12 fórmulas do Excel e atalhos de teclado que todos devem conhecer

Você alguma vez já ficou estagnado em uma planilha do Excel sem nenhuma perspectiva de quando conseguiria terminar? Você está replicando colunas manualmente e escrevendo fórmulas matemáticas longas em um pedaço de papel, enquanto pensa: "Tem que haver uma maneira melhor de fazer isso".

Verdade seja dita, provavelmente há... você só não sabe disso ainda. O Microsoft Excel pode ser complicado assim. Por um lado, é uma ferramenta extremamente poderosa para relatórios e análise de dados de marketing. Por outro, sem o treinamento adequado, é fácil perceber que ele está trabalhando contra você. 

Para ajudá-lo a usar o Excel de forma mais eficaz (e poupar um tempo considerável), compilamos uma lista de funções essenciais, atalhos de teclado e outros pequenos truques que você deve saber.

12 fórmulas de Excel, atalhos de teclado e truques que pouparão muito o seu tempo

1) Selecionar rapidamente linhas, colunas ou a planilha inteira.

Pressionado pelo prazo? (E quem não está?)

Não tem problema. Você pode selecionar sua planilha inteira com apenas um clique. Basta clicar na guia no canto superior esquerdo da sua planilha para destacar tudo de uma só vez. 

Deseja selecionar tudo em uma determinada coluna da linha? Isso também é muito fácil. Use estes atalhos:

Mac

• Selecionar coluna = Command + Shift + seta para baixo/cima
• Selecionar linha = Command + Shift + seta para a direita/esquerda 

PC

• Selecionar coluna = Control + Shift + seta para baixo/cima
• Selecionar linha = Control + Shift + seta para a direita/esquerda

Esse atalho é super útil quando você está trabalhando com conjuntos de dados maiores, mas apenas precisa selecionar um pedaço específico dele.

2) Preencher automaticamente colunas ou linhas com dados.

Cansado de introduzir manualmente os dados que seguem um padrão em um monte de células? O recurso de preenchimento automático do Excel foi criado para minimizar o seu trabalho facilitando a repetição dos valores que você já inseriu. 

Para fazer isso, clique e mantenha pressionado o canto inferior direito de uma célula e arraste-a para baixo ou para o lado em células adjacentes. Quando você liberar, o Excel preencherá as células adjacentes com os dados da célula selecionada primeiro.

3) Abrir, fechar ou criar rapidamente uma pasta de trabalho.

Você precisa abrir, fechar ou criar uma pasta de trabalho rapidamente? 

Os atalhos de teclado a seguir permitirão que você complete qualquer uma das ações acima em menos de um minuto.

Para Mac:

• Abrir = Command + O
• Fechar = Command + W
• Criar novo = Command + N

Para PC:

• Abrir = Control + O
• Fechar = Control + F4
• Criar novo = Control + N

4) Personalizar as cores de suas guias.

Você tem milhares de planilhas diferentes em uma pasta de trabalho? Facilite a identificação colorindo as guias. Por exemplo, você pode rotular os relatórios de marketing do mês passado de vermelho e os deste mês, de laranja.

Basta clicar com o botão direito do mouse em uma guia e selecionar "Cor da Guia". Um pop-up aparecerá e permitirá que você escolha uma cor de um tema existente ou personalize um que atenda as suas necessidades. 

5) Formatar números em moeda. 

Você tem dados brutos que quer transformar em moeda? Para números de salário, orçamento de marketing ou vendas de ingressos para um evento, a solução é simples.

Basta destacar as células que deseja formatar e selecionar Control + Shift + $.

Os números automaticamente serão traduzidos em valores em dólares com cifrões, vírgulas e pontos decimais. 

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6) Adicionar um comentário a uma célula.

Deseja fazer uma anotação ou adicionar um comentário a uma célula específica dentro de uma planilha? Clique com o botão direito na célula que você deseja comentar e, em seguida, clique em Inserir Comentário. Escreva seu comentário na caixa de texto e clique fora da caixa de comentário para salvá-lo. 

As células que contêm comentários exibem um pequeno triângulo vermelho no canto. Para exibir o comentário, passe o mouse sobre ele. 

7) Inserir a data e a hora atuais em uma célula. 

Se você estiver publicando posts nas mídias sociais ou controlando as tarefas de sua lista de pendências, poderá adicionar um carimbo de data e hora para sua planilha. Para fazer isso, comece selecionando a célula à qual deseja inserir a hora, a data ou hora e data. 

Em seguida, dependendo do que você deseja inserir, faça o seguinte:

• Inserir data atual = Control + ; (ponto e vírgula)
• Inserir hora atual = Control + Shift + ; (ponto e vírgula)
• Inserir data e hora atuais = Control + ; (ponto e vírgula), ESPAÇO e, em seguida, Control + Shift + ; (ponto e vírgula).

8) Copiar e duplicar a formatação.

Se você já passou algum tempo formatando uma planilha para ficar do seu jeito, sabe que não é necessariamente a atividade mais prazerosa. Na verdade, é bem tediosa. 

Por esse motivo, é provável que você não queira ter que repetir o processo da próxima vez. E, de fato, não precisa. Graças ao Pincel de Formatação do Excel, você pode facilmente copiar a formatação de uma área de uma planilha para outra. 

Basta selecionar o que gostaria de replicar e, em seguida, selecionar a opção Pincel de Formatação (ícone de pincel) do painel, da seguinte maneira:

O ponteiro exibirá um pincel, solicitando que os usuários selecionem a célula, texto ou planilha inteira que receberá essa formatação. 

9) Extrair caracteres específicos de uma célula.

Digamos que você tenha o código que deseja dividir em segmentos diferentes. Em vez de ter que redigitar manualmente cada parte do código em sua respectiva coluna, os usuários podem utilizar uma série de funções de cadeia de caracteres para desconstruir a sequência conforme o necessário.

ESQUERDA:

• Finalidade: Usado para extrair os primeiros X números ou caracteres em uma célula.
• Sintaxe: =ESQUERDA(text, number_of_characters)
• Parâmetros:
  • Text. A cadeia de caracteres da qual você deseja extrair.
  • Number_of_characters. O número de caracteres que você deseja extrair a partir do caractere mais à esquerda. 

Para a finalidade desse exemplo, inserimos =ESQUERDA(A2,4) na célula B2 e copiamos para a B3:B6. Isso nos permitiu extrair os 4 primeiros caracteres do código.

EXT.TEXTO:

• Finalidade: Usado para extrair caracteres ou números no meio com base na posição.
• Sintaxe: =EXT.TEXTO(text, start_position, number_of_characters)
• Parâmetros:
  • Text. A cadeia de caracteres da qual você deseja extrair.
  • Start_position. A posição na cadeia de caracteres da qual você deseja começar a extrair. Por exemplo, a primeira posição na cadeia de caracteres é 1.
  • Number_of_characters. O número de caracteres que você deseja extrair.

Para a finalidade desse exemplo, inserimos =EXT.TEXTO(A2,5,2) na célula B2 e copiamos para a B3:B6. Isso nos permitiu extrair os dois números a partir da quinta posição do código.

DIREITA:

• Finalidade: Usado para extrair os últimos X números ou caracteres em uma célula. 
• Sintaxe: =DIREITA(text, number_of_characters)
• Parâmetros:
  • Text. A cadeia de caracteres da qual você deseja extrair.
  • Number_of_characters. O número de caracteres que você quer extrair a partir do caractere mais à direita.

Para a finalidade desse exemplo, inserimos =DIREITA(A2,2) na célula B2 e copiamos para a B3:B6. Isso nos permitiu extrair os 2 últimos números do código.

10) Identificar valores duplicados.

Em muitos casos, valores duplicados podem ser problemáticos se não forem corrigidos, por exemplo, conteúdo duplicado quando se lida com SEO. No entanto, em outros casos, você simplesmente precisa estar ciente deles.

Seja qual for a situação, é fácil identificar se há valores duplicados dentro de sua planilha em apenas algumas etapas rápidas. Para fazer isso, clique na opção Formatação Condicional e selecione Regras de Realce de Células > Duplicar Valores...

Usando o pop-up, crie a regra de formatação desejada para especificar que tipo de conteúdo duplicado deseja trazer para a frente.

Para a finalidade desse exemplo, queremos identificar se há salários duplicados dentro do intervalo selecionado formatando as células duplicadas em amarelo. 

11) Adicionar a soma das células que atendem a determinados critérios.

Digamos que você queira determinar o lucro gerado em uma lista de leads que estão associados a códigos de área específicos ou calcular a soma do grupo de salários dos funcionários que estão acima de um determinado montante. Soa um tarefa um pouco demorada, não é?

Com a função SOMASE, não precisa ser.

SOMASES:

• Finalidade: Usado para adicionar células que atendem a determinados critérios. 
• Sintaxe: =SOMASE(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)
• Parâmetros: 
  • Sum_range.  O intervalo de células que você somará.  
  • Criteria_range1. O intervalo que está sendo testado usando Criteria1.
  • Criteria1. Os critérios que determinam quais células em Criteria_range1 serão somadas.

Para ver a função em ação, veja este exemplo:

Em um esforço para calcular a soma dos salários que eram superiores a US$70.000, usamos a função SOMASE para somar os valores em dólares que excederam esse número nas células de C3 a C12. Para conseguir isso, inserimos=SOMASE(C3:C12,">70,000") na Barra de Fórmulas. 

12) Limpar espaçamento irregular. 

Algum colega já enviou uma planilha com o espaçamento todo irregular? Esses espaços a mais podem dificultar a busca de dados além de afetar os resultados quando você tentar adicionar colunas de números.

Em vez de remover cuidadosamente e adicionar espaços conforme o necessário, você pode limpar o espaçamento desnecessário usando a função ARRUMAR. 

ARRUMAR:

• Finalidade: Usado para remover espaços extras de dados (exceto para espaços simples entre palavras).
• Sintaxe: =ARRUMAR("Text")
• Parâmetros: 
  • Text. O texto do qual você deseja remover espaços.

Aqui está um exemplo de como usamos a função ARRUMAR para remover espaços extras após um nome na nossa lista:

Para fazer isso, inserimos =ARRUMAR("Steve Peterson") na Barra de Fórmulas. 

Quais são suas dicas e seus truques preferidos do Excel para poupar tempo? Dá uma olhada no nosso e-book gratuito para ver se não esquecemos de nada!