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Em apenas três anos, a UniFECAF saltou de zero para 60 mil alunos na modalidade EAD, conquistando seu espaço em um mercado altamente competitivo.
Mas esse crescimento trouxe desafios operacionais.
Com uma operação fragmentada em múltiplas ferramentas desconectadas, a instituição não tinha plena visibilidade sobre o retorno de mais de R$ 2 milhões investidos anualmente em marketing, e o tempo de resposta aos leads estava acima do esperado.
Foi nesse contexto que a UniFECAF tomou uma decisão estratégica: migrar toda sua operação para a HubSpot, unificando Marketing, Vendas e Atendimento em uma única plataforma.
Em apenas 5 meses, a empresa fez a migração completa e unificou toda a operação.
A seguir, confira mais detalhes da transformação da UniFECAF. Veja também o webinar com a apresentação do case em vídeo:
Desafios: operação fragmentada limitava o crescimento
Falta de visão unificada entre Marketing e Vendas
A instituição operava com o RD Station Marketing e RD Station CRM, mas as ferramentas não conversavam adequadamente entre si.
Era bem complicado identificar resultados de campanhas com nossas ferramentas anteriores. O time fazia muito trabalho manual. Vimos que estávamos com muitas operações manuais e nossas equipes tinham que operar em muitas ferramentas.
A informação de oportunidades criadas no CRM não retornava para o Marketing, impossibilitando a criação de jornadas automatizadas e a mensuração precisa do ROI de campanhas.
Complexidade operacional com múltiplas ferramentas
O tech stack da UniFECAF era fragmentado e também incluía:
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Sistema acadêmico Mentor Web (legado)
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OctaDesk para atendimento WhatsApp
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Google Data Studio
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Múltiplas planilhas para gestão
O Google Data Studio era usado para tentar consolidar relatórios de múltiplas fontes, mas a falta de integração real entre as ferramentas tornava qualquer análise um exercício manual e demorado, com dados frequentemente desatualizados ou inconsistentes.
Atribuição de ROI imprecisa
Com investimentos anuais superiores a R$ 2 milhões em aquisição, a UniFECAF não conseguia identificar quais campanhas geravam leads que efetivamente se convertiam em matrículas.
O fato de não conseguir identificar quais as campanhas que estavam gerando leads e convertendo em vendas era uma dor muito grande. Acabávamos jogando muito dinheiro fora por conta disso.
Crescimento insustentável da equipe de suporte
Outro problema crítico era a necessidade de contratar uma pessoa de suporte para cada 500 alunos. Com 60 mil alunos, a instituição já contava com 60 pessoas no atendimento e projetava necessitar de 70 em breve.
O time de atendimento tinha que ficar fazendo follow up com os alunos, com muito pouca camada de automação. Profissionais de atendimento também tinham que abrir várias ferramentas, como o sistema acadêmico e ferramenta de pagamento para ver se o aluno pagou.
Dificuldades com a integração via WhatsApp
A situação se agravou quando a UniFECAF tentou implementar o WhatsApp através da ferramenta de CRM e Marketing anterior.
"Tentamos usar com a promessa de que ia ser tudo integrado. Quando a gente começou a usar, criava oportunidade duplicada, triplicada para o comercial. Foi um caos", relembra Tayro sobre a experiência frustrante.
Solução: unificação completa com a HubSpot em menos de 5 meses
A UniFECAF decidiu migrar para a HubSpot após avaliar outras opções.
A escolha se deu pela simplicidade e integração nativa entre os hubs.
A implementação aconteceu em apenas 5 meses, com toda a equipe de 22 vendedores, 10 pessoas de CS e 60 de suporte já operando na plataforma.
O projeto foi feito com apoio da Mind Edu, parceiro de implementação do ecossistema HubSpot.
Automação inteligente de vendas
Uma das implementações mais impactantes foi a criação de regras automáticas para leads parados no pipeline.
Uma mudança que a gente fez que alavancou bastante a taxa de conversão foi a de automatizar o contato com leads parados em etapa de negociação há mais de sete dias e sem um follow up do consultor.
Dashboards e KPIs em tempo real
Com a HubSpot, a equipe passou a ter visibilidade completa sobre:
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Número de leads por consultor
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Tempo de atendimento
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Taxa de conversão por pessoa
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Atribuição multicanal de campanhas
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ROI real por canal de aquisição
É praticamente tudo drag and drop na HubSpot. Ali você consegue montar relatórios do jeito que você quiser. Por origem, atribuição, canal e landing page de origem, etc.
Pipelines personalizados
A UniFECAF estruturou pipelines personalizados para cada produto (Presencial, EAD e outros segmentos), permitindo acompanhamento granular de conversões por modalidade.
A instituição também implementou workflows automatizados de qualificação que direcionam leads para SDRs antes de chegarem aos vendedores, e integrou o NPS diretamente na plataforma.
Implementação de Lead Scoring
A instituição implementou Lead Scoring para que o time focasse em oportunidades com maior probabilidade de conversão, otimizando o tempo dos vendedores.
Resultado: mais leads, maior conversão e satisfação do time
Métricas de impacto direto:
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2x mais leads qualificados sem aumento de orçamento
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25% de aumento médio na taxa de conversão (alguns pipelines chegaram a 20 pontos percentuais de aumento)
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12x mais rapidez no tempo de resposta aos leads
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Redução do tempo de atendimento de 3-4 horas para minutos
Aumentamos muito a conversão e conseguimos gerar muitas matrículas, aproveitando melhor uma base de contatos parada. Conseguimos ter melhor visibilidade das leads que entram e melhor acompanhamento do desempenho do time. Finalmente conseguimos visualizar o volume de leads e acompanhar os negócios em tempo real.
Além dos números impressionantes, a UniFECAF conquistou ganhos operacionais fundamentais:
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eliminou completamente o trabalho em múltiplas telas simultâneas
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estabeleceu SLAs claros entre marketing e vendas
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padronizou processos nacionalmente em todos os polos.
Visibilidade e tomada de decisão
Com a unificação dos dados, a instituição finalmente consegue identificar quais dos seus R$ 2 milhões em investimento de marketing geram retorno real, permitindo otimização contínua das campanhas e melhor alocação de recursos.
A UniFECAF continua expandindo o uso da plataforma, com planos de integrar completamente seu sistema de matrículas e implementar IA para atendimento automatizado, consolidando sua posição como uma das instituições de ensino que mais cresce no Brasil.
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