O uso de e-mails é muito comum dentro de qualquer negócio, ainda mais em momentos nos quais o trabalho remoto segue numa crescente. O motivo é simples: é um canal que aproxima colaboradores, clientes e fornecedores em uma comunicação assíncrona. Mas é fundamental entender as principais características da plataforma para conseguir melhores resultados. Por exemplo, como o que significa CC no e-mail.
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O fato é que nem todo mundo sabe utilizar os recursos mais básicos, como a cópia oculta ou o encaminhamento de mensagens, causando alguns ruídos na comunicação virtual. E sabemos que entender o momento certo de usar o responder, responder a todos ou encaminhar é bem importante para criar uma comunicação, não é mesmo?
Para que você domine os conhecimentos essenciais sobre o envio de e-mail e saiba o que significa CC no e-mail e outras funções como CCO, Responder e Encaminhar no e-mail, preparamos um artigo completo sobre o tema.
A seguir, você entende sobre situações comuns envolvendo os envios e também respondemos à velha pergunta: como posso irritar a menor quantidade de pessoas respondendo a cada e-mail da forma correta? Não perca mais tempo!
Quando usar Responder e Responder a todos?
Você pode usar a opção Responder para enviar o e-mail para uma só pessoa: a que enviou o e-mail original ou a última mensagem na conversa à qual você está respondendo.
Responder a todos serve para responder a todas as pessoas na conversa, mantendo todas informadas. Os outros destinatários que estiverem nos campos "Para" ou "CC" visualizarão a mensagem à qual você respondeu a todos.
Para você decidir entre Responder e Responder a todos, é importante fazer uma série de questionamentos sobre o objetivo do seu e-mail.
Ao se decidir entre Responder e Responder a todos, faça uma série de perguntas a si mesmo:
O que se perguntar antes de escolher Responder ou Responder a todos?
- O e-mail está endereçado a mim?
- Mais de uma pessoa precisa saber que o e-mail foi respondido?
- Os outros destinatários ficarão confusos se não me virem responder?
- O e-mail afeta 70% das pessoas na cadeia?
- Os outros precisam continuar na cadeia?
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Quando usar a opção Responder
Se um e-mail foi endereçado apenas a você e ninguém precisa ficar por dentro da conversa, ele deve ser respondido para apenas uma pessoa.
Quando usar a opção Responder a todos
Agora, é bom você ter em mente que em algumas situações é interessante selecionar a opção Responder a todos. Por exemplo:
- se a sua resposta afetará boa parte das pessoas na cadeia;
- se os outros contatos envolvidos ficarão confusos de não receber sua resposta;
- se as outras pessoas na cadeia precisarem continuar na conversa.
Inclusive, ao responder a todos, você também consegue manter a transparência dentro da sua equipe, garantindo que todos os colaboradores estejam por dentro do que está sendo debatido — é claro, quando isso for relevante.
Como responder e-mails nas relações profissionais?
Se uma nova pessoa foi contratada e seu chefe enviar um e-mail para todo o departamento, responda diretamente ao colega com seus parabéns. Essa atitude é semelhante ao ato de receber pessoalmente quem chegou ao time e está se apresentando. A ideia é criar uma sensação de acolhimento.
Da mesma forma, se seu CEO enviar um e-mail anunciando que a empresa arrasou nas metas do trimestre, não há necessidade de responder a todos com um "Oba!" ou "Mandamos bem, equipe!". Se você tiver uma pergunta ou comentário para fazer ao seu CEO, responda diretamente para ele ou inicie uma cadeia separada.
Responder a todos pode ser irrelevante para a maior parte da lista e até mesmo passar a ideia de que você está bajulando o CEO. Sendo assim, o mais indicado é tirar uma dúvida de forma privada.
Como responder em uma cadeia de e-mail?
A opção Responder a todos é útil quando você está em uma cadeia de e-mail repleta de pessoas que estão trabalhando em um projeto — a famosa thread que junta diversos colaboradores. Todos têm acesso às mesmas informações, e você pode ver os comentários e atualizações em tempo real. Cada membro pode adicionar os seus insights, e todos os participantes recebem o conteúdo enviado.
Se você estiver em uma cadeia de e-mail em que outros podem ter dúvidas semelhantes, ou caso seu gerente solicite feedback de todos no grupo, você pode ter identificado uma situação na qual usar Responder a todos seria apropriado. Afinal, a sua dúvida pode ser a mesma de outro colaborador.
Ah, e claro, poupe os seus colegas e resista à tentação de responder a todos para o e-mail do seu chefe dizendo "vou sair mais cedo para ir a uma consulta médica" com "falando nisso, alguém conhece um dentista bom?". É para isso que o Google serve ou, então, nada que uma mensagem privada no chat não resolva, não é mesmo?
Quais atalhos podem otimizar a sua experiência com o uso do e-mail?
Além de saber o que significa CC no e-mail e outros recursos, é importante saber como otimizar o uso do e-mail no dia a dia de trabalho, certo? A boa notícia é que existem atalhos que podem tornar as tarefas de responder uma mensagem ou adicionar novos endereços na conversa muito mais fáceis. Confira alguns dos mais interessantes:
- Ctrl + Enter: possibilita o envio direto de uma mensagem após a finalização do conteúdo, sem precisar utilizar o mouse;
- Ctrl + Shift + C: permite que você adicione destinatários na opção CC da sua mensagem;
- Ctrl + Shift + R: esse atalho é útil para quem deseja responder a todos os que estão dentro daquela conversa.
Quando usar CC e CCO?
Uma parte importante de dominar o envio de mensagens é saber quando usar o que significa CC no e-mail e as outras variações, como o CCO. O que acha de se aprofundar no assunto?
Então, o que significa CC em um e-mail?
Simples: quando você copia uma pessoa em um e-mail com a opção CC, a lista de e-mails inseridos pode ser vista pelos outros destinatários na cadeia. Usar a opção Responder a todos garante que a pessoa copiada continue recebendo os e-mails que sejam enviados dentro dessa conversa.
Se a sua resposta influenciará a tomada de decisões de outras pessoas ou se os destinatários atuais na conversa devem saber que outros estão na cadeia, use CC ou Responder a todos. Vai enviar o briefing de um projeto para que os colaboradores se preparem antes da reunião inicial? É fundamental que todos saibam do que se trata e recebam o documento.
E o que significa CCO em e-mail?
CCO, ou Com Cópia Oculta, é quando é enviada ao destinatário uma cópia da mensagem, mas o e-mail dele fica oculto para as outras pessoas. Isso evita que esse destinatário saiba quais são as outras pessoas envolvidas na conversa.
Apresentação de cliente em potencial
Se um colega apresentar você a um cliente em potencial por e-mail, você não vai usar Responder a todos, pois isso incluiria o seu colega em toda a correspondência futura entre você e a pessoa com a qual ele simplesmente queria que você se conectasse. Não faz sentido manter o seu colega nesse fluxo, já que a negociação vai ser apenas entre você e o cliente a partir da apresentação.
Entretanto, também não é bom remover seu colega da conversa sem avisá-lo, pois isso poderia deixá-lo na dúvida sobre se você deu seguimento ou recebeu o e-mail de apresentação.
Esse é o momento certo para passar seu colega para o CCO e enviar um e-mail como:
Olá, Neville.
Obrigado por me apresentar ao Brian! (em CCO)
Neville, prazer em conhecê-lo. Será ótimo avançar com... [restante do e-mail]
Seu colega sabe que você respondeu, tirando qualquer dúvida sobre se você deu seguimento ou não. Você também o poupou de uma cadeia de e-mail na qual ele não precisa ser incluído daí em diante.
Certo, isso é fácil. Mas e quanto a todas as outras situações?
- Um novo funcionário sendo apresentado à sua equipe. Você responde diretamente a ele ou usa Responder a todos para incluir todos na conversa?
- A sua equipe está planejando um evento. Você responde com a sua opinião ao organizador ou a todos que serão afetados?
- Você tem uma pergunta específica para fazer em uma conversa, mas só uma pessoa é especializada no campo. E agora?
Esses cenários são menos óbvios. Por isso, criamos este fluxograma fácil de consultar para você entender rapidamente quando usar Responder, Responder a todos, CC e CCO.
Quando estiver em dúvida, tente não virar um meme de Responder a todos. Para relembrar:
Meme de Responder a todos
Uma representação visual do desprezo das pessoas quando você usa Responder a todos no contexto errado (ou seja, quando você recebe um e-mail avisando que há sobras de comida na cozinha e responde a todos com "Alguém me traz um bolinho!"). Poupe as pessoas da desgraça do Responder a todos... e vá pegar o seu próprio bolinho.
Fonte: Quick Meme
Como encaminhar um e-mail?
Outra função muito importante quando você utiliza o e-mail é o encaminhamento. Imagine que você recebeu a resposta de um cliente com a aprovação de um orçamento e quer dividir o fato com o restante da sua equipe. Você pode utilizar a opção de Encaminhar para que a mensagem seja enviada na íntegra para os outros contatos a quem você deseja enviar.
Como fazer isso? É muito simples, basta abrir a mensagem recebida e selecionar o botão de Encaminhar. Fácil, não é mesmo? Mas é importante entender o momento certo de utilizar essa função. Um erro muito comum é encaminhar o e-mail para quem você não tem tanta intimidade.
Pense no seguinte cenário: durante uma negociação, o cliente solicitou um desconto um pouco maior do que você tem autorização para oferecer. O que você deve fazer? Pode enviar um e-mail para o responsável pela parte financeira solicitando autorização para aumentar a proposta, certo? Já pensou se o desconto é autorizado e você simplesmente encaminha a mensagem para o cliente?
Primeiro: isso pode resultar na exposição de dados sigilosos da sua empresa, já que a comunicação era apenas entre membros da companhia. Em segundo lugar, mas não menos importante, o cliente pode sentir uma certa frieza ou falta de dedicação da sua parte. Afinal, você nem mesmo se deu ao trabalho de escrever um conteúdo confirmando o aumento da oferta, não é?
Dessa forma, é preciso utilizar o recurso de encaminhar com muita cautela, garantindo que nenhuma informação que não deva ser compartilhada saia do domínio da sua empresa.
Vale dizer que encaminhar e-mails é essencial para que os anexos sejam compartilhados com quem deve recebê-los. Assim, se mais de uma pessoa precisa desse anexo, você tem que encaminhar mesmo.
Saber o que significa CC no e-mail é apenas um dos diversos detalhes que envolvem o envio de e-mails. A partir do momento em que você domina os outros recursos, a tendência é que o envio e o recebimento de mensagens sejam otimizados; e isso tanto no contexto de uma campanha de marketing quanto na criação de um bom fluxo de comunicação.
Agora que você sabe o que significa CC e conhece diversas formas de responder a um e-mail, que tal assinar a nossa newsletter para receber outros conteúdos relevantes para o seu dia a dia profissional?
