Desafio: uma operação comercial fragmentada e dependente de controles manuais
Plataforma anterior sem integração suficiente para o crescimento da operação
Antes de migrar para a HubSpot, a Engelog gerenciava sua operação comercial em outra plataforma, complementada por ferramentas externas para acompanhamento de indicadores e informações de vendas.
O ambiente funcionava para operações básicas, mas não acompanhava o crescimento da empresa nem a complexidade crescente dos processos.
A principal lacuna era a falta de integração: as informações não fluíam de forma estruturada entre os sistemas, e as equipes precisavam alternar entre ferramentas para conduzir a jornada comercial. Isso tornava o trabalho mais lento, aumentava o risco de inconsistências nos dados e dificultava a visibilidade sobre o andamento das oportunidades.
Processo de crédito manual e dependente de comunicação paralela
Um dos pontos de maior atrito operacional era o processo de análise de crédito, conduzido em parceria com outra empresa, a ARMAC.
Sem uma integração entre os dois ambientes, o fluxo dependia de coleta manual de informações, alternância entre plataformas distintas, preenchimento duplicado de dados e comunicação por canais paralelos.
Cada análise exigia uma série de atividades manuais — da criação da solicitação ao retorno do parecer — sem rastreabilidade centralizada e com alto potencial de retrabalho.
Necessidade de uma arquitetura proporcional ao porte da operação
A Engelog precisava de uma solução robusta o suficiente para suportar automações, integrações e geração de documentos, mas sem o custo e a complexidade de uma estrutura Enterprise. O desafio era encontrar uma arquitetura que atendesse ao escopo atual com investimento compatível e que pudesse crescer junto com a operação no futuro.
Com isso, a empresa decidiu, com apoio da Nexforce, parceiro de implementação HubSpot, migrar toda a operação de Vendas para a HubSpot.
Solução: centralização da jornada comercial
A HubSpot passou a concentrar toda a operação comercial da Engelog no Sales Hub:
-
contatos
-
empresas
-
oportunidades
-
atividades
-
documentos e informações cadastrais.
Foi estruturada um pipeline dedicada ao processo de locação de equipamentos, acompanhando cada oportunidade desde a entrada até o fechamento.
Com cerca de 195 propriedades modeladas para atender às necessidades comerciais e administrativas da empresa, a plataforma passou a ser a fonte principal de informação — reduzindo o uso de planilhas e controles paralelos que antes fragmentavam o trabalho das equipes.
Automações que eliminam tarefas repetitivas e padronizam processos
Foram implementadas aproximadamente 50 automações cobrindo diferentes pontos da operação: criação de atividades, atualização de informações, movimentação de oportunidades, notificações, controles internos e geração de documentos.
A prioridade foi aproveitar os recursos nativos da HubSpot antes de recorrer a integrações externas, o que resultou em uma arquitetura mais simples de manter e menos dependente de desenvolvimento personalizado.
Integração estruturada com a ARMAC para análise de crédito
A análise de crédito, processo compartilhado entre Engelog e ARMAC, foi automatizada com uma integração direta entre os dois ambientes HubSpot.
Quando uma oportunidade chega à etapa de avaliação, as informações são transferidas de forma estruturada para o ambiente da ARMAC. Após a conclusão da análise, o parecer retorna automaticamente para o registro de origem, sem necessidade de intervenção manual.
O fluxo utiliza até 3% da capacidade de integração já contratada pela ARMAC, sem gerar impacto sobre a operação existente e sem demandar uma infraestrutura separada para a Engelog.
Enriquecimento cadastral automatizado
A solução incorporou uma rotina automática de consulta e atualização de informações empresariais, alimentando os registros de empresas na HubSpot sem exigir pesquisas manuais. Isso contribuiu para a padronização dos dados utilizados nos processos comerciais e de crédito, e foi implementado sem a necessidade de contratar uma nova licença específica para essa finalidade.
Geração de documentos integrada ao CRM
Os recursos de orçamento e geração documental da HubSpot foram configurados para aproveitar as informações já registradas no CRM, eliminando o preenchimento duplicado e reduzindo divergências entre o conteúdo das oportunidades e os materiais enviados aos clientes. Com isso, a Engelog atendeu a uma parcela relevante da sua demanda documental dentro da própria plataforma.
Resultado: operação centralizada, custos otimizados e base preparada para crescer
Com a HubSpot como núcleo da operação comercial, a Engelog alcançou um nível de centralização e padronização que não era possível com a estrutura anterior.
100% das oportunidades comerciais da empresa são gerenciadas na plataforma, com cerca de 400 negócios incorporados — incluindo registros históricos migrados e novas oportunidades abertas após a implementação.
Os usuários ativos têm acesso a um ambiente único, com informações consistentes e rastreáveis ao longo de toda a jornada.
A automação do processo de crédito com a ARMAC eliminou as etapas manuais de criação de solicitações, transferência de dados e atualização do retorno, com estimativa de economia de 30 a 60 minutos por análise e redução esperada de 30% a 40% do esforço operacional nessa etapa.
No plano financeiro, a arquitetura baseada no HubSpot Professional representou uma economia estimada entre 38% e 43% no primeiro ano frente a uma implementação equivalente em plano Enterprise — considerando custos recorrentes e de implantação, sem impostos ou condições específicas de negociação.
A solução também evitou a contratação de plataformas adicionais para enriquecimento cadastral e geração de documentos, aproveitando recursos nativos e infraestrutura já disponível. O resultado é uma operação comercial completa, com menor custo de entrada, maior controle e uma base estruturada para crescimento futuro.
