Fundada em 2016 em Salvador, a Caffeine Army é uma empresa brasileira especializada em suplementos inteligentes. Com mais de 7 anos de história, está presente em todo o território nacional, além de estar em processo de internacionalização há 2 anos.
A empresa nasceu de um blog de conteúdo sobre lifestyle saudável e evoluiu para se tornar líder em diferentes subcategorias de suplementos, com produtos como Supercoffee (energia e foco), Morning Shot (imunidade) e Koala (sono).
Com crescimento superior a 50% em 2023 e mais de 60% em 2024, a Caffeine Army enfrentava o desafio de estruturar suas operações comerciais para sustentar essa expansão.
A empresa precisava evoluir de processos manuais baseados em planilhas para uma gestão automatizada e orientada por dados.
A seguir, confira mais detalhes da transformação da Caffeine Army. Veja também o case em vídeo:
Desafios: operação comercial fragmentada e falta de visibilidade de dados
Processos manuais e métricas não confiáveis
A Caffeine Army operava com processos completamente manuais, onde os vendedores realizavam negociações via WhatsApp sem registros adequados.
O vendedor fazia todo o processo de negociação fora do CRM e não tínhamos visibilidade real do pipeline.
Falta de integração entre sistemas
A empresa não possuía uma visão unificada do cliente, com dados dispersos entre diferentes ferramentas e planilhas, impossibilitando análises precisas do ciclo de vendas e performance comercial.
Ausência de segmentação e priorização de clientes
Sem critérios claros para classificar e priorizar clientes, o time de vendas não conseguia focar nas melhores oportunidades, resultando em perda de eficiência e receita potencial.
Solução: integração gradual de dados e automações
A Caffeine Army escolheu a HubSpot por três fatores cruciais: facilidade de uso, robustez e flexibilidade.
Com o apoio da consultoria Inside, parceiro de implementação HubSpot, adotou a HubSpot como CRM inteligente, com o Sales Hub como espinha dorsal da operação de Vendas.
A melhoria dos processos aconteceu em etapas:
Transformação do CRM em central de operações unificada
Foram desenvolvidas mais de 300 automações de trabalho dentro da HubSpot, incluindo:
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Roteamento inteligente de leads e contatos para Vendas
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Priorização de contatos com base em critérios de negócio
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Dados integrados do CRM com o ERP
O time de vendas, estruturado com coordenadores e SDRs dedicados, passou a operar com dados de contatos, empresas e negócios totalmente integrados.
Uma das implementações mais inovadoras foi a integração do CRM HubSpot com o ERP da empresa.
Recebemos todos os pedidos com integração automática da HubSpot com o nosso ERP. Isso reduz erro e retrabalho. Não tenho só as informações de contato e reuniões. Tenho também as vendas e todos os pedidos dos clientes dentro da HubSpot.
Reestruturação completa do pipeline de vendas
A Caffeine Army redesenhou completamente seu pipeline comercial, com etapas bem definidas e automações para Vendas e Pré-Vendas.
Foi criado um pipeline dedicado para novos leads, com processo estruturado de qualificação por SDRs, permitindo visibilidade completa do funil de prospecção.
Ainda, com o Breeze, módulo de IA embutido na plataforma, o time passou a ver resumos automáticos de reuniões, negócios e histórico de contato com cada prospect.
Implementação do modelo RFM para segmentação inteligente
Também foi implementado um modelo RFM (Recência, Frequência, Valor Monetário) para classificar e priorizar clientes. Essa segmentação permite identificar desde clientes "campeões" até aqueles "em risco", direcionando melhor os esforços comerciais.
Automação de processos e alertas inteligentes
A empresa desenvolveu automações sofisticadas, incluindo:
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Abertura automática de negócios via integração com WhatsApp (com a ferramenta Treble.ai)
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Alertas diários de potencialidade de compra
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Distribuição automática de oportunidades por vendedor
Um componente crucial dessa automação foi a integração com a ferramenta Treble, que conecta o WhatsApp diretamente à HubSpot.
Todos os contatos gerados pelo WhatsApp criam negócios já dentro do nosso pipeline de retenção. Além disso, consigo saber exatamente quantos clientes eu tenho hoje no meu funil, quantos deles são novos clientes, a divisão por Estado e onde eu tenho o maior potencial de captura.
Resultado em menos de 6 meses
Métricas confiáveis e visibilidade total
Antes da implementação, a empresa não tinha clareza do ciclo de vendas. Hoje, com dashboards confiáveis com dados de todos os negócios e contatos, tem mais clareza sobre ciclos de vendas e gargalos para melhoria.
Coordenadores de vendas e SDRs hoje trabalham de forma integrada no pipeline de prospecção, cada um com visibilidade clara de suas métricas e responsabilidades dentro da plataforma.
Aumento exponencial no engajamento do time
O número de tarefas criadas pelo time comercial cresceu drasticamente após a implementação, demonstrando adoção efetiva da ferramenta e melhoria nos processos de follow-up.
A HubSpot tem uma interface muito intuitiva que ajudou os nossos vendedores a abraçarem a ferramenta. Também consigo direcionar e cobrar o time com foco em aspectos muito específicos, coisas que sem a Hubspot a gente não conseguiria.
Integração completa de operações
Todos os dados do cliente, desde o primeiro contato até histórico completo de pedidos, estão centralizados em um único lugar, eliminando a fragmentação anterior.
A transformação da Caffeine Army demonstra o poder da combinação entre uma plataforma robusta como a HubSpot e uma máquina de vendas orientada por dados.
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