Recentemente, alguém me enviou uma publicação de blog (em inglês) que ajudou a zerar a caixa de entrada, de uma vez por todas.
"A configuração leva cerca de 15 minutos, mas vai mudar a maneira de trabalhar com e-mail para sempre", declara o autor da publicação, Andreas Klinger. Eu não via a hora de experimentar.
Os resultados não poderiam ter me deixado mais feliz. Zerei minha caixa de entrada em uma única tarde e quando isso aconteceu, eu quase pulei da minha cadeira de empolgação.
A melhor parte? Consigo manter minha caixa de entrada vazia, desde então. Os e-mails não estão ficando esquecidos, como às vezes acontecia. Também consigo monitorar melhor todos os e-mails que enviei que precisam de uma resposta, ou que estou acompanhando de alguma maneira.
Basicamente, é fantástico. E eu gostaria de compartilhar essa maravilha com vocês.
Nesta publicação, mostraremos como organizar sua caixa de entrada do Gmail de acordo com o método de Klinger, para que ela fique limpa, sistematizada e fácil de ser navegada, tornando você um ser humano mais eficiente, produtivo e, de maneira geral, mais feliz. Também mostrarei como adaptei seu sistema de marcadores para profissionais de marketing de conteúdo.
É assim que a coisa funciona
Antes de entrar no âmago da questão, vamos passar pela metodologia básica:
- Vamos configurar várias caixas de entrada no Gmail e dar um nome a cada uma delas, como "Precisa de ação/resposta" e "Esperando resposta".
- Sua caixa de entrada geral será então exibida à esquerda e suas caixas de entrada intituladas (que o Gmail chama de painéis) será exibida à direita, assim:
- Você conhece esse ícone de estrela amarela que pode pressionar para marcar um e-mail como importante? Acontece que você também pode ativar outras estrelas e ícones coloridos no Gmail, como pontos de exclamação e pontos de interrogação. O Gmail chama esses ícones de "estrelas especiais". Nessa metodologia, cada painel é representado por uma estrela especial diferente.
- Cada vez que você recebe um novo e-mail em nossa caixa de entrada, você:
- Responderá aqueles que são possíveis imediatamente. Aqueles que deseja acompanhar como "Esperando resposta" ou "Delegado" marque com a estrela especial apropriada.
- Marque os e-mails que você precisa tratar mais tarde marcando-os com a estrela especial apropriada.
- Aqueles que você não precisa tratar ou não são atuais, arquive-os sem estrelas especiais ou exclua-os inteiramente.
- No fim, arquive tudo. Assim, sua caixa de entrada permanece zerada e todo o resto está no painel designado, arquivado ou excluído.
O resultado? Uma caixa de entrada que é fácil de navegar e que permite triar e-mails novos com pouco esforço.
Como configurar isso no Gmail.
O guia passo a passo para zerar a caixa de entrada no Gmail
Etapa 1: Prepare seu novo layout de caixa de entrada
Para fazer todo esse processo funcionar, você precisará se livrar das guias Social e Promoções. (Dica profissional: se estiver preocupado com o recebimento massivo de notificações de redes sociais e e-mails promocionais em sua caixa de entrada todos os dias, aproveite essa oportunidade para configurar filtros para que suas notificações sociais sejam automaticamente arquivadas ou excluídas e cancele em massa as assinaturas dos e-mails promocionais que você não lê usando uma ferramenta como o Unroll.Me.)
Em "Configurações", acesse a guia "Caixa de entrada" e faça o seguinte:
- Mude o "Tipo de caixa de entrada" para "Padrão".
- Desmarque todas as guias (exceto "Principal").
- Selecione "Nenhum marcador".
- Selecione "Não substitui os filtros".
Clique em "Salvar alterações" e o Gmail será recarregado automaticamente.
Etapa 2: Compacte a densidade de exibição da sua caixa de entrada.
Clique no ícone de engrenagem e selecione "Alta" no menu suspenso.
Etapa 3: Ative várias caixas de entrada.
Clique no ícone de engrenagem e selecione "Configurações" no menu suspenso. Acesse a guia "Labs" e ative "Várias caixas de entrada". (Esses são "painéis" diferentes).
Role para a parte inferior e clique em "Salvar alterações".
Etapa 4: Ative as estrelas especiais certas.
Em "Configurações", acesse a guia "Geral" e role para baixo até encontrar a seção chamada "Estrelas". Adicione as estrelas que deseja usar para representar cada um dos seus painéis.
Como profissional de marketing de conteúdo, eu escolho:
- Ponto de exclamação amarelo: para "Precisa de ação/resposta"
- Ponto de exclamação vermelho: para itens "Precisa de ação/resposta" que são urgentes
- Ponto de interrogação lilás: para "Esperando resposta" (para que eu possa acompanhar, se necessário)
- Estrela verde: para "Para escrever"
- Estrela azul: para "Para editar"
- Dupla seta laranja: para "Delegar", significando os e-mails que deleguei para outra pessoa (para que eu possa acompanhar, se necessário)
Não é um profissional de marketing de conteúdo? Klinger usa os nomes de painel "Precisa de ação/resposta", "Esperando resposta", "Delegado" e "Programado" (para reuniões marcadas, voos, ingressos de evento, chamadas agendadas e tudo mais que precisa consultar rapidamente).
Role para a parte inferior e clique em "Salvar alterações".
Etapa 5: Configure filtros para colocar e-mails com suas estrelas especiais nos painéis certos.
Em "Configurações", acesse a guia "Várias caixas de entrada". Cada painel representa uma de suas várias caixas de entrada (até 5) e você pode nomeá-las e organizá-las da maneira que quiser.
Eu fiz assim:
Observe como usei "OR" para que estrelas diferentes pudessem ir para o mesmo painel: ponto de exclamação amarelo para itens de ação importantes e ponto de exclamação vermelho para itens de ação urgentes.
Aqui está uma lista de todas as possíveis consultas de pesquisa:
- has:yellow-star
- has:red-star
- has:orange-star
- has:green-star
- has:blue-star
- has:purple-star
- has:yellow-bang
- has:red-bang
- has:purple-question
- has:orange-guillemet
- has:green-check
- has:blue-info
Dica profissional: se você usa o aplicativo do Gmail para dispositivos móveis com frequência, Klinger sugere usar a estrela amarela padrão para itens de ação importantes, pois é a única estrela especial compatível com o aplicativo móvel.
Enquanto estiver na guia "Várias caixas de entrada", configure o tamanho máximo da página como desejar (eu uso 20 conversas por página) e posicione os painéis no lado direito da caixa de entrada.
Clique em "Salvar alterações" e você voltará à sua caixa de entrada.
Agora, vem a parte divertida.
O caminho para a caixa de entrada zero
Tudo que você fez até agora é se preparar para conseguir zerar a caixa de entrada. Agora, provavelmente você está olhando para as centenas, talvez milhares, de e-mails em sua caixa de entrada.
Não desanime.
Você vai chegar a zero, mas precisa cuidar disso agora mesmo. Na verdade, não é tão difícil. E, confie em mim, é gostoso. Aqui estão as instruções úteis de Klinger:
Passe pelas primeiras duas ou três páginas da sua caixa de entrada.
Faça uma dessas três coisas com cada e-mail:
- Marque-o com uma estrela especial e depois arquive-o. Isso enviará o e-mail ao painel apropriado, removendo-o da sua caixa de entrada geral.
- Arquive-o usando uma estrela especial. Isso manterá o e-mail salvo, mas longe da página principal.
- Exclua-o.
Uma das melhores coisas sobre estrelas especiais (em comparação com marcadores) é que você não precisa clicar em um e-mail ou seguir várias etapas para marcá-lo com uma estrela especial.
Em vez disso, é só clicar na estrela vazia à direita do nome do remetente e continuar clicando até passar por todas as suas estrelas especiais para chegar àquela que você deseja.
Vai levar alguns segundos, mas esse e-mail aparecerá depois no painel apropriado. Lembre-se de arquivar o e-mail assim que marcá-lo com uma estrela especial, para apagá-lo da sua caixa de entrada geral.
Assim que passar pelas primeiras páginas da sua caixa de entrada e achar que não tem mais nenhum e-mail importante, é hora para o que Klinger chama de "jogada ousada".
Arquive todo o resto.
Selecione todos os seus e-mails marcando a caixa de seleção no canto superior esquerdo. Confirme que você realmente marcou todos os milhares de e-mail, não apenas a página atual.
Agora, clique em "Arquivar".
PUFF.
