O desafio: operação sem padronização e baixa adesão do CRM
Antes da HubSpot, o IPOG operava com um CRM desenvolvido internamente. Com o crescimento da instituição e o aumento no volume de oportunidades de matrícula, a solução caseira passou a representar um gargalo: faltavam recursos para automação, visibilidade de dados em tempo real e a flexibilidade necessária para escalar a operação comercial.
A decisão de migrar para a HubSpot foi o primeiro passo para modernizar a gestão. Mas a simples adoção da plataforma não resolveu os problemas de fundo.
Atualmente, a equipe do IPOG utiliza a solução completa da HubSpot, incluindo o Sales Hub, Marketing Hub, Content Hub, Data Hub, e Service Hub.
Neste artigos, vamos nos aprofundar nas melhorias adotadas pelas equipes de vendas do IPOG no Sales Hub, um projeto implementado pela Nexforce, parceira de implementação HubSpot.
Adoção heterogênea comprometia resultados
Após o go-live, a plataforma estava disponível para toda a equipe comercial, mas cada consultor a utilizava de forma diferente. A falta de padronização reduzia o potencial das automações, comprometia a qualidade dos dados registrados e dificultava a gestão operacional.
A liderança precisava aumentar a produtividade da equipe sem ampliar a estrutura, reduzir o tempo de atendimento aos leads e melhorar os indicadores de conversão. Havia uma meta estratégica clara: atingir 6% de taxa de conversão.
Falta de indicadores dificultava a gestão
Sem dashboards estruturados e SLAs definidos, a liderança comercial não tinha visibilidade sobre onde os leads estavam sendo perdidos, quanto tempo cada etapa do funil levava ou quais consultores precisavam de suporte. As decisões eram tomadas com pouca base de dados.
Solução: HubSpot como motor da operação comercial
Para minimizar riscos e validar um novo modelo operacional, o IPOG estruturou um projeto piloto com uma equipe selecionada, a "equipe Acelera B", que funcionou como laboratório da iniciativa.
A ideia era demonstrar, em ambiente real, que o uso estruturado da HubSpot, combinado com revisão de processos e acompanhamento próximo da liderança, geraria ganhos expressivos antes de ser expandido para toda a operação.
Arquitetura do funil e automações revisadas do zero
Durante o piloto, a arquitetura do funil comercial foi completamente revisada. As tarefas automáticas e os fluxos de trabalho foram reestruturados, e SLAs foram definidos para cada etapa da jornada do lead — do primeiro contato à matrícula.
Cadências comerciais foram padronizadas, garantindo que todos os consultores seguissem o mesmo processo independentemente da unidade ou do canal.
Foram criados dashboards executivos com indicadores de conversão, velocidade e produtividade que passaram a orientar as reuniões de gestão diárias.
Integração com WhatsApp para ampliar a capacidade de contato
O projeto também incluiu o planejamento da integração com WhatsApp via Zenvia, com o objetivo de ampliar os canais de contato com leads e aumentar a taxa de conexão — um dos indicadores críticos da operação.
Metodologia 50/10 e gestão orientada por dados
Além das configurações técnicas, o projeto introduziu uma metodologia de produtividade — ciclos de 50 minutos de foco com 10 minutos de pausa — que, combinada ao acompanhamento diário via HubSpot, aumentou o ritmo e a qualidade do trabalho dos consultores. Playbooks foram desenvolvidos tanto para gestores quanto para consultores.
A HubSpot deixou de ser apenas um sistema de registro para se tornar o centro da rotina operacional da equipe comercial.
Resultado: velocidade, conversão e uma nova cultura de gestão
O piloto produziu resultados expressivos em apenas dois meses de operação, confirmando que processos padronizados, gestão próxima e uso disciplinado da HubSpot aceleram a jornada do lead de forma significativa.
Ganhos de velocidade na jornada comercial:
-63% no tempo para realização do primeiro contato
- 54% no tempo até a conexão com o lead
-60% no tempo de conexão até a fase de negociação
-73% no tempo entre negociação e fechamento
-72% no tempo entre fechamento e ganho do negócio
Evolução das taxas de conversão:
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Taxa de conexão subiu de 47% para 61%
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Taxa de negociação: de 30% para 42%
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5.132 oportunidades trabalhadas durante o período do piloto
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Taxa de conversão geral: 4,4%
Com os resultados validados, o modelo do piloto tornou-se a base para a expansão das boas práticas para as demais equipes comerciais do IPOG.
Os próximos passos incluem a evolução da arquitetura do HubSpot, o aperfeiçoamento dos dashboards e a consolidação de uma cultura comercial orientada por dados.
