insiste em vender sem o documento, pode prejudicar o relacionamento com o cliente e até ser alvo de processos judiciais.

Por isso é fundamental ter o escopo completo dos serviços detalhado em contrato com a assinatura de ambas as partes.

Sem contar a importância desses documentos na hora de gerenciar as vendas e o faturamento do negócio.

O que não pode faltar no contrato de prestação de serviços

Para fazer seu contrato de prestação de serviços, a empresa pode pedir ajuda ao contador ou mesmo acionar uma assessoria jurídica para um trabalho mais confiável.

Outra opção é utilizar um modelo de contrato como base e apenas acrescentar as informações da empresa.

Basicamente, o documento deve conter:

  • Identificação das partes (CPF/CNPJ, nome/razão social, endereço, etc.)
  • O objeto, que é o resumo do serviço que será executado
  • As obrigações da contratada (equipamentos e materiais utilizados, funcionários envolvidos, responsabilidades trabalhistas, etc.)
  • Obrigações da contratante (pagamento na data certa, permissão de acesso, uso do espaço físico, etc.)
  • Descrição detalhada dos serviços
  • Prazos de execução
  • Condições de pagamento
  • Condições de rescisão e foro.

5 dicas para gerenciar melhor seus contratos de prestação de serviços

A gestão de contratos de prestação de serviços merece atenção redobrada nas empresas, pois organiza todo o fluxo financeiro e comercial do negócio.

Confira algumas dicas para gerenciar melhor os documentos.

1. Busque apoio para a redação inicial

Mesmo partindo de um modelo de contrato, é importante contar com o apoio de profissionais da área contábil e jurídica para a redação inicial do documento.

Afinal, cada empresa tem suas especificidades, e qualquer erro ou inconsistência nas informações pode invalidar o contrato juridicamente ou expor a organização a riscos desnecessários.

2. Detalhe ao máximo os serviços

A segurança do contrato de prestação de serviços depende do nível de especificação dos serviços.

Quanto mais detalhada for a descrição, menores as chances de haver qualquer desentendimento com o cliente ou insatisfação com os serviços entregues.

Por isso é importante registrar as atividades que serão executadas, funcionários responsáveis, horário, local, data, equipamentos/softwares utilizados, entre outros dados essenciais.

3. Crie contratos padronizados

Para empresas que trabalham com gestão de contratos de serviços recorrentes ou vários tipos de serviços, é importante ter modelos padronizados para cada solução oferecida.

Assim, a empresa tem mais controle sobre o escopo dos serviços e consegue diferenciar opções customizadas, quando for necessário.

Lembrando que os arquivos digitais devem ser muito bem organizados para evitar erros na elaboração dos documentos.

4. Digitalize os contratos

Na maioria das vezes, os contratos de prestação de serviços ainda são impressos para facilitar a assinatura do cliente e da empresa.

Mesmo assim, é fundamental manter cópias digitais dos documentos organizadas e acessíveis para consulta a qualquer momento.

Quanto menos papel for utilizado, melhor para a empresa, pois são reduzidos os custos de armazenamento e os riscos de perda e danos aos documentos.

5. Use uma ferramenta inteligente

A melhor forma de gerenciar contratos de prestação de serviços é por meio de uma ferramenta digital inteligente, que integre os documentos ao processo de vendas e ao financeiro do negócio.

A plataforma de gestão online da Conta Azul, por exemplo, possui uma função exclusiva para acompanhamento dos processos de contratação desde a proposta comercial até o recebimento.

O sistema permite gerenciar os contratos integrados ao cadastro dos clientes e à gestão financeira, além de possibilitar o envio de propostas, orçamentos comerciais e modelos de contrato aos clientes.

Assim, você consegue controlar de perto os contratos do negócio, as fontes de receita e o andamento das negociações — tudo 100% online e acessível a qualquer hora e lugar, da mesma forma que o HubSpot.

Viu como o contrato de prestação de serviços é importante para a sua empresa?

Agora é com você: crie seu modelo e agilize a gestão com a ajuda da tecnologia.

NPS-economia-recorrencia-guia

Originalmente publicado 06/10/2020 11:06:53, atualizado Outubro 06 2020