Quando usar Responder, Responder a todos, CC e CCO

O uso de e-mails é muito comum dentro de qualquer negócio, ainda mais em momentos nos quais o trabalho remoto segue numa crescente. O motivo é simples: é um canal que aproxima colaboradores, clientes e fornecedores em uma comunicação assíncrona. Mas é fundamental entender as principais características da plataforma para conseguir melhores resultados. Por exemplo, como o que significa CC no e-mail.

O fato é que nem todo mundo sabe utilizar os recursos mais básicos, como a cópia oculta ou o encaminhamento de mensagens, causando alguns ruídos na comunicação virtual. E sabemos que entender o momento certo de usar o responder, responder a todos ou encaminhar é bem importante para criar uma comunicação, não é mesmo?

Para que você domine os conhecimentos essenciais sobre o envio de e-mail e saiba o que significa CC no e-mail e outras funções como CCO, Responder e Encaminhar no e-mail, preparamos um artigo completo sobre o tema.

A seguir, você entende sobre situações comuns envolvendo os envios e também respondemos à velha pergunta: como posso irritar a menor quantidade de pessoas respondendo a cada e-mail da forma correta? Não perca mais tempo!

Quando usar Responder e Responder a todos?

Você pode usar a opção Responder para enviar o e-mail para uma só pessoa: a que enviou o e-mail original ou a última mensagem na conversa à qual você está respondendo.

Responder a todos serve para responder a todas as pessoas na conversa, mantendo todas informadas. Os outros destinatários que estiverem nos campos "Para" ou "CC" visualizarão a mensagem à qual você respondeu a todos.

Para você decidir entre Responder e Responder a todos, é importante fazer uma série de questionamentos sobre o objetivo do seu e-mail.

Ao se decidir entre Responder e Responder a todos, faça uma série de perguntas a si mesmo:

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Quando usar a opção Responder

Se um e-mail foi endereçado apenas a você e ninguém precisa ficar por dentro da conversa, ele deve ser respondido para apenas uma pessoa.

Quando usar a opção Responder a todos

Agora, é bom você ter em mente que em algumas situações é interessante selecionar a opção Responder a todos. Por exemplo:

• se a sua resposta afetará boa parte das pessoas na cadeia;
• se os outros contatos envolvidos ficarão confusos de não receber sua resposta;
• se as outras pessoas na cadeia precisarem continuar na conversa.

Inclusive, ao responder a todos, você também consegue manter a transparência dentro da sua equipe, garantindo que todos os colaboradores estejam por dentro do que está sendo debatido — é claro, quando isso for relevante.

Como responder e-mails nas relações profissionais?

Se uma nova pessoa foi contratada e seu chefe enviar um e-mail para todo o departamento, responda diretamente ao colega com seus parabéns. Essa atitude é semelhante ao ato de receber pessoalmente quem chegou ao time e está se apresentando. A ideia é criar uma sensação de acolhimento.

Da mesma forma, se seu CEO enviar um e-mail anunciando que a empresa arrasou nas metas do trimestre, não há necessidade de responder a todos com um "Oba!" ou "Mandamos bem, equipe!". Se você tiver uma pergunta ou comentário para fazer ao seu CEO, responda diretamente para ele ou inicie uma cadeia separada.

Responder a todos pode ser irrelevante para a maior parte da lista e até mesmo passar a ideia de que você está bajulando o CEO. Sendo assim, o mais indicado é tirar uma dúvida de forma privada.

Como responder em uma cadeia de e-mail?

A opção Responder a todos é útil quando você está em uma cadeia de e-mail repleta de pessoas que estão trabalhando em um projeto — a famosa thread que junta diversos colaboradores. Todos têm acesso às mesmas informações, e você pode ver os comentários e atualizações em tempo real. Cada membro pode adicionar os seus insights, e todos os participantes recebem o conteúdo enviado.

Se você estiver em uma cadeia de e-mail em que outros podem ter dúvidas semelhantes, ou caso seu gerente solicite feedback de todos no grupo, você pode ter identificado uma situação na qual usar Responder a todos seria apropriado. Afinal, a sua dúvida pode ser a mesma de outro colaborador.

Ah, e claro, poupe os seus colegas e resista à tentação de responder a todos para o e-mail do seu chefe dizendo "vou sair mais cedo para ir a uma consulta médica" com "falando nisso, alguém conhece um dentista bom?". É para isso que o Google serve ou, então, nada que uma mensagem privada no chat não resolva, não é mesmo?

Quais atalhos podem otimizar a sua experiência com o uso do e-mail?

Além de saber o que significa CC no e-mail e outros recursos, é importante saber como otimizar o uso do e-mail no dia a dia de trabalho, certo? A boa notícia é que existem atalhos que podem tornar as tarefas de responder uma mensagem ou adicionar novos endereços na conversa muito mais fáceis. Confira alguns dos mais interessantes:

• Ctrl + Enter: possibilita o envio direto de uma mensagem após a finalização do conteúdo, sem precisar utilizar o mouse;
• Ctrl + Shift + C: permite que você adicione destinatários na opção CC da sua mensagem;
• Ctrl + Shift + R: esse atalho é útil para quem deseja responder a todos os que estão dentro daquela conversa.

Quando usar CC e CCO?

Uma parte importante de dominar o envio de mensagens é saber quando usar o que significa CC no e-mail e as outras variações, como o CCO. O que acha de se aprofundar no assunto?

Se a sua resposta influenciará a tomada de decisões de outras pessoas ou se os destinatários atuais na conversa devem saber que outros estão na cadeia, use CC ou Responder a todos. Vai enviar o briefing de um projeto para que os colaboradores se preparem antes da reunião inicial? É fundamental que todos saibam do que se trata e recebam o documento.

Apresentação de cliente em potencial

Se um colega apresentar você a um cliente em potencial por e-mail, você não vai usar Responder a todos, pois isso incluiria o seu colega em toda a correspondência futura entre você e a pessoa com a qual ele simplesmente queria que você se conectasse. Não faz sentido manter o seu colega nesse fluxo, já que a negociação vai ser apenas entre você e o cliente a partir da apresentação.

Entretanto, também não é bom remover seu colega da conversa sem avisá-lo, pois isso poderia deixá-lo na dúvida sobre se você deu seguimento ou recebeu o e-mail de apresentação.

Esse é o momento certo para passar seu colega para o CCO e enviar um e-mail como:

Seu colega sabe que você respondeu, tirando qualquer dúvida sobre se você deu seguimento ou não. Você também o poupou de uma cadeia de e-mail na qual ele não precisa ser incluído daí em diante.

Certo, isso é fácil. Mas e quanto a todas as outras situações?

• Um novo funcionário sendo apresentado à sua equipe. Você responde diretamente a ele ou usa Responder a todos para incluir todos na conversa?
• A sua equipe está planejando um evento. Você responde com a sua opinião ao organizador ou a todos que serão afetados?
• Você tem uma pergunta específica para fazer em uma conversa, mas só uma pessoa é especializada no campo. E agora?

Esses cenários são menos óbvios. Por isso, criamos este fluxograma fácil de consultar para você entender rapidamente quando usar Responder, Responder a todos, CC e CCO.

Quando estiver em dúvida, tente não virar um meme de Responder a todos. Para relembrar:

Fonte: Quick Meme

Como encaminhar um e-mail?

Outra função muito importante quando você utiliza o e-mail é o encaminhamento. Imagine que você recebeu a resposta de um cliente com a aprovação de um orçamento e quer dividir o fato com o restante da sua equipe. Você pode utilizar a opção de Encaminhar para que a mensagem seja enviada na íntegra para os outros contatos a quem você deseja enviar.

Como fazer isso? É muito simples, basta abrir a mensagem recebida e selecionar o botão de Encaminhar. Fácil, não é mesmo? Mas é importante entender o momento certo de utilizar essa função. Um erro muito comum é encaminhar o e-mail para quem você não tem tanta intimidade.

Pense no seguinte cenário: durante uma negociação, o cliente solicitou um desconto um pouco maior do que você tem autorização para oferecer. O que você deve fazer? Pode enviar um e-mail para o responsável pela parte financeira solicitando autorização para aumentar a proposta, certo? Já pensou se o desconto é autorizado e você simplesmente encaminha a mensagem para o cliente?

Primeiro: isso pode resultar na exposição de dados sigilosos da sua empresa, já que a comunicação era apenas entre membros da companhia. Em segundo lugar, mas não menos importante, o cliente pode sentir uma certa frieza ou falta de dedicação da sua parte. Afinal, você nem mesmo se deu ao trabalho de escrever um conteúdo confirmando o aumento da oferta, não é?

Dessa forma, é preciso utilizar o recurso de encaminhar com muita cautela, garantindo que nenhuma informação que não deva ser compartilhada saia do domínio da sua empresa.

Vale dizer que encaminhar e-mails é essencial para que os anexos sejam compartilhados com quem deve recebê-los. Assim, se mais de uma pessoa precisa desse anexo, você tem que encaminhar mesmo.

Saber o que significa CC no e-mail é apenas um dos diversos detalhes que envolvem o envio de e-mails. A partir do momento em que você domina os outros recursos, a tendência é que o envio e o recebimento de mensagens sejam otimizados; e isso tanto no contexto de uma campanha de marketing quanto na criação de um bom fluxo de comunicação.

Agora que você sabe o que significa CC e conhece diversas formas de responder a um e-mail, que tal assinar a nossa newsletter para receber outros conteúdos relevantes para o seu dia a dia profissional?