Fundada há 30 anos, a Armac oferece locação e venda de equipamentos e máquinas seminovos para mineração, siderurgia, construção, agroindústria, entre outros setores.
Conta com uma equipe de mais de 4 mil colaboradores, entre eles mais de mil mecânicos e 2,4 mil operadores e motoristas.
Com cerca de 200 operações de longo prazo em todo o Brasil, movimenta anualmente mais de 140 milhões de toneladas de materiais, entre minérios, fertilizantes, biomassa, açúcar, sal, grãos, enxofre, metais, madeira, produtos industrializados, alimentos, bebidas, peças automotivas, entre outros.
Com um complexo de manutenção de 300 mil m², o maior da América Latina, e um estoque de R$ 65 milhões em peças e componentes, é referência em serviços de manutenção, com 30 estruturas próprias em todo País, entre oficinas, filiais e apoio logístico.
Atualmente, a equipe da ARMAC utiliza a solução completa da HubSpot, incluindo o Sales Hub, Marketing Hub, Content Hub, Data Hub, e Service Hub.
Neste artigos, vamos nos aprofundar nas melhorias adotadas pelas equipes de Vendas e Processos, um projeto implementado pela Nexforce, consultoria parceira de implementação HubSpot.
Desafio: equipamentos fora do CRM e visibilidade limitada sobre a operação
A operação de Seminovos da ARMAC exige um nível de controle granular que vai além do que a maioria dos CRMs entrega por padrão. Máquinas do mesmo modelo podem ter SKUs, placas, quilometragens, anos, localizações e condições documentais completamente distintos.
e cada uma dessas variáveis impacta diretamente o valor, a disponibilidade e o andamento da negociação.
A HubSpot já era a plataforma central de gestão comercial da empresa e atendia bem aos times comerciais da empresa. O problema estava em um ponto cego crítico: os equipamentos em si não estavam representados no CRM.
Ativos gerenciados fora da plataforma
As informações dos equipamentos permaneciam distribuídas em tabelas e plataformas externas.
A oportunidade de venda existia dentro da HubSpot, mas o objeto central da negociação — o ativo físico efetivamente comercializado — ficava de fora.
Para consultar disponibilidade, localização ou características técnicas de um equipamento, o vendedor precisava sair do CRM e buscar a informação em outro sistema.
Essa desconexão reduzia a visibilidade das equipes, dificultava a comunicação entre áreas e aumentava o risco de divergências de informação, conflitos de reserva e processos conduzidos fora da plataforma.
Ausência de regras claras de reserva e prioridade
Sem uma estrutura dedicada ao controle dos ativos (equipamentos e máquinas), a operação carecia de mecanismos claros para gerenciar situações comuns no mercado de seminovos: um mesmo equipamento sendo apresentado em múltiplas negociações simultâneas, sem que houvesse uma regra definida sobre qual negócio tinha prioridade de reserva ou poderia concluir a venda.
Múltiplas áreas dependentes de informações não centralizadas
As informações dos equipamentos não eram utilizadas apenas pelo time comercial. Administração de ativos, crédito, jurídico, financeiro, documentação, logística, frete e pós-vendas dependiam dos mesmos dados. Porém, não havia uma fonte única de verdade, e por isso a comunicação entre essas áreas era mais lenta e sujeita a inconsistências.
Solução: objeto personalizado Ativos conecta oportunidade, equipamento e operação
Para resolver a desconexão entre CRM e operação física, foi criado o objeto personalizado ''Ativos'' dentro da HubSpot, desenvolvido em parceria com a Nexforce.
A nova arquitetura passou a representar, em uma única plataforma, três dimensões complementares da operação:
1. a oportunidade comercial
2. a unidade física negociada
3. atividades operacionais necessárias para concluir a venda.
Um registro individual para cada equipamento
Cada máquina ou equipamento passou a ter um registro próprio na HubSpot, identificado por SKU único e complementado por propriedades como:
-
placa
-
marca
-
modelo
-
ano
-
quilometragem
-
localização
-
condição de emplacamento
-
documentação
-
imagens
-
situação comercial
-
condição operacional.
Com isso, o vendedor passou a visualizar, dentro do próprio CRM, não apenas o produto comercial, mas a unidade específica relacionada à negociação.
A solução preservou a flexibilidade necessária para a operação: um mesmo ativo pode estar associado a múltiplas oportunidades enquanto estiver em negociação, mas apenas um negócio pode deter a reserva — e apenas um pode concluir a venda.
Pipeline, workflows e código personalizado
Foi criado um pipeline própria para os ativos, controlando o status comercial e operacional de cada equipamento desde a disponibilidade até a venda e retirada.
Ao longo da implementação, foram desenvolvidos cerca de 50 fluxos de trabalho automatizados para integrar Ativos, Negócios e Tickets — automatizando movimentações, reservas, registros de datas e tempo de permanência em cada etapa.
Para tratar cenários com múltiplos ativos associados a um mesmo negócio, foram incorporados códigos personalizados que consultam todos os registros relacionados, consolidam os SKUs e disponibilizam as informações para tickets, contratos e outros processos — superando uma limitação das automações nativas da plataforma.
Os tickets receberam nomenclatura padronizada, facilitando a busca e ampliando a rastreabilidade entre oportunidade, equipamento e demanda operacional.
Integração com contratos e fontes operacionais
Foi criada uma rotina semanal de importação usando o SKU como chave, mantendo informações como localização, placa, quilometragem e disponibilidade sempre atualizadas e alinhadas às fontes operacionais. Os dados do objeto ''Ativos'' também passaram a alimentar APIs e contratos com as características reais de cada unidade vendida.
Governança de dados e controle de acesso
A criação do objeto personalizado permitiu estabelecer uma camada de governança mais rígida. Vendedores podem consultar e associar ativos aos negócios, mas a criação e edição de informações estruturais ficam restritas às equipes autorizadas, importações e integrações. Essa separação reduziu riscos de registros incorretos, alterações indevidas de SKU e divergências entre sistemas.
Resultado: ciclos de negociação mais curtos e operação centralizada
Após aproximadamente dez meses de operação, os indicadores demonstram adoção consistente e impacto direto nos resultados comerciais da ARMAC.
- 70% dos ativos cadastrados já avançaram para as etapas de Vendido ou Retirada
- 67% dos negócios abertos ou ganhos possuem pelo menos um ativo associado
- 100% dos ativos cadastrados possuem SKU único, consolidando o objeto como ferramenta de governança e confiabilidade de dados
- Redução de até 65% no tempo médio acumulado na etapa de negociação nos períodos consolidados após a implementação
- Redução inicial de 26% no tempo de negociação já no mês seguinte à entrada da solução em operação
- Os principais workflows relacionados a associações e negociações acumularam entre 100 mil e 500 mil inscrições, demonstrando a escala das interações gerenciadas automaticamente
Com a centralização, a HubSpot deixou de representar apenas a oportunidade comercial e passou a integrar também o equipamento físico, os processos operacionais, a documentação e a logística da venda.
A operação ganhou visibilidade sobre quais ativos estavam em cada etapa, quais acumulavam negociações sem conversão e quais demandas ainda estavam pendentes — transformando problemas antes invisíveis em situações rastreáveis, mensuráveis e corrigíveis dentro de uma única plataforma.
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