Guia de transição da metodologia em cascata para Agile na sua agência

Você já deve ter ouvido as histórias de sucesso e os benefícios de se tornar uma agência mais Agile. Mas ouvir as histórias e efetivamente colocar os processos Agile em prática na sua agência são duas coisas totalmente diferentes.

Uma das etapas mais difíceis da adoção de um Web design Agile é a primeira: a transição do uso de um processo tradicional de cascata para o Agile. Ela requer uma grande mudança em sua agência, não apenas em seu processo de serviço, mas também em vendas, nas estruturas de equipe e até mesmo na cultura.

Então, o que é necessário para fazer a transição da sua agência? Aqui está um manual passo a passo que ajudará a transformar a maneira como sua agência trabalha:

Etapa 1: Desenvolva seu processo e oferta de serviços

Assim como uma casa precisa de um projeto, o Web design Agile precisa de um processo para ser executado. A primeira etapa na transição da sua agência para o uso do Web design Agile é criar um plano e uma base sólida de educação.

Conheça o processo Agile

A maioria das agências entende os elementos da metodologia Agile de forma geral, mas tem pouca noção das etapas detalhadas para executá-la. Veja a seguir alguns recursos que considero úteis para aprender mais sobre o assunto. Comece com estes guias:

• Scrum de Jeff Sutherland [livro]
• Sprint de Jake Knapp [livro e projetos]
• Série de treinamento sobre Scrum (Scrum Training Series) [curso on-line]
• Palestra da OpenView: Scrum e Agile [entrevista de vídeo]
• Google I/O: o design sprint (Google I/O The Design Sprint) [fala de abertura]
• Gerenciamento de produtos lean do Google Ventures (Google Ventures Lean Product Management) [fala de abertura]

Há também muitos workshops e treinamentos presenciais sobre métodos Agile e Scrum. Pesquise em Meetup.com para encontrar um evento na sua região. Ou, caso disponha de orçamento, contrate um consultor de Agile/Scrum para ir à sua agência, treinar sua equipe e ajudar na transição da agência.

Comece a planejar! 

Agende uma reunião de brainstorming de três ou quatro horas de duração para sua equipe. Todos devem se envolver no brainstorming do processo Agile. As decisões finais serão tomadas pelo proprietário da agência.

• Elabore um mapa da experiência da jornada dos seus prospects até se tornarem clientes.
• Identifique os maiores desafios e obstáculos encontrados por seus clientes e sua agência.
• Faça um brainstorming de como resolver esses desafios e obstáculos com processos Agile.
• Deixe sua equipe conduzir a discussão e atue como facilitador.

Durante essa reunião, você deve perguntar:

• Quanto e quando você envolverá o cliente no processo de reformulação do site?
• Quantas revisões o cliente terá? Como é o processo de aprovação?
• Como você vai reunir conteúdo dos clientes?
• Qual será a cadência das reuniões de atualização com o cliente?
• Como você lidará com renovações para manter o cliente e oportunidades de upsell?
• Como você alinhará e posicionará seus serviços em torno dos processos Agile?

Aqui, o objetivo é redefinir seus processos em torno dessa abordagem Agile, que tem implicações para a maneira como você divulga e vende sua agência e atende seus clientes, bem como para o tipo de relacionamento que você trabalha para manter.  

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Finalize a versão 1 do seu processo

Agora que você e a equipe debateram sobre como vocês vão estruturar seus serviços e concluir os projetos do cliente, é hora de sentar com sua equipe de liderança e finalizar um rascunho do seu processo. Agende uma reunião com a liderança para rever os processos e discutir riscos ou questões desconhecidas que vocês identificaram. Você deve estar preparado para discutir como esse é um processo em evolução que levará tempo para ser aperfeiçoado. Por fim, você precisará da adesão do diretor de cada departamento (novos negócios, atendimento ao cliente etc.), pois essa nova abordagem terá impacto nos processos de cada equipe. 

Assim que tiver a adesão do nível de liderança, você deverá começar a desenvolver um novo processo de onboarding, modelos e listas de verificação de projetos, fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos e guias para entregar o trabalho de forma compatível com sua abordagem Agile. Isso ajudará quando você apresentar as alterações à equipe, pois elas poderão visualizar como seus fluxos de trabalho diários serão afetados. 

Consiga a adesão da equipe à metodologia Agile

O ideal é que toda a agência (não apenas designers e desenvolvedores) tenha conhecimento dos processos Agile e dos principais conceitos. Crie um curso de treinamento com materiais de leitura obrigatória, projetos e explicações detalhadas de como a metodologia Agile será usada em sua agência. Isso deverá fazer parte de seu treinamento para novos contratados ou do onboarding de novos funcionários. Exija que todos os gerentes participem do treinamento imediatamente e defina um prazo para que todos na agência concluam o treinamento.

Todos precisam ter total compreensão das ideias e entender por que sua agência adotou processos Agile. Essas pessoas são representantes da sua empresa e precisam ser capazes de discutir essas ideias durante suas interações com clientes e prospects.

Você também precisa definir expectativas sobre a transição e o que as pessoas podem esperar. Mudanças em qualquer empresa são assustadoras, e muitos serão céticos quanto a novas formas de fazer as coisas. Aborde os riscos antecipadamente. Você poderia dizer algo como: "Há uma curva de aprendizado pela qual precisamos passar. Essa curva de aprendizado pode durar de três a seis meses e, enquanto estivermos nessa curva de aprendizado, poderemos esperar o seguinte: 1) Sentiremos que estamos sendo menos eficientes e as coisas estão demorando mais. 2) Haverá etapas do processo cuja execução não estará totalmente clara para nós. 3) Precisamos pensar nas coisas sob uma nova perspectiva, e isso pode causar alguns conflitos de pontos de vista e frustrações. Isso é saudável e não é nada pessoal. 4) É um pouco assustador tentar coisas novas; por isso, não tenha medo de falhar. Falhe, aprenda e melhore sabendo que o seu lugar na equipe está seguro". 

Mantenha todos com foco no objetivo de longo prazo de ser um parceiro mais eficiente e eficaz para seus clientes. 

Desenvolva sua oferta de serviços

Depois de ter adotado os processos e as práticas Agile em sua agência, convém adaptar seus serviços para refletir essa nova abordagem para a criação de trabalho. Uma área onde há uma identificação natural é o design e o desenvolvimento tradicionais de sites. 

Nós desenvolvemos o design baseado em crescimento tendo em mente os processos Agile. Trata-se de um modelo baseado em retenção no qual a agência faz melhorias contínuas no site do cliente como resultado de testes com usuários e otimização contínuos. Esse modelo reduz o risco de lançar um site com desempenho insatisfatório e acelera o lançamento, causas comuns de frustração entre os clientes. 

Etapa 2: Reformule a estrutura da sua equipe

Tão importante quanto desenvolver seu processo de Web design Agile é investir tempo e energia na renovação de suas equipes, incentivos e programas de treinamento. O objetivo é alinhar seu pessoal ao seu processo para que ambos trabalhem perfeitamente juntos.

Muitas agências são estruturadas em departamentos verticalmente isolados, como marketing, design, desenvolvimento etc. Ter equipes não integradas gera atrasos, falta de comunicação e critérios de avaliação de desempenho desalinhados. 

Quebre as paredes invisíveis dos departamentos e, em vez disso, coloque pessoas com diferentes conjuntos de habilidades e capacidades em pods. Reuniões de equipe, cronogramas, tarefas etc., tudo deve ser feito como um pod. 

Todos os pods são e devem ser diferentes, dependendo da oferta de serviço, do tipo de projeto e do tamanho de sua agência. Veja um exemplo de estrutura de grupo para uma agência que trabalha com pequenas empresas e faz muito redesign de sites: 

• Gerente de projeto/produto
• Designer de experiência do usuário (com habilidades de marketing)
• Desenvolvedor de front-end
• Criador de conteúdo (texto, vídeo, fotos)
• O cliente

Para fazer a estrutura de grupo funcionar, você deverá:

• Tratar o cliente como um membro da equipe: quando estruturar seus pods, tenha uma mesa à disposição de seu cliente quando visitar o escritório. Ele deve ser tratado exatamente como o resto da equipe e interagir como um membro da equipe durante todo o processo.
• Prefira pods pequenos: para não ter cozinheiros demais na cozinha, os pods devem ser pequenos. Procure ter no máximo sete pessoas em um pod, incluindo o cliente. Mais do que isso, você começará a perder produtividade.
• Promova um ambiente de equipe: na metodologia Agile, queremos incentivar o trabalho em equipe e a colaboração. Queremos que os membros da equipe participem de qualquer tarefa e ajudem os membros da equipe com dificuldades a manter o ritmo.

Para que a estrutura do pod funcione, você precisará ajustar o modo de mensurar o desempenho, avaliando as métricas que se concentram na colaboração. Os bônus devem ser atrelados ao desempenho da equipe e devem ser concedidos prêmios aos indivíduos que ajudaram a promover a colaboração. Uma estrutura organizacional plana funciona melhor para esse modelo. Foco na habilidade da pessoa em vez do cargo. 

Etapa 3: Obtenha as ferramentas certas

Uma de suas principais prioridades é ajudar a reduzir o atrito e remover as barreiras que estão no caminho de sua equipe, para que elas possam ter um desempenho no mais alto nível. Para fazer isso, você deverá desenvolver uma estrutura de suporte operacional que melhor se adapte à sua equipe, seus clientes e ao trabalho que precisa ser feito.

Investir em tecnologia é uma das melhores formas de aumentar a eficiência e a colaboração da sua equipe. Identifique áreas no processo e na experiência do cliente que causem atrasos, problemas com os clientes, reduzam a colaboração ou a comunicação ou prejudiquem a capacidade de sua equipe entregar projetos dentro do prazo e do orçamento.

Depois de identificar essas áreas, pense em como você pode usar a tecnologia para resolver esses desafios.  

Etapa 4: Comece com um experimento "sem riscos"

A transição para o Web design Agile é uma grande mudança para sua agência. Você pode estar empolgado para começar logo a trabalhar com o cliente; no entanto, para garantir uma transição suave, será importante testar novas abordagens em um ambiente de baixa pressão. Você deve:

• Começar pequeno: em vez de fazer todos na agência aderirem à metodologia Agile de um dia para o outro, comece montando um único “pod experimental” de membros da equipe que possam ajudar a desbravar o processo. Escolha pessoas que trabalhem bem em funções indefinidas e que gostem de experimentar coisas novas (mesmo que isso signifique falhar). Defina as expectativas de que esse é um experimento e dê-lhes poder para assumir a liderança, questionando os processos e aprimorando-os.
• Implementar em um ambiente de baixa pressão: quando tiver o pod experimental montado, determine um projeto para testar sua nova abordagem. Você poderia tratar sua agência como seu melhor cliente de Web design Agile e reformular o site da sua agência. O CEO ou outro membro da liderança atuaria como o cliente. Também é possível criar um site para uma organização local sem fins lucrativos ou uma cujos valores estejam alinhados com os da sua agência. 
• Basear o sucesso no número de lições aprendidas: avalie o sucesso com base no número de lições aprendidas durante a implementação do experimento. Esses aprendizados podem ser aplicados para melhorar seu processo e determinar onde sua equipe precisa de mais treinamento e foco.

Etapa 5: Reformule as conversas de vendas

A transição para o Web design Agile não é apenas uma mudança na entrega do serviço. A metodologia Agile deve mudar a maneira como você trabalha com os clientes e como pensa em novos projetos. Portanto, suas conversas de vendas também precisam mudar. Qualquer pessoa envolvida no novo processo de negócios precisa definir e enfatizar as expectativas corretas e obter a adesão do cliente durante o processo de vendas, não depois de assinar o contrato. Aqui estão algumas expectativas que você precisa definir durante o processo de vendas:

• Seu site não é um projeto que você "configura e esquece". Também não precisa ser perfeito quando o lançarmos; não existe perfeição. O que podemos fazer é lançar um ótimo site que seja melhor do que o que você tem hoje. Quando ele estiver no ar, poderemos identificar oportunidades e melhorá-lo com o tempo.
• No nosso processo, nossa equipe concentra-se em seu site nos chamados sprints. Esses sprints serão agendados com antecedência, e você precisará reservar e priorizar o tempo em sua programação para trabalhar conosco durante o sprint.
• Nosso foco são os resultados, não os entregáveis. Não podemos dizer no que estaremos trabalhando no terceiro ou no quinto mês. Isso vai depender dos resultados que estivermos vendo no site, do feedback dos usuários e das oportunidades de melhoria.

Etapa 6: Melhore seus processos continuamente

Com base nos desafios enfrentados, nas preocupações do cliente e em novas informações, você deverá atualizar seus processos continuamente. Para garantir que essas atualizações sejam feitas, atribua proprietários do processo. Esses indivíduos são diretamente responsáveis pela avaliação e atualização dos documentos do processo com base em novas informações. Além disso, você deve realizar reuniões semanais de reflexão. Durante cada reunião, discuta:

• Como foram as coisas esta semana?
• Que etapas do processo cada pod implementou?
• O que correu realmente bem? Quais fatores contribuíram para que essas ações corressem bem?
• Que desafios ou obstáculos a equipe encontrou? Como isso afetou o impulso, o progresso e a experiência do cliente?
• Como poderíamos ter deixado a experiência ainda mais excepcional para o cliente?

Depois que todos puderam expressar (ou enviar por meio de um formulário) seu feedback, faça um brainstorming sobre aprimoramentos no processo para resolver os desafios e melhorar as experiências de futuros clientes. Cada proprietário do processo deve reservar um tempo em seu calendário após essa reunião semanal para atualizar modelos e processar documentos com base na discussão.

Etapa 7: Divulgue e venda a metodologia Agile

Vender serviços orientados pela metodologia Agile, como o design baseado em crescimento, é um verdadeiro diferencial. Assim que você tiver transformado sua agência, terá a oportunidade de aproveitar isso em seu marketing e vendas. Reformule seu site para refletir essa mudança na abordagem e nos novos serviços. Entre em contato com clientes anteriores cujos sites você redesenhou para ver se eles estão prontos para um redesign. Crie materiais de capacitação de vendas e marketing que descrevam seus principais diferenciais e argumentos de vendas. Apresente o design baseado em crescimento aos seus clientes atuais por meio de uma série de e-mails educacionais. 

Não há uma maneira certa ou errada de fazer a transição para um processo de Web design Agile. Cada agência usará uma abordagem de transição diferente com base em seu tamanho, estruturas de equipe, cultura, clientes e serviços oferecidos. O que conta são seus objetivos finais, que são melhores resultados de marketing para seus clientes e uma agência mais produtiva e estável.